CHỨNG CHỈ TC LÀ GÌ?

Chứng chỉ TC viết tắt từ cụm từ tiếng Anh “Transaction Certificates” dịch ra là Chứng chỉ giao dịch hay Giấy chứng nhận giao dịch. Chứng chỉ giao dịch TC được cấp cho (các) lô hàng hóa đáp ứng tất cả các tiêu chí theo tiêu chuẩn áp dụng của sản phẩm, mà cụ thể ở đây là những tiêu chuẩn tái chế thuộc Textile Exchange và tiêu chuẩn GOTS.

Chứng chỉ này liệt kê từng (lô) sản phẩm và thông tin chi tiết của lô hàng hóa bao gồm tên và địa chỉ người mua kèm theo tuyên bố tất cả hàng hóa được liệt kê trong lô hàng đều tuân thủ tiêu chuẩn chứng nhận tương ứng.

NHỮNG TIÊU CHUẨN NÀO ÁP DỤNG GIẤY CHỨNG NHẬN GIAO DỊCH TC?

Các tiêu chuẩn sử dụng chứng chỉ giao dịch (TC) bao gồm:

• CCS (Content Claim Standard – Tiêu chuẩn tuyên bố thành phần)
• OCS (Organic Content Standard – Tiêu chuẩn thành phần hữu cơ)
• GRS (Global Recycled Standard – Tiêu chuẩn tái chế toàn cầu)
• RCS (Recycled Claim Standard –Tiêu chuẩn Tuyên bố Tái chế)
• RDS (Responsible Down Standard – Tiêu chuẩn lông vũ có trách nhiệm)
• RWS (Responsible Wool Standard – Tiêu chuẩn len có trách nhiệm)
• GOTS (Global Organic Textile Standard – Tiêu chuẩn dệt may hữu cơ toàn cầu)

PHÂN LOẠI GIẤY CHỨNG NHẬN TC

Chứng chỉ giao dịch TC được chia thành 2 loại là: 

• Chứng chỉ TC đơn (Single TC): Một chứng chỉ được cấp cho 1 lô hàng
• Chứng chỉ TC nhiều lô hàng (Multiple shipment TC): 1 chứng chỉ được cấp tối đa là 100 lô hàng, trong vòng 3 tháng liên tiếp, cho 1 doanh nghiệp duy nhất nhưng những lô hàng này có thể đi nhiều địa điểm khác nhau

KHI NÀO CẦN XIN CẤP CHỨNG CHỈ TC?

Yêu cầu chứng chỉ TC đầu vào: Bắt buộc với mọi đơn vị, trừ trường hợp đặc biệt

Yêu cầu chứng chỉ TC đầu ra: Bắt buộc với hình thức Business-to-Business, ngoại trừ các hình thức sau:

• Khách hàng không yêu cầu
• Bán cho nhà bán lẻ
• Bán cho cửa hàng online
• Tự bán

TỔ CHỨC CẤP CHỨNG CHỈ GIAO DỊCH

Các tổ chức có thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng nhận theo những tiêu chuẩn đã liệt kê ở trên sẽ là đơn vị cấp chứng chỉ TC cho tổ chức được chứng nhận

ĐIỀU KIỆN ĐỂ ĐƯỢC CẤP GIẤY CHỨNG NHẬN GIAO DỊCH

Để được cấp chứng chỉ TC, bước đầu tiên doanh nghiệp phải đăng ký chứng nhận một trong các tiêu chuẩn đã liệt kê ở trên. Thứ hai, tổ chức chứng nhận có thẩm quyền phải xác minh sự tuân thủ theo tiêu chuẩn tương ứng của doanh nghiệp và cấp Chứng nhận phạm vi hoạt động (SC – Scope Certificate) cho doanh nghiệp. Sau khi nhận được chứng nhận SC, doanh nghiệp tiến hành đăng ký chứng chỉ TC và cung cấp các thông tin, tài liệu cần thiết theo yêu cầu của tổ chức chứng nhận

LƯU Ý: Chứng chỉ TC chỉ được kích hoạt khi và chỉ khi có chứng nhận SC

HỒ SƠ, TÀI LIỆU ĐĂNG KÝ TC

Để được cấp chứng chỉ giao dịch TC, doanh nghiệp phải cung cấp nhiều tài liệu khác nhau theo yêu cầu của tổ chức chứng nhận, có thể chia các tài liệu này thành 4 nhóm cơ bản sau đây:

• Hồ sơ tài liệu mua hàng
• Hồ sơ tài liệu bán hàng
• Tài liệu hợp đồng phụ (nếu có)
• Hồ sơ tuân thủ hóa chất cho đầu vào của tất cả các sản phẩm của doanh nghiệp (đối với tiêu chuẩn GRS)

THỜI GIAN CẤP CHỨNG CHỈ GIAO DỊCH TC

Tổ chức chứng nhận sẽ cấp Chứng chỉ giao dịch TC trong vòng 15 ngày làm việc sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ từ tổ chức được chứng nhận.

CHI PHÍ CẤP CHỨNG CHỈ TC

• Chi phí của Chứng chỉ TC đơn (Single TC): 25 USD/lô
• Chi phí của Chứng chỉ TC nhiều lô hàng (Multiple shipment TC): 25 usd cho lô hàng đầu tiên và mỗi lô sau có giá trị 6 USD/lô. (Ví dụ: Doanh nghiệp xuất 10 lô hàng cho cùng 1 khách hàng thì chi phí sẽ được tính như sau 25 * 1 + 9 * 6 = 79 USD

MẪU CHỨNG CHỈ TC HỢP LỆ

Minh họa trang 1 Mẫu chứng chỉ TC của tiêu chuẩn GRS

1. Tiêu đề

• Thứ nhất, tài liệu sẽ có tiêu đề là "Giấy chứng nhận giao dịch" (TRANSACTION CERTIFICATE). Không được phép sử dụng các từ đồng nghĩa (chẳng hạn như giấy chứng nhận sản phẩm, giấy chứng nhận xuất khẩu hoặc giấy chứng nhận kiểm tra).
• Thứ hai, chứng chỉ TC khi ban hành phải đi kèm với tên của tiêu chuẩn được chứng nhận. Giấy chứng nhận TC có thể được cấp cho nhiều hơn một tiêu chuẩn nếu toàn bộ sản phẩm được liệt kê đều hoàn thành chứng nhận theo tất cả các tiêu chuẩn tương ứng. Trường hợp các sản phẩm riêng lẻ được liệt kê đạt chứng nhận theo những tiêu chuẩn khác nhau, thì mỗi một tiêu chuẩn sẽ được cấp một TC riêng.
• Thứ ba, tiêu đề phải có số chứng chỉ giao dịch (sô TC) – Một số duy nhất được sử dụng để xác định từng chứng chỉ TC riêng lẻ.

1. Trang đầu tiên

Ngay phía dưới tiêu đề, thông tin của chứng chỉ sẽ được chia thành các ô nhỏ với nội dung tương ứng

Ô 1 - Tổ chức cấp chứng nhận

• 1a - Tên và địa chỉ của văn phòng chứng nhận cấp chứng chỉ TC
• 1b - Mã cấp phép của cơ quan chứng nhận, mã này được cấp theo chỉ định của tổ chức thiết lập tiêu chuẩn hiển thị dưới dạng: Tên viết tắt của tiêu chuẩn chứng nhận – Tên viết tắt của tổ chức chứng nhận – Mã số của tổ chức chứng nhận

Ô 2 - Thông tin đầu vào

• 2a - Mã số tham chiếu của chứng chỉ giao dịch đầu vào: (Các) số chứng chỉ giao dịch của (các) nguyên liệu đầu vào được chứng nhận.
• 2b - Mã số giấy chứng nhận phạm vi của (các) nhà cung cấp nguyên liệu thô đầu tiên
• 2c - Mã số giấy chứng nhận giao dịch của (các) nhà cung cấp nguyên liệu thô đầu tiên
• 2d - Mã số chứng chỉ giao dịch của (các) doanh nghiệp sản xuất nguyên liệu thô đầu tiên

LƯU Ý: 2b, 2c và 2d chỉ bắt buộc đối với bước xử lý nguyên liệu thô đầu tiên của mỗi tiêu chuẩn (ví dụ: tách hạt ra khỏi quả bông). 2a và 2c trong trường hợp này sẽ là cùng một số.

Ô 3 - Người bán sản phẩm được chứng nhận

3a) Tên và địa chỉ của người bán (các) sản phẩm được chứng nhận

• Người bán ở đây có thể là địa điểm chính của tổ chức được chứng nhận, được liệt kê trên trang 1 của chứng chỉ phạm vi hoặc một trong các cơ sở của tổ chức đó
• Đơn vị được ký hợp đồng phụ sẽ không phải là người bán sản phẩm
• Đối với các công ty con thuộc sở hữu của một thương hiệu hoặc của một nhà bán lẻ thì tên và địa chỉ của công ty mẹ phải đi kèm với tên công ty con, ngoài ra cần bổ sung một số thông tin khác trong Ô 7 & 8

3b) Số giấy phép (hoặc hợp đồng) của người bán

Ô 4 - Cơ quan kiểm tra

Tên và địa chỉ của cơ quan kiểm tra (ví dụ: văn phòng kiểm tra hoặc nhà thầu phụ kiểm tra). Cơ quan kiểm tra có thể khác với cơ quan cấp TC

Ô 5 – Người xử lý cuối cùng của các sản phẩm được chứng nhận

• 5a) Tên và địa chỉ của nhà chế biến cuối cùng của (các) sản phẩm được chứng nhận
• 5b) Số giấy phép (hoặc hợp đồng) của nhà xử lý cuối cùng

Ô 6 – Quốc gia gửi hàng

Tên quốc gia - Nơi các sản phẩm được chứng nhận và vận chuyển

Ô 7 - Người mua các sản phẩm được chứng nhận

• 7a) Tên và địa chỉ của người mua các sản phẩm được chứng nhận
• 7b) Số giấy phép (hoặc hợp đồng) của người mua

Ô 8 - Người nhận hàng

Tên và địa chỉ của người nhận hàng, hay cụ thể là nhận lô hàng các sản phẩm đã được chứng nhận (đây có thể là nhà chế biến hoặc nhà kho). Nếu có nhiều người nhận hàng, những điều này sẽ được nêu chi tiết trong Ô 18. Nếu người mua đang thu xếp vận chuyển từ người bán hoặc nhà thầu phụ của người bán, địa chỉ nơi người mua nhận các sản phẩm được chứng nhận sẽ được liệt kê.

Ô 9 - Quốc gia đến

Tên quốc gia mà các sản phẩm được chứng nhận được vận chuyển đến (quốc gia có trụ sở của người nhận hàng ở Ô 8). Nếu có nhiều người nhận hàng, nước đến của họ sẽ được nêu chi tiết trong ô này.

Ô 10 - Thông tin về Sản phẩm và Lô hàng

Cung cấp thông tin chi tiết để xác định rõ ràng các sản phẩm được chứng nhận cho từng lô hàng (hoặc tham khảo hóa đơn / chứng từ vận tải chính thức nơi có thể tìm thấy thông tin)

Thứ nhất, thông tin cơ bản phải có ở ô này bao gồm:

• Số lượng đơn vị (ví dụ: kiện, mảnh quần áo hoặc cuộn vải) và tên của sản phẩm khi chúng xuất hiện trên hóa đơn
• Nhãn dán đi kèm, nếu có (ví dụ: đối với GOTS: "hữu cơ" (organic) hoặc "được làm bằng hữu cơ" (made with organic); đối với OCS: OCS hoặc OCS Blended)

Thứ hai, liệt kê danh mục nguyên liệu thô, danh mục sản phẩm và chi tiết sản phẩm:

• Thành phần nguyên liệu sợi của (các) sản phẩm (% của mỗi loại sợi trong sản phẩm tính theo trọng lượng)
• Tổng trọng lượng, trọng lượng tịnh và trọng lượng vật liệu được chứng nhận của sản phẩm trong mỗi chuyến hàng tính bằng kg (nếu TC bao gồm nhiều chuyến hàng)
• Mã số kèm ngày tháng của hóa đơn và của đơn đặt hàng.
• Tham chiếu chứng từ vận tải (mã số, ngày tháng, tên công ty vận tải, số xe tải, số container)

LƯU Ý:

• Nếu không đủ chỗ để liệt kê tất cả thông tin của chứng chỉ TC trên trang 1 của chứng chỉ thì các thông tin của Ô 10 có thể được tiếp tục liệt kê ở Ô 17 của trang 2. Trong trường hợp này, một tuyên bố sẽ được bổ sung vào Ô 10 ở trang 1 hiển thị rằng "Thông tin được tiếp tục trong Ô 17 trên trang 2 của TC này”
• Đặc biệt đối với TC nhiều lô hàng, lượng thông tin bên trên có thể tương đối nhiều. Nếu (một phần của) những thông tin này có thể được phản ánh rõ ràng trên các hóa đơn / chứng từ vận tải tương ứng, thì không bắt buộc phải liệt kê toàn bộ thông tin trong Ô 10 của trang 1 hoặc Ô 17 của trang 2. Với điều kiện tổ chức được chứng nhận phải cung cấp đầy đủ các hóa đơn, chứng từ vận tải liên quan – những tài liệu hiển thị các thông tin cần thiết. Trong trường hợp này, các sản phẩm được tham chiếu sẽ được xác định rõ ràng là đã chứng thực trên các hóa đơn / chứng từ vận tải tương ứng và việc sắp xếp sẽ căn cứ vào sự thỏa thuận giữa người bán, người mua và tổ chức cấp chứng nhận.

Ô 11 - Tổng trọng lượng vận chuyển

Tổng trọng lượng vận chuyển = Trọng lượng của sản phẩm + Trọng lượng bao bì (tính theo đơn vị kg – kilogam)

Ô 12 - Khối lượng tịnh

Khối lượng tịnh là tổng trọng lượng của sản phẩm không tính bao bì kèm theo (tính theo đơn vị kg – kilogam)

Ô 13 - Trọng lượng được chứng nhận

Tổng trọng lượng của (các) vật liệu được chứng nhận theo TC không bao gồm các vật liệu, bao bì, phụ kiện và đồ trang trí không được chứng nhận tính bằng kg.

Trọng lượng được chứng nhận là trọng lượng của các thành phần tạo nên sản phẩm được chứng nhận hoặc có nguồn gốc được chứng nhận theo OCS / GRS / GOTS / RCS / RDS / RWS. Cụ thể như sau:

• Trường hợp sản phẩm có chứa vật liệu được chứng nhận theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau thì tổng vật liệu của từng tiêu chuẩn sẽ được đưa ra riêng trong các trường bổ sung chia thành các mục nhỏ a, b,…
• Tổng trọng lượng các thành phần được chứng nhận trong Ô 13 = Tổng trọng lượng các thành phần được chứng nhận theo tiêu chuẩn 1 (Mục 13 a) + Tổng trọng lượng các thành phần được chứng nhận theo tiêu chuẩn 2 (Mục 13 b). Ví dụ: 13 a) 70 kg bông hữu cơ được chứng nhận OCS, 13 b)30 kg nhựa PET tái chế được chứng nhận GRS thì tổng trọng lượng sẽ là 100kg
• Trong trường hợp sản phẩm có chứa vật liệu được chứng nhận theo nhiều tiêu chuẩn, mẫu ‘trung tính’ có thể được sử dụng (nếu có)
• Đối với trường hợp trong thành phần sản phẩm chỉ có một vật liệu được chứng nhận, thì 13b) để trống. Ví dụ: 13 a) 70 kg bông hữu cơ được chứng nhận OCS, 13 b) xx

Ô 14 - Tuyên bố của cơ quan cấp chứng chỉ TC

Tuyên bố này có dạng chung như sau: Dựa trên các tài liệu liên quan được cung cấp bởi người bán có tên trong Ô 3, (Tên vật liệu tái chế) được sử dụng cho các sản phẩm được đề cập chi tiết trong Ô 10 và được định lượng trong Ô 11, 12 và 13 đã được sản xuất theo (Tên tiêu chuẩn chứng nhận). Sự phù hợp với tiêu chuẩn được đánh giá và giám sát một cách có hệ thống dưới trách nhiệm của tổ chức chứng nhận có tên trong Ô 1.

Ô 15 - Khai báo bổ sung

Các thông tin bổ sung sẽ căn cứ vào yêu cầu của từng tiêu chuẩn cụ thể

Ô 16 - Chữ ký và Ngày tháng

• Địa điểm và thời gian cấp chứng nhận
• Tên và chữ ký của người đại diện cơ quan cấp chứng chỉ được nêu chi tiết trong Ô 1
• Con dấu của cơ quan chứng nhận
• Logo của tiêu chuẩn tương ứng

1. Trang thứ hai của Chứng chỉ giao dịch TC

Minh họa trang 2 Mẫu chứng chỉ TC của tiêu chuẩn GRS

Trang thứ hai bắt đầu với việc điền lại số tham chiếu của TC

Ô 17 - Phụ lục Sản phẩm và Lô hàng

Tiêu đề: Phụ lục của Ô 10. Thông tin về các sản phẩm được chứng nhận và lô hàng được nêu chi tiết trong phần mô tả của Ô 10 được tiếp tục trong Ô này.

Ô 18 - Phụ lục người nhận hàng

Ô này chứa thông tin bổ sung được yêu cầu cung cấp trong Ô 8 và 9

Ô 19 - Phụ lục đầu vào

Ô này có thể chứa thông tin bổ sung được yêu cầu cung cấp trong Ô 2a và / hoặc 2b, 2c, 2d.

Ô 20 - Tuyên bố Logo

Ô này sẽ có tuyên bố: “Giấy chứng nhận giao dịch này không cho phép người mua / người nhận hàng sử dụng bất kỳ logo (Tên tiêu chuẩn) hoặc biểu tượng nào của Textile Exchange mà không có sự chấp thuận rõ ràng bằng văn bản từ cơ quan chứng nhận được phê duyệt của Textile Exchange và tuân theo các tiêu chuẩn hiện hành của Textile Exchange. Các quy tắc ghi nhãn sản phẩm được chứng nhận (Tên tiêu chuẩn) được nêu trong "Hướng dẫn sử dụng và xác nhận quyền sở hữu biểu trưng" (có trên www.TextileExchange.org)"

Ô 21 - Chữ ký và Ngày tháng

Lặp lại y hệt các nội dung trong Ô 16

1. Chân trang

• Chân trang 1 phải có ghi chú “Số chứng chỉ giao dịch XXX và Số giấy phép người bán XXX, Tháng DD Năm YYYY, trang 1/2”
• Chân trang 2 phải có ghi chú “Số chứng chỉ giao dịch XXX và Số giấy phép người bán XXX, Tháng DD Năm YYYY, trang 2/2”

LƯU Ý: Nếu chứng chỉ giao dịch TC được phát hành dưới dạng điện tử thì ở chân trang 1 phải kèm theo ghi chú: “Tài liệu được phát hành dưới dạng điện tử này là phiên bản gốc hợp lệ”