Tiêu chuẩn ISO 22000 - nâng cao sức cạnh tranh cho doanh nghiệp
Có thể thấy được việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 22000 về Hệ thống An toàn Thực phẩm từ lâu đã giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo được sự uy tín cũng như...
Bảng Kanban – Kanban Board là yếu tố cốt lõi tạo nên sự thành công của Phương pháp Kanban. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ Kanban Board là gì?
KANBAN BOARD LÀ GÌ?
“Kanban Board” dịch sang tiếng Việt là “Bảng Kanban”. Bảng Kanban là một công cụ quản lý dự án linh hoạt được thiết kế để giúp trực quan hóa công việc, hạn chế những công việc dang dở và tối đa hóa hiệu quả hoặc quy trình. Kanban Board có thể giúp cả nhóm nhanh nhẹn hơn khi thiết lập trật tự trong công việc hàng ngày của họ. Bảng Kanban sử dụng thẻ, cột và cải tiến liên tục để giúp nhóm thực hiện đúng khối lượng công việc và hoàn thành công việc theo cam kết ban đầu.
→ Xem thêm Hệ thống Kanban
Một trong những điều đầu tiên bạn sẽ nhận thấy về bảng Kanban là các tín hiệu hình ảnh (hình dán, vé, hình vẽ hoặc hình thức khác). Các nhóm Kanban viết tất cả các dự án và hạng mục công việc của họ lên thẻ, thường là một trên mỗi thẻ. Có thể coi mỗi thẻ gói gọn một câu chuyện của người dùng tấm thể đó. Khi đã ở trên bảng, những tín hiệu hình ảnh này giúp đồng đội và các bên liên quan nhanh chóng hiểu được nhóm đang làm việc gì.
Một dấu hiệu khác của bảng Kanban là các cột. Mỗi cột đại diện cho một hoạt động cụ thể cùng nhau tạo nên một “quy trình làm việc”. Các thẻ luân chuyển qua quy trình làm việc cho đến khi hoàn thành. Quy trình công việc thể hiện qua mỗi cột có thể đơn giản như “Việc cần làm”, “Đang tiến hành”, “Hoàn thành” hoặc phức tạp hơn nhiều.
Giới hạn WIP là số lượng thẻ tối đa có thể nằm trong một cột tại bất kỳ thời điểm nào. Ví dụ một cột có giới hạn WIP là 3 công việc và không được có nhiều hơn 3 thẻ trong đó. Khi cột được "tối đa hóa", nhóm cần tập hợp các thẻ đó và di chuyển chúng về phía trước trước khi các thẻ mới có thể chuyển sang giai đoạn đó của quy trình làm việc. Các giới hạn WIP này rất quan trọng để giải quyết các tắc nghẽn trong quy trình làm việc và tối đa hóa quy trình. Giới hạn WIP cung cấp cho bạn một dấu hiệu cảnh báo sớm rằng bạn đã và đang làm quá nhiều việc.
Các nhóm Kanban thường có một công việc tồn đọng cho ban quản lý của họ. Đây là nơi khách hàng và đồng đội đưa ra ý tưởng cho các dự án mà nhóm có thể chọn khi họ sẵn sàng. Điểm cam kết là thời điểm mà nhóm chọn ra một ý tưởng và công việc bắt đầu với dự án.
Điểm giao hàng là điểm kết thúc quy trình làm việc của nhóm Kanban. Đối với hầu hết các đội, điểm giao hàng là khi sản phẩm hoặc dịch vụ đến tay khách hàng. Mục tiêu của nhóm là đưa thẻ từ điểm cam kết đến điểm giao hàng nhanh nhất có thể. Thời gian trôi qua giữa hai thời gian được gọi là Thời gian chờ. Các đội Kanban đang liên tục cải tiến để giảm thời gian dẫn của họ nhiều nhất có thể.
Bảng Kanban đơn giản nhất là bảng vật lý được chia thành các cột dọc. Các đội đánh dấu trên bảng trắng hoặc bảng đen và dán các giấy ghi chú lên bảng. Những ghi chú dính này được di chuyển qua quy trình làm việc và thể hiện sự tiến bộ.
Ưu điểm của bảng Kanban vật lý là nó đơn giản để thiết lập, đơn giản để chỉ cho người khác và thường là cách tốt hơn để giao tiếp với một số nhóm nhất định. Tuy nhiên, bảng vật lý không lý tưởng cho những đội mà các thành viên ở xa nhau hoặc không phù hợp cho những người có chữ viết tay khó đọc.
Khi hệ thống Kanban được sử dụng trong các đội phần mềm và kỹ thuật, các bảng Kanban đã trải qua một quá trình chuyển đổi kỹ thuật số. Bảng kỹ thuật số cho phép các nhóm không cần chia sẻ không gian văn phòng thực mà có thể sử dụng bảng Kanban từ xa một cách đồng bộ.
Ví dụ: Trello là phần mềm nhanh chóng và đơn giản để tạo bảng Kanban kỹ thuật số. Việc thiết lập chỉ bao gồm một vài cú nhấp chuột để tạo danh sách kỹ thuật số, đại diện cho các giai đoạn của quy trình Kanban của bạn, trên giao diện bảng mà cả nhóm của bạn có thể truy cập và quản lý. Bạn có thể tạo danh sách cho “Công việc tồn đọng”, “Tiếp theo”, “Đang tiến hành” và “Đã xong!” Mỗi nhiệm vụ được tổ chức dưới dạng một thẻ, bạn sẽ di chuyển qua các danh sách khi chúng được xếp hàng đợi, thực hiện và hoàn thành.
Ưu điểm của bảng Kanban kỹ thuật số như thế này là tốc độ thiết lập nhanh chóng, dễ dàng chia sẻ thông tin với người khác, có khả năng theo dõi vô số cuộc trò chuyện và nhận xét khi dự án tiến triển. Bất kể thành viên trong nhóm đăng ký ở đâu hoặc khi nào trên bảng Kanban, họ sẽ thấy trạng thái cập nhật nhất của dự án. Ngoài ra, bạn thậm chí có thể sử dụng quy trình làm việc qua bảng Kanban kỹ thuật số cho những việc cần làm cá nhân của mình.
Một số bảng Kanban kỹ thuật số đơn giản nhưng một số bảng khác phức tạp hơn và có thể tùy chỉnh. Các nhóm yêu cầu chức năng bổ sung như Giới hạn WIP và Biểu đồ kiểm soát nên chọn một công cụ mạnh mẽ hơn như Jira Software để tạo bảng Kanban kỹ thuật số. Jira xuất hiện với một mẫu dự án Kanban giúp việc thành lập và vận hành một nhóm kanban trở nên dễ dàng. Nhóm có thể tham gia vào dự án và sau đó tùy chỉnh quy trình làm việc và bảng của họ, đặt giới hạn WIP, tạo đường ngang và thậm chí bật công việc tồn đọng nếu họ cần cách ưu tiên tốt hơn.
Bước 1: Vạch ra quy trình của bạn.
Hãy vạch ra quy trình của bạn trên một tờ giấy trước khi đưa nó lên bảng vật lý. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Ở bước này hãy vạch ra điểm bắt đầu và kết thúc của quy trình trước tiên sẽ dễ dàng hơn. Sau đó, bạn có thể phân tích ngược lại từ hai điểm này cho đến khi gặp nhau ở giữa.
Bước 2: Phân mã màu dựa trên các loại hạng mục công việc.
Hãy suy nghĩ về các loại công việc bạn làm về các loại dịch vụ và phản ánh chúng vào các ghi chú với các màu sắc khác nhau.
Bước 3: Vẽ các cột và điền tiêu đề
Dùng các nét thẳng vẽ các cột của bảng để đại diện cho các nhóm công việc trên bảng của bạn và điền tiêu đề tương ứng cho từng cột
Bước 4: Hình dung công việc của bạn
Viết ra từng hạng mục công việc trên giấy ghi chú và gắn vào bảng Kanban.
Bước 5: Di chuyển thẻ Kanban trong bảng
Với mỗi một nhiệm vụ đang được triển khai hoặc đã hoàn thành, cần di chuyển thẻ Kanban đại diện cho nhiệm vụ đó vào vị trí cột tương ứng trong bảng Kanban để kiểm soát tiến độ quy trình
Có nhiều phần mềm khác nhau để tạo bảng Kanban kỹ thuật số. Hãy xem xét hướng dẫn của mỗi phần mềm để biết cách sử dụng.
Việc sử dụng bảng Kanban cho mọi dự án cho phép mỗi thành viên trong nhóm có sự linh hoạt cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Bản chất trực quan của Kanban Board cho phép mọi người thấy những gì cần phải hoàn thành và thời gian hoàn thành.
Với quy trình làm việc được cải thiện bắt nguồn từ việc sử dụng bảng Kanban, thời gian chết được giảm đáng kể. Việc phân phối công việc và các quy trình phân phối của nhóm nhanh hơn và cân bằng hơn.
Bảng Kanban nhấn mạnh sự giao tiếp thường xuyên và đối thoại mạnh mẽ giữa các thành viên trong nhóm. Điều này giúp nâng cao năng suất, hiệu quả. Ngoài ra, cốt lõi của Kanban là thúc đẩy và thực hành cải tiến liên tục.
----------------------------------------------------------------------------------------------------
Để biết thêm thông tin chi tiết về Bảng Kanban – Kanban Board là gì, Quý Doanh Nghiệp vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số hotline: 093.2211.786 hoặc Email: salesmanager@knacert.com
Có thể thấy được việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 22000 về Hệ thống An toàn Thực phẩm từ lâu đã giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo được sự uy tín cũng như...
Thực hiện theo quy định của Nhà nước về chế độ nghỉ Lễ, Tết năm 2024. Căn cứ vào tình hình thực tế của Công ty, Ban Giám đốc Công ty thông báo đến toàn thể khác...
Hiện trên Thế giới có 46 quốc gia, 35 vùng lãnh thổ đã áp dụng định giá carbon với sự tham gia của hàng chục ngàn doanh nghiệp, nước tính nguồn thu từ tín chỉ c...
Công ty TNHH Sản xuất ISCVINA là Doanh Nghiệp làm trong ngành Điện tử có tiếng tại tỉnh Vĩnh Phúc. Mới đây Công ty TNHH Sản xuất ISCVINA đã được KNA Cert cấp ch...
Là doanh nghiệp chuyên Gia công cơ khí mới đây Công ty TNHH Lắp đặt thiết bị Thiên Ân HC đã đạt được chứng nhận ISO 45001 cho Hệ thống Quản lý An toàn Sức khỏe....
