ISO 9001 là tiêu chuẩn then chốt, đặt ra các tiêu chí cho hệ thống quản lý chất lượng (QMS) hiệu quả và mạnh mẽ. Thông tin dạng văn bản trong ISO 9001:2015 là là nền tảng cho toàn bộ khuôn khổ của QMS. Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu về thông tin dạng văn bản trong ISO 9001 trong bài viết này.
Trong các phiên bản trước của tiêu chuẩn ISO 9001, thuật ngữ “tài liệu” và “hồ sơ” được sử dụng để chỉ những thông tin và dữ liệu quan trọng tồn tại trong một công ty. Tuy nhiên, trong phiên bản mới nhất ISO 9001:2015, các thuật ngữ này đã được kết hợp lại thành “thông tin dạng văn bản”.
Thuật ngữ “thông tin dạng văn bản” trong ISO 9001 đề cập đến tất cả các thông tin quan trọng trong doanh nghiệp phải được tổ chức và kiểm soát.
Các loại thông tin dạng văn bản được yêu cầu bởi ISO 9001:2015, bao gồm:
ISO 9001:2015 yêu cầu thông tin dạng văn bản phải được kiểm soát để đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác và cập nhật. Tổ chức cũng phải đảm bảo rằng thông tin dạng văn bản được bảo vệ khỏi sự truy cập trái phép, mất mát hoặc hư hỏng nhằm đảm bảo rằng tổ chức có cách quản lý thông tin dạng văn bản nhất quán và đáng tin cậy nhằm hỗ trợ quản lý chất lượng hiệu quả..
Ngoài ra, tổ chức phải thiết lập và duy trì hệ thống quản lý thông tin dạng văn bản bao gồm các thủ tục tạo, xem xét, phê duyệt và phân phối thông tin dạng văn bản. Hệ thống này cũng bao gồm các thủ tục kiểm soát những thay đổi đối với thông tin dạng văn bản và để lưu trữ tốt nhất trong một khoảng thời gian nhất định.
Thông tin dạng văn bản cung cấp tài liệu, hồ sơ hữu hình để nắm bắt kiến thức của tổ chức, xác định các quy trình và đặt ra các mục tiêu chất lượng. Do vậy, nó đóng vai trò thiết yếu trong việc triển khai và duy trì hệ thống quản lý chất lượng (QMS) hiệu quả theo tiêu chuẩn ISO 9001. Cụ thể như:
Thông tin dạng văn bản góp phần nâng cao hiệu quả của QMS bằng cách cho phép đánh giá các quá trình, tạo điều kiện thuận lợi cho các hành động khắc phục và hỗ trợ việc ra quyết định. Nó đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều có cùng quan điểm và các hoạt động đó phù hợp với chính sách cũng như mục tiêu chất lượng của công ty.
Thông tin dạng văn bản cung cấp bằng chứng cho các bên kiểm tra (như khách hàng, cơ quan chứng nhận) thấy rằng tổ chức đã thiết lập, thực hiện và duy trì các quy trình cần thiết để đáp ứng yêu cầu của ISO 9001. Ngoài ra, hồ sơ đầy đủ về các hoạt động, quyết định và kết quả liên quan đến chất lượng minh chứng cho sự tuân thủ nhất quán các nguyên tắc và yêu cầu của tổ chức.
Bằng cách hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của thông tin dạng văn bản trong ISO 9001:2015, tổ chức của bạn đã và đang tạo tiền đề cho việc quản lý chất lượng hiệu quả.
Thông tin dạng văn bản thể hiện cam kết của tổ chức đối với chất lượng sản phẩm/dịch vụ thông qua việc xác định rõ ràng chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và các trách nhiệm liên quan. Việc truyền đạt thông tin đầy đủ và hiệu quả cho nhân viên về các quy trình, hướng dẫn cùng tiêu chuẩn liên quan đảm bảo sự hiểu biết và đồng thuận chung trong toàn tổ chức, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
Thông tin dạng văn bản cung cấp dữ liệu và thông tin quan trọng để hỗ trợ ban lãnh đạo của công ty đưa ra những quyết định sáng suốt. Ngoài ra, việc phân tích hồ sơ, tài liệu lưu trữ về các vấn đề chất lượng, hiệu suất quy trình và phản hồi của khách hàng giúp xác định nguyên nhân gốc rễ, triển khai các biện pháp khắc phục hiệu quả và cải tiến quy trình liên tục.
Nhìn chung, việc quản lý thông tin dạng văn bản hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, bao gồm nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ, tăng cường sự hài lòng của khách hàng, cải thiện hiệu quả hoạt động và củng cố uy tín thương hiệu.
Các yêu cầu về thông tin dạng văn bản trong ISO 9001
Các yêu cầu của thông tin dạng văn bản trong phiên bản ISO 9001:2015 được quy định tại Điều khoản 7.5: Thông tin dạng văn bản. Cụ thể điều khoản này yêu cầu như sau:
Nội dung Điều khoản 7.5.1 nêu ra các yêu cầu đối với tổ chức nhằm xác định thông tin dạng văn bản nào là cần thiết để hệ thống quản lý chất lượng (QMS) hoạt động hiệu quả.
Thông tin dạng văn bản có thể bao gồm các chính sách, mục tiêu, quy trình, thủ tục, hướng dẫn công việc, biểu mẫu, hồ sơ và bất kỳ tài liệu nào khác cần thiết cho QMS. Thông tin dạng văn bản có thể ở bất kỳ định dạng và phương tiện nào và từ bất kỳ nguồn nào. Các quy trình vận hành, hướng dẫn công việc, lưu đồ, bản đồ quy trình, biển hiệu, bảng hiệu, nhãn hiệu thùng chứa, nhãn... đều là những ví dụ cụ thể về thông tin dạng văn bản.
Tổ chức cần xác định mức độ thông tin dạng văn bản cần thiết để kiểm soát hệ thống quản lý của mình. Việc xác định mức độ phù hợp dựa trên các nguyên tắc và lưu ý trên sẽ giúp tổ chức tối ưu hóa việc quản lý thông tin dạng văn bản, mang lại hiệu quả cho hệ thống quản lý chất lượng
Khi thông tin dạng văn bản được tạo hoặc cập nhật cần đảm bảo thông tin đó được xác định và mô tả phù hợp (ví dụ như tiêu đề, ngày tháng, tác giả, số tham chiếu). Thông tin phải ở định dạng phù hợp như ngôn ngữ, phiên bản phần mềm, đồ họa…như thế nào và trên phương tiện phù hợp, ví dụ như giấy, điện tử... Ngoài ra, cần phải xác nhận rằng thông tin dạng văn bản đã được xem xét và phê duyệt về tính phù hợp và đầy đủ.
Thông tin dạng văn bản sử dụng trong tổ chức phải có sự kiểm soát hiệu quả. Điều này nhằm ngăn ngừa bất kỳ ai trong tổ chức truy cập những tài liệu mà họ không được phép sử dụng. Đối với các doanh nghiệp, điều này thực sự quan trọng để các tài liệu, hồ sơ được sử dụng đúng cách và những thay đổi được cập nhật sẽ giúp các nhân viên trong tổ chức tiếp cận dễ dàng hơn, nâng cao hiệu suất hiệu quả công việc.
Điều khoản 7.5.3 của chứng nhận ISO 9001:2015 có tiêu đề “Kiểm soát thông tin dạng văn bản”. Nó nêu ra các yêu cầu đối với tổ chức trong việc thiết lập và duy trì các thủ tục để kiểm soát tất cả các dạng thông tin dạng văn bản trong QMS.
Điều khoản quy định rằng tổ chức phải đảm bảo rằng tất cả thông tin dạng văn bản đều được kiểm soát đầy đủ. Điều này có nghĩa là tổ chức phải thiết lập và duy trì các thủ tục để đảm bảo rằng thông tin dạng văn bản được phê duyệt về tính đầy đủ trước khi ban hành, xem xét và cập nhật khi cần thiết và được xác định là cập nhật.
Tổ chức cũng phải đảm bảo rằng thông tin dạng văn bản luôn sẵn có cho các bên liên quan cần đến nó và thông tin đó luôn rõ ràng, có thể nhận dạng và có thể truy xuất được. Nói cách khác, tổ chức phải thiết lập các thủ tục để truy xuất kịp thời thông tin dạng văn bản và đảm bảo rằng thông tin được lưu trữ theo cách dễ dàng tìm thấy và sử dụng.
Ngoài ra, tổ chức cũng phải đảm bảo rằng thông tin dạng văn bản được bảo vệ khỏi mất mát, hư hỏng hoặc truy cập trái phép. Điều này có nghĩa là tổ chức phải thiết lập các thủ tục kiểm soát tài liệu, bao gồm lưu trữ, truy cập, truy xuất và hủy bỏ.
Cuối cùng, điều khoản này yêu cầu tổ chức phải đảm bảo rằng thông tin dạng văn bản được bảo vệ khỏi những thay đổi trái phép. Điều này có nghĩa là tổ chức phải thiết lập các thủ tục kiểm soát phiên bản, bao gồm việc cập nhật, sửa đổi và loại bỏ các tài liệu cũ không còn sử dụng.
Nhìn chung, các yêu cầu của thông tin dạng văn bản trong ISO 9001 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc kiểm soát và quản lý hiệu quả thông tin dạng văn bản nhằm đảm bảo hiệu lực của QMS. Bằng cách kiểm soát thông tin dạng văn bản, tổ chức có thể đảm bảo rằng tổ chức có thể cung cấp một cách nhất quán các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng và tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn hiện hành.
>>>> Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015
KẾT BÀI:
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích về thông tin dạng văn bản trong ISO 9001. Nếu tổ chức của bạn muốn biết thêm về các danh mục và yêu cầu chi tiết về thông tin dạng văn bản bắt buộc theo ISO 9001, xin vui lòng liên hệ với KNA CERT theo thông tin địa chỉ dưới đây để được hỗ trợ:
Trong quá trình trao đổi cùng các doanh nghiệp suốt năm qua, DigiwinSoft cùng đối tác KNA Cert và Data Insight đã đúc kết được các vấn đề trọng tâm dẫn đến khó....
Tại Việt Nam hiện nay trẻ em đang gạp phải 3 thực trạng về dinh dưỡng đó là suy dinh dưỡng, thừa cân béo phì và thiếu vi chất dinh dưỡng.
Việc sản xuất các sản phẩm dược phẩm như bao bì dược cần phải được kiểm nghiệm kĩ càng về chất lượng. Do đó cần có phòng kiểm nghiệm được thiết kế xây dựng phù...
Việc kiểm tra chất lượng sản phẩm thực phẩm là một trong những khâu quan trọng trong ngành công nghiệp thực phẩm. Để thực hiện tốt việc này thì khi kiểm soát ch...
Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh phần mềm. Mới đây Công Ty TNHH Dimage Share Việt Nam đã nhận được chứng nhận ISO 9001 từ KNA Cer...
