Các Doanh Nghiệp khi áp dụng các tiêu chuẩn Hệ thống Quản lý Chất lượng nói chung và ISO 9001:2015 nói riêng cần có nghĩa vụ phải chuẩn bị các tài liệu sẽ được sử dụng theo hệ thống, giữ cho chúng được cập nhật và áp dụng chúng. Những quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015 được coi là hành động chứng minh rằng các hoạt động về hệ thống QLCL được thực hiện theo yêu cầu của hệ thống và được áp dụng hiệu quả. Việc kiểm soát này giúp đảm bảo rằng những tài liệu này dược xây dựng, đánh số, phê duyệt, kiểm tra, sao chép, và sửa đổi cũng như duy trì trước khi ban hành và áp dụng.

Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 

Mục tiêu của quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001 2015

Việc ban hành và Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản của Hệ thống Quản lý Chất lượng theo ISO 9001:2015 là việc làm cần thiết và cần được đảm bảo đầy đủ và đạt được những mục tiêu như sau:

a) Đảm bảo việc trao đổi thông tin

- Những phương tiện để truyền đạt và trao đổi thông tin

- Loại hình và quy mô phụ thuộc vào:

• Mức độ chính thức của hệ thống trao đổi
• Trình độ kỹ năng giao tiếp
• Văn hóa của tổ chức
• Bản chất của sản phẩm và quá trình

b) Đảm bảo rằng tài liệu này là bằng chứng của sự phù hợp

• Việc kiểm soát tài liệu đúng giúp cung cấp bằng chứng về việc hoạch định và kết quả đạt được theo như hoạch định

c) Mục tiêu chia sẻ kiến thức

- Phổ biến và bảo tồn kiến thức, bí quyết của tổ chức:

• Quy định kỹ thuật
• Kỹ thuật sản xuất

Quy trình kiểm soát hồ sơ tài liệu theo ISO 9001:2015

Vấn đề kiểm soát tài liệu được thực hiện theo từng trách nhiệm của ban lãnh đạo, các phòng ban và đặc biệt ban ISO được thành lập ra. Quy trình được thể hiện trong bảng bên dưới đây:

QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP

Lưu trữ hồ sơ theo ISO chính là một phương pháp lưu trữ, quản lý hồ sơ theo tiêu chuẩn Quốc tế. Chúng sẽ thực hiện theo một quy tắc, được gọi là quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO.

Việc lưu trữ các hồ sơ theo ISO chính là một trong những phương pháp quản lý hiện đại theo chuẩn Quốc tế. Chúng được thực hiện theo một nhóm những quy tắc và quy chuẩn khác nhau của các hệ thống ISO theo đó.

VÌ SAO CẦN LƯU TRỮ HỒ SƠ THEO ISO

Việc lưu trữ hồ sơ cho doanh nghiệp theo ISO chính là điều bắt buộc và cũng cực kì quan trọng có liên quan tới hoạt động trong kinh doanh nhằm đảm bảo các tính chất về pháp lý. Tùy vào từng loại hình doanh nghiệp khác nhau sẽ có cách bố trí cũng như lưu trữ các loại hồ sơ khác nhau. Hiện nay các loại hồ sơ lưu trữ theo bộ tiêu chuẩn ISO cũng cực kì được thịnh hành và được nhiều đơn vị có áp dụng. Cùng tìm hiểu một số quy trình áp dụng của chúng tôi.

QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ THEO ISO

KNA CERT xin chia sẻ đến bạn quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO giúp doanh nghiệp bạn kiểm soát được đúng và đủ quy trình hồ sơ tài liệu. Chúng thường bao gồm có một số quy trình như sau:

• Nhận biết hồ sơ
  

Theo tiêu chuẩn ISO 9001, việc tạo hồ sơ, cập nhật, lưu trữ hồ sơ cần được thỏa mãn những yếu tố sau:

Hệ thống hồ sơ cần phải được đánh dấu theo những hệ thống riêng. Có thể phân loại theo màu sắc hồ so, giấy tờ bên ngoài vv

Về định dạng thì hồ sơ có thể bao gồm nhiều hình thức như: Hình ảnh, video, ngôn ngữ, giấy tờ vv. Cần tạo hệ thống hồ sơ, biểu mẫu theo từng phòng ban phải có danh mục phân loại hồ sơ để nắm rõ số hồ sơ phòng mình đang lưu trữ. Từng loại hồ sơ phải có danh sách truy xuất cụ thể.

• Bảo quản hồ sơ
  

Trong Quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO bạn tùy theo mức độ quan trọng của hồ sơ mà doanh nghiệp nên quy định các lưu trữ riêng, nhưng việc bảo quản hồ sơ vẫn phải tuân thủ như cần phân loại rõ ràng, tùy theo từng tính chất của chúng, Mọi hồ sơ lưu trữ phải đảm bảo tính an toàn, bảo mật và luôn được bảo vệ nguyên vẹn;

• Sử dụng hồ sơ
  

Các bộ phận phòng ban của doanh nghiệp có quyền sử dụng hồ sơ để phục vụ cho chuyên môn và công việc. Khi sử dụng, tùy theo sự quan trọng của giấy tờ mà quyết định có thông báo sử dụng hay là không.

Với những bộ phận và phòng ban tại các doanh nghiệp hiện nay có quyền sử dụng các loại giấy tờ để giúp phục vụ chuyên môn, công việc hợp lý. Cần bảo quản hồ sơ an toàn đặc biệt với hệ thống hồ sơ quan trọng. người sử dụng hồ sơ phải xuất trình giấy yêu cầu hoặc giấy giới thiệu được phép sử dụng và có thỏa thuận về thời gian sử dụng rõ ràng.

• Thời gian lưu trữ hồ sơ
  

Thời gian lưu trữ hồ sơ sẽ phụ thuộc vào mục đích doanh nghiệp, yêu cầu khách hàng, quy định của Pháp luật… Tuy nhiên tất cả các hồ sơ lưu trữ đều không dưới một năm để đảm bảo sự đánh giá theo từng kỳ hạn. Có những hồ sơ sẽ được lưu trữ trong vòng 3 năm, 5 năm, 10 năm, trên 10 năm và có thể lưu trữ vĩnh viễn. Bạn đọc có thể tham khảo những thời hạn lưu trữ hồ sơ tại đây.

• Phương pháp hủy hồ sơ
  

Những hồ sơ hết hạn sẽ có nhiều phương pháp hủy bỏ khác nhau tùy thuộc vào mức độ quan trọng của hồ sơ đó. Ví dụ những hồ sơ quan trọng phải lập hội đồng để tiến hành phương pháp hủy như đốt bỏ, cắt vụn. Đối với những giấy tờ bình thường thì có thể gạch bỏ hoặc bán lại….

Những quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015 được liệt kê bên trên đây sẽ giúp việc kiểm soát và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng được tiến hành theo đúng quy trình và được thực hiện có hiệu quả. Các mục tiêu chất lượng do Quản lý cấp cao đặt ra.

QUY TRÌNH TRIỂN KHAI CHỨNG NHẬN ISO 9001:2015 TẠI KNA CERT

Tại KNACert, quy trình chứng nhận ISO 9001 của chúng tôi bao gồm 04 giai đoạn lớn, đó là:

• Giai đoạn 1: Khảo sát thực trạng tại tổ chức
• Giai đoạn 2: Lập kế hoạch. Đào tạo và xây dựng hệ thống tài liệu
• Giai đoạn 3: Đánh giá và xem xét hệ thống
• Giai đoạn 4: Đăng ký chứng nhận ISO 9001:2015

Hy vọng với những chia sẻ trên đây của chúng tôi cho bạn về Quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký chứng nhận ISO 9001 hoặc chứng nhận sản phẩm hãy liên hệ tới hotline: 093.2211.786 để được các chuyên gia của KNA CERT hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.

Hãy liên hệ với KNA để được CHỨNG NHẬN ISO 9001 toàn quốc tốt nhất.

• Thông tin liên hệ:Công ty TNHH Chứng Nhận KNA
• Trụ sở chính:Tầng 11, Tòa nhà Ladeco, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
• Chi Nhánh:Tầng 2, tòa nhà Thủy Lợi 4, 102 Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM.
• Tell:2211.786 – 02438.268.222
• Email:salesmanager@knacert.com Website: knacert.com.vn