Form biểu mẫu cho hệ thống ISO 45001 là công cụ hữu ích trong quá trình thực hiện Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.Trong bài viết dưới đây, KNA CERT sẽ cung cấp cho doanh nghiệp cái nhìn tổng quan nhất về biểu mẫu ISO 45001, tầm quan trọng của việc sử dụng biểu mẫu trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 45001:2018 

Biểu mẫu ISO 45001:2018 là gì? 

Biểu mẫu ISO 45001  là một tài liệu kèm sau mỗi quy trình, hướng dẫn thực hiện công việc chi tiết theo nội dung các quy trình của hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp. Biểu mẫu có tính thống nhất về hình thức, nội dung và đảm bảo sự nhất quán trong hệ thống. Mỗi biểu mẫu ISO 45001 sẽ được tổ chức, doanh nghiệp thiết lập theo cấu trúc nội dung và sử dụng vào từng mục đích riêng biệt.  

Form biểu mẫu tiêu chuẩn ISO 45001 thể hiện được tất cả những nội dung mà người sử dụng biểu mẫu cần biết. Biểu mẫu ISO 45001 cung cấp các thông tin làm căn cứ để truy xuất nguồn dữ 

liệu, phục vụ cho quá trình vận hành Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Biểu mẫu sẽ được ban hành và áp dụng ngay sau khi quy trình mà biểu mẫu đính kèm có hiệu lực. 

Đặc điểm chung của form biểu mẫu cho hệ thống ISO 45001 

• Tiêu chuẩn hóa: Các biểu mẫu tiêu chuẩn ISO 45001 đều được thiết kế dựa trên các quy trình và yêu cầu của ISO 45001, nhằm đảm bảo tuân thủ quy định về quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp. Mỗi biểu mẫu được chuẩn hóa, đảm bảo tính nhất quán và đồng nhất trong việc thu thập và xử lý thông tin.  Các biểu mẫu được thống nhất nội dung và cách thức sử dụng trong doanh nghiệp. 

• Đa dạng: Các biểu mẫu ISO 45001 có thể bao gồm nhiều loại như bảng tính, biểu đồ, mẫu ghi chú, mẫu đánh giá...Sự đa dạng này giúp đáp ứng những yêu cầu đặc thù của từng quy trình quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp, đồng thời phù hợp với các lĩnh vực hoạt động khác nhau của doanh nghiệp. Mỗi loại biểu mẫu được thiết kế để tối ưu hóa quá trình thu thập và xử lý thông tin, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp quản lý rủi ro và đảm bảo an toàn một cách hiệu quả và toàn diện. 

• Có hướng dẫn sử dụng: Mỗi biểu mẫu thường đi kèm với hướng dẫn chi tiết về cách điền và sử dụng, nhằm đảm bảo rằng nhân viên hiểu rõ từng bước và thực hiện chính xác. Việc này giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu, đồng thời tối ưu hóa hiệu quả sử dụng biểu mẫu, đảm bảo dữ liệu thu thập được nhất quán và phù hợp với yêu cầu quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp. 

• Cung cấp thông tin cần thiết: Biểu mẫu ISO 45001 ghi chép các mục bắt buộc như thông tin về rủi ro, các biện pháp an toàn, báo cáo sự cố, hoặc kết quả kiểm tra, giúp tổ chức thu thập và phân tích dữ liệu liên quan đến an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Việc ghi chép thông tin này không chỉ giúp theo dõi hiệu suất mà còn cung cấp cơ sở cho việc đánh giá và cải thiện OHSMS. 
• Dễ dàng kiểm tra và lưu trữ: Biểu mẫu được thiết kế để thuận tiện trong việc lưu trữ, kiểm tra và sử dụng trong quá trình đánh giá nội bộ, chứng nhận hoặc khi có sự cố cần xử lý. Việc này đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình quản lý an toàn. 

Tại sao nên sử dụng biểu mẫu ISO 45001? 

Trong quá trình tuân thủ và triển khai ISO 45001, việc sử dụng biểu mẫu đóng một vai trò quan trọng và không thể phủ nhận. Dưới đây là một số lý do về sự cần thiết của form biểu mẫu cho hệ thống ISO 45001: 

• Tổ chức và hệ thống hóa thông tin: Biểu mẫu ISO 45001 giúp thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu liên quan đến OHSMS một cách có hệ thống, từ đó dễ dàng xác định các rủi ro, nguy hiểm tiềm ẩn và đánh giá hiệu quả các biện pháp phòng ngừa. Các biểu mẫu giúp theo dõi tình hình thực hiện các hoạt động liên quan đến OHSMS, so sánh với các mục tiêu đã đề ra và đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp. 

• Tiết kiệm thời gian: Việc sử dụng các biểu mẫu ISO 45001 đã được chuẩn hóa giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực cho doanh nghiệp. Thay vì phải tạo ra các tài liệu từ đầu, nhân viên chỉ cần điền thông tin vào các biểu mẫu đã được thiết kế sẵn, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. 

• Đảm bảo tuân thủ quy trình: Form biểu mẫu theo ISO 45001 thường đi kèm với hướng dẫn rõ ràng về cách điền và sử dụng chúng. Điều này giúp đảm bảo rằng các quy trình tuân thủ ISO 45001:2018 được thực hiện một cách chính xác và đồng nhất trong doanh nghiệp. 
• Hỗ trợ quản lý và ra quyết định: Thông tin được thu thập thông qua các biểu mẫu có thể cung cấp cơ sở cho nhà quản lý để ra quyết định hiệu quả. Dữ liệu được thu thập và phân tích từ các biểu mẫu có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hiệu suất và những vấn đề tiềm ẩn trong quá trình quản lý an toàn và sức khỏe lao động. 

Các bước xây dựng form biểu mẫu hệ thống ISO 45001 

Bước 1: Xác định các yêu cầu của ISO 45001 

Doanh nghiệp tiến hành xem xét các yêu cầu cụ thể trong tiêu chuẩn ISO 45001 liên quan đến quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Điều này bao gồm các quy định về nhận diện rủi ro, quản lý sự cố, kiểm tra và đánh giá nội bộ... 

Thông qua việc hiểu rõ các yêu cầu ISO 45001, doanh nghiệp có thể đánh giá nhu cầu tài liệu để tạo ra các biểu mẫu phù hợp, như biểu mẫu đánh giá rủi ro, biểu mẫu báo cáo sự cố, và biểu mẫu kiểm tra hiệu quả,... 

Bước 2: Thiết kế cấu trúc biểu mẫu ISO 45001 

• Tiêu đề và thông tin cơ bản: Mỗi biểu mẫu ISO 45001 cần có tiêu đề rõ ràng, thể hiện cụ thể nội dung chính mà biểu mẫu hướng đến, ví dụ như "Biểu mẫu đánh giá rủi ro an toàn lao động" hoặc "Biểu mẫu báo cáo sự cố tai nạn". Ngoài ra, biểu mẫu cần có thông tin liên hệ như tên, vị trí, và đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện biểu mẫu này. Điều này giúp dễ dàng xác định ai là người chịu trách nhiệm xử lý các thông tin, đảm bảo trách nhiệm của các bên liên quan trong quá trình quản lý và theo dõi an toàn sức khỏe nghề nghiệp. 

• Mục nhập dữ liệu: Mục nhập dữ liệu trong biểu mẫu phải được thiết kế thành các phần mục cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu để đảm bảo việc thu thập thông tin diễn ra thuận lợi và chính xác. Các phần này thường bao gồm ngày tháng, tên nhân viên, rủi ro được nhận diện, hoặc các biện pháp khắc phục sự cố. 

• Phân loại thông tin: Phân loại thông tin trong biểu mẫu ISO 45001 là một bước quan trọng để đảm bảo các trường dữ liệu được sắp xếp một cách hợp lý, giúp người sử dụng dễ dàng nhập liệu và theo dõi thông tin. Cấu trúc biểu mẫu nên được phân chia hợp lý để dễ dàng theo dõi, bao gồm các phần nhập dữ liệu liên quan đến đánh giá rủi ro, kế hoạch hành động, và kết quả theo dõi. 

Bước 3: Tích hợp hướng dẫn sử dụng 

Form biểu mẫu cho hệ thống chứng nhận ISO 45001 đều đi kèm với một bộ hướng dẫn chi tiết, hướng dẫn nhân viên từng bước trong quá trình điền và sử dụng biểu mẫu một cách chính xác. Các hướng dẫn này không chỉ nêu rõ cách thức điền thông tin mà còn cung cấp các ví dụ minh họa cụ thể, giúp nhân viên hiểu rõ yêu cầu của từng mục. Việc này sẽ hỗ trợ nhân viên trong việc thực hiện đúng quy trình, giảm thiểu khả năng nhầm lẫn và sai sót trong việc nhập liệu, đảm bảo thông tin được ghi nhận một cách chính xác và hiệu quả. 

Bước 4: Kiểm tra và hiệu chỉnh biểu mẫu ISO 45001 

Sau khi hoàn thiện biểu mẫu, cần triển khai thử nghiệm trong tình huống cụ thể mà biểu mẫu sẽ được sử dụng. Trong quá trình này, hãy thu thập ý kiến phản hồi, bao gồm cả những khó khăn gặp khi tiến hành nhập liệu. Dựa trên những phản hồi này, doanh nghiệp tiến hành điều chỉnh nội dung, định dạng, và cấu trúc của biểu mẫu để cải thiện tính dễ sử dụng, giúp cho nhân viên có thể điền thông tin một cách nhanh chóng và chính xác hơn. 

Bước 5: Phê duyệt và ban hành 

Khi tất cả các điều chỉnh đã được thực hiện xong, biểu mẫu cần được trình lên ban lãnh đạo để xem xét và phê duyệt. Quá trình phê duyệt này không chỉ đảm bảo rằng biểu mẫu đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý hiện hành mà còn phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế của ISO 45001. Sau khi được phê duyệt, biểu mẫu sẽ được chính thức ban hành và áp dụng trong toàn tổ chức. 

Bước 6: Đánh giá và cải tiến liên tục 

Tiến hành đánh giá định kỳ các form biểu mẫu ISO 45001 đã sử dụng trong Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp để đảm bảo chúng vẫn phù hợp với các thay đổi trong quy trình và yêu cầu pháp lý. Nếu phát hiện ra bất kỳ sự không phù hợp nào, chúng ta sẽ cập nhật và điều chỉnh các mẫu biểu kịp thời, nhằm nâng cao hiệu quả và tính ứng dụng của chúng trong thực tế. 

Trên đây là những thông tin về form biểu mẫu cho hệ thống ISO 45001 phần nào giúp cho doanh nghiệp có thể biết rõ và hiểu hơn về tầm quan trọng của biểu mẫu ISO 45001 trong quá trình vận hành hệ thống. Nếu Quý doanh nghiệp còn bất cứ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với KNA CERT qua Hotline: 0932.211.786 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ giải đáp.