Trong phiên bản mới ISO 9001:2015 có đưa ra thêm yêu cầu về bối cảnh của tổ chức trong Doanh Nghiệp. Theo đó thì khi Doanh Nghiệp xây dựng hệ thống QLCL theo ISO 9001 cần phải xem xét các yếu tố bên trong và bên ngoài có khả năng làm ảnh hưởng đến khế hoạch và mục tiêu của hệ thống. Trong bài viết này KNA xin chưa sẻ cho bạn về cách xác định bối cảnh của tổ chức theo ISO 9001:2015.

Bối cảnh của tổ chức là gì?

Theo yêu cầu của Hệ thống QLCL theo ISO 9001 có nêu rõ bối cảnh của tổ chức là tập hợp các yếu tố bên ngoài như kinh tế - xã hội, môi trường và yếu tố nội bộ như văn hóa doanh nghiệp, con người vv.

Như vậy có thể nói các yếu tố liên quan đến bối cảnh của tổ chức bao gồm mục tiêu, văn hóa của đơn vị và mức độ phức tạp của quy trình, sản phẩm, thông tin, quy mô của tổ chức, khách hàng và thị trường... Tập hợp tất cả các yếu tố này có thể giúp tổ chức của bạn có thể xác định được các cơ hội và rủi ro có liên quan đến những hoạt động kinh doanh của mình.

Yêu cầu của ISO 9001:2015 về bối cảnh tổ chức

Những yêu cầu của ISO 9001:2015 là cần phải xác định rõ được các vấn đề có liên quan đến các định hướng, chiến lược và mục tiêu của đơn vị có ảnh hưởng đến khả năng hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng (QMS).

Mục tiêu của việc xác định bối cảnh tổ chức

Trong phiên bản ISO 9001:2015 chuyên gia đưa ra điều khoản 4 về Bối cảnh tổ chức. Chính vì nhìn nhận được tầm quan trọng của việc này và muốn tổ chức xây dựng được Hệ thống Quản lý Chất lượng hiệu quả cần nghiên cứu bối cảnh của tổ chức trước. Điều này có ý nghĩa rằng doanh nghiệp cần xác định được điểm mạnh, điểm yếu, những vấn đề còn tồn tại bên trong doanh nghiệp, và các rủi ro có thể phát sinh.

Lợi ích của việc xác định bối cảnh của tổ chức:

• Có thể giúp thiết lập chiến lược, mục tiêu cụ thể cho tổ chức;
• Thiết lập các yếu tố cần kiểm soát trong doanh nghiệp;
• Thiết lập quy trình quản lý và các vấn đề cần quản lý;
• Doanh Nghiệp có thể xác định được các cơ hội và rủi ro có thể xuất hiện;
• Nhờ xác định bối cảnh tổ chức sẽ giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt hơn

Cách xác định yếu tố nội bộ của tổ chức:

Việc đầu tiên cần làm là Doanh Nghiệp của bạn cần phải hiểu được xác vấn đề nội bộ của tổ chức. Đây là điều không hề đơn giản. Những câu hỏi này được bộ phận quản lý, trưởng phòng tự trả lời.

Bằng việc trả lời những câu hỏi bên dưới đây sẽ giúp xác định rõ được các vấn đề nội bộ của tổ chức:

• Công ty có điểm gì nổi bật nhất: sản phẩm giá rẻ, đặc thù, công nghệ độc quyền?
• Đối thủ cạnh tranh quan tâm những điều gì về doanh nghiệp của mình?
• Điều gì trong nội bộ doanh nghiệp giúp chúng ta tiếp cận dễ dàng với khách hàng mới?
• Văn hóa trong doanh nghiệp bao gồm những gì, khía cạnh văn hóa nào là nổi trội?
• Nếu chúng ta không cẩn thận thì điều gì có thể làm việc kinh doanh của chúng ta?
• Điều gì trong tổ chức làm phiền khách hàng?
• Các vấn đề còn tồn đọng trong tổ chức là gì?
• Bộ phận/ phòng ban nào cần cải thiện? Cải thiện vấn đề gì?
• Năng lực của nhân sự trong doanh nghiệp đang ở mức nào?
• Những nguồn lực cần thiết để đạt được mục đích của tổ chức là gì?

XÁC ĐỊNH CÁC VẤN ĐỀ BÊN TRONG DOANH NGHIỆP

Bất kì một doanh nghiệp nào cũng có những vấn đề nội bộ khác nhau. Thông thường các vấn đề nội bộ của một tổ chức thường xoay quanh các vấn đề như lĩnh vực kinh doanh, vốn, con người, cách quản lý vv.

Một số vấn đề nội bộ chính doanh nghiệp cần chú ý:

• Những dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp có
• Cơ cấu tổ chức, quản trị, vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận, phòng ban
• Mục tiêu và chính sách, các chiến lược thực hiện để đạt được mục tiêu
• Tài sản bao gồm trang thiết bị, cơ sở vật chất, công nghệ
• Các nguồn lực bên trong của doanh nghiệp (thời gian, quy trình, con người, hệ thống và công nghệ)
• Hệ thống trao đổi thông tin và các quá trình ra quyết định (cả không chính thức và chính thức)
• Mối quan hệ giữa các thành viên và sự nhận thức về giá trị của các bên liên quan nội bộ
• Văn hóa của doanh nghiệp
• Hướng dẫn, tiêu chuẩn và các mô hình được chấp nhận bởi doanh nghiệp.
• Mức độ và hình thức của mối quan hệ hợp đồng trong doanh nghiệp

Cách xác định các vấn đề nội bộ

Để xác định được rõ các vấn đề nội bộ tồn tại trong doanh nghiệp thì doanh nghiệp có thể dựa vào một số dữ liệu thông tin như sau:

• Kết quả đánh giá hệ thống, đánh giá nội bộ;
• Phân tích dữ liệu chi phí chất lượng;
• Xác định các thông tin kỹ thuật;
• Xác định các lợi thế cạnh tranh; điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội bằng mô hình SWOT
• Kết quả của việc đánh giá, xem xét, phản hồi của khách hàng;
• Báo cáo về hoạt động của doanh nghiệp;

XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ BÊN NGOÀI CỦA TỔ CHỨC

Sau khi đã xác định được các vấn đề bên trong tổ chức thì việc tiếp theo là xác định được các bối cảnh bên ngoài của Doanh Nghiệp. Bối cảnh bên ngoài của Doanh Nghiệp có thể rộng hơn và bao gồm nhiều vấn đề hơn. Có thể kể đến là môi trường xã hội, công nghệ, chính trị, đạo đức và các vấn đề liên quan đến kinh tế và pháp lý.

Các vấn đề bên ngoài của Doanh Nghiệp thường bao gồm nhiều hơn và thay đổi nhanh hơn các yếu tố bên trong của doanh nghiệp. Chính vì thế cần phải theo dõi và cập nhật thường xuyên hơn các vấn đề để có những biện pháp ứng phó kịp thời trước những thay đổi này.

Một số vấn đề bên ngoài có thể gồm:

• Yếu tố kinh tế: các công ty đối thủ, đối tác, thị trường, thương mại và chính sách tiền tệ, lãi suất ngân hàng và điều kiện của thể của ngành.
• Yếu tố chính trị: luật địa phương, luật quốc tế và những thay đổi ảnh hưởng tới địa phương và toàn cầu. Các chính sách của chính phủ và quy định, hỗ trợ, tài trợ, các sáng kiến; pháp luật hiện tại. Các cuộc chiến tranh và xung đột, xu hướng của môi trường.
• Yếu tố công nghệ: Sự ra đời công nghệ mới, xu hướng sử dụng sản phẩm, phương tiện truyền thông xã hội.vv
• Yếu tố xã hội: Hành vi của xã hội, xu hướng người tiêu dùng, chuẩn mực đạo đức, lối sống và thái độ và ý kiến vv.
• Yếu tố Marketing: xu hướng và các chỉ số; kiến thức của khách hàng; tổng quy mô thị trường; đối thủ cạnh tranh; xây dựng thương hiệu và bao bì; kênh phân phối; sản phẩm tiềm năng, sản phẩm thay thế.

Cách xác định các vấn đề bên ngoài

Để xác định các vấn đề bên ngoài không phải dễ. Tuy nhiên doanh nghiệp vẫn có thể xác định các vấn đề bên ngoài bằng một số phương pháp sau đây:

• Xu hướng sử dụng sản phẩm và tính cạnh tranh của dịch vụ và sản phẩm
• Xác định rõ các điều kiện thương mại quốc tế có thể ảnh hưởng đến Doanh Nghiệp
• Xác định các xu hướng kinh tế và môi trường
• Xác định rõ các xu hướng công nghệ đang sử dụng và trong tương lai
• Xác định các cơ hội và điều kiện liên quan đến gia công bên ngoài
• Xác định nguồn nguyên vật liệu và giá của chúng

Có thể nói việc đưa vào điều khoản 4 về bối cảnh của tổ chức là bước phát triển cao của Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001:2015 bản mới. Việc xác định bối cảnh bên trong và bên ngoài giúp doanh nghiệp của bạn có thể xác định được các cơ hội và rủi ro có liên quan đến những hoạt động kinh doanh của mình.

Trên đây là các cách xác định bối cảnh của tổ chức theo ISO 9001. Hy vọng với những chia sẻ trên, doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của bối cảnh tổ chức trong hệ thống quản lý chất lượng.