Vì lợi ích của việc cải tiến liên tục, nhiều nhà quản lý và chủ doanh nghiệp muốn thực hiện Kaizen trong tổ chức của họ. Dưới đây là các bước thực hiện Kaizen.

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN KAIZEN 1: THU HÚT NHÂN VIÊN CỦA BẠN THAM GIA

Để bắt đầu, bạn cần có sự tham gia của nhân viên vì Kaizen hướng tới việc trao quyền cho nhân viên của mình. Ví dụ: Nếu giám đốc điều hành dịch vụ khách hàng có phản hồi về việc cải thiện quy trình, thì phản hồi của anh ta có thể được các nhà quản lý lắng nghe và anh ta có thể chịu trách nhiệm riêng về việc thực hiện thay đổi trong tổ chức.

Để thực hiện Kaizen, bạn cần nhân viên của mình tham gia và có động lực. Sự hợp tác đầy đủ của nhân viên và thông tin liên lạc giữa cấp quản lý và nhân viên là rất quan trọng trong các bước thực hiện Kaizen.

Kaizen có khái niệm về Vòng tròn chất lượng trong đó các vòng tròn cụ thể gồm các nhân viên từ những bộ phận khác nhau, những người chịu trách nhiệm cải tiến toàn diện công ty một cách dần dần.

Do đó, bạn bắt buộc phải cho nhân viên tham gia ngay từ bước đầu tiên, tìm ra vấn đề và sau đó trao quyền cho họ trong các bước tiếp theo.

BƯỚC THỰC HIỆN KAIZEN 2: TÌM SỰ CỐ

Bước thứ hai để thực hiện Kaizen là chấp nhận và tìm ra các vấn đề trong tổ chức của bạn. Đối với điều này, bạn cần thu thập phản hồi từ phóa các nhân viên. Bạn có thể liệt kê tất cả các quy trình trong tổ chức mà bạn cho rằng cần phải cải tiến. Đó có thể là bộ phận dịch vụ khách hàng, bộ phận sản xuất, bộ phận tài chính hoặc bất kỳ nơi nào khác cần thay đổi. Nếu vấn đề quá nhiều, để quản lý tốt hơn, bạn có thể liệt kê ra 10 vấn đề ưu tiên và sau đó xử lý chúng trước. Hãy nhớ rằng, Kaizen là một quá trình liên tục và bạn sẽ quay lại với những vấn đề còn lại sau đó. Nhưng cần phải bắt đầu với một số vấn đề nhỏ và sau đó tiếp tục cải thiện.

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN KAIZEN 3: SUY NGHĨ & TÌM GIẢI PHÁP

Nhà quản lý có thể tạo ra các nhóm nhân viên sáng tạo, những người có kinh nghiệm và những nhân viên này có thể tập trung vào việc giải quyết vấn đề. Họ có thể phải dành thời gian cụ thể để tìm giải pháp cho những vấn đề mà công ty đang gặp phải.

Các giải pháp nên được đưa ra một cách thoải mái và sáng tạo và không loại bỏ bất kỳ đề xuất nào vì nó có thể áp dụng sau đó, ngay cả khi nó không được sử dụng và triển khai hoàn toàn tại thời điểm bây giờ. Viết ra các giải pháp và bằng kinh nghiệm của riêng bạn cũng như kinh nghiệm của nhóm, hãy liệt kê các đề xuất hợp lý nhất. Sau đó, bạn có thể lấy những đề xuất này để thực hiện.

BƯỚC THỰC HIỆN KAIZEN 4: THỰC HIỆN

Thực hiện quy mô nhỏ là cách tốt nhất để thử nghiệm các lý thuyết mới, đặc biệt là trong các tổ chức lớn. Nhiều người trì hoãn giai đoạn này do suy nghĩ quá nhiều, tự mãn hoặc thiếu hiểu biết. Họ nghĩ đến việc thực hiện các thay đổi trong toàn tổ chức thay vì thực hiện từng bước nhỏ tại một thời điểm và thực hiện các ý tưởng mới trong môi trường thí điểm (có thể là một văn phòng nhỏ)

Đồng thời, việc thực hiện phải được triển khai một cách có kế hoạch. Nếu các ý tưởng cần phát triển thêm một chút, thì bằng mọi cách, hãy giữ sự hào hứng của bạn và phát triển ý tưởng trước khi triển khai nó trong tổ chức. Tuy nhiên, việc thực hiện có kế hoạch và có kiểm soát là rất quan trọng đối với một ý tưởng để có thể theo dõi kết quả.

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN KAIZEN 5: KIỂM TRA

Là nhà quản lý, bạn cần lựa chọn nhân sự chính xác ở tất cả các điểm, người chịu trách nhiệm thực hiện. Vì vậy, một người quản lý có thể chỉ định nhiệm vụ cho một trưởng nhóm, người có thể triển khai thực hiện trong nhóm, quản lý nhóm, tiếp tục kiểm tra tiến độ và sau đó báo cáo lại cho lãnh đạo. Thỉnh thoảng cần tiến hành đánh giá và kiểm tra tiến độ công việc.

BƯỚC THỰC HIỆN KAIZEN 6: TIÊU CHUẨN HÓA

Nếu kết quả không khả quan, bạn cần quay lại bước thứ 3, cùng với đó là thực hiện một số ý tưởng khác chưa được thực hiện trước đó. Đừng bực bội và cáu kỉnh vì Kaizen có rất nhiều lợi ích và từ từ nhưng chắc chắn bạn sẽ nhận thấy những lợi ích đó. Đây là lý do tại sao bạn chỉ nên thực hiện 10 nhiệm vụ cần cải thiện trong bước thứ 2.

Tuy nhiên, nếu kết quả khả quan và bạn thấy quy trình được cải thiện, thì bằng mọi cách, hãy chuẩn hóa quy trình trên tất cả các phòng ban và trên tất cả các vị trí để tổ chức của bạn hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn. Tiêu chuẩn hóa là lợi ích tốt nhất của việc triển khai Kaizen. Tiêu chuẩn hóa cải thiện tinh thần một cách đáng kể vì nó tiết kiệm thời gian và nhân lực, do đó, làm cho nhân viên hạnh phúc hơn và năng suất hơn. Tiêu chuẩn hóa cũng có nghĩa là trao quyền cho nhân viên của bạn bằng cách thiết lập các quy trình tiêu chuẩn mà họ cần tuân theo và cắt giảm bộ máy hành chính xuống mức tối thiểu.

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN KAIZEN 7: LẶP LẠI

Sau khi đã tối ưu hóa 10 tác vụ mà bạn đã chọn ở bước 2, bạn có thể lặp lại quy trình hoàn chỉnh để có thể tối ưu hóa thêm 10 tác vụ khác. Tinh thần thực sự của Kaizen là “cải tiến liên tục”, “thay đổi chậm và dần dần”. Kaizen thực sự có nghĩa là “Thay đổi là tốt”.

Qua một thời gian, nó trở thành một nét văn hóa trong tổ chức nhằm loại bỏ lãng phí và cải tiến các quy trình để mọi thứ hoạt động tốt. Kaizen trao quyền cho nhân viên của bạn và tạo mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhóm để cả tổ chức có thể hướng tới những cải tiến hơn nữa một cách tổng thể.

Đây là lý do tại sao nhiều công ty Nhật Bản áp dụng quy trình Kaizen và đó là lý do tại sao họ được biết đến như một số công ty năng suất nhất trên thế giới.

Trên đây là 7 bước để triển khai Kaizen trong tổ chức của bạn. Điều quan trọng đối với những bước này là kiên nhẫn, trao quyền và tầm nhìn hướng tới tương lai.

---------------------------------------------------------------------------------------------------

Nếu tổ chức, doanh nghiệp của bạn muốn tìm hiểu chi tiết hơn Các bước thực hiện Kaizen, vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số hotline: 093.2211.786 hoặc Email: salesmanager@knacert.com