Trong ngành chứng nhận về hệ thống quản lý thường có nhiều thuật ngữ, khái niệm mà người đọc thường gặp phải. Để thuận tiện hơn cho việc hiểu nghĩa của những thuật ngữ đó KNA xin chia sẻ bạn một số thuật ngữ, định nghĩa hay dùng để bạn nắm được.

Hành động khắc phục là gì?

• Hành động khắc phục là “Hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp  nhằm ngăn ngừa việc tái diễn”.

Sổ tay chất lượng là gì? 

• Sổ tay chất lượng là “Quy định về hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức”. 

Đánh giá là gì? 

• Đánh giá là “Quá trình có hệ thống, độc lập và được lập thành văn bản để thu được bằng chứng khách quan và xem xét đánh giá chúng một cách khách quan để xác định mức độ thực hiện các chuẩn mực đánh giá”. 

Thủ tục/quy trình là gì? 

• Thủ tục/quy trình là “Cách thức xác định để thực hiện một hoạt động hay quá trình”. 

Sự phù hợp là gì? 

• Sự phù hợp là “Việc đáp ứng một yêu cầu”.

Sự không phù hợp là gì? 

• Sự không phù hợp là “Sự không đáp ứng một yêu cầu”.

Chuẩn mực đánh giá là gì?

• Chuẩn mực đánh giá là "Tập hợp các chính sách, thủ tục hoặc yêu cầu được sử dụng làm chuẩn theo đó so sánh các bằng chứng khách quan". 

Chính sách chất lượng là gì? 

• Chính sách chất lượng là “Chính sách liên quan đến chất lượng”. 

Sản phẩm là gì? 

• Sản phẩm là Đầu ra của một tổ chức có thể được tạo ra mà không thực hiện bất kỳ giao dịch nào giữa tổ chức và khách hàng.

Việc sản xuất một sản phẩm đạt được mà không cần thực hiện bất kỳ giao dịch nào giữa nhà cung cấp và khách hàng, nhưng thường có thể đòi hỏi yếu tố dịch vụ này khi chuyển giao sản phẩm cho khách hàng.

• Thành phần chủ đạo của sản phẩm thường hữu hình.

Phần cứng là hữu hình và lượng của nó là đặc tính có thể đếm được (ví dụ lốp xe). Vật liệu đã được chế biến là hữu hình và lượng của chúng là đặc tính liên tục (ví dụ nhiên liệu và đồ uống không cồn). Phần cứng và vật liệu đã được chế biến thường được coi là hàng hóa. Phần mềm bao gồm thông tin bất kể phương tiện chuyển giao là gì (ví dụ chương trình máy tính, ứng dụng điện thoại di động, hướng dẫn sử dụng, nội dung từ điển, bản quyền soạn nhạc, giấy phép lái xe).

(TCVN ISO 9000:2015)

Hành động phòng ngừa là gì? 

• Hành động phòng ngừa là “Hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp (3.6.9) tiềm ẩn hoặc các tình huống không mong muốn tiềm ẩn khác”. 

(TCVN ISO 9000:2015)

Chứng nhận là gì?

• Chứng nhận là Xác nhận sự phù hợp của bên thứ ba đối với các sản phẩm, quá trình, hệ thống hoặc chuyên gia. 

(TCVN ISO/IEC 17000: 2005)

Thừa nhận là gì? 

• Thừa nhận các kết quả đánh giá sự phù hợp là việc công nhận hiệu lực của một kết quả đánh giá sự phù hợp do người khác hoặc tổ chức khác đưa ra. 

(TCVN ISO/IEC 17000: 2005)

Hệ thống quản lý chất lượng là gì? 

• Hệ thống quản lý chất lượng là “Phần của hệ thống quản lý liên quan đến chất lượng”.

(TCVN ISO 9000: 2015)

Quá trình là gì?

• Quá trình là “Tập hợp các hoạt động có liên quan hoặc tương tác lẫn nhau, sử dụng đầu vào để cho ra kết quả dự kiến”.

(TCVN ISO 9000:2015)

Thủ tục/quy trình là gì?

• Thủ tục/quy trình là “Cách thức xác định để thực hiện một hoạt động hay quá trình”. 

(TCVN ISO 9000:2015)

Yêu cầu là gì?

• Yêu cầu là Nhu cầu hoặc mong đợi được tuyên bố, ngầm hiểu chung hoặc bắt buộc. “Ngầm hiểu chung” nghĩa là đối với tổ chức và các bên quan tâm nhu cầu hoặc mong đợi được coi là ngầm hiểu mang tính thông lệ hoặc thực hành chung.

Yêu cầu được quy định là yêu cầu đã được công bố, ví dụ trong thông tin dạng văn bản. Một định ngữ có thể được sử dụng để biểu thị một loại yêu cầu cụ thể, ví dụ yêu cầu đối với sản phẩm, yêu cầu đối với quản lý chất lượng, yêu cầu của khách hàng, yêu cầu chất lượng.

• Yêu cầu có thể do các bên quan tâm khác nhau hoặc do chính tổ chức đề ra.

(TCVN ISO 9000:2015)

Công bố là gì? 

• Công bố là xác nhận sự phù hợp của bên thứ nhất.

(TCVN ISO/IEC 17000:2005)

Hệ thống quản lý là gì? 

• Hệ thống quản lý là “Tập hợp các yếu tố có liên quan hoặc tương tác lẫn nhau của tổ chức để thiết lập chính sách, mục tiêu và các quá trình để đạt được các mục tiêu đó.

Một hệ thống quản lý có thể giải quyết một hay nhiều lĩnh vực, ví dụ quản lý chất lượng; quản lý tài chính hoặc quản lý môi trường.

Các yếu tố của hệ thống quản lý chất lượng thiết lập cơ cấu, vai trò và trách nhiệm, việc hoạch định, vận hành, chính sách, thực hành, quy tắc, niềm tin, mục tiêu của tổ chức và các quá trình để đạt được những mục tiêu đó.

Phạm vi của hệ thống quản lý có thể bao gồm toàn bộ tổ chức, các chức năng cụ thể được nhận biết trong tổ chức, các bộ phận cụ thể được nhận biết của tổ chức, hoặc một hay nhiều chức năng xuyên suốt một nhóm tổ chức.

(TCVN-ISO-9000-2015)

Giám định là gì? 

• Giám định là xem xét thiết kế sản phẩm, sản phẩm, quá trình hoặc thiết trí và xác định sự phù hợp với các yêu cầu cụ thể hoặc xác định sự phù hợp với các yêu cầu chung trên cơ sở đánh giá của các chuyên gia. (TCVN ISO/IEC 17000:2005)

Thử nghiệm là gì?

• Thử nghiệm là xác định một hay nhiều đặc tính của một đối tượng đánh giá sự phù hợp theo một thủ tục/quy trình. (TCVN ISO/IEC 17000:2005)

Đánh giá sự phù hợp là gì? 

“Đánh giá sự phù hợp là việc xác định đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn và đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật phù hợp với đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý quy định trong tiêu chuẩn tương ứng và quy chuẩn kỹ thuật tương ứng.

Đánh giá sự phù hợp bao gồm hoạt động thử nghiệm, hiệu chuẩn, giám định, chứng nhận hợp chuẩn, chứng nhận hợp quy, công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy, công nhận năng lực của phòng thử nghiệm, phòng hiệu chuẩn, tổ chức chứng nhận sự phù hợp, tổ chức giám định”. 

(Khoản 5 Điều 3, Luật TC&QC Kỹ thuật)

Quy chuẩn kỹ thuật là gì ?

• Quy chuẩn kỹ thuật là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủ để bảo đảm an toàn, vệ sinh, sức khoẻ con người; bảo vệ động vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích và an ninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu khác.

Quy chuẩn kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dưới dạng văn bản để bắt buộc áp dụng. (Luật TC&QC Kỹ thuật).

Công bố hợp chuẩn là gì ? 

• Công bố hợp chuẩn là việc tổ chức, cá nhân tự công bố đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng. (Luật TC&QC Kỹ thuật).

Chứng nhận hợp quy là gì ?

• Chứng nhận hợp quy là việc xác nhận đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. (Luật TC&QC Kỹ thuật)

Chứng nhận hợp chuẩn là gì ? 

• Chứng nhận hợp chuẩn là việc xác nhận đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng. (Luật TC&QC Kỹ thuật)

Công bố hợp quy là gì? 

• Công bố hợp quy là việc tổ chức, cá nhân tự công bố đối tượng của hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. (Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật)