Hệ thống HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) được thiết lập để đảm bảo an toàn thực phẩm, giúp các doanh nghiệp sản xuất và chế biến thực phẩm quản lý các mối nguy tiềm ẩn. Trong quá trình triển khai HACCP, việc thẩm tra là một bước cực kỳ quan trọng nhằm đảm bảo rằng hệ thống đang hoạt động hiệu quả. Vậy hồ sơ thẩm tra HACCP cần có những nội dung gì? Bài viết dưới đây do KNA CERT chia sẻ sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng và những lưu ý khi xây dựng hồ sơ thẩm tra. 

Tại sao cần phải thực hiện thẩm tra HACCP? Vai trò của hồ sơ thẩm tra HACCP 

Thẩm tra HACCP là quá trình kiểm tra, đánh giá lại tính hiệu quả của hệ thống HACCP đã được triển khai trong doanh nghiệp. Vai trò của thẩm tra không chỉ là đảm bảo hệ thống đang hoạt động đúng theo kế hoạch, mà còn là cơ sở để điều chỉnh, cải tiến khi có sai sót hoặc các yếu tố mới xuất hiện. 

Hồ sơ thẩm tra HACCP là một bộ tài liệu quan trọng ghi lại toàn bộ quá trình thẩm tra. Nó giúp doanh nghiệp theo dõi, lưu trữ và cập nhật thông tin về quá trình kiểm tra HACCP, từ đó dễ dàng phát hiện các vấn đề và thực hiện các biện pháp khắc phục. 

Vai trò của hồ sơ thẩm tra HACCP: 

• Xác minh hiệu quả: Giúp doanh nghiệp đảm bảo các biện pháp kiểm soát nguy cơ đã được áp dụng một cách chính xác và đầy đủ. 

• Tăng cường độ tin cậy và uy tín cho doanh nghiệp: Hồ sơ thẩm tra HACCP là minh chứng rõ ràng về việc doanh nghiệp cam kết đảm bảo an toàn thực phẩm. Điều này giúp tạo lòng tin đối với khách hàng, đối tác, và các cơ quan chức năng, đồng thời nâng cao uy tín thương hiệu. 

• Cải thiện quản lý nội bộ: Việc duy trì hồ sơ thẩm tra giúp doanh nghiệp có cái nhìn chi tiết về các quy trình sản xuất và các biện pháp kiểm soát. Điều này không chỉ hỗ trợ việc quản lý nội bộ tốt hơn mà còn giúp phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả, đồng bộ hóa quy trình. 

• Hỗ trợ trong trường hợp có sự cố an toàn thực phẩm: Khi có vấn đề xảy ra, hồ sơ thẩm tra HACCP giúp doanh nghiệp nhanh chóng xác định nguồn gốc vấn đề, các biện pháp đã áp dụng và khả năng khắc phục. Điều này giúp giảm thiểu thiệt hại và đảm bảo quá trình truy xuất nguồn gốc dễ dàng. 

• Tối ưu hóa chi phí và nguồn lực: Hồ sơ thẩm tra HACCP giúp doanh nghiệp phân tích và đánh giá các biện pháp kiểm soát nguy cơ, từ đó có thể xác định những bước không hiệu quả hoặc thừa thãi. Điều này giúp tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu chi phí trong quá trình sản xuất. 

• Hỗ trợ quá trình đào tạo và phát triển nhân sự: Hồ sơ này cung cấp các thông tin cụ thể và chi tiết về các biện pháp kiểm soát nguy cơ, quy trình và kết quả thẩm tra, từ đó giúp đào tạo nhân viên mới và phát triển kỹ năng cho nhân viên hiện tại. 

Những nội dung cần có trong hồ sơ thẩm tra HACCP 

Một hồ sơ thẩm tra HACCP đầy đủ và chuẩn xác cần phải bao gồm những nội dung sau: 

• Tóm tắt kế hoạch HACCP: Bao gồm thông tin về các điểm kiểm soát tới hạn (CCP), quy trình phân tích mối nguy, và các biện pháp kiểm soát nguy cơ đã được triển khai. 

• Chi tiết về các hoạt động thẩm tra: Mô tả chi tiết các hoạt động thẩm tra đã thực hiện, bao gồm các phương pháp kiểm tra, tần suất thẩm tra, và kết quả đạt được. 

• Báo cáo về kết quả thẩm tra: Phân tích và đánh giá các số liệu thu thập được trong quá trình thẩm tra. Bao gồm cả kết quả của quá trình giám sát, kiểm tra sản phẩm và môi trường sản xuất. 

• Đề xuất cải tiến: Ghi chú các điểm cần điều chỉnh, cải tiến dựa trên kết quả thẩm tra. Đây là phần quan trọng giúp hệ thống HACCP luôn được cập nhật và hoàn thiện. 

• Lưu trữ dữ liệu và chứng từ liên quan: Bao gồm các hồ sơ giám sát, kết quả kiểm tra từ bên thứ ba (nếu có), cũng như các biên bản họp liên quan đến quá trình thẩm tra. 

Những lưu ý khi sử dụng hồ sơ thẩm tra HACCP 

Khi sử dụng hồ sơ thẩm tra HACCP, doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố sau để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của hồ sơ: 

• Cập nhật thường xuyên: Hồ sơ thẩm tra HACCP cần được cập nhật định kỳ sau mỗi lần thực hiện thẩm tra. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo mọi thông tin luôn phản ánh đúng tình hình thực tế và kịp thời phát hiện các vấn đề phát sinh. 

• Bảo mật thông tin: Hồ sơ thẩm tra chứa đựng nhiều thông tin quan trọng liên quan đến an toàn thực phẩm và hoạt động của doanh nghiệp, do đó cần được bảo mật và chỉ cung cấp cho những người có thẩm quyền. 

• Đào tạo nhân viên: Đảm bảo đội ngũ thực hiện thẩm tra và quản lý hồ sơ được đào tạo đầy đủ về quy trình HACCP cũng như cách ghi chép, lưu trữ thông tin một cách chính xác và khoa học. 

• Kiểm tra tính chính xác: Luôn đảm bảo rằng mọi dữ liệu và báo cáo trong hồ sơ thẩm tra đều được kiểm tra và xác nhận chính xác trước khi lưu trữ hoặc sử dụng cho các mục đích quản lý hoặc báo cáo. 

Việc xây dựng và sử dụng hồ sơ thẩm tra HACCP không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống HACCP, mà còn đáp ứng các yêu cầu về tuân thủ và cải tiến liên tục. Để đảm bảo hồ sơ thẩm tra luôn chính xác và đầy đủ, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật, kiểm tra và đào tạo đội ngũ nhân viên liên quan. 

Qua bài viết này, hy vọng bạn đã có cái nhìn tổng quan về nội dung hồ sơ thẩm tra HACCP và những điều cần lưu ý khi sử dụng. Việc triển khai và quản lý hồ sơ thẩm tra một cách khoa học sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất và đảm bảo an toàn thực phẩm lâu dài. 

Vui lòng liên hệ với KNA CERT qua Hotline: 0932.211.786 hoặc Email: salesmanager@knacert.com nếu bạn có thắc mắc về nội dung bài viết để được giải đáp.