Đào tạo QC080000 cho Công ty TNHH Longcheer Meiko Electronics Việt Nam
Là doanh nghiệp có vốn đầu tư từ Trung Quốc và Nhật Bản. Công ty TNHH Longcheer Meiko Electronics Việt Nam chuyên sản xuất lắp ráp sản phẩm điện tử mới đây đã c...
Trong quá trình xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng, việc kiểm soát hồ sơ là hoạt động quan trọng để tổ chức có thể nắm rõ các thông tin, dữ liệu cần thiết. Vậy quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001:2015 được diễn ra như thế nào? Hãy cùng với KNA CERT, tìm hiểu điều đó trong bài viết sau đây nhé.
Kiểm soát hồ sơ là hoạt động quản lý và giám sát tất cả các giai đoạn vòng đời của hồ sơ, , bao gồm việc tạo mới, sửa đổi, thiết lập chu kỳ xem xét, phát hành, phân phối và quy định khả năng truy cập hồ sơ. Quy trình này được xây dựng nhằm đảm bảo tổ chức có thể dễ dàng truy cập vào thông tin hiện có và những thông tin này là chính xác và đáng tin cậy.
Kiểm soát hồ sơ gồm các hoạt động quản lý và theo dõi cả tài liệu kỹ thuật số và tài liệu vật lý. Điều này đòi hỏi tổ chức phải có hệ thống quy trình và giao thức phù hợp với từng loại tài liệu.
Quy trình kiểm soát hồ sơ trong ISO 9001 giúp đảm bảo mọi thông tin được sử dụng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống quản lý chất lượng đều được quản lý và giám sát. Một hệ thống kiểm soát hồ sơ hiệu quả có thể giúp tổ chức tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách giảm thiểu sự lãng phí và tăng hiệu quả sử dụng thông tin.
Tổ chức tiến hành thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như lấy ý kiến của nhân viên và từ các phòng ban,...
Hồ sơ sẽ ghi nhận lại các quy trình, quy định, hướng dẫn công việc và các hoạt động của tổ chức. Việc thu thập và lập danh mục hồ sơ cần căn cứ vào tình hình, quy mô, đặc thù của từng phòng ban, bộ phận. Nội dung hồ sơ có thể được ghi nhận theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm.
Mỗi loại hồ sơ phải ghi chép đầy đủ thông tin , bao gồm:
Tổ chức có thể sắp xếp và phân loại hồ sơ theo các tiêu chí sau:
Để dễ dàng phân biệt và quản lý thì tổ chức có thể gán mã số cho từng loại hồ sơ, tạo các thư mục riêng biệt cho từng loại hồ sơ và sắp xếp theo tiêu chí đã chọn.
Tùy vào từng loại mà hồ sơ sẽ có thời gian lưu trữ khác nhau nhưng KNA CERT khuyến nghị tổ chức nên lưu hồ sơ tối thiểu một năm để phục vụ cho việc đánh giá nội bộ, đánh giá chứng nhận, tái đánh giá chứng nhận,..
Đặc biệt, tổ chức nên tìm hiểu và xác định những quy định pháp luật liên quan đến thời hạn lưu trữ hồ sơ. Ví dụ: luật thuế có thể yêu cầu lưu trữ hóa đơn trong một khoảng thời gian nhất định, trong khi luật bảo vệ dữ liệu cá nhân có thể quy định thời hạn lưu trữ thông tin cá nhân.
Ngoài ra, nếu tổ chức hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ thì có thể tham khảo yêu cầu của khách hàng về thời hạn lưu trữ hồ sơ liên quan đến dịch vụ đó.
Bảo quản hồ sơ an toàn và bảo mật là vô cùng quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào. Việc này giúp đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật của thông tin, đồng thời tránh thất lạc, hư hỏng hoặc tình trạng truy cập hồ sơ trái phép. Tổ chức nên lựa chọn các phương pháp lưu trữ phù hợp:
Tổ chức cần quy định rõ ràng ai được phép sử dụng hồ sơ, bao gồm cán bộ, nhân viên trong tổ chức, khách hàng, đối tác,...Có thể phân cấp quyền truy cập hồ sơ theo mức độ cần thiết, đảm bảo an toàn thông tin.
Tổ chức nên đưa ra quy định cụ thể về cách thức sử dụng hồ sơ, bao gồm:
Tổ chức nên lựa chọn phương pháp tiêu hủy phù hợp với từng loại hồ sơ, đảm bảo an toàn và bảo vệ môi trường. Các phương pháp tiêu hủy phổ biến bao gồm:
Bên cạnh đó, tổ chức cũng cần ghi chép lại việc tiêu hủy hồ sơ có thể bao gồm:
Hy vọng bài viết này của KNA CERT đã cung cấp thông tin hữu ích cho quý doanh nghiệp về “Quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001:2015”. Nếu quý doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc triển khai quy trình kiểm soát hồ sơ trong ISO 9001 xin vui lòng liên hệ với KNA CERT theo thông tin địa chỉ dưới đây để được hỗ trợ nhanh nhất:
Là doanh nghiệp có vốn đầu tư từ Trung Quốc và Nhật Bản. Công ty TNHH Longcheer Meiko Electronics Việt Nam chuyên sản xuất lắp ráp sản phẩm điện tử mới đây đã c...
Việc áp dụng tiêu chuẩn HACCP không chỉ đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng mà còn tăng cường uy tín cho doanh nghiệp. Một trong những yếu tố quan trọng nhất tr...
Cấu trúc cấp cao HLS là tập hợp các nguyên tắc và yêu cầu chung được áp dụng cho các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO. Nó mang đến một khuôn khổ thống nhất để xâ...
ISO 9001 là tiêu chuẩn mà mọi tổ chức từ sản xuất, kinh doanh cho tới các tổ chức hành chính công như bệnh viện, cơ quan thuộc quản lý nhà nước… đều có thể áp d...
Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001 về việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng bao gồm những gì? Nếu tổ chức đang dự định tuân thủ ISO 9001 thì tổ chức đã biết mì...
