Sổ tay Chất lượng ISO 9001:2015– Tầm Quan Trọng

Khi tổ chức, doanh nghiệp tiến hành xây dựng hệ thống ISO 9001:2015 thì cuốn sổ tay chất lượng như một cuốn cẩm nang giúp định hướng các hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp trong việc thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng.

Định nghĩa Sổ tay chất lượng ISO 9001

Theo “Mục 3.8.8: Sổ tay chất lượng” thuộc Hệ thống tiêu chuẩn ISO 9000 - Bộ tiêu chuẩn Quốc tế liên quan tới quản lý chất lượng được phát triển bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO - International Organization for Standardization) (trang 55 - TCVN ISO 9000:2015), có nêu:

sổ tay chất lượng iso 9001:2015

“Sổ tay chất lượng là tài liệu quy định (3.8.7) về hệ thống chất lượng (3.5.4) của tổ chức (3.2.1).

CHÚ THÍCH 1: Sổ tay chất lượng có thể khác nhau về chi tiết và định dạng để phù hợp với quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức (3.2.1) riêng biệt.”

Cấu trúc cơ bản của sổ tay chất lượng ISO 9001:2015

Mỗi tổ chức, doanh nghiệp khác nhau sẽ theo đuổi mục tiêu chất lượng khác nhau, đồng nghĩa với Sổ tay chất lượng cũng có cấu trúc nội dung khác nhau. Tuy nhiên, trong cấu trúc thông thường của sổ tay chất lượng ISO 9001 có thể bao gồm những mục chính như sau:

Chương 1: Giới thiệu chung về tổ chức

Chương 2: Phạm vi áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng

Chương 3: Chính sách và mục tiêu chất lượng

Chương 4: Trách nhiệm của lãnh đạo

Chương 5: Quản lý nguồn lực

Chương 6: Quy trình cung cấp sản phẩm

Chương 7: Đo lường, phân tích và cải tiến

Giới thiệu chung về tổ chức

Trong sổ tay chất lượng ISO 9001:2015, phần Giới thiệu chung về tổ chức là phần quan trọng, cung cấp thông tin cơ bản về tổ chức, bao gồm:

Tên tổ chức, doanh nghiệp: Tên đầy đủ và tên viết tắt của tổ chức.

Địa chỉ: Địa chỉ trụ sở chính và các chi nhánh (nếu có).

Sứ mệnh, tầm nhìn (nếu có)

Lĩnh vực hoạt động: Nêu rõ lĩnh vực hoạt động chính của tổ chức.

Cấu trúc tổ chức, doanh nghiệp: Sơ đồ mô tả cấu trúc tổ chức, bao gồm các phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận.

Sản phẩm/dịch vụ: Giới thiệu về sản phẩm/dịch vụ chính của tổ chức.

Khách hàng: Nêu đối tượng khách hàng mục tiêu của tổ chức.

sổ tay chất lượng iso 9001:2015

Giới thiệu chung về tổ chức nhằm cung cấp các thông tin cơ bản về tổ chức, doanh nghiệp cho các bên liên quan, bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, cơ quan chức năng...Thông qua đây, các bên liên quan biết được sơ bộ về hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp, tạo dựng niềm tin cho khách hàng đối với những thông tin chất lượng từ tổ chức, doanh nghiệp.

Phạm vi áp dụng của Hệ thống quản lý chất lượng

Phạm vi áp dụng của Hệ thống quản lý chất lượng được xác định rõ ràng trong sổ tay chất lượng ISO 9001, bao gồm các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức cung cấp. Việc xác định phạm vi chính xác giúp đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng bao hàm đầy đủ các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng, từ đó tập trung nguồn lực và nỗ lực cải tiến phù hợp.

Ngoài ra, phạm vi áp dụng còn bao gồm các bên quan tâm liên quan đến QMS như khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan quản lý và nhân viên. Việc xác định và phân tích nhu cầu, mong đợi của các bên quan tâm giúp tổ chức điều chỉnh QMS phù hợp, nâng cao hiệu quả hoạt động và sự hài lòng của khách hàng.

Chính sách và mục tiêu chất lượng

Chính sách chất lượng là tuyên bố chính thức của tổ chức về cam kết của mình đối với chất lượng sản phẩm, dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Chính sách chất lượng cần được thể hiện rõ ràng, súc tích và phù hợp với mục tiêu, chiến lược và giá trị cốt lõi của tổ chức. Nội dung cơ bản của chính sách chất lượng trong sổ tay chất lượng tiêu chuẩn ISO 9001:2015, có thể bao gồm:

Cam kết đáp ứng yêu cầu khách hàng: về chất lượng, sản phẩm, dịch vụ.

Cam kết tuân thủ các quy định pháp luật: mọi luật định, chế định liên quan đến sản xuất, kinh doanh, sản phẩm, dịch vụ, môi trường.

Cam kết cải tiến liên tục: Hệ thống quản lý chất lượng, sản phẩm, dịch vụ để nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

sổ tay chất lượng iso 9001:2015

Ngoài ra có thể cam kết thêm về các yếu tố như môi trường làm việc, phát triển đào tạo nguồn nhân lực... tùy thuộc vào các hoạt động mà tổ chức, doanh nghiệp tập trung hướng đến.

Mục tiêu chất lượng được xây dựng dựa trên chính sách chất lượng phù hợp với khả năng, nguồn lực của tổ chức, doanh nghiệp. Mục tiêu là những yêu cầu cụ thể, có thể đo lường được về chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức cam kết đạt được trong một thời gian nhất định.

Trách nhiệm của lãnh đạo

Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng, triển khai và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả. Vậy nên, sổ tay chất lượng cần nêu rõ trách nhiệm cụ thể của lãnh đạo trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả của QMS.

 Trách nhiệm của lãnh đạo có thể bao gồm các phần:

Cam kết với Hệ thống quản lý chất lượng: Thể hiện cam kết với việc xây dựng, triển khai và duy trì QMS.

Cam kết hướng vào khách hàng

Trách nhiệm của lãnh đạo: Đào tạo và nâng cao nhận thức; Giải quyết khiếu nại; Đánh giá và cải tiến QMS; Trao đổi thông tin QMS.... (có thể nêu thêm trách nhiệm cụ thể khác tùy theo đặc thù của từng tổ chức, doanh nghiệp)

Quản lý nguồn lực

Việc quản lý nguồn lực hiệu quả giúp đảm bảo tổ chức có đủ nguồn lực để thực hiện các yêu cầu của QMS và đạt được mục tiêu chất lượng đề ra. Quản lý nguồn lực thường yêu cầu tổ chức, doanh nghiệp đưa các nội dung vào sổ tay chất lượng như:

Cam kết cung cấp nguồn lực: Nhân lực, cơ sở hạ tầng...

Nguồn nhân lực: Phân công công việc; Đào tạo, nhận thức và năng lực; Tuyển dụng...

Cơ sở hạ tầng: Không gian, trang thiết bị, phần mềm, phần cứng, tiện nghi làm việc...

Môi trường làm việc: Văn hóa tổ chức, doanh nghiệp

sổ tay chất lượng iso 9001:2015

Quy trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ

Phần này mô tả chi tiết các bước thực hiện để cung cấp sản phẩm, dịch vụ từ khâu nguyên vật liệu đến dịch vụ sau mua của khách hàng. Việc xây dựng và thực hiện quy trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ hiệu quả giúp đảm bảo chất lượng mang đến cho khách hàng.

Các nội dung về quy trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ có thể được liệt kê trong sổ tay chất lượng ISO 9001 gồm:

Hoạch định quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ: kế hoạch thực hiện phải thể hiện rõ mục tiêu chất lượng và các yêu cầu cụ thể.

Các quá trình liên quan đến khách hàng: Xác định các yêu cầu về sản phẩm, dịch vụ; xem xét các yêu cầu liên quan; trao đổi thông tin với khách hàng...

Thiết kế và phát triển

Quản lý nhà cung ứng

Cung cấp sản phẩm, dịch vụ: kiểm soát quá trình; xác định giá trị sản phẩm, dịch vụ; kiểm soát các sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp; kiểm soát tài sản do khách hàng cung cấp...

Đo lường, phân tích và cải tiến

Các nội dung cơ bản về “Đo lường, phân tích và cải tiến” có trong sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 có thể gồm:

Theo dõi và đo lường: đo lường sự thỏa mãn của khách hàng; đánh giá chất lượng nội bộ; theo dõi và đo lường các quá trình; theo dõi và đo lường dịch vụ;

sổ tay chất lượng iso 9001:2015

Kiểm soát sản phẩm, dịch vụ không phù hợp: sản phẩm hư, lỗi; dịch vụ không phù hợp, không thỏa mãn nhu cầu khách hàng...

Phân tích dữ liệu: sự thỏa mãn khách hàng; sự phù hợp yêu cầu; đặc tính xu hướng sản phẩm, dịch vụ...

Cải tiến: cải tiến liên tục; hành động khắc phục; hành động phòng ngừa...

Tầm quan trọng của sổ tay chất lượng theo ISO 9001:2015

Truyền đạt chính sách chất lượng và mục tiêu của tổ chức

Sổ tay chất lượng ISO 9001 đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt chính sách chất lượng và mục tiêu của tổ chức đến tất cả các phòng ban, nhân viên trong tổ chức doanh nghiệp.

Thông qua sổ tay chất lượng, mọi người có thể hiểu rõ môi trường và văn hóa tổ chức, doanh nghiệp, những cam kết đối với chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Đồng thời mỗi cá nhân trong tổ chức, doanh nghiệp đều nhận thức được vai trò và trách nhiệm của bản thân trong việc thực hiện mục tiêu chung.

sổ tay chất lượng iso 9001:2015

Hướng dẫn thực hiện hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả

Sổ tay chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn thực hiện hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả.

Sổ tay chất lượng ISO 9001 cần cung cấp đầy đủ thông tin về các quy trình, thủ tục, hướng dẫn cần thiết. Qua đó các thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp hiểu rõ về cách thức, các quy tắc, quy định trong việc thực hiện QMS.

Sổ tay chất lượng được xem là tài liệu tham khảo chính cho các hoạt động trong QMS. Nhờ đó, tổ chức có thể dễ dàng kiểm tra và đảm bảo việc thực hiện QMS tuân thủ theo các yêu cầu đã đề ra.

Đảm bảo sự nhất quán trong hoạt động của tổ chức

Sổ tay chất lượng đảm bảo sự nhất quán trong hoạt động của tổ chức. Bằng cách cung cấp một bộ tài liệu hướng dẫn rõ ràng, súc tích về hệ thống quản lý chất lượng, nêu rõ các mục tiêu, sứ mệnh, tầm nhìn, chiến lược vận hành QMS.

Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 chuẩn hóa các quy trình, thủ tục chính trong QMS HTQLCL. Nhờ đó, mọi người trong tổ chức đều có thể thực hiện công việc theo một quy trình chung, đảm bảo sự nhất quán về chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Với sổ tay ISO 9001, mọi người đều biết rõ mình cần làm gì, từ đó nâng cao hiệu quả phối hợp và giảm thiểu sai sót trong công việc.

Nâng cao nhận thức của cán bộ nhân viên về chất lượng

Sổ tay chất lượng ISO 9001 là kênh truyền thông hiệu quả để phổ biến kiến thức về QMS đến tất cả các thành viên trong tổ chức. Nhờ đó, mọi người đều có thể hiểu rõ tầm quan trọng của QMS, đồng thời nâng cao nhận thức của cán bộ nhân viên về chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

Nhờ đó, cán bộ nhân viên hiểu rõ được mình có trách nhiệm gì trong việc thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức.

Mẫu sổ tay chất lượng ISO 9001:2015

Thiết lập sổ tay chất lượng ISO 9001 không phải là yêu cầu bắt buộc. Tuy nhiên, với những lợi ích thiết thực mà nó đem lại thì nhiều doanh nghiệp đã tự nguyện xây dựng và sử dụng sổ tay chất lượng ISO 9001:2015. Và đương nhiên khi tổ chức, doanh nghiệp sử dụng sổ tay chất lượng thì quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 sẽ chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. 

KNA CERT hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Doanh nghiệp có thể tham khảo Mẫu sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 do KNA CERT cung cấp để xây dựng sổ tay chất lượng phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình.

Mẫu sổ tay chất lượng bao gồm các nội dung cơ bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, giúp doanh nghiệp dễ dàng hình dung cấu trúc và nội dung cần thiết trong sổ tay chất lượng. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh và bổ sung nội dung phù hợp với đặc thù ngành nghề và hoạt động của doanh nghiệp để đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và hiệu quả của Sổ tay chất lượng

Hãy để lại thông tin liên hệ của bạn ngay hôm nay để được KNA CERT gửi tặng Mẫu sổ tay chất lượng miễn phí!

Với Mẫu sổ tay chất lượng của KNA CERT, bạn sẽ:

Tiết kiệm thời gian và công sức xây dựng Sổ tay chất lượng

Có được Sổ tay chất lượng đầy đủ, chính xác theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Dễ dàng triển khai Hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả
Nâng cao cơ hội đạt chứng nhận ISO 9001:2015

Trên đây là toàn bộ thông tin cơ bản nhất về nội dung và tầm quan trọng của Sổ tay chất lượng ISO 9001 trong tổ chức, doanh nghiệp. Nếu tổ chức, doanh nghiệp còn đang gặp khó khăn trong việc xây dựng Sổ tay chất lượng của mình, vui lòng liên hệ với KNA CERT qua số Hotline: 0932.211.786 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được biết thêm thông tin chi tiết.