CÔNG TY TNHH CHỨNG NHẬN KNA 

"Quality Innovation"

Mục đích và lợi ích của tích hợp hệ thống quản lý với công cụ cải tiến năng suất chất lượng

Tích hợp là đưa tất cả hoạt động quản lý của tổ chức vào một hệ thống thống nhất, không chia tách các thành phần. Vì các hệ thống mà tổ chức áp dụng là phần không thể thiếu trong tích hợp hệ thống quản lý chung của tổ chức nên cần nối kết chúng sao cho ranh giới giữa các quá trình được nối liền.

>> Xem thêm: Dịch vụ chứng nhận ISO 9001:2015 cho doanh nghiệp


Hầu hết các tổ chức hiện nay đã áp dụng ít nhất một hệ thống quản lý nhằm giải quyết các vấn đề mà tổ chức đó gặp phải ở một thời điểm. Khi quy mô lớn dần lên thì việc giải quyết các vấn đề tăng lên khiến cho việc quản lý một hệ thống không còn hiệu quả nữa. Sự mất kiểm soát có thể được thể hiện qua sản phẩm lỗi, khiếu nại khách hàng, không có sự phối hợp ăn ý giữa các bộ phận chức năng trong tổ chức, thay đổi thường xuyên các hoạt động... Trong giai đoạn này, doanh nghiệp có nhu cầu áp dụng các tiêu chuẩn hệ thống quản lý, đa phần đây là những tiêu chuẩn đã được thử nghiệm trong thực tiễn và tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO ban hành.

hệ thống tích hợp ISO

Tích hợp hệ thống quản lý với công cụ cải tiến năng suất chất lượng giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực.

Áp dụng các tiêu chuẩn về bên thứ 3 đã phần nào giúp cho các doanh nghiệp củng cố lại và xây dựng được các hệ thống một cách bài bản góp phần cung cấp sản phẩm một cách ổn định về mặt chất lượng.

Tuy nhiên, sau thời gian áp dụng và được chứng nhận, doanh nghiệp phải thực hiện cải tiến hệ thống của mình. Mặt khác, các tiêu chuẩn Hệ thống quản lý mang tính “phổ quát” cao. Chúng được xây dựng để áp dụng cho mọi loại hình hoạt động của tổ chức. Các tiêu chuẩn này chỉ đưa ra yêu cầu “phải làm gì” nhưng không hướng dẫn “phải làm như thế nào”. Việc tìm một phương pháp, kỹ thuật, cách thức, công cụ vừa phù hợp với thực tế hoạt động vừa đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn là trách nhiệm của tổ chức.

Hiện nay nhiều tổ chức đã đạt chứng nhận cùng một lúc cho nhiều tiêu chuẩn. Việc chứng nhận này được thực hiện bởi các tổ chức độc lập giúp tạo niềm tin cho khách hàng và đối tác trên thị trường. Tuy nhiên về lâu dài và trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của thị trường như ngày nay, yếu tố chất lượng sản phẩm/dịch vụ có thể đảm bảo giữ chân khách hàng nhưng chưa chắc đã giúp doanh nghiệp tồn tại lâu dài. Vấn đề đặt ra lúc này là làm sao giảm thiểu chi phí hoạt động, hạ giá thành sản phẩm và tạo nhiều giá trị gia tăng cho khách hàng.

Đây là những yếu tô vô cùng quan trọng để doanh nghiệp tồn tại. Nói cách khác, ngoài đảm bảo tính hiệu lực còn phải có tính hiệu quả của hoạt động quản lý. Đa phần doanh nghiệp mong muốn điều này nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách để giảm thiểu chi phí hoặc gia tăng năng suất lao động.

Đến lúc này vai trò của công cụ cải tiến năng suất trở nên quan trọng. Các công cụ năng suất sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí dẫn đến đạt kết quả kinh doanh như mong muốn. Như vậy, việc áp dụng đồng thời hay nói cách khác là tích hợp hệ thống quản lý và công cụ năng suất là việc làm cần thiết.

Hoạt động cải tiến năng suất chất lượng đã được các doanh nghiệp áp dụng khá rộng rãi từ hệ thống quản lý đến các công cụ cải tiến năng suất chất lượng. Tại Việt Nam, chưa có một nghiên cứu cũng như công bố liên quan đến việc áp dụng tích hợp hệ thống quản lý và công cụ năng suất chất lượng theo hướng áp dụng các công cụ năng suất để giải quyết các điều khoản hay một nhóm điều khoản mà chỉ ở mức độ áp dụng riêng lẻ các hệ thống quản lý hoặc công cụ cải tiến năng suất chất lượng (KPI, Kaizen, QCC, 7 QC Tool,… ). Vì vậy cần có phương án tích hợp hệ thống quản lý và công cụ năng suất chất lượng để hướng dẫn doanh nghiệp và các chuyên gia tư vấn thực hiện việc tích hợp hệ thống quản lý và công cụ năng suất chất lượng tại doanh nghiệp.

hệ thống tích hợp ISO

Tích hợp hệ thống quản lý với công cụ cải tiến năng suất chất lượng mang lại lợi ích to lớn cho doanh nghiệp.

Với hệ thống Quản lý tích hợp từ 2 hay nhiều bộ tiêu chuẩn với nhau cùng với các công cụ năng suất chất lượng cũng sẽ có thể bao gồm thêm các chính sách, mục tiêu, các nguồn lực cùng các quá trình đào tạo, trao đổi thông tin, xem xét lãnh đạo và áp dụng trong toàn bộ tổ chức. Do đó khi được tích hợp vào một hệ thống duy nhất thì việc triển khai áp dụng tích hợp các hệ thống Quản lý với công cụ cải tiến năng suất chất lượng giúp mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích như:

  • Tính hiệu lực của HTQL chất lượng/ môi trường/ an toàn thực phẩm/ sức khỏe nghề nghiệp vv.
  • Giảm thiểu được các mâu thuẫn khi áp dụng HTQL đơn lẻ để tránh sự cồng kềnh về hệ thống tài liệu đồng thời rút ngắn được thời gian từ 20-30% so với khi áp dụng hệ thống một cách riêng lẻ.
  • Giúp quá trình đánh giá nội bộ, bên ngoài tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả;
  • Hạn chế sự trùng lặp, sắp xếp lại các mục tiêu của doanh nghiệp và nâng cao khả năng kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp;
  • Chủ động kiểm soát các quá trình chất lượng/môi trường/an toàn thực phẩm/an toàn và sức khoẻ nghề nghiệp, hạn chế các rủi ro không đảm bảo về chất lượng, sự cố môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm, rủi ro sản phẩm lỗi, rủi ro hỏng hóc máy móc, thiết bị sản xuất hay rủi ro tiến độ, rủi ro về an toàn, tai nạn lao động, sức khoẻ người lao động;
  • Tiếp cận tốt hơn đối với kiểm soát các rủi ro trong kinh doanh, nâng cao khả năng đáp ứng và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.

Nguồn: VietQ.vn

Chia sẻ

Tin liên quan