Hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14000 EMS hiện nay được các doanh nghiệp trong nước áp dụng rất nhiều nhằm đảm bảo, kiểm soát hoạt động của mình đến môi trường xung quanh. Với các doanh nghiệp đã áp dụng ISO 9001 trước đó khi tiếp tục áp dụng hệ thống ISO 14001 khá dễ dàng. Tuy nhiên với những doanh nghiệp chưa áp dụng hệ thống nào thì ban đàu khá lúng túng. Bài viết này KNA sẽ chia sẻ cho bạn các bước xây dựng và chứng nhận hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14001:2015. 

Tổ chức nào chứng nhận ISO 14001:2015 uy tín nhất ?

Xây dựng hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015 bao gồm 8 bước: 

1: Cam kết của lãnh đạo

lãnh đạo doanh nghiệp có vai trò quyết định trong việc xây dựng duy trì và cải tiến liên tục HTQLMT.

Lãnh đạo doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu của HTQLMT được tích hợp vào các quá trình của doanh nghiệp, được thực hiện đầy đủ và có hiệu lực

Cam kết của lãnh đạo đối với việc xây dựng và thực hiện HTQLMT có thể được thể hiện thông qua các hoạt động sau:

• Thường xuyên truyền đạt cho mọi nhân viên trong doanh nghiệp về tầm quan trọng của việc triển khai, áp dụng HTQLMT

• Đảm bảo sẵn có các nguồn lực cần thiết cho HTQLMT

• Đưa ra và duy trì chính sách, mục tiêu môi trường

• Theo dõi tiến trình thực hiện HTQLMT, có thể họp Ban lãnh đạo thường kì hoặc đột xuất để đánh giá kết quả thực hiện Hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14000 EMS và xem xét các cơ hội cải tiến của hệ thống

2: Chuẩn bị và lập kế hoạch tiến hành dự án

Nghiên cứu, tìm hiểu cụ thể về tiêu chuẩn ISO 14001:2015.

Thành lập ban chỉ đạo dự án ISO 14001: 2015. Thành viên ban chỉ đạo phải có các kiến thức cơ bản về môi trường và HTQLMT theo ISO 14001: 2015. Bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về môi trường.

Phân tích bối cảnh doanh nghiệp, các vấn đề nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp, những bên liên quan, những ảnh hưởng đến môi trường. So sánh với các điều khoản luật hiện hành và những yêu cầu khác có liên quan.

Xác định các rủi ro/ mối nguy có ảnh hưởng đến môi trường từ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Doanh nghiệp có thể sử dụng một số phương pháp dưới đây để kiểm tra các thủ tục và thực tế quản lý môi trường hiện có:

• phỏng vấn những người đã hay đang làm việc cho hoặc trên danh nghĩa của doanh nghiệp để quyết định phạm vi các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ trước đây hiện tại của doanh nghiệp;

• đánh giá các nguồn thông tin trong và ngoài đã có giữa các bên hữu quan của doanh nghiệp, bao gồm những khiếu nại, các vấn đề liên quan đến yêu cầu pháp luật được áp dụng và các yêu cầu khác mà doanh nghiệp tán thành tuân thủ các vấn đề về môi trường hoặc liên quan môi trường đã xảy ra trong quá khứ;

• thu thập thông tin liên quan đến thực tiễn quản lý hiện tại, như:

+ kiểm soát quá trình mua các hoá chất độc hại;

+ lưu kho và bảo quản các hoá chất (ví dụ các dụng cụ chứa đựng đã dùng, kho, lưu trữ những hoá chất không thể chứa đựng chung một chỗ);

+ kiểm soát nguồn khí thải;

+ các phương pháp xử lý chất thải;

+ sự chuẩn bị cho tình huống khẩn cấp và các thiết bị ứng phó ;

+ sử dụng tài nguyên (ví dụ, sử dụng đèn chiếu sáng văn phòng sau giờ làm việc);

+ bảo vệ hệ thực vật và các loài cư trú trong quá trình xây dựng

+ những thay đổi nhất thời trong quá trình thực hiện (ví dụ các thay đổi khi luân chuyển thời vụ do ảnh hưởng của phân hoá học lẫn vào nước);

+ các chương trình đào tạo về môi trường;

+ các quá trình xem xét và thông qua các thủ tục kiểm soát tác nghiệp, và sơ cũ.

+ hoàn thiện các hồ sơ quan trắc và/ hoặc khôi phục các hồ sơ có liên quan

- Việc xem xét lại có thể được tiến hành nhờ sử dụng các danh mục kiểm tra, biểu đồ dòng chảy quá trình, phỏng vấn, kiểm tra trực tiếp và các kết quả đo lường quá khứ hiện tại, kết quả của các cuộc đánh giá trước đây hay của các cuộc xem xét khác, tuỳ thuộc vào bản chất của các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức. Kết quả của việc xem xét phải được lập thành văn bản sao cho có thể sử dụng nhằm xác định phạm vi và thiết lập hoặc thúc đẩy HTQLMT của doanh nghiệp, bao gồm chính sách môi trường của nó.

Từ các phân tích trên, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ xây dựng, ban hành chính sách môi trường. Chính sách môi trường là các ý định và phương hướng chung của doanh nghiệp liên quan đến kết quả hoạt động môi trường do lãnh đạo cao nhất chính thức tuyên bố. Những chính sách này thường được viết và lưu tại sổ tay môi trường iso 14001:2015. Chính sách môi trường tạo ra khuôn khổ cho hành động và việc thiếp lập các mục tiêu và chỉ tiêu môi trường. Chính sách môi trường cần đủ rõ ràng để các bên hữu quan trong và ngoài tổ chức có thể hiểu được. Chính sách môi trường cũng cần được định kỳ xem xét nhằm phản ánh các điều kiện và thông tin thay đổi. Chính sách môi trường phải:

- Phù hợp với mục đích và bối cảnh của doanh nghiệp, bao gồm bản chất, quy mô và các tác động môi trường của các hoạt động , sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp;

 - Có cam kết bảo vệ môi trường, kể cả ngăn ngừa ô nhiễm và (các) cam kết cụ thể khác liên quan đến bối cảnh của doanh nghiệp;

 - Có cam kết đáp ứng các nghĩa vụ phải tuân thủ;

 - Có cam kết cải tiến liên tục HTQLMT để nâng cao kết quả hoạt động môi trường của doanh nghiệp.

Một số ví dụ về chính sách môi trường:

CHÍNH SÁCH MÔI TRƯỜNG CỦA CÔNG TY A

Giới thiệu chính sách

Công ty A hiểu rõ tầm quan trọng của việc bảo vệ môi trường. Công ty cam kết sẽ thực hiện việc bảo vệ môi trường bằng cách xác định những quy trình và hành động có thể ảnh hưởng đến môi trường và sẽ tích cực cải tiến các quy trình làm việc và giám sát hiệu quả của chúng.

Chính sách bảo vệ môi trường của công ty đã chứng minh với nhân viên, khách hàng và các đối tác của công ty về sự quan tâm của công ty đối với môi trường, cả hiện tại lẫn tương lai. Công ty cam kết tuân thủ luật môi trường hiện hành.

Công ty đã được cấp phép vận chuyển chất thải. Số đăng ký: TWE/ 673732

Tuyên bố chính sách

Chính sách của công ty để bảo vệ môi trường thông qua các hoạt động giảm thiểu tối đa ảnh hưởng tới môi trường.

Công ty cam kết giảm thiểu mọi nguy cơ tiềm ẩn đối với tất cả nhân viên công ty và người dân xung quanh công ty có thể bị ảnh hưởng bởi các quy trình làm việc của công ty. Mọi nhân viên của công ty phải thực hiện theo đúng các hành động trong chính sách môi trường, để đảm bảo hiệu quả của công ty

Hình 2. Ví dụ 1 về chính sách môi trường

CHÍNH SÁCH MÔI TRƯỜNG CỦA CÔNG TY B

Mô tả công ty B

Công ty cam kết thực hiện các hoạt động bảo vệ môi trường. Để giảm thiểu tác động môi trường liên quan tới hoạt động sản phẩm, dịch vụ của công ty, chúng tôi sẽ:

- Tuân thủ các yêu cầu pháp lý liên quan tới các khía cạnh môi trường.

- Ngăn ngừa ô nhiễm, giảm lãng phí và giảm thiểu sử dụng tài nguyên.

- Đào tạo ISO 14001:2015, huấn luyện và động viên nhân viên công ty hiểu rõ tầm quan trọng của việc bảo vệ môi trường.

- Khuyến khích các nhà cung cấp và nhà thầu phụ của công ty bảo vệ môi trường. Công ty cam kết sẽ tiếp tục cải tiến các biện pháp môi trường. Chính sách này được thông báo với toàn thể nhân viên, nhà thầu phụ, nhà cung cấp và công chúng.

3: Đào tạo nhận thức về HTQLMT

Đào tạo cho nhân viên doanh nghiệpvề ISO 14001, đặc biệt là nhóm thực hiện dự án và các cán bộ lãnh đạo. Doanh nghiệp phải đảm bảo những người làm việc dưới sự kiểm soát của doanh nghiệp có nhận thức về:

• Chính sách môi trường;
• Các khía cạnh môi trường có ý nghĩa và tác động môi trường thực tế hoặc tiềm ẩn có liên quan với công việc của họ;
• Đóng góp của họ vào hiệu lực của Hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14000 EMS, bao gồm cả các lợi ích của việc nâng cao kết quả hoạt động môi trường;
• Các hậu quả của sự không phù hợp với các yêu cầu của HTQLMT, bao gồm cả việc không đáp ứng đầy đủ các nghĩa vụ phải tuân thủ của doanh nghiệp.

Nội dung đào tạo bao gồm:

• Giới thiệu ISO;
• Giới thiệu HTQLCL ISO 9001:2015;
• Giới thiệu các phiên bản HTQLMT ISO 14001;
• Các yêu cầu về quy định pháp luật và các văn bản quy phạm pháp luật về môi trường của Việt Nam; - Vai trò của HTQLMT;
• Các nội dung của HTQLMT;
• Phương pháp triển khai Hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14001 trong tổ chức;

4: Xây dựng và lập văn bản hệ thống quản lý môi trường

Lập kế hoạch cụ thể và phân công cán bộ chuyên trách từng phần công việc cụ thể cho việc xây dựng Hệ thống quản lý môi trường - các yêu cầu và hướng dẫn sử dụng. 

Xác định các khía cạnh môi trường có ý nghĩa, xác định các thông số tiêu chí chỉ tiêu môi trường cụ thể. Khía cạnh môi trường có ý nghĩa là các khía cạnh/ vấn đề/ nguy cơ nảy sinh từ hoạt động sản xuất , kinh doanh của tổ chức mà có tác động tới môi trường. Thông số/ tiêu chí/ chỉ tiêu môi trường cụ thể là các chỉ tiêu/ tiêu chí cụ thể cần phải kiểm soát để đảm bảo không phát sinh các vấn đề/ nguy cơ ảnh hưởng tới môi trường. Một số cách tiếp cận để xác định khía cạnh môi trường :

• Sự phát thải vào không khí

• Sự phát thải vào nước

• Sự phát thải vào đất

• Sử dụng nguyên liệu thô và tài nguyên thiên nhiên

• Sử dụng năng lượng

• Năng lượng bị thải ra

• Chất thải và sản phẩm phụ

• Những thuộc tính vật lý như kích thước, hình dạng, màu sắc ...

Ngoài những khía cạnh môi trường có thể kiểm soát trực tiếp , doanh nghiệp cũng cần xem xét các khía cạnh có thể bị ảnh hưởng gián tiếp như: thiết kế và phát triển, các quá trình sản xuất, việc đóng gói và vận chuyển, kết quả hoạt động môi trường và thực trạng thực hành của các nhà thầu phụ, nhà cung cấp, quản lý chất thải, khai thác và phân phối nguồn nguyên liệu thô và tài nguyên thiên nhiên, phân phối sử dụng và kết thúc chu vòng đời của sản phẩm, và thiên nhiên hoang dã, đa dạng sinh học...

Khi đã xác định được các khía cạnh môi trường, doanh nghiệp cần đánh giá được tác động của chúng

• Các tác động môi trường tích cực (có lợi) cũng như tiêu cực (bất lợi)

• Tác động môi trường thưc tại và tiềm ẩn

• Một (các) thành phần môi trường có thể bị tác động như không khí, nước, đất, hệ động vật, di sản văn hóa...

• Các đặc điểm của khu vực có thể gây ra tác động như điều kiện thời tiết địa phương, mức nước ngầm, loại hình đất,...

• Bản chất của những sự thay đổi đối với môi trường (như các vấn đề toàn cầu và khu vực, chu kì thời gian mà tác động xảy ra, xu thế tăng dân của tác động khi tích lũy theo thời gian).

Từ các phân tích trên, xây dựng các quy trình và hướng dẫn/ biểu mẫu giám sát môi trường. Quy định rõ việc cần làm, ai chịu trách nhiệm, các bước, thao tác thực hiện. Tập trung vào các thông số/ chỉ tiêu/ tiêu chí môi trường chính cần phải kiểm soát trong quá trình sản xuất/ cung cấp dịch vụ. Các thủ tục cơ bản được xây dựng theo yêu cầu của ISO 14001:2015.

• Đánh giá khía cạnh và tác động của môi trường

• Đánh giá sự tuân thủ yêu cầu luật pháp và yêu cầu khác

• Chính sách môi trường

• Mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình quản lý môi trường

• Văn bản xác định phạm vi hệ thống

• Năng lực, đào tạo và nhận thức

• Trao đổi thông tin về quản lý môi trường

• Kiểm soát thông tin dạng văn bản

• Sự chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó với tình trạng khẩn cấp

• Giám sát và đo lường

• Sự không phù hợp, hành động khắc phục

• Kiểm soát rủi ro và cơ hội

• Đánh giá nội bộ

• Xem xét của lãnh đạo

• Kiểm soát chất thải

Sau khi xây dựng, chỉnh sửa, hệ thống văn bản sẽ được phê duyệt và đưa vào vận hành.

• Hệ thống văn bản phải được kiểm soát để đảm bảo:

• Nhận biết và mô tả (ví dụ: tiêu đề, thời gian, tác giả, hoặc số tham chiếu);

• Định dạng (ví dụ: ngôn ngữ, phiên bản phần mềm, đồ họa) và phương tiện trao đổi thông tin (ví dụ: giấy, điện tử);

• Xem xét và phê duyệt sự phù hợp và thỏa đáng Sẵn có và thích hợp cho sử dụng , tại vị trí và thời điểm cần đến;

• Được bảo vệ một cách thỏa đáng (ví dụ như mất tính bảo mật , sử dụng không đúng mục đích hoặc mất tính trung thực).

Đối với việc kiểm soát hệ thống tài liệu , doanh nghiệp phải giải quyết các hoạt động sau :

• Phân phối, truy cập, thu hồi và sử dụng: Lưu trữ và bảo quản, đảm bảo dễ đọc;

• Kiểm soát các thay đổi (ví dụ như kiểm soát phiên bản);

• Lưu trữ và hủy bỏ.

 Văn bản có nguồn gốc từ bên ngoài được xác định bởi doanh nghiệp là cần thiết cho việc hoạch định và thực hiện HTQLMT phải được nhận biết một cách thích hợp và kiểm soát.

5: Thực hiện và theo dõi HTQLMT

Triển khai áp dụng thử các quy trình, hướng dẫn và biểu mẫu đã thiết lập. Các quy trình hướng dẫn biểu mẫu đã được thiết lập thì phải được tuân thủ thực hiện và lưu trữ bằng chứng thực hiện các hồ sơ giám sát các chỉ tiêu/ thông số môi trường - sổ tay ghi chép hay nhất ký ghi chép giám sát môi trường định kỳ). Thời gian vận hành phải phù hợp với đặc thù sản xuất, kinh doanh và vòng đời của sản phẩm.

Đảm bảo về nhận thức và thông tin liên lạc cho mọi thành viên trong doanh nghiệp để thực hiện Hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14001 một cách hiệu quả .

Theo dõi và kiểm tra việc thực hiện Hệ thống quản lý môi trường - các yêu cầu và hướng dẫn sử dụng, thực hiện các hành động cần thiết nhằm đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn, các chương trình về môi trường, các quy trình và sổ tay quản lý môi trường.

Sử dụng các công cụ hỗ trợ nâng cao hiệu quả hoạt động môi quản lý môi trường như: MFCA, GHK, GP, ...

Trong quá trình áp dụng thử, cần theo dõi và điều chỉnh hệ thống cho phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.

6: Đánh giá nội bộ và xem xét

Tổ chức khóa đào tạo về đánh giá nội bộ, nhằm trang bị kiến thức về đánh giá nội bộ HTQLMT cho lãnh đạo và các cán bộ chủ chốt của doanh nghiệp.

Tổ chức đánh giá nội bộ và họp xem xét của lãnh đạo để đánh giá tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống. trước đó tổ chức đã được chứng nhận ISO 14001:2015

Thực hiện chương trình đánh giá hệ thống quản lý môi trường nội bộ theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001:2015, các yêu cầu của pháp luật và các quy trình, quy định đã được thiết lập tại doanh nghiệp.

Khi một sự không phù hợp xảy ra, doanh nghiệp phải thực hiện các hành động để kiểm soát và khắc phục sự không phù hợp khi có thể:

- Thực hiện các hành động để kiểm soát và khắc phục nó;

- Xử lý các hậu quả, bao gồm cả việc giảm thiểu các tác động tiêu cực đến môi trường;

Đánh giá sự cần thiết phải hành động để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp, để không tái phát hay xảy ra ở những nơi khác, bằng cách:

- Xem xét sự không phù hợp;

- Xác định nguyên nhân của sự không phù hợp;

- Xác định xem liệu những sự không phù hợp tương tự có hiện hữu, hoặc có khả năng có thể xảy ra;

- Thực hiện mọi hành động cần thiết ;

- Xem xét hiệu lực của mọi hành động khắc phục đã thực hiện;

- Thực hiện thay đổi đối với hệ thống quản lý môi trường, nếu cần.

Hành động khắc phục phải phù hợp với mức độ của các tác động của sự không phù hợp gặp phải, bao gồm các tác động môi trường.

Doanh nghiệp phải lưu lại thông tin dạng văn bản là bằng chứng về:

- Bản chất của sự không phù hợp và mọi hành động tiếp theo được thực hiện;

- Kết quả của mọi hành động khắc phục.

Doanh nghiệp phải liên tục cải tiến sự phù hợp, thỏa đáng và hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường để nâng cao kết quả hoạt động môi trường.

Báo cáo kết quả của đợt đánh giá trên lên lãnh đạo để xem xét, thực hiện các hành động khắc phục.

Lãnh đạo cao nhất tiến hành họp để xem xét tổng thể việc vận hành HTQLMT.

Hoàn chỉnh hệ thống văn bản và ban hành áp dụng tổng thể.

7: Đánh giá, xem xét và chứng nhận hệ thống

Lựa chọn cơ quan chứng nhận phù hợp và đăng ký đánh giá chứng nhận. Doanh nghiệp tiến hành đánh giá trước chứng nhận nếu thấy cần thiết.

Chuẩn bị cho cơ quan chứng nhận tiến hành đánh giá hệ thống văn bản và đánh giá thực trạng của doanh nghiệp. Xem xét kết quả đánh giá ban đầu của cơ quan chứng nhận và thi hành các biện pháp khắc phục đối với những điểm không phù hợp.

8: Duy trì chứng chỉ

• Thực hiện đánh giá nội bộ.
• Thực hiện các hành động khắc phục.
• Thực hiện đánh giá giám sát.
• Không ngừng duy trì, cải tiến liên tục hệ thống và chịu sự giám sát định kỳ của tổ chức chứng nhận. Đây là bước cuối cùng trong Hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14001.

Trên đây là các bước Xây dựng hệ thống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015 cho các Doanh Nghiệp có thể áp dụng. Mọi thắc mắc về việc thực hiện áp dụng ISO 14001 xin liên hệ KNA theo số Hotline: 093.2211.786 hoặc email salesmanager@knacert.com