Tiêu chuẩn ISO 22000 - nâng cao sức cạnh tranh cho doanh nghiệp
Có thể thấy được việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 22000 về Hệ thống An toàn Thực phẩm từ lâu đã giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo được sự uy tín cũng như...
Tạo các SOP của bạn đúng cách có thể dẫn đến các quy trình hiệu quả hơn và thành công lâu dài hơn. Cách viết mẫu SOP chuẩn - Mẫu quy trình chuẩn (SOP) là nội dung bạn có thể bắt đầu tạo các quy trình vận hành tiêu chuẩn cho doanh nghiệp của mình.
→ Xem thêm Quy trình thao tác chuẩn SOP là gì?
Mặc dù mục đích tổng thể của việc tạo SOP là để đảm bảo sự liên kết trong nhóm của bạn, nhưng mỗi quy trình riêng lẻ nên có một mục tiêu cụ thể. Hãy coi ý định của bạn là kết quả lý tưởng cho quy trình - ví dụ: dạy nhân viên cách xử lý các khoản thanh toán cho giao dịch mua của khách hàng.
Bạn cũng sẽ muốn nghĩ về lý do tại sao điều quan trọng là phải có SOP này. Có thể nhóm của bạn đang gặp khó khăn trong việc tự hiểu rõ quy trình hoặc điều quan trọng là phải tuân theo các bước cụ thể. Đặt mục tiêu rõ ràng có thể giúp bạn tập trung khi bắt đầu tìm hiểu sâu hơn về viết mẫu quy trình chuẩn (SOP).
Tiếp theo, bạn cần xác định bạn đang viết quy trình chuẩn SOP cho ai. Ai sẽ là người dùng cuối của SOP này? Đừng chỉ nghĩ về việc ai sẽ thực hiện phần lớn công việc. bạn cần lập danh sách mọi thành viên trong nhóm tham gia vào quy trình, từ đầu đến cuối (ngay cả khi họ có trách nhiệm tối thiểu).
Bạn muốn SOP của mình thu hút cả thành viên nhóm mới và thành viên có kinh nghiệm, nhưng điều quan trọng là phải hiểu họ sẽ có bao nhiêu hướng dẫn hoặc chỉ dẫn. Điều này có thể giúp đảm bảo cung cấp đủ thông tin chi tiết mà không làm cho người đọc choáng ngợp với những thông tin không cần thiết.
Điều quan trọng nữa là phải biết cách các thành viên trong nhóm đó làm việc và cách họ truy cập vào SOP trong công việc. Họ sẽ lấy hướng dẫn từ thiết bị di động hay họ sẽ tham khảo hướng dẫn in được hiển thị tại nơi làm việc?
Hiểu rõ về cách nhân viên của bạn sẽ tương tác với các SOP mà bạn tạo sẽ ảnh hưởng đến một số quyết định của bạn sau này. Tuy nhiên ở bước này, bạn chỉ cần tập trung vào việc tìm hiểu người dùng cuối của bạn và môi trường làm việc của họ.
Trừ khi bạn đang phác thảo một quy trình mới, nhóm của bạn có thể đã làm theo các bước cụ thể để hoàn thành công việc (ngay cả khi đó không nhất thiết là đúng cách). Trước khi bạn bắt đầu ghi lại SOP của mình, hãy tiến hành kiểm tra quy trình công việc hiện tại.
Yêu cầu các nhân viên hiện tại chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ ghi lại chính xác những gì họ làm để hoàn thành công việc. Nói chuyện với họ về những gì đang hoạt động, những gì không hoạt động và những cải tiến nào họ cần xem để làm cho công việc của họ hiệu quả và năng suất hơn. Bạn có thể thực hiện những điều chỉnh nào để không chỉ phù hợp với nhu cầu của nhân viên mà còn phù hợp với nhu cầu của toàn công ty?
Sau đó, xem xét các quy trình hiện tại của bạn từ quan điểm tuân thủ và an toàn. Bạn đã làm mọi thứ cần thiết để đáp ứng các tiêu chuẩn quy định hoặc nội bộ chưa? Bạn có thể thực hiện bất kỳ cải tiến nào để làm cho nhiệm vụ an toàn hơn cho nhân viên của mình không?
Đôi khi trong quá trình viết một SOP, nếu chỉ một bộ hướng dẫn sẽ không hiệu quả. Nếu nhiều thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về các phần khác nhau của quy trình hoặc một số nhiệm vụ nhất định cần được hoàn thành trước khi quy trình có thể bắt đầu, bạn có thể thực sự cần một loạt các SOP riêng biệt.
Trước khi bạn bắt đầu viết, hãy xác định phạm vi của SOP mà bạn đang tạo. Tại thời điểm nào một quá trình kết thúc và một quá trình khác bắt đầu? Nhân viên có thể tự tin đánh dấu nhiệm vụ này là “hoàn thành” ở đâu?
Bạn cũng có thể thấy rằng một quy trình cần nhiều SOP, một quy trình cụ thể cho từng cá nhân hoặc bộ phận tham gia vào quy trình. Việc tách các SOP dựa trên người dùng cuối có thể giúp nhóm của bạn tập trung và tránh mọi nhầm lẫn về việc ai cần thực hiện nhiệm vụ nào.
Nếu bạn thấy rằng quy trình của mình thực sự cần nhiều SOP, hãy đặt ra một khuôn khổ về cách nhân viên sẽ chuyển từ quy trình này sang quy trình tiếp theo. Lập bản đồ này trước khi bạn bắt đầu viết có thể giúp bạn dễ dàng bao quát tất cả các cơ sở của mình và tránh bỏ sót bất kỳ bước quan trọng nào.
Có 3 loại định dạng SOP là (từng bước, phân cấp và sơ đồ). Dựa trên những gì bạn biết về người đọc và người dùng cuối, đâu là định dạng SOP tốt nhất để đảm bảo họ có thể nhanh chóng và dễ dàng tiếp thu thông tin họ cần?
Nếu nhân viên của bạn là những người học trực quan hoặc SOP của bạn sẽ được hiển thị trong môi trường làm việc bận rộn (có nghĩa là họ cần có thể dễ dàng đọc hướng dẫn mà không cần dừng lại để đọc bản in đẹp hoặc mô tả chi tiết), bạn có thể muốn SOP của mình có đồ họa hoặc hình ảnh diễn giải mỗi bước. Mặt khác, nếu SOP phức tạp và yêu cầu mô tả chi tiết từng bước, bạn có thể lựa chọn định dạng dạng văn bản.
Dựa trên tất cả thông tin bạn đã thu thập, hãy viết SOP của bạn. Mỗi quy trình nên được trình bày chi tiết mà không đi quá sâu vào các điểm hoặc chủ đề không cần thiết. Tránh mô tả chung chung — Ví dụ: thay vì nói “gửi email xác nhận”, hãy nói “gửi email xác nhận cùng với hóa đơn được chia thành từng khoản, ngày xử lý, thông tin thanh toán và số đơn đặt hàng”.
Tránh càng nhiều biệt ngữ càng tốt. Lý tưởng nhất là bất kỳ nhân viên nào — bất kể mức độ kinh nghiệm hay đào tạo — đều có thể tuân theo SOP của bạn và hiểu những gì được mong đợi ở họ. Cắt bỏ bất kỳ ngôn ngữ hoặc mô tả nào có thể yêu cầu kiến thức bên trong hoặc giải thích.
Cuối cùng, các bước nên được viết bằng cách sử dụng giọng nói tích cực. Ngôn ngữ định hướng hành động có thể giúp hướng dẫn rõ ràng hơn, vì vậy không có sự nhầm lẫn về những gì cần phải làm.
Xác nhận quy trình SOP của bạn với những người sử dụng quy trình hàng ngày. Yêu cầu họ làm theo SOP và xem liệu họ có đạt được kết quả mong muốn của bạn hay không, sau đó thu thập phản hồi về trải nghiệm dành cho họ như thế nào. Có bất kỳ bước nào bị thiếu hoặc có những bước không cần thiết không?
Để kiểm tra lần cuối, hãy yêu cầu một thành viên trong nhóm chưa quen với quy trình thực hiện theo SOP của bạn. Họ có thể hoàn thành nhiệm vụ ở đâu? Nó có cảm thấy quá phức tạp hoặc giống như các bước bị thiếu không? Nếu người bên ngoài của bạn không thể dễ dàng làm theo, bạn có thể cần xem lại quy trình của mình và thực hiện một số điều chỉnh.
----------------------------------------------------------------------------------------------------
Trên đây là Cách viết mẫu SOP chuẩn - Mẫu quy trình chuẩn (SOP), để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số hotline: 093.2211.786 hoặc Email: salesmanager@knacert.com
Có thể thấy được việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 22000 về Hệ thống An toàn Thực phẩm từ lâu đã giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo được sự uy tín cũng như...
Thực hiện theo quy định của Nhà nước về chế độ nghỉ Lễ, Tết năm 2024. Căn cứ vào tình hình thực tế của Công ty, Ban Giám đốc Công ty thông báo đến toàn thể khác...
Hiện trên Thế giới có 46 quốc gia, 35 vùng lãnh thổ đã áp dụng định giá carbon với sự tham gia của hàng chục ngàn doanh nghiệp, nước tính nguồn thu từ tín chỉ c...
Công ty TNHH Sản xuất ISCVINA là Doanh Nghiệp làm trong ngành Điện tử có tiếng tại tỉnh Vĩnh Phúc. Mới đây Công ty TNHH Sản xuất ISCVINA đã được KNA Cert cấp ch...
Là doanh nghiệp chuyên Gia công cơ khí mới đây Công ty TNHH Lắp đặt thiết bị Thiên Ân HC đã đạt được chứng nhận ISO 45001 cho Hệ thống Quản lý An toàn Sức khỏe....
