CÔNG TY TNHH CHỨNG NHẬN KNA 

"Quality Innovation"

Quy trình trao đổi thông tin theo ISO 14001 – KNA CERT

Quy trình trao đổi thông tin theo ISO 14001 yêu cầu: “Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì (các) quá trình cần thiết cho việc trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài thích hợp với hệ thống quản lý môi trường”


quy trình trao đổi thông tin theo ISO 14001


THÔNG TIN NÀO CẦN TRAO ĐỔI?

  1. Phân tích

Cụm từ “trao đổi” phản ánh tính 2 chiều của thông tin. Trao đổi thông tin nghĩa là thông báo cho họ biết thông tin cần trao đổi và nhận lại các thông tin phản hồi từ người được thông báo. Tuy nhiên thực tế hoạt động trao đổi thông tin trong các doanh nghiệp mới chỉ dừng lại ở thông báo mà chưa có cơ chế rõ ràng trong việc nhận lại các thông phản hồi này.

Cụm từ “thích hợp” có nghĩa là:

  • Thông tin theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001:2015
  • Những thông tin mà các bên liên quan bắt buột phải trao đổi bao gồm: Báo cáo môi trường cho cơ quan chức năng, Báo cáo năng lượng,…
  • Những thông tin mà tổ chức cho rằng cần thiết cho Hệ thống quản lý môi trường (EMS) hoạt động có hiệu lực gồm: Báo cáo không phù hợp, Thông báo về luật mới, Thông báo kết quả hoạt động EMS,…
  1. Thông tin trao đổi

Các thông tin cần trao đổi bao gồm:

  • Ý nghĩa và tầm quan trọng của việc quản lý môi trường hiệu quả và sự phù hợp với các yêu cầu của EMS (Điều 5.1)
  • Chính sách môi trường của tổ chức (Điều 5.2);
  • Trách nhiệm và quyền hạn đối với các vai trò liên quan (Điều 5.3).
  • Các khía cạnh môi trường có ý nghĩa của mình đến tất cả các cấp và các bộ phận chức năng khác nhau của tổ chức, nếu thích hợp (Điều 6.1.2.5);
  • Mục tiêu môi trường (Điều 6.2.2);
  • Các thông tin dạng văn bản (Điều 5.2.b)
  • Các yêu cầu về môi trường có liên quan đến các nhà cung cấp bên ngoài, kể cả các nhà thầu phụ (Điều 8.1)
  • Các kết quả hoạt động môi trường liên quan cả nội bộ và bên ngoài (Điều
  • 1.1)
  • Kết quả của các cuộc đánh giá nội bộ được báo cáo cho cấp quản lý tương ứng (Điều 9.2).
  • Cuộc xem xét của lãnh đạo cao nhất về EMS của tổ chức phải bao gồm việc cân nhắc về các trao đổi thông tin từ các bên quan tâm (Điều 9.3).

KHI NÀO CẦN TRAO ĐỔI THÔNG TIN

  1. Phân tích

Phải xác định thời gian thực hiện việc trao đổi thông tin vì một số thông tin có thời gian hạn định ví dụ như các quy định pháp luật có thời hạn hiệu lực) và có một số thông tin sau khi trao đổi một thời gian thì ký ức về nội dung trao đổi của người được trao đổi sẽ mất đi.

  1. Làm thế nào để xác định thời gian trao đổi thông tin?

Không thể nào đưa ra câu trả lời chính xác cho câu hỏi này bởi thời gian và tần xuất trao đổi thông tin cần cần căn cứ vào tình hình, yêu cầu của mỗi tổ chức. Ngoài ra, tầm quan trọng của thông tin cũng quyết định tới thời gian trao đổi thông tin. Thông tin càng quan trọng thì càng phải được trao đổi sớm.


TRAO ĐỔI THÔNG TIN CHO AI?

  1. Phân tích

Không phải thông tin nào cũng phải truyền đạt cho tất cả mọi người. Vì vậy, khi quyết định trao đổi thông tin, tổ chức cần xác định ai sẽ là người tiếp nhận thông tin này.

  1. Đối tượng trao đổi thông tin

Dưới đây là một số đối tượng thường xuyên tham gia vào quá trình trao đổi thông tin của một tổ chức:

  • Người lao động
  • Quản lý
  • Khách hàng
  • Nhà cung cấp
  • Chính quyền địa phương
  • Các nhà thầu
  • Các hiệp hội

HÌNH THỨC TRAO ĐỔI THÔNG TIN LÀ GÌ?

  1. Phân tích

Sau khi xác định loại thông tin cần trao đổi và đối tượng tiếp nhận thông tin thì chủ thể thông báo thông tin phải xác định thông tin sẽ được truyền đạt như thế nào. Mỗi thông tin có nội dung khác nhau vì vậy mà cách thức trao đổi chúng cũng không giống nhau.

  1. Một số hình thức trao đổi thông tin
  • Dán thông báo công khai trên bảng tin
  • Phát giấy thông báo, tờ rơi
  • Gửi email
  • Đăng công khai trên internet
  • Tổ chức họp, hội nghị
  • Sử dụng loa, gọi điện để thông báo
  • Hiển thị trên màn hình cảm ứng công cộng
  • Mở lớp huấn luyện, đào tạo
  • Báo cáo định kỳ
  • Sử dụng video
  • ….

ĐIỀU KIỆN KHI THIẾT LẬP QUY TRÌNH TRAO ĐỔI THÔNG TIN THEO ISO 14001

  1. Trao đổi thông tin phải tính đến các nghĩa vụ tuân thủ của mình

Yêu cầu của pháp luật và các bên liên quan về môi trường rất quan trọng việc xây dựng và đảm bảo tính hiệu lực của Hệ thống quản lý môi trường. Vì vậy tổ chức phải xem xét những nghĩa vị tuân thủ từ pháp luật và các bên liên quan này xem chúng có ảnh hưởng đến hoạt động của các phòng ban hoặc nhân sự cụ thể nào đó hay không. Nếu có thì phải phổ biến cho họ biết và kiểm soát việc thực hiện công việc của họ để đáp ứng các nghĩa vụ cần tuân thủ đó.

  1. Đảm bảo thông tin môi trường được trao đổi nhất quán với thông tin phát sinh trong hệ thống quản lý môi trường và thông tin phải đáng tin cậy

Các thông tin trao đổi phải nhất quán và trung thực. Ví dụ, một số tổ chức thường yêu cầu bên quan trắc môi trường thực hiện đánh giá vào ngày sản xuất ít nhất hoặc ngày không sản xuất để lấy kết quả quan trắc này báo cáo cơ quan chức năng. Điều này không phù hợp với yêu cầu này của tiêu chuần vì thông tin không được phản ánh một cách khách quan và chính xác.

Ngoài ra cũng cần tránh xảy ra tình trạng cùng một thông tin nhưng lại có nhiều thông báo kết quả khác nhau. Điều này sẽ gây rối loạn thông tin trong tổ chức.

  1. Tổ chức phải đáp ứng các trao đổi thông tin liên quan về hệ thống quản lý môi trường của mình.

Chỉ xây dựng quy trình trao đổi thông tin thôi là chưa đủ, tổ chức phải thực hiện nó một cách có hiệu lực và mang lại hiệu quả cho Hệ thống quản lý môi trường

  1. Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về trao đổi thông tin của mình, khi thích hợp.

Yêu càu lưu giữ thông tin dạng văn bản nhằm lưu lại bằng chứng cho những thông tin bắt buộc phải trao đổi theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 45001 và yêu cầu các bên liên quan. Đối với các yêu cầu mà tổ chức đề ra thì có thể không lưu lại bằng chứng cũng được nhưng việc lưu giữ thông tin dạng văn bản vẫn được khuyến khích để có sự đối chiếu, so sánh qua từng giai đoạn.


Để được hướng dẫn Quy trình trao đổi thông tin theo ISO 14001 một cách cụ thể, Quý Khách hàng vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số hotline: 093.2211.786

Chia sẻ

Tin liên quan

DMCA.com Protection Status