Đánh giá nội bộ là một hoạt động vô cùng quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng. Nhiều doanh nghiệp hiểu được tầm quan trọng của việc đánh giá nội bộ. Tuy vậy, họ vẫn chưa biết cách đánh giá sao cho hợp lý, hiệu quả. Vậy nên trong bài viết này, KNA CERT sẽ cung cấp những thông tin cơ bản về cách triển khai kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 hiệu quả.

Tại sao tổ chức cần phải triển khai kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001:2015?

• Xác định tính hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng trong việc đạt được các mục tiêu chất lượng đã xác định.
• Xác định các cơ hội cải tiến cũng như hạn chế tồn đọng trong hệ thống.
• Đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cũng như yêu cầu của khách hàng.
• Thực hiện đánh giá chính xác, cụ thể để có kết quả khách quan gửi đến ban lãnh đạo cấp cao xem xét, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh hoặc cải tiến nếu cần.

Kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 cần được đảm nhiệm bởi người như thế nào ?

Cá nhân hoặc nhóm đảm nhận trách nhiệm triển khai kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001 phải là chuyên gia có:

• Hành vi đạo đức tốt: Chuyên gia đánh giá nội bộ là người quyết định trực tiếp đến kết quả đánh giá nội bộ của tổ chức. Nên người thực hiện nhiệm vụ này cần liêm chính, trung thực, biết bảo mật thông tin và thận trọng trong quá trình đánh giá.
• Đảm bảo trình bày rõ ràng: Các phát hiện, kết luận và báo cáo đánh giá của chuyên gia đánh giá cần nội bộ phản ánh trung thực và chính xác các hoạt động đánh giá.
• Tính chuyên nghiệp: Chuyên gia cần phải thực hiện công việc cẩn thận, đảm bảo được tiến độ, chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra từ trước.
• Tính khách quan: Chuyên gia đánh giá cần có quan điểm trung lập với kết quả của mọi hoạt động đánh giá.
• Tiếp cận dựa trên bằng chứng: Những nhận xét, kết luận mà chuyên gia đánh giá nội bộ đưa ra cần được kiểm chứng dựa trên các mẫu thông tin có sẵn.

Kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001 bao gồm những hoạt động nào?

Khi tiến hành triển khai kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001 thì sẽ có ba loại hình hoạt động chính: đánh giá hệ thống, đánh giá quy trình, đánh giá sản phẩm.

• Đánh giá hệ thống là quá trình xem xét tổng thể hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu và điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001 được thực hiện đầy đủ và chính xác. Mục đích của đánh giá hệ thống là để xác định xem hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức có được thiết kế và hoạt động hiệu quả hay không, và có tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn quốc tế, cũng như các yêu cầu của khách hàng và quy định pháp lý hay không.

• Đánh giá quy trình là việc kiểm tra chi tiết từng quy trình cụ thể trong hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức. Mục đích của đánh giá quy trình là xác minh rằng các quy trình này có đang hoạt động theo đúng kế hoạch hay không, có đạt được các kết quả mong muốn và tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO không, có phù hợp với quy định pháp luật và yêu cầu của khách hàng không.
• Đánh giá sản phẩm là một chuỗi các cuộc đánh giá được thực hiện tại các giai đoạn khác nhau của quá trình thiết kế, sản xuất và giao hàng. Mục đích của đánh giá sản phẩm là xác minh sự phù hợp của sản phẩm với các yêu cầu đã được chỉ định, bao gồm các tiêu chí về kích thước, chức năng, đóng gói và ghi nhãn. Quá trình này diễn ra theo một tần suất được xác định trước để đảm bảo rằng sản phẩm luôn đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu đề ra.

Kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 có nên bao gồm cả danh sách đánh giá không?

Danh sách kiểm tra đánh giá nội bộ đóng vai trò như một tham chiếu trước, trong và sau quá trình đánh giá nội bộ, bởi vậy kế hoạch đánh giá nội bộ nên đi kèm với danh sách đánh giá. khi danh sách đánh giá nội bộ được phát triển cho một cuộc đánh giá cụ thể và sử dụng đúng cách thì sẽ mang lại những lợi ích sau:

• Danh sách kiểm tra có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo để lập kế hoạch cho các cuộc đánh giá trong tương lai.
• Danh sách kiểm tra hỗ trợ người đánh giá xác định những nhiệm vụ, các đo lường hiệu quả…
• Danh sách kiểm tra hoàn chỉnh được coi là bằng chứng của một cuộc đánh giá đã được thực hiện.
• Đảm bảo rằng cuộc đánh giá được tiến hành một cách có hệ thống và nhất quán.
• Đảm bảo phương pháp tiếp cận đánh giá nhất quán.
• Hỗ trợ tích cực quá trình đánh giá của tổ chức.
• Cung cấp các ghi chú thu thập trong quá trình đánh giá.
• Đảm bảo tính đồng nhất trong việc thực hiện của những người đánh giá khác nhau.
• Cung cấp tài liệu tham khảo khách quan cho quá trình đánh giá.

8 bước triển khai kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001

Bước 1. Lựa chọn chuyên gia đánh giá và liên hệ với người chịu trách nhiệm

Để bắt đầu, doanh nghiệp cần lựa chọn người đánh giá dựa trên các yêu cầu đã được liệt kê ở trên và liên hệ với người đại diện bộ phận thuộc phạm vi đánh giá nội bộ để đảm bảo rằng cuộc kiểm tra khả thi. Người đại diện bộ phận được kiểm tra cần có mặt để giải đáp các thắc mắc của chuyên gia đánh giá.

Bước 2. Xem xét tài liệu và phát triển kế hoạch đánh giá

Tiếp đến, chuyên gia đánh giá cần chuẩn bị những tài liệu dùng trong quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001. Điều này sẽ giúp họ biết quy mô, phạm vi đánh giá, giảm thiểu việc phải kiểm tra lại từ đầu do thiếu sót.

Mục đích của việc xem xét tài liệu là phát triển một kế hoạch chi tiết về những gì sẽ được kiểm tra, khi nào sẽ thực hiện, bộ phận nào sẽ được kiểm tra, kiểm tra những nội dung gì, kiểm tra trong bao lâu…..

Bước 3. Chuẩn bị tài liệu liên quan

Để có thể nhất quán quá trình thực hiện đánh giá, người đánh giá cần chuẩn bị các tài liệu liên quan. Nhằm cụ thể hóa việc họ cần làm, từ đó hiệu quả công việc cũng sẽ được nâng cao.

Bước 4. Thông báo chương trình đánh giá nội bộ trong tổ chức

Nhà lãnh đạo cấp cao cần mở cuộc họp thông báo về chương trình đánh giá nội bộ cho các thành viên trong tổ chức. Điều này không chỉ nhắc nhắc nhở những người liên quan thực hiện nhiệm vụ của họ một cách có trách nhiệm. Mà còn để những bên được kiểm tra có sự chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc đánh giá sắp tới.

Bước 5. Thực hiện kiểm tra

Chuyên gia đánh giá đặt câu hỏi và thu thập thông tin, xem xét hồ sơ - tài liệu, quan sát việc thực hành để kết luận liệu hệ thống quản lý chất lượng có đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001 hay không. Các hạng mục kiểm tra cần bám sát theo danh sách đánh giá nội bộ đã chuẩn bị từ trước đó. Chuyên gia đánh giá và bộ phận được kiểm tra cần duy trì trao đổi thông tin trong suốt quá trình đánh giá.

Bước 6. Kết luận

Sau khi chuyên gia đánh giá nội bộ hoàn tất quá trình đánh giá, họ phải đưa ra các kết luận. Nếu tất cả hoạt động đều được thực hiện hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001 thì sẽ không có hành động khắc phục nào cần được trình bày. Ngược lại, thì các hành động khắc phục cần được xây dựng và lên kế hoạch thực hiện đúng cách.

Bước 7. Phát hành bản báo cáo đánh giá

Bản báo cáo đánh giá cần được kiểm tra bởi ban lãnh đạo cấp cao và bộ phận được kiểm tra trước khi công bố. Điều này vô cùng quan trọng vì sai sót có thể xuất hiện trước khi được phát hành. Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo tính chính xác của mọi thông tin.

Bước 8. Theo dõi và khắc phục

Doanh nghiệp cần tiếp tục theo dõi quá trình cải tiến của bộ phận được kiểm tra. Nếu không theo dõi các hành động khắc phục và sửa chữa, các vấn đề tương tự có thể tiếp tục được tìm thấy trong các cuộc kiểm tra tiếp theo, điều này làm mất đi mục đích của chương trình đánh giá nội bộ.

Trên đây là những thông tin hỗ trợ quý doanh nghiệp trong việc triển khai kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001:2015. Nếu doanh nghiệp có thắc mắc gì về cách triển khai kế hoạch hay những vấn đề liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng. Vui lòng liên hệ với KNA để được hướng dẫn cụ thể.

• Địa chỉ: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco, 266 Đội Cấn - Ba Đình - Hà Nội
• Hotline: 0932.211.786
• Email: salesmanager@knacert.com