Mở Rộng Phạm Vi Và Tái Chứng Nhận ISO

Sau khi hết 3 năm hiệu lực chứng nhận ISO Doanh Nghiệp sẽ có một số lựa chọn như đánh giá chứng nhận lại, mở rộng phạm vi dừng hoặc hủy bỏ giấy chứng nhận đang có. Trong bài viết này KNA CERT chia sẻ cho bạn các vấn đề xoay quanh việc mở rộng, thu hẹp hủy bỏ và tái chứng nhận cho doanh nghiệp của bạn tham khảo !

Duy trì chứng nhận hệ thống quản lý ISO

Mở rộng phạm vi và tái chứng nhận

CHỨNG NHẬN LẠI

Hoạt động đánh giá tái chứng nhận là việc làm thường được các Doanh Nghiệp chọn lựa sau khi giấy chứng nhận ISO cũ hết 3 năm. Đây là việc đánh giá tổ chức/ doanh nghiệp của bạn tiếp tục áp dụng và tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn Hệ thống Quản lý liên quan.

Đây là thời điểm Doanh Nghiệp của bạn liên hệ với tổ chức đánh giá và xin tái đánh giá hệ thống QLCL của mình nhằm tiếp tục duy trì hiệu lực chứng nhận. Thông thường tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành các thủ tục như sau:

Tổ chức chứng nhận xem xét kết quả thực hiện của hệ thống quản lý trong suốt chu kỳ chứng nhận;
Tổ chức chứng nhận tiến hành xem xét các báo cáo đánh giá giám sát trước đó;
Có đánh giá giai đoạn một nếu phát sinh những thay đổi đáng kể tới hệ thống quản lý, Tổ chức hoặc bối cảnh trong đó hệ thống quản lý đang được vận hành (ví dụ: thay đổi về cơ sở pháp luật).
Bao gồm việc đánh giá tại hiện trường nhấn mạnh tới các khía cạnh sau:
Hiệu lực của hệ thống quản lý khi có các thay đổi nội bộ hoặc bên ngoài và sự phù hợp của hệ thống với phạm vi chứng nhận;
Cam kết được thể hiện nhằm duy trì tính hiệu lực và cải tiến hệ thống quản lý để nhằm nâng cao hiệu quả tổng thể;
Việc vận hành hệ thống quản lý đã được chứng nhận góp phần đạt được các chính sách và mục tiêu của Tổ chức.

Trong suốt quá trình đánh giá tái chứng nhận. Tổ chức chứng nhận ghi nhận lại tất cả các trường hợp không phù hợp hoặc thiếu bằng chứng của sự phù hợp và đưa ra khoảng thời gian để doanh nghiệp khắc phục trước thời hạn hết hiệu lực của giấy chứng nhận. Sau khi mọi hành động khắc phục được thực hiện thì sẽ tiến hành tái chứng nhận cho khách hàng.

Tổ chức chứng nhận tiến hành cấp chứng nhận sau khi dựa trên kết quả đánh giá chứng nhận lại cũng như kết quả xem xét tổng thể hệ thống chứng nhận theo cả chu kỳ hiệu lực chứng nhận.

ĐÁNH GIÁ MỞ RỘNG CHỨNG NHẬN

Việc mở rộng phạm vi chứng nhận là công việc hay gặp tại những tổ chức đang áp dụng tốt hệ thống QLCL theo ISO và nhận thấy được những lợi ích thực sự. Họ sẽ muốn mở rộng phạm vi chứng nhận để tiếp tục duy trì và phát huy hiệu quả này.

MỞ RỘNG CHỨNG NHẬN ISO

Việc mở rộng phạm vi chứng nhận có thể được làm trong bất cứ thời điểm đánh giá giám sát nào. Tổ chức đã được chứng nhận muốn mở rộng phạm vi chứng nhận cần phải gửi đăng kí chứng nhận mở rộng phạm vi cho Tổ chức Chứng Nhạn. Sau khi nhận được đơn đăng kí, Tổ chức chứng nhận sẽ lên kế hoạch xác định hoạt động đánh giá cần thiết nhằm quyết định mở rộng hay không phạm vi đã được chứng nhận. Thông thường việc đánh giá mở rộng phạm vi sẽ thường trùng với lần đánh giá giám sát định kỳ hàng năm.

ĐÁNH GIÁ ĐỘT XUẤT

Đánh giá đột xuất (đánh giá không báo trước) là một dạng đánh giá giám sát nhằm kiểm tra, xác minh hệ thống Quản lý CL của Doanh Nghiệp có duy trì tốt hệ thống đã được chứng nhận ISO. Tổ chức chứng nhận cần đảm bảo cân nhắc khả năng tiến hành các cuộc đánh giá không báo trước cho tổ chức/ doanh nghiệp được chứng nhận có thể:

Điều tra các khiếu nại; hoặc
Đáp ứng đối với những thay đổi;
Xem xét tiếp theo đối với các Tổ chức đã bị đình chỉ.

Tổ chức chứng nhận nếu nhận thấy việc đánh giá đột xuất là cần thiết thì tổ chức chứng nhận phải đảm bảo:

+) Mô tả và làm rõ trước với Tổ chức được chứng nhận những điều kiện để tiến hành cuộc đánh giá đặc biệt; và

+) Cẩn trọng trong việc chỉ định đoàn đánh giá.

THAY ĐỔI YÊU CẦU CHỨNG NHẬN

Trong việc chứng nhận ISO sẽ có thể xảy ra trường hợp thay đổi yêu cầu chứng nhận. Khi có sự thay đổi yêu cầu chứng nhận như thay đổi tên tiêu chuẩn, qui định hay thủ tục thì tổ chức chứng nhận cần thông báo cho Tổ chức/ doanh nghiệp được chứng nhận về những thay đổi này và xác định rõ khoảng thời gian cho tổ chức/ doanh nghiệp điều chỉnh lại các quá trình, thủ tục cho phù hợp với các yêu càu thay đổi.

YÊU CẦU THAY ĐỔI CHỨNG NHẬN

Công việc tiếp theo mà tổ chức chứng nhận cần làm là thẩm tra xác nhận rằng từng Tổ chức được chứng nhận tuân thủ với các yêu cầu mới. Nếu Tổ chức được chứng nhận vẫn không có khả năng đáp ứng các yêu cầu thay đổi khi hết hạn thời gian chuyển đổi, tổ chức chứng nhận phải thực hiện một trong những hành động sau:

a) Đình chỉ chứng nhận;
b) Hủy bỏ chứng nhận;
c) Từ chối cấp lại chứng nhận; hoặc
d) Thu hẹp phạm vi chứng nhận.

Tổ chức chứng nhận cần phải thông báo quyết định và lý do cho Tổ chức bằng văn bản.

ĐÌNH CHỈ, HỦY BỎ HOẶC THU HẸP CHỨNG NHẬN ISO

► Tổ chức chứng nhận phải đình chỉ chứng nhận trong các trường hợp:

a) Hệ thống quản lý của Tổ chức đã được chứng nhận không đáp ứng yêu cầu chứng nhận bao gồm cả yêu cầu về hiệu lực của hệ thống quản lý ở mức độ nghiêm trọng hoặc trong thời gian kéo dài liên lục;
b) Tổ chức được chứng nhận không đảm bảo các cuộc giám sát hoặc đánh giá lại định kỳ được thực hiện theo tần suất yêu cầu; hoặc
c) Tổ chức được chứng nhận tự nguyện yêu cầu đình chỉ.

Tổ chức chứng nhận cần phải thông báo cho Tổ chức được chứng nhận về việc đình chỉ và yêu cầu có hành động khắc phục trong khoảng thời gian nhất định. Việc đình chỉ chứng nhận phải được công bố công khai.

► Sau thời hạn đình chỉ chứng nhận, tổ chức chứng nhận phải tiến hành xem tất cả các bằng chứng thích hợp để:

a) Khôi phục chứng nhận
b) Hủy bỏ chứng nhận nếu Tổ chức không giải quyết được các vấn đề dẫn tới sự đình chỉ chứng nhận trong một khoảng thời gian xác định hoặc thực hiện các hành động được như quy định tại mục 4.4.

Tổ chức chứng nhận phải thu hẹp phạm vi chứng nhận đối với những hoạt động không đáp ứng yêu cầu, khi những hoạt động thuộc phạm vi chứng nhận này liên tục hoặc có vi phạm nghiêm trọng đối với các yêu cầu chứng nhận.

► Tổ chức chứng nhận phải hủy bỏ chứng nhận và tất cả thỏa thuận về việc sử dụng Giấy chứng nhận và Dấu chứng nhận trong những trường hợp sau:

a) Như quy định tại mục 4.3;
b) Tổ chức bị phá sản; hoặc
c) Theo đề nghị của Tổ chức.

Khi được yêu cầu,tổ chức chứng nhận phải thông báo chính xác tình trạng chứng nhận của Tổ chức khi việc chứng nhận này bị đình chỉ, hủy bỏ hay thu hẹp phạm vi.

TẠI SAO NÊN LÀM VIỆC VỚI KNA CERT ?

KNA CERTIFICATION (KNA Cert) là tổ chức Đào tạo và Chứng nhận Hệ thống quản lý, được ra đời, phát triển và NHẬN DIỆN thương hiệu dựa trên 2 nguyên tắc cốt lõi của hoạt động chứng nhận: Knowledge & Assurance (KNA). Qua đó, KNA Cert thấu hiểu vai trò quan trọng, xu thế thời đại cũng như luôn quan tâm tới định vị và phát triển tri thức tổ chức; đồng thời lấy đảm bảo sự phù hợp là nguyên tắc hoạt động ngành nghề.

Với nỗ lực không ngừng, KNA Cert mong muốn hướng đến cải tiến chất lượng cho khách hàng và cho chính bản thân Chúng tôi. Đó cũng là tiền đề để “ Quality Innovation” trở thành Slogan xuyên suốt quá trình hoạt động, như một lời cam kết về chính sách chất lượng của tổ chức.