Tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 45001 bao gồm các tài liệu như: Chính sách an toàn, quy trình kiểm soát và đánh giá rủi ro, kế hoạch ứng phó khẩn cấp, hướng dẫn về trách nhiệm, quyền hạn của các bên liên quan…Việc xây dựng tài liệu ISO 45001 giúp tạo nền tảng thông tin, phục vụ doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Vậy có điều gì mà doanh nghiệp cần chú ý khi xây dựng tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 45001 không? Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu trong bài viết dưới đây. 

Giới thiệu tài liệu ISO 45001   

ISO 45001 là một tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS - Occupational Health and Safety Management System). Tiêu chuẩn này được thiết kế để giúp các tổ chức cải thiện hiệu suất an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, bảo vệ nhân viên và các bên khỏi các rủi ro liên quan đến sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc. 

Tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 45001 là tập hợp các hồ sơ, chính sách, quy trình và hướng dẫn được thiết kế để hỗ trợ việc triển khai và duy trì OHSMS theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 45001. Tài liệu ISO 45001 đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì một Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp hiệu quả. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của pháp luật và ISO 45001 mà còn hỗ trợ trong việc tạo ra một môi trường làm việc an toàn và lành mạnh, tăng cường hiệu quả hoạt động và cải thiện uy tín của tổ chức. 

Các yêu cầu về tài liệu trong ISO 45001 

• Chính sách OHSMS: Chính sách an toàn và sức khỏe nghề nghiệp là tài liệu quan trọng. Chính sách thể hiện cam kết của doanh nghiệp trong việc cung cấp môi trường làm việc an toàn và lành mạnh, đáp ứng các yêu cầu pháp lý, cũng như cải tiến liên tục OHSMS. Vì vậy khi xây dựng tài liệu theo ISO 45001, chính sách an toàn lao động phải được chuẩn bị kỹ càng, thông qua kiểm duyệt để truyền đạt đến tất cả các phòng ban, nhân viên và những bên liên quan khác. Đồng thời chính sách OHSMS phải được đánh giá định kỳ để đảm bảo tính phù hợp. 

• Quy trình đánh giá rủi ro và cơ hội: Doanh nghiệp phải thiết lập, thực hiện và duy trì quy trình để nhận diện các mối nguy hiểm, đánh giá rủi ro và cơ hội liên quan đến OHSMS, cũng như xác định các biện pháp kiểm soát. Các tài liệu cần ghi rõ quy trình và tiêu chí đánh giá rủi ro, cũng như các hành động cần thực hiện để giải quyết rủi ro và cơ hội. 

• Mục tiêu OHSMS và kế hoạch hành động: Doanh nghiệp phải thiết lập các mục tiêu OHSMS tại các bộ phận, quy trình cụ thể. Mục tiêu an toàn lao động phải đo lường được, nhất quán với chính sách OHSMS, và có kế hoạch hành động cụ thể phù hợp để đạt được. Nội dung của kế hoạch sẽ bao gồm nguồn lực cần thiết và thời gian hoàn thành. 

• Hướng dẫn vận hành và quy trình kiểm soát: Các quy trình và hướng dẫn nhằm kiểm soát các những hoạt động có ảnh hưởng đến OHSMS. Chúng có thể bao gồm quy trình kiểm soát hoạt động nhà thầu, quản lý sự thay đổi, ứng phó khẩn cấp...Quy trình phải rõ ràng, dễ hiểu và có sẵn cho tất cả các bên liên quan, đảm bảo rằng mọi người đều nắm vững và tuân thủ. 
• Hồ sơ ghi chép liên quan đến sự cố và các hành động khắc phục: Theo yêu cầu về tài liệu ISO 45001, hồ sơ ghi chép sự cố và các hành động khắc phục phải được ghi lại chi tiết về sự cố và phân tích, xác định nguyên nhân gốc rễ dẫn đến sự cố. Các hành động cụ thể đã hoặc sẽ được thực hiện để giải quyết sự cố và ngăn ngừa tái diễn. Đồng thời hồ sơ cần xác định cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm cho việc thực hiện và giám sát các hành động khắc phục. 

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi xây dựng tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 45001? 

• Đảm bảo tính chính xác và dễ hiểu: Khi xây dựng tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 45001 phải dừng từ ngữ rõ ràng, dễ hiểu, tránh sử dụng quá nhiều thuật ngữ kỹ thuật hoặc những từ ngữ phức tạp có thể gây khó khăn trong việc hiểu và áp dụng. Cấu trúc của tài liệu nên được sắp xếp một cách logic, có hệ thống để dễ theo dõi. Điều này giúp mọi cấp bậc trong doanh nghiệp, từ quản lý đến nhân viên, đều có thể nắm bắt và thực hiện được các quy định và quy trình đã đề ra. 

• Phù hợp với thực tế hoạt động của tổ chức: Một yếu tố quan trọng là tài liệu phải được điều chỉnh theo quy mô, lĩnh vực kinh doanh, và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Không nên sao chép nguyên bản các yêu cầu của tiêu chuẩn mà cần lồng ghép chúng vào trong bối cảnh hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. Các quy trình và biểu mẫu không chỉ cần tuân thủ đúng tiêu chuẩn ISO 45001, mà còn phải hữu ích và hỗ trợ cho hoạt động thực tiễn của doanh nghiệp. Điều này giúp tối ưu hóa sự tương thích giữa tiêu chuẩn và thực tiễn, đồng thời đảm bảo tính bền vững khi áp dụng. 
• Tính khả thi và khả năng áp dụng: Tài liệu phải được xây dựng dựa trên cơ sở thực tiễn, có tính khả thi cao và dễ dàng triển khai, giám sát. Các quy trình và hướng dẫn không chỉ mang tính lý thuyết mà cần phải khả thi khi áp dụng vào thực tế. Việc tài liệu chỉ mang tính hình thức hoặc để đối phó sẽ dẫn đến khó khăn trong việc thực hiện và không đảm bảo hiệu quả. Do đó, cần đảm bảo rằng tài liệu không chỉ cần tuân thủ yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001 mà còn giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và an toàn lao động trong doanh nghiệp. 

Lợi ích của của việc xây dựng tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 45001 

• Nâng cao hiệu quả quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp: Việc áp dụng hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn chứng nhận ISO 45001 giúp tổ chức triển khai các biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu sự cố, tai nạn lao động một cách có hệ thống. Các quy trình rõ ràng và chặt chẽ không chỉ giúp ngăn chặn rủi ro mà còn nâng cao mức độ an toàn tại nơi làm việc. Nhân viên, thông qua việc tiếp cận với các chính sách và quy trình an toàn, sẽ nâng cao nhận thức và trách nhiệm trong việc bảo vệ sức khỏe của chính mình cũng như đồng nghiệp, từ đó góp phần vào môi trường làm việc an toàn hơn và giảm thiểu nguy cơ tai nạn. 

• Cải thiện sự tuân thủ và quản lý rủi ro: ISO 45001 cung cấp một khuôn khổ toàn diện để đảm bảo tổ chức tuân thủ đầy đủ các yêu cầu pháp luật liên quan đến an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Việc có tài liệu rõ ràng giúp tổ chức chứng minh sự tuân thủ trong quá trình kiểm tra và đánh giá bởi các cơ quan quản lý. Hơn nữa, việc xây dựng tài liệu theo ISO 45001 giúp tổ chức nhận diện, đánh giá, và kiểm soát các rủi ro liên quan đến an toàn lao động một cách hiệu quả. Bằng cách áp dụng các biện pháp ngăn ngừa và khắc phục, tổ chức có thể giảm thiểu những rủi ro có thể ảnh hưởng đến nhân viên và hoạt động của mình. 

• Tăng cường hiệu quả và uy tín của tổ chức: Hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 45001 giúp tổ chức nhận diện, đánh giá, và kiểm soát các rủi ro liên quan đến an toàn lao động một cách hiệu quả. Bằng cách áp dụng các biện pháp ngăn ngừa và khắc phục, tổ chức có thể giảm thiểu những rủi ro có thể ảnh hưởng đến nhân viên và hoạt động của mình. 

Trên đây là những điều mà doanh nghiệp cần chú ý khi xây dựng tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 45001. Nếu Quý doanh nghiệp còn bất cứ thắc mắc nào về bộ tài liệu tiêu chuẩn ISO 45001 hay hướng dẫn xây dựng tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 45001, vui lòng liên hệ với KNA CERT qua Hotline: 0932.211.786 hoặc Email: salesmanager@knacert.com  để được hỗ trợ giải đáp.