Bài trước:

• Phần 1: Chuẩn bị và khởi động 5S 

Giai đoạn 2: thực hiện SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE hàng ngày

1. Thực hiện seiri như thế nào?

Seiri có ý nghĩa là loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Bởi vậy công việc lớn nhất trong hoạt động Seiri là phân biệt được đâu là những thứ cần thiết và đâu là những thứ không cần thiết tại nơi làm việc của bạn.

Bạn có thể thấy rất nhiều thứ tại nơi làm việc của mình (gemba). Nhưng khi xem xét kỹ lại bạn sẽ thấy rằng chỉ một số ít trong chúng được bạn sử dụng hàng ngày, còn lại hầu hết là những thứ bạn ít khi dùng đến, còn lâu mới dùng đến hoặc chẳng bao giờ dùng đến.

Bạn hãy nhận diện tất cả những gì bạn có tại nơi làm việc của mình và trả lời những câu hỏi sau:

• Cái gì cần?

• Số lượng cần thiết của chúng là bao nhiêu?

• Khi nào thì cần đến chúng?

Sau khi thực hiện Seiri, bạn nên lập danh sách các thẻ đỏ trong khu vực của mình và đưa lên bảng tin để thông báo cho tất cả mọi người trong công ty biết. Đôi khi, ai đó ở bộ phận khác phát hiện ra gembutsu đó để giữ lại nó. Danh sách thẻ đỏ cũng cần gửi cho bộ phận kế toán để họ quản lí tài sản và đồng thời đánh giá được hiệu quả của việc thực hiện phương pháp 5S bằng con số cụ thể.

Các đối tượng dưới đây cần được quan tâm và loại bỏ khi thực hiện Seiri:

• Máy móc, nguyên vật liệu và các trang thiết bị không được sử dụng trong 12 tháng qua

• Máy móc, nguyên vật liệu, các trang thiết bị, công cụ sản xuất và đồ dùng văn phòng đã hư hỏng

• Các thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, đồ đạc cố định và trang thiết bị bị hỏng không có khả năng sửa chữa

• Các nguyên vật liệu quá đát có thể hủy bỏ

• Các danh sách và ấn phẩm khác không có giá trị sử dụng để kham khảo

• Số lượng bản tài liệu photo thừa

• Các tài liệu đã lỗi thời

• Các catalog và tạp chí đã lỗi thời

• Các nguyên vật liệu bao gói và các đồ đựng hàng không cần thiết

• Các nguyên liệu cũ nát và các vật dụng không sử dụng khác

Khi thực hiện Seiri, những vật cần loại bỏ được xử lí như sau:

2. Thực hiện Seiton như thế nào?

   • Nguyên tắc thực hiện Seiton

Sau khi thực hiện Seiri, tất cả những thứ không cần thiết đã bị loại bỏ khỏi gemba, chỉ còn lại số ít những thứ càn thiết. Nhưng những thứ đó sẽ trở lên vô dụng nếu không được sắp xếp một cách hợp lí, ví dụ như khi cần đến một dụng cụ nào đó thì nó được để quá xa hoặc phải đi tìm và thậm trí còn không thấy đâu.

Bạn hãy thực hiện Seiri theo các nguyên tắc vàng sau đây. Nhưng trước hết bạn hãy ghi nhớ định nghĩa của seiri: sắp xếp tất cả những thứ còn lại sau khi Seiri theo một trật tự ngăn nắp, tiện lợi cho việc sử dụng.

Thực hiện 5S tại nơi làm việc trước hết bạn hãy phân loại những thứ cần thiết như sau:

Sau đó bạn hãy sắp xếp theo 7 nguyên tắc thực hiện Seiton:

• tuân thủ phương pháp vào trước ra trước dể lưu kho đồ vật (FIFO)

• mỗi đồ vật được bố trí một chỗ riêng

• tất cả các đồ vật và vị trí của chúng phải được thể hiện bằng cách ghi nhãn có hệ thống.

• Đặt các đồ vật sao cho dễ nhìn thấy dễ giảm thiểu thời gian tìm kiếm

• Đặt các đồ vật sao cho dễ lấy hoặc dễ di chuyển

• Tách riêng các công cụ chuyên dùng khỏi các công cụ đa năng

• Bố trí các công cụ sử dụng thường xuyên gần người làm

Hay bạn có thể hình dung ra việc Seiton, bạn cần chú ý đến số lượng tối đa cho phép tại gemba của bạn. Cả số lượng tối đa của thứ cần thiết mà và số lượng những nơi để lưu giữ chúng.

3. Thực hiện Seiso như thế nào?

Seiso có nghĩa là vệ sinh và giữ gìn cho máy móc và môi trường làm việc được sạch sẽ. Seiso tốt sẽ tạo cảm giác thoải mái tại gemba, đảm bảo sự an toàn, giúp quản lí trực quan tốt hơn, từ đó giúp nâng cao đảm bảo chất lượng sản phẩm và năng suất của công ty.

Đồ dùng trong văn phòng làm việc luôn luôn được giữ ngăn nắp 

Thực hiện seiso cũng chính là kiểm tra. Người công nhân vận hành máy có thể phát hiện ra những điểm bất thường của máy khi lau chùi nó. Khi máy đầy bụi, dầu, muội người công nhân khó có thể nhận ra được những vấn đề đó. Trong khi lau máy, anh ta có thể dễ dàng nhận ra máy bị rò dầu, có vết nứt trên vỏ, các con ốc bị lỏng ra,.. và những vấn đề đó sẽ được xử lí ngay trước khi máy có trục trặc.

Để triển khai hiệu quả seiso, bạn cần quan tâm đến những nội dung sau:

• Ai là người chịu trách nhiệm thực hiện seiso

• Xác định đối tượng của seiso (vệ sinh cái gì?)

• Xác định phương pháp làm vệ sinh

• Chuản bị dụng cụ cần thiết

• Thực hiện vệ sinh

4. Thực hiện Seiketsu như thế nào?

 Seiketsu có nghĩa là luôn nâng cao và giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách thực hiện thường xuyên seiri, seiso, và seiton

Nếu bạn chỉ thực hiện quá trình seiri một lần, thực hiện 1 vài cải tiến, nhưng không nỗ lực duy trì hoạt động đó thì mọi thứ sẽ sớm trở lại vạch xuất phát ban đầu. Thực hiện 1 lần thì dễ nhưng duy trì hoạt động đó thường xuyên, hàng ngày thì lại là một vấn đề hoàn toàn khác. Lãnh đạo công ty phải triển khai một hệ thống cùng với các quy trình để đảm bảo tính liên tục của seiri, seiton và seiso. Lãnh đạo công ty cam kết, hỗ trợ và trực tiếp tham gia vào chương trình là yếu tố tiên quyết cho sự thành công của 5S. Ban lãnh đạo công ty phải ra các quyết định liên quan đến 5S- ví dụ như bao lâu thì thực hiện seiri, seiton và seiso ai là người chịu trách nhiệm- trong những lần họp định kì như giao ban công ty, thậm trí trong những buổi họp chiến lược của công ty.

Cũng giống như nguyên lí của tiêu chuẩn ISO 9001 hay các bộ tiêu chuẩn khác, 5S càn một hệ thống các quy định, quy trình, hướng dẫn công việc và các biểu mẫu để áp dụng, duy trì và cải tiến liên tục. Cũng vì vậy mà một số tài liệu tiếng anh gọi Seiketsu là tiêu chuẩn hóa (Standardization)

Để thực hiện seiketsu, công ty nên xây dựng thành các tài liệu như sau:

• Chính sách 5S của công ty

• Mục tiêu 5S của công ty và của từng bộ phận (dài hạn và ngắn hạn)

• Kế hoạch thực hiện 5S để thực hóa các mục tiêu 5S , sơ đồ tổ chức theo 5S

• Sơ đồ phân công trách nhiệm theo từng khu vực

• Các tài liệu đào tạo 5S, Mẫu kế hoạch thực hiện 5S

• Các tài liệu quảng bá 5S, 

• Các bảng tin, bản tin 5S

• Cơ chế khen thưởng 5S

• Các tài liệu hướng dẫn thực hiện Seiri: tiêu chí phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết, thẻ đỏ, danh mục những thẻ đỏ cần xử lí

• Tài liệu hướng dẫn seiton: quy định chung về màu sắc, nhãn hiệu, chỉ dẫn, nguyên tắc tổ chức sắp xếp, các hình ảnh mẫu về sắp xếp

• Tài liệu Seiro: kế hoạch vệ sinh, phân công trách nhiệm, thực hiện vệ sinh, lịch vệ sinh, tiêu chuẩn seiso (như thế nào là sạch sẽ) tại mọi khu vực, quy trình, hướng dẫn vệ sinh cụ thể cho những đối tượng cần thiết

• Tài liệu seiketsu: các quy định về thực hiện seiri, seiton và seiso hàng ngày, các quy tắc về quản lí trực quan trong công ty, kế hoạch và chương trình đánh giá 5S, các tiêu chuẩn đánh giá 5S, quy trình và hướng dẫn đánh giá 5S

5. Thực hiện Shitsuke như thế nào?

Seiketsu có nghĩa là tạo cho mọi người thói quen tuân thủ các quy định tại nơi làm việc và tự giác tham gia vào hoạt động 5S. Khi tất cả mọi người thường xuyên thực hiện seiri, seiton và seiketsu, họ sẽ hình thành thói quen và dần trở thành một phần không thể thiếu trong công việc hằng ngày, khi đó họ sẽ có được sự tự giác, tự tuân thủ theo 5S. Để đạt được điều này, đòi hỏi phải có thời gian và sự nhất quán trong hệ thống 5S của bạn.

Thay đổi sau khi thực hiện 5S trong văn phòng 

Đạt được đến S thứ 5 là khi bạn đã hìn thành được một “văn hóa 5S” trong công ty của mình. Khi tất cả mọi người đã thấm nhuần tinh thần 5S, tự động thực hiện 5S và cảm thấy khác lạ khi một ngày nào đó không làm 5S hay thấy ai đó không thực hiện hoạt động 5S.

KNA mời bạn đón xem cách lập kế hoạch 5S trong phần 3: Tự kiểm tra, đánh giá thực hành 5S và hoạt động cải tiến