Biểu mẫu HACCP là một thuật ngữ không hề xa lạ với những doanh nghiệp đang triển khai hệ thống HACCP. Vậy biểu mẫu HACCP là gì? Những biểu mẫu HACCP phổ biến bao gồm những biểu mẫu nào? Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu qua bài viết dưới đây.  

Biểu mẫu là gì? Biểu mẫu HACCP là gì? 

Biểu mẫu là gì? 

Biểu mẫu là một loại tài liệu chứa các khoảng trắng hoặc ô chọn để ghi hoặc chọn thông tin, thường dùng cho những loại tài liệu có nội dung tương tự nhau. Biểu mẫu bao gồm các phần in sẵn cố định, giúp chuẩn hóa việc thu thập và cung cấp thông tin. Với mục đích chính là thu thập và cung cấp thông tin hoặc kết hợp cả hai, biểu mẫu là công cụ quan trọng trong nhiều hoạt động thường ngày. 

Dù là trong y tế khi điền đơn đăng ký khám chữa bệnh, khi đăng ký tham gia một hội thảo, hoặc tham gia khảo sát đánh giá chất lượng dịch vụ tại nhà hàng, biểu mẫu hiện diện ở mọi lĩnh vực và đóng vai trò hỗ trợ quy trình làm việc, đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng truy xuất thông tin. 

Biểu mẫu HACCP là gì? 

Biểu mẫu HACCP là các tài liệu chuẩn hóa được thiết kế để hỗ trợ quá trình triển khai và duy trì hệ thống quản lý An toàn thực phẩm theo tiêu chuẩn HACCP. Các biểu mẫu này giúp thu thập, ghi chép và tổ chức thông tin liên quan đến việc phân tích mối nguy, kiểm soát các điểm tới hạn và đảm bảo toàn bộ quy trình sản xuất thực phẩm tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn. Mỗi biểu mẫu trong hệ thống HACCP có một vai trò cụ thể, từ mô tả chi tiết sản phẩm đến ghi nhận các hoạt động giám sát, xác minh và khắc phục, giúp kiểm soát và duy trì an toàn thực phẩm một cách hiệu quả. 

Khi triển khai hệ thống HACCP, doanh nghiệp sẽ  cần sử dụng rất nhiều những biểu mẫu mang những chức năng khác nhau. Và dưới đây là một số biểu mẫu HACCP thường được sử dụng nhiều:  

• Bảng mô tả sản phẩm HACCP: Mô tả chi tiết về sản phẩm, bao gồm thành phần, cách bảo quản, thời gian sử dụng và các yêu cầu khác. 

• Bảng tổng hợp kế hoạch HACCP: Tổng hợp các bước và quy trình chính trong hệ thống HACCP, bao gồm thông tin về các điểm kiểm soát tới hạn (CCP), giới hạn tới hạn, và quy trình giám sát. 

• Bảng hỏi kiểm định HACCP: Cung cấp các câu hỏi kiểm tra liên quan đến việc thực hiện và tuân thủ các quy trình HACCP trong sản xuất. 

• Bảng phân tích mối nguy HACCP: Liệt kê và phân tích các mối nguy sinh học, hóa học và vật lý có thể ảnh hưởng đến sản phẩm ở từng công đoạn sản xuất. 

• Biểu mẫu xác định Điểm kiểm soát tới hạn (CCP): Xác định các điểm quan trọng trong quy trình sản xuất cần kiểm soát để loại trừ hoặc giảm thiểu các mối nguy. 

• Biểu mẫu xác lập Giới hạn tới hạn: Ghi nhận các giới hạn cụ thể tại từng CCP (ví dụ: nhiệt độ, thời gian, pH), đảm bảo quy trình ở trạng thái an toàn. 

• Biểu mẫu giám sát CCP: Ghi chép quá trình giám sát các CCP, bao gồm các thông số quan sát được và thời gian giám sát. 

• Biểu mẫu hành động khắc phục: Ghi nhận các biện pháp khắc phục khi một CCP vượt qua giới hạn tới hạn, để đảm bảo an toàn sản phẩm và duy trì kiểm soát. 

• Biểu mẫu xác minh và đánh giá HACCP: Ghi nhận các hoạt động xác minh định kỳ, kiểm tra tính hiệu quả và sự tuân thủ của hệ thống HACCP. 

• Biểu mẫu lưu trữ hồ sơ và tài liệu HACCP: Hướng dẫn cách lưu trữ và quản lý các hồ sơ HACCP để đảm bảo khả năng truy xuất và tuân thủ các yêu cầu về an toàn thực phẩm. 

• Biểu mẫu đào tạo nhân viên về HACCP: Lưu trữ thông tin về các buổi đào tạo, nội dung đào tạo và danh sách nhân viên đã được đào tạo về hệ thống HACCP. 

• Bảng kiểm soát quy trình sản xuất: Theo dõi và ghi chép quy trình sản xuất, bao gồm các thông số vận hành để đảm bảo sản phẩm cuối cùng an toàn. 

Ví dụ về biểu mẫu phân tích mối nguy HACCP 

Những lưu ý để việc sử dụng hệ thống biểu mẫu HACCP được hiệu quả  

Để hệ thống các biểu mẫu HACCP được sử dụng hiệu quả, tổ chức thực hiện cần tuân theo một số nguyên tắc và thực hiện các bước cụ thể nhằm đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và linh hoạt trong quá trình triển khai. Dưới đây là một số cách giúp các biểu mẫu HACCP phát huy hiệu quả tối đa: 

1. Đảm bảo sự đồng nhất trong việc sử dụng biểu mẫu 

• Tiêu chuẩn hóa biểu mẫu: Tất cả các biểu mẫu cần được thiết kế một cách thống nhất và rõ ràng, tránh sự khác biệt giữa các bộ phận hoặc các nhân viên thực hiện. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi thông tin được ghi nhận chính xác và dễ hiểu. 
• Đảm bảo tính đầy đủ: Các biểu mẫu phải có tất cả các mục cần thiết để thu thập thông tin. Điều này giúp đảm bảo rằng không có dữ liệu quan trọng nào bị bỏ sót, từ đó giúp việc phân tích và xử lý thông tin dễ dàng hơn. 

2. Đào tạo nhân viên sử dụng biểu mẫu 

• Cung cấp những buổi đào tạo đầy đủ và thường xuyên: Doanh nghiệp cần cung cấp đào tạo cho tất cả nhân viên về cách sử dụng các biểu mẫu tiêu chuẩn HACCP một cách chính xác và đầy đủ. Nhân viên cần hiểu rõ mục đích của từng biểu mẫu và các yêu cầu cụ thể khi điền vào chúng. 

• Kiểm tra việc thực hiện: Doanh nghiệp cần kiểm tra định kỳ việc thực hiện các biểu mẫu để đảm bảo rằng nhân viên đang sử dụng đúng cách. Các lỗi thường gặp cần được nhấn mạnh trong các khóa đào tạo bổ sung. 

3. Quản lý và giám sát biểu mẫu 

• Theo dõi và giám sát liên tục: Các biểu mẫu cần được theo dõi thường xuyên để kiểm tra xem có bị sai sót hay không. Việc giám sát này giúp phát hiện sớm các vấn đề và điều chỉnh kịp thời. 

• Xác nhận thông tin: Các biểu mẫu cần được xác minh và kiểm tra để đảm bảo tính chính xác. Việc kiểm tra này có thể được thực hiện bởi các trưởng bộ phận hoặc người chịu trách nhiệm về hệ thống HACCP. 

4. Duy trì hồ sơ và tài liệu HACCP 

• Lưu trữ hồ sơ hợp lý: Các biểu mẫu đã điền cần được lưu trữ một cách có hệ thống để dễ dàng truy xuất khi cần. Việc quản lý hồ sơ giúp đảm bảo tính minh bạch, dễ kiểm tra và đánh giá. 

• Tuân thủ các yêu cầu lưu trữ: Các tài liệu HACCP phải được lưu trữ theo các yêu cầu pháp lý hoặc tiêu chuẩn liên quan (chẳng hạn như ISO 22000, FDA, hoặc các tiêu chuẩn quốc gia), bao gồm thời gian lưu trữ và phương thức lưu trữ an toàn. 

5. Đánh giá và cải tiến quy trình sử dụng biểu mẫu 

• Đánh giá hiệu quả sử dụng biểu mẫu: Định kỳ đánh giá hiệu quả của hệ thống biểu mẫu trong việc giúp tổ chức quản lý mối nguy an toàn thực phẩm. Việc này có thể thực hiện qua các cuộc họp nội bộ hoặc các cuộc kiểm tra nội bộ. 

• Cải tiến liên tục: Các biểu mẫu cần được điều chỉnh và cải tiến dựa trên kết quả đánh giá và phản hồi từ người sử dụng. Việc cập nhật biểu mẫu nhằm cải thiện tính hiệu quả và khắc phục các vấn đề phát sinh trong thực tế. 

6. Tích hợp công nghệ vào việc sử dụng biểu mẫu 

• Sử dụng phần mềm hỗ trợ: Các tổ chức có thể sử các phần mềm quản lý tài liệu để tự động hóa quá trình điền và quản lý biểu mẫu. Phần mềm có thể giúp giảm thiểu sai sót trong việc nhập liệu, lưu trữ và truy xuất dữ liệu. 

• Sử dụng công nghệ di động: Sử dụng các ứng dụng di động hoặc thiết bị di động để nhân viên dễ dàng điền và gửi biểu mẫu, đặc biệt trong các nhà máy sản xuất lớn hoặc trong môi trường làm việc di động. 

7. Kết hợp với các quy trình HACCP khác 

• Tích hợp các biểu mẫu với quy trình HACCP: Các biểu mẫu phải phù hợp và liên kết với các quy trình HACCP trong việc giám sát và kiểm soát mối nguy. Ví dụ, việc sử dụng biểu mẫu giám sát CCP cần liên kết với các bước phân tích mối nguy và hành động khắc phục khi cần thiết. 

8. Cải thiện truyền đạt thông tin giữa các bộ phận 

• Thông báo và truyền thông rõ ràng: Doanh nghiệp cần có một hệ thống thông báo rõ ràng giữa các bộ phận để đảm bảo mọi thay đổi trong việc sử dụng biểu mẫu được thông báo kịp thời. Điều này sẽ giúp duy trì sự phối hợp hiệu quả trong toàn bộ quy trình HACCP. 

Và trên đây là bài viết “Biểu mẫu HACCP là gì? Một số loại biểu mẫu HACCP” do KNACERT chia sẻ. Vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0932.211.786 hoặc Email: salesmanager@knacert.com nếu bạn có thắc mắc về nội dung bài viết hoặc muốn làm chứng nhận haccp để được giải đáp.