Bài trước:

• Hướng dẫn triển khai áp dụng phương pháp 5S tại Doanh Nghiệp (Phần 1)
• Hướng dẫn triển khai áp dụng phương pháp 5S tại Doanh Nghiệp (Phần 2)

Giai đoạn 3: Tự kiểm tra, đánh giá thực hiện 5S tại nơi làm việc và hoạt động cải tiến

Sau khi tổ chức đã thực hiện giai đoạn 2 triển khai các hoạt động cho từng S. Tổ chức cần đánh giá sức mạnh của mình cũng như các khu vực để tìm kiếm cơ hội cải tiến và biết vị thế của mình ở đâu trong phong trào 5S. Tự đánh giá 5S là để văn bản hóa và giám sát hoạt động 5S thông qua phương pháp 5S nội bộ. Mọi nỗ lực thực hiện Seiri, seiton và seiso, seiketsu, shitsuke mọi người nhìn thấy ngay được những thành quả bước đầu. Họ cải tiến được một số điều làm việc và bắt đầu nghĩ “chúng ta đã làm được điều đó” và tự cho phép mình thư giãn một thời gian. Nếu lãnh đạo công ty không duy trì quán tính cũng như sự nhiệt tình của nhân viên trong hoạt động 5S thì chuẩn bao lâu mọi thứ sẽ trở về như lúc ban đầu.

Ban 5s tiến hành tự kiểm tra, đánh giá định kì 

Để duy trì và phát triển được hoạt động 5S, có thể áp dụng những cách sau:

• Tự mỗi người đánh giá công việc của mình định kỳ
• Tổ chức đánh giá 5S nội bộ trong công ty
• Mời chuyên gia tư vấn đánh giá
• Kết hợp tất cả các những cách trên
• Tổ chức các cuộc thi đua 5S trong công ty
• Tổ chức các cuộc thi đua 5S giữa các công ty với nhau

Trong giai đoạn 3 này, đề cập đến 3 nội dung:

• Tự kiểm tra đánh giá 5S trong công ty của bạn
• Tổ chức các cuộc thi đua trong công ty của bạn
• Hoạt động cải tiến

Đánh giá 5S trong công ty

1. Mục đích đánh giá 5S

Trong Mô hình 5S trong sản xuất, vấn đề khó khăn nhất là việc duy trì và cải tiến các hoạt động này. Đánh giá định kì 5S là một hoạt động có ý nghĩa khuyến khích việc duy trì các hoạt động 5S. Đánh giá hoạt động 5S nhằm các mục đích sau:

• Xem xét được hiệu quả của các hoạt động 5S
• Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S
• Kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và nhân rộng sáng kiến cải tiến
• Phát hiện những khu vực hạn chế để có những cải tiến thích hợp

Với mục đích trên, việc đánh giá định kỳ các hoạt động 5S sẽ bao gồm những nội dung sau:

• Lập kế hoạch đánh giá định kỳ 5S
• Thành lập ban đánh giá 5S và tiến hành đánh giá
• Báo cáo kết quả đánh giá
• Trao thưởng định kỳ cho các nhóm và các cá nhân thực hiện tốt các hoạt động 5S, chú trọng đến tinh thần tham gia.

2. Các bước đánh giá 5S

A, chuẩn bị đánh giá

• Thành lập đoàn đánh giá

Thành phần nhóm đánh giá bao gồm: trưởng nhóm đánh giá và các cán bộ đánh giá. Thông thường thành phần đánh giá do lãnh đạo công ty chỉ định.

• Lên chương trình đánh giá

Nhằm đảm bảo cuộc đánh giá được tiến hành một cách có tổ chức, đầy đủ và thành công. Chưng trình đánh giá bao gồm:

+ Mục đích và phạm vi đánh giá

+ Phân khu vực và trách nhiệm cho cán bộ đánh giá

+ Nội dung đánh giá

+ Thời gian, địa điểm/ bộ phận được đánh giá

+ Các nguồn lực cần thiết

• Xây dựng các tiêu chí đánh giá, xét thưởng:

Xác định rõ mức độ đạt yêu cầu, chưa đạt yêu cầu để có biện pháp cải tiến cho từng hạng mục.

• Chuẩn bị các tài liệu liên quan: các phiếu kiểm tra, mẫu báo cáo, phiếu hỏi,..
• Chuẩn bị một số phương tiện cần thiết: như máy ảnh, phim,..sử dụng để ghi lại bằng chứng khách quan quan sát được trong quá trình đánh giá. Chuẩn bị các biển báo, phần thưởng để khuyến khích.

B, Tiến hành đánh giá

• Họp khai mạc:

Nếu mục đích, ý nghĩa của đợt đánh giá, thống nhất chương trình đánh giá, nội dung đánh giá, thành phần họp khai mạc nên có lãnh đạo tham gia, đại diện các bộ phận được đánh giá, nhóm đánh giá và ban chỉ đạo 5S.

• Tiến hành đánh giá
• Họp kết thúc

Thành phần tham gia cuộc họp kết thúc gồm: lãnh đạo công ty, ban chỉ đạo 5S, các cán bộ đánh giá, đại diện các phòng, ban được đánh giá.

Trong cuộc họp kết thúc, nhóm đánh giá sẽ trình bày kết quả đánh giá, tình trạng, phạm vi mà mức độ những điểm cần cải tiến.

Bên được đánh giá cần hiểu rõ, có thông tin chính xác để có thể thực hiện hành động khắc phục và cần phân công thực hiện các hoạt động theo dõi, kiểm tra xác nhận.

3. Trao thưởng sau đánh giá

Để đạt kết quả tốt hơn và có hiệu quả về tâm lý, ban tổ chức cần đưa ra phương pháp trao thưởng sao cho có thể khuyến khích mà không làm nản chí các nhân viên và phòng ban tham gia hướng về mục tiêu đã định trước.

A, Tổ chức các cuộc thi 5S trong công ty

Bên cạch các cuộc đánh giá 5S (thực ra là thi đua 5S giữa các phòng ban), công ty nên tổ chức các cuộc thi về 5S. Các cuộc thi về 5S rất đa dạng tùy thuộc vào sự sáng tạo của đơn vị.

Những cuộc thi như vậy sẽ tạo hưng phấn và tinh thần thực hiện 5S cho tất cả mọi người trong công ty. Hãy giúp họ hiểu rằng họ đang tạo ra cho chính mình một môi trường làm việc thoải mái và an toàn nơi họ gắn bó nhiều thời gian hơn cả ở nhà của mình.

B, Hoạt động cải tiến

Công tác tự kiểm tra đánh giá hay được cấp chứng chỉ 5S bởi một tổ chức chứng nhận cho hoạt động 5S của tổ chức đó chính là việc tổ chức mong muốn đạt được các mục tiêu của mình và việc đưa ra các hành động khắc phục là cơ chế tự cải tiến nhằm nâng cao chất lượng và giảm các chi phí trong việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ.

Có thể sử dụng một vài công cụ để phát huy hiệu quả của áp dụng 5S như sau:

1. Tiếp cận hệ thống chu trình cải tiến P-D-C-A

• P- Plan
• D- Do
• C-Check
• A- Action

2. Sử dụng phương pháp quản lí trực quan

Sử dụng nhằm nâng cao hiệu lực của công việc, hoạt động hay quá trình làm cho thông tin cần truyền tải gọn, rõ ràng và nhanh hơn.

Thông qua các hình thức trực quan như bảng hiện thị trực quan, các bảng biểu thông tin, các bảng màu, các chỉ dẫn bằng hình ảnh,..

3. Triển khai nhóm kiểm soát chất lượng

Là một nhóm ít người, thuộc cùng một bộ phận công tác và tự nguyện tham gia các hoạt động cải tiến.

Mục tiêu: đóng góp các cải tiến cho doanh nghiệp, tạo môi trường làm việc thoải mái và phát huy khả năng sáng tạo của thành viên trong nhóm.

4. Khuyến khích cải tiến liên tục (kaizen)

Kaizen là công cụ được áp dụng nhằm thúc đây cải thiện liên tục với sự tham gia của mọi người với mục tiêu cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống của mỗi cán bộ công nhân viên.

Các đặc điểm của Kaizen bao gồm:

• Làm quá trình cải tiến liên tục nơi làm việc
• Giảm lãng phí, nâng cao chất lượng sản phẩm hàng hóa
• Nhấn mạnh hoạt động nhờ và sự tham gia của mọi người để cải tiến việc làm, công việc hoạt động tốt hơn, ít tốn kém và hiệu quả hơn.

5. Áp dụng KPIs (Key Performance Indicators- các chỉ số đánh giá hiệu suất chủ yếu)

KPIs là phạm vi đo lường có thể chấp nhận được của các yếu tố hoạt động mà nó nhấn mạnh vào quá trình làm việc và xác định tổng thể mức chi phí và chát lượng. Các yếu tố như an toàn, tinh thần bảo trì dự phòng, thiết lập và lên kế hoạch thời gian sản xuất có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu suất.

Khi không thể áp dụng tất cả chỉ số KPIs như là một nhu cầu để thích nghi với nền văn hóa riêng của tổ chức, thì nhóm làm việc cần thảo luận và ưu tiên sử dụng KPIs để thúc đẩy văn hóa làm việc hiệu quả thông qua chuẩn đối sánh Benchmarking.  

Theo 3 phần Cách thực hiện 5S trong sản xuất trên đây KNA hy vọng sẽ giúp các Tổ chức/ Doanh Nghiệp có những kiến thức chung để xây dựng hệ thống - phương pháp 5S một cách bài bản và áp dụng hiệu quả nhằm giúp cho Doanh Nghiệp cải thiện được tối đa hoạt động kinh doanh và tránh lãng phí. 

Các doanh nghiệp/ tổ chức muốn đào tạo thực hành 5S có thể tham khảo dịch vụ của chúng tôi tại đây