Hướng dẫn triển khai áp dụng phương pháp 5S tại Doanh Nghiệp (Phần 1)

Để triển khai Phương pháp 5S, cần tuân thủ theo P-D-C-A và thực hiện đúng từng bước một (step-by-step). 5S không phải là một chương trình ngắn hạn, càng không phải là một trào lưu nhất thời, nó đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người với tinh thần kaizen và nó sẽ gắn liền với cuộc sống hằng ngày của công ty. Do đó đừng nóng lòng mong đạt được kết quả ngay mà bỏ qua những quá trình, các bước nào đó trong các phần sẽ trình bày tiếp theo đây. Không có bước nào là không quan trọng, mặc dù có thể thấy nội dung của nó rất đơn giản, dễ hiểu.

HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG 5S TẠI NHÀ MÁY

Một Kế hoạch chi tiết triển khai áp dụng 5S gồm các giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị và khởi động 5S

Giai đoạn 2: Thực hiện SeiRI, SEITION, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE hàng ngày

Giai đoạn 3: Tự kiểm tra, đánh giá thực hành 5S và hoạt động cải tiến.

GIAI ĐOẠN 1: CHUẨN BỊ VÀ KHỞI ĐỘNG 5S

Cần ghi nhớ rẳng “90% sự thành công chính là ở công tác chuẩn bị, nếu công tác này không tốt thì đồng nghĩa với sự thất bại”. Trong phần này, cần chuẩn bị cho các hoạt động 5S với các nội dung sau:

Thành lập ban chỉ đạo và thực hiện 5S
Chỉ định người có trách nhiệm chính về hoạt động 5S
Xây dựng sơ đồ mặt bằng và phân công trách nhiệm
Đào tạo về 5S
Chuẩn bị các dụng cụ

Và hoạt động khởi động 5S bao gồm:

Thông báo chính thức của lãnh đạo cao nhất
Thực hiện tổng vệ sinh toàn công ty

Thành lập ban chỉ đạo và thực hiện 5S

Kế hoạch thực hiện 5S tại công ty thì việc lập thành chỉ đạo và các ban chức năng để thực hiện 5S nhằm đảm bảo sự tham gia của tất cả mọi người trong một hệ thống nhất quán, cùng hướng tới các mục tiêu của 5S.

Tùy theo quy mô của công ty, số lượng các ban cũng như số thành viên trong mỗi ban do công ty quyết định. Các ban có thể bao gồm:

Ban chỉ đạo 5S
Ban đào tạo 5S
Ban quảng bá 5S
Ban đánh giá 5S

Chỉ định người có trách nhiệm chính về hoạt động 5S

Ban chỉ đạo 5S cần chỉ đạo một số vị trí quan trọng trong hoạt động 5S và đưa ra quy định về vai trò và trách nhiệm của tất cả các vị trí trong công ty.

Xây dựng sơ đồ mặt bằng và phân công trách nhiệm

Khi xây dựng sơ đồ mặt bằng tổng thể của cả công ty và phân công trách nhiệm, bạn cần chú ý một số điểm sau:

Vẽ sơ đồ tổng thể (layout) hiện tại của công ty
Chia thành các khu nhỏ
Chú ý xác định đầy đủ tất cả các khu vực, kể cả các khu vực công cộng
Phân công mỗi nhóm chịu trách nhiệm một khu vực, đảm bảo không có khu vực nào trong công ty không có người chịu trách nhiệm.
Quyết định số người trong mỗi nhóm, cân đối số người trong nhóm với diện tích khu vực được giao
Thể hiện trên sơ đồ tên của các thành viên trong nhóm và khu vực họ được phân công
Đảm bảo mỗi khu vực có ít nhất một người được giao trách nhiệm và mỗi nhóm đều được 1 trưởng nhóm
Xác định rõ trách nhiệm của các khu vực công cộng và khu vực chung.

Sơ đồ mặt bằng tổng thể và trách nhiệm của các nhóm cần được đưa ra để tất cả mọi người tham gia ý kiến. Khi đã thống nhất được ý kiến, bản sơ đồ này cùng với trách nhiệm phân công cần được duyệt và tuyên bố rộng rãi trong toàn công ty trên bảng tin. Hình 10 là một ví dụ về sơ đồ phân công trách nhiệm theo từng khu vực.

Đào tạo về 5S

Một lỗi rất phổ biến mà các công ty đã mắc phải dẫn đến hiệu quả không cao của hoạt động 5S, đó là đào tạo chưa đầy đủ. Đào tạo là bước chuẩn bị đặc biệt quan trọng vì hoạt động 5S không đòi hỏi cao về kĩ thuật mà đòi hỏi phải có sự tham gia của tất cả mọi người, phải xây dựng được tinh thần kaizen và làm việc tập thể, phải tạo được sự tự giác, tính kỉ luật của mọi thành viên trong công ty. Tất cả các yêu tố đó đều hướng vào nhận thức, phụ thuộc hoàn toàn vào yếu tố con người. Do đó việc đào tạo phải được chú trọng để tất cả mọi người hiểu được phương pháp thực hiện phương pháp 5s trong doanh nghiệp, và sự tham gia của mình có ý nghĩa như thế nào đối với sự thành công của chương trình và của công ty.

ĐÀO TẠO PHƯƠNG PHÁP 5S

Chuẩn bị về các dụng cụ vệ sinh

Để thực hiện 5S, không thể thiếu các dụng cụ vệ sinh thích hợp với từng vị trí trong công ty. Các nhóm cần thảo luận trong nội bộ xem với khu vực được phân công, với các đối tượng cần phải làm vệ sinh thì cần những loại dụng cụ vệ sinh nào, số lượng là bao nhiêu và cất trữ chúng ở vị trí nào. Xem xét kĩ chủng loại, số lượng các công cụ vệ sinh cần thiết trước khi mua. Sau đó phân công rõ ràng ai là người chịu trách nhiệm chính trong việc chuẩn bị và quản lí các dụng cụ vệ sinh đó.

Thông báo chính thức của lãnh đạo cao nhất

Đây là một hoạt động tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế cho thấy ý nghĩa của nó vô cùng quan trọng cho các hoạt động duy trì và cải tiến 5S sau này. Đích thân lãnh đạo cao nhất sẽ tuyên bố về cam kết của công ty đối với hoạt động 5S cùng với các nội dung liên quan sẽ làm cho mọi người trong công ty nhìn nhận chương trình 5S một cách nghiêm túc và tuân thủ các quy định chung tốt hơn.

Tổng vệ sinh trong toàn công ty

Thông thường, ngay sau khi lãnh đạo cao nhất tuyên bố về việc thực hiện 5S và các nội dung liên quan, toàn công ty sẽ thực hiện tổng vệ sinh.

Tất cả các nhóm thực hiện tổng vệ sinh tại khu vực được phân công. Dụng cụ vệ sinh đã chuẩn bị sẽ được cung cấp đến từng người.

Ban quảng bá 5S lưu ý ghi lại hình ảnh trước, trong và sau buổi tổng vệ sinh. Đây là tư liêu đào tạo, quảng bá và là thước đo hiệu quả của hoạt động 5S một cách trực quan, sinh động nhất.