Đào tạo QC080000 cho Công ty TNHH Longcheer Meiko Electronics Việt Nam
Là doanh nghiệp có vốn đầu tư từ Trung Quốc và Nhật Bản. Công ty TNHH Longcheer Meiko Electronics Việt Nam chuyên sản xuất lắp ráp sản phẩm điện tử mới đây đã c...
Hiện nay nhiều tổ chức/doanh nghiệp khi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 thường thắc mắc về biểu mẫu ISO 9001:2015. Vậy Biểu mẫu ISO 9001:2015 là gì và tại sao cần xây dựng biểu mẫu? Hãy đọc bài viết dưới đây của KNA CERT để biết thêm thông tin chi tiết.
Biểu mẫu ISO 9001:2015 là những tài liệu được thiết kế để ghi lại, theo dõi và quản lý các thông tin liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng của một tổ chức. Mỗi biểu mẫu sẽ được tổ chức/doanh nghiệp thiết lập theo cấu trúc, nội dung và sử dụng vào từng mục đích riêng biệt.
Biểu mẫu cũng là loại tài liệu cung cấp thông tin cơ sở để truy xuất nguồn dữ liệu, có thể là nhật ký lưu lại quá trình sản xuất và cung cấp sản phẩm/dịch vụ. Có thể nói, biểu mẫu là công cụ quan trọng giúp tổ chức đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 và duy trì hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.
Trước khi xây dựng biểu mẫu theo ISO 9001 tổ chức nên đọc kỹ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Trong đó tập trung vào những yêu cầu về tài liệu hóa, việc ghi chép và kiểm soát hồ sơ hay còn gọi là “thông tin dạng văn bản”.
Ngoài ra, tổ chức nên xác định rõ những thông tin nào cần ghi nhận và theo dõi để xây dựng được biểu mẫu đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Tổ chức cần xác định các quá trình liên quan đến hoạt động của mình, cụ thể là phải liệt kê tất cả các quá trình chính và phụ của tổ chức.
Sau khi xác định được quá trình cần thiết thì tổ chức nên phân tích chi tiết từng quá trình. Thông qua việc xác định những điểm kiểm soát, các chỉ tiêu cần theo dõi và những thông tin cần ghi nhận tại mỗi điểm kiểm soát.
Ở bước này, tổ chức bắt đầu thiết kế biểu mẫu . Việc xây dựng các biểu mẫu cần đáp ứng những tiêu chí sau:
Tổ chức cần xác định xem những thông tin cần thiết nào phải đưa vào trong biểu mẫu. Những thông tin này có thể bao gồm:
Tổ chức nên thực hiện việc mã hóa tài liệu bằng cách gán mã số/ký hiệu cho từng biểu mẫu để dễ dàng quản lý và truy xuất khi cần thiết. Ngoài ra, tổ chức có thể xây dựng một cấu trúc mã hóa hợp lý phù hợp với tổ chức và các quá trình.
Các biểu mẫu sau khi được thiết kế cần được phê duyệt bởi các cấp quản lý có thẩm quyền trước khi ban hành. Tổ chức cần thông báo đến toàn nhân viên liên quan về biểu mẫu đã được phê duyệt để tất cả nhân viên hiểu và biết cách sử dụng biểu mẫu.
Việc xây dựng biểu mẫu ISO 9001 giúp đảm bảo tất cả các hoạt động được thực hiện theo một quy trình nhất quán nhằm giảm thiểu sai sót cũng như đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
Việc sử dụng các biểu mẫu phù hợp cũng giúp tổ chức dễ dàng chứng minh rằng họ đang tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001.
Biểu mẫu ISO 9001 giúp tổ chức thu thập và ghi lại các dữ liệu quan trọng như: kết quả kiểm tra, phản hồi khách hàng, những vấn đề phát sinh và hành động khắc phục.
Những dữ liệu thu thập được từ các biểu mẫu tạo thành một cơ sở dữ liệu. Với những dữ liệu này, tổ chức có thể phân tích, đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng và xác định những điểm cần cải tiến một cách dễ dàng hơn.
Các biểu mẫu ISO 9001 góp phần đơn giản hóa những quy trình hoạt động của tổ chức cũng như giảm thiểu các bước không cần thiết để tăng hiệu suất làm việc.
Bên cạnh đó, các biểu mẫu ISO 9001 cũng giúp tổ chức nhanh chóng phát hiện và xử lý những vấn đề phát sinh, giảm thiểu thiệt hại cho tổ chức.
Khi xây dựng biểu mẫu ISO 9001:2015 tổ chức có thể lưu trữ thông tin một cách có hệ thống và dễ dàng truy xuất khi cần. Ngoài ra, những thông tin được ghi nhận trong biểu mẫu còn cung cấp bằng chứng rõ ràng về các hoạt động của tổ chức, giúp tăng cường sự tin tưởng của khách hàng và các bên liên quan.
Những dữ liệu thu thập từ các biểu mẫu là cơ sở quan trọng để đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.
Các biểu mẫu ISO 9001 giúp tổ chức có thể tự đánh giá và xác định những điểm cần cải thiện. Hơn nữa, biểu mẫu cũng cung cấp bằng chứng cho các tổ chức chứng nhận khi tiến hành đánh giá chính thức.
Trên đây là toàn bộ những thông tin KNA CERT đã muốn chia sẻ về Biểu mẫu chứng nhận ISO 9001:2015. Hi vọng những thông tin này có thể giúp tổ chức xây dựng được biểu mẫu phù hợp với hoạt động của tổ chức mình. Nếu tổ chức đang có thắc mắc về những vấn đề liên quan đến các biểu mẫu ISO 9001:2015, hãy liên hệ ngay với KNA CERT theo thông tin dưới đây qua:
Là doanh nghiệp có vốn đầu tư từ Trung Quốc và Nhật Bản. Công ty TNHH Longcheer Meiko Electronics Việt Nam chuyên sản xuất lắp ráp sản phẩm điện tử mới đây đã c...
Việc áp dụng tiêu chuẩn HACCP không chỉ đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng mà còn tăng cường uy tín cho doanh nghiệp. Một trong những yếu tố quan trọng nhất tr...
Cấu trúc cấp cao HLS là tập hợp các nguyên tắc và yêu cầu chung được áp dụng cho các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO. Nó mang đến một khuôn khổ thống nhất để xâ...
ISO 9001 là tiêu chuẩn mà mọi tổ chức từ sản xuất, kinh doanh cho tới các tổ chức hành chính công như bệnh viện, cơ quan thuộc quản lý nhà nước… đều có thể áp d...
Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001 về việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng bao gồm những gì? Nếu tổ chức đang dự định tuân thủ ISO 9001 thì tổ chức đã biết mì...
