Trong quá trình xây dựng hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2015 bất kì một doanh nghiệp nào thì quá trình đánh giá nội bộ là hoạt động quan trọng cần thực hiện. Đây cũng là công việc được nêu trong điều khoản 9.2 của bộ tiêu chuẩn ISO 9001. Trong bài viết này KNA sẽ chia sẻ cho bạn quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO một cách cụ thể để bạn và doanh nghiệp bạn nắm rõ.

Quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO

Đánh giá nội bộ theo quy định của ISO 9001:2015

Theo điều 9.2 Về đánh giá nội bộ thì Doanh nghiệp phải tiến hành các cuộc đánh giá nội bộ theo những khoảng thời gian được hoạch định để cung cấp thông tin về việc hệ thống quản lý chất lượng có hay không:

1. a) phù hợp với:
2. i) các yêu cầu của chính doanh nghiệp đối với hệ thống quản lý chất lượng của mình;
3. ii) các yêu cầu của tiêu chuẩn này;
4. b) được thực hiện và duy trì một cách hiệu lực.

Theo đó trong quá trình áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng (QLCL) Theo ISO 9001:2015 thì doanh nghiệp cần định kì họp đánh giá nội bộ.

Mục đích của đánh giá nội bộ

Việc đánh giá nội bộ là việc làm không thể thiếu nếu doanh nghiệp bạn muốn áp dụng và duy trì một hệ thống ISO 9001:2015 có hiệu quả. Công việc này sẽ giúp cho tổ chức của bạn:

• Xác định mức độ phù hợp của hệ thống hoặc một phần của hệ thống quản lý so với chuẩn mực đánh giá
• Đánh giá năng lực của hệ thống quản lý chất lượng iso nhằm đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của pháp luật, các yêu cầu khác...
• Đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý trong việc đáp ứng các mục tiêu đã xây dựng
• Chuẩn bị sẵn sàng cho bên đánh giá thứ ba
• Duy trì nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng
• Đáp ứng yêu cầu của các tổ chức

Quy trình đánh giá nội bộ iso 9001:2015

Do là công việc định kì quan trọng cần cả hệ thống các phòng ban bắt tay vào làm nên sẽ được chia ra những bước cụ thể cho công việc đánh giá nội bộ đến từng phòng ban. Tùy vào tính chất công việc của từng phòng ban nhưng nhìn chung sẽ có những hoạt động lập kế hoạch, xác định, thực hiện một cách nhất quán và được kiểm soát. Nếu thiếu đi các yếu tố này; hoạt động đánh giá chỉ là một sự lãng phí về thời gian và nguồn lực.

Bước 1: Lập kế hoạch đánh giá nội bộ

Đây là bước đầu tiên của bất kì một cuộc đánh giá nào. Doanh nghiệp cần xác định đầy đủ 3 yếu tố sau:

• Xác định các yêu cầu của tổ chức và những thông tin chính xác cho đầu vào của quá trình.
• Xác định tính khả thi của cuộc đánh giá
• Xác định nguồn lực cung cấp cho quá trình đánh giá.

Ngoài ra cần xác định các yếu tố như lịch đánh giá/ tần xuất đánh giá, những khu vực đánh giá và các vấn đề về nhân sự thay đổi và các lỗi sai sau khi đánh giá.

Việc lên kế hoạch cụ thể sẽ giúp chương trình đánh giá nội bộ iso 9001:2015 diễn ra nhanh gọn và hiệu quả. Các đánh giá viên sẽ đi theo trình tự cụ thể được lập sẵn nhằm đảm bảo quá trình đánh giá được diễn ra một cách suôn sẻ.

Bước 2: Chuẩn bị cho cuộc đánh giá

Thông thường công việc chuẩn bị cho một cuộc đánh giá nội bộ hệ thống QLCL theo ISO 9001 sẽ diễn ra theo 3 mục:

a/ Trao đổi với người/ phòng ban được đánh giá về thời gian đánh giá viên đến làm việc.

Thông thường khi làm việc với bên được đánh giá đánh giá viên sẽ báo trước nhằm tránh việc kiểm tra bất chợt gây tâm lý thụ động và sẽ mang lại hậu quả tiêu cực cho buổi làm việc với bên được đánh giá.

Hoạt động đánh giá ở đây là hoạt động thực tế nhằm hình thành một văn hóa cải tiến. Phòng ban được đánh giá có quá trình chủ động xắp xếp công việc sẽ có sự chuẩn bị chu đáo và không hình thành thái độ chống chế hay lấp liếm hoạt động đánh giá.

b/ Xem xét trước tài liệu mô tả những quá trình được phân công đánh giá

đây là công việc nên làm vì sẽ tạo thế chủ động cho đánh giá viên xác định được những câu hỏi dành cho bên được đánh giá và hỗ trợ việc tiếp nhận hiểu các câu trả lời. Đọc trước các tài liệu còn giúp đánh giá viên phân biệt được các yêu cầu quan trọng; những điểm có thay đổi về bộ phận/nhân sự phụ trách đối với sản phẩm và quá trình.

c/ Chuẩn bị bảng câu hỏi đánh giá hệ thống quản lý chất lượng

Cần chuẩn bị các bảng câu hỏi đánh giá và chỉnh sửa chúng dựa trên các tài liệu đánh giá nội bộ ISO 9001 2015 mà đánh giá viên sẽ xem xét được lập ra một cách đầy đủ. Công việc này giúp các đánh giá viên có thể xác định được các câu hỏi nhằm tránh mát thời gian đồng thời giúp đảm bảo việc đánh giá được thực hiện trong phạm vi được xác định. Thông thường chuẩn bị câu hỏi sẽ có một bảng checklist đánh giá nội bộ iso 9001:2015 đi kèm. 

Bước 3: Thực hiện hoạt động đánh giá

Thông thường hoạt động đánh giá sẽ diễn ra theo một trình tự như sau:

• Họp mở đầu
• Xem xét tài liệu khi thực hiện đánh giá
• Thông tin trong lúc đánh giá
• Phân công vai trò, trách nhiệm của người quan sát
• Thu thập và xác nhận thông tin 
• Chuẩn bị kết quả đánh giá
• Họp kết thúc

Cuộc họp khai mạc: Đây là quá trình ban đầu nhưng cũng không kém phần quan trọng cho toàn bộ cuộc đánh giá. Khi họp khai mạc đánh giá nội bộ sẽ nhằm làm rõ các quá trình sẽ được đánh giá, thời gian đánh giá và các cá nhân mà đánh giá viên muốn phỏng vấn và làm việc. Việc đến một bộ phận và bắt đầu đánh giá; mà không có một vài điểm nhận xét ban đầu và thủ tục chào hỏi; chỉ làm tăng sự căng thẳng và khả năng tạo khoảng cách với những người có thể hỗ trợ một cuộc đánh giá hiệu quả.

Danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001:2015

Lập một báo cáo kết quả đánh giá nội bộ iso 9001:2015 đầy đủ và có ý nghĩa

Trong quy trình đánh giá nội bộ iso 9001:2015 có phần báo cáo đánh giá cần thể hiện được một cách tổng quát và khách quan về tình trạng của tổ chức được đánh giá. Báo cáo cần đề cập đến các thông lệ tốt được ghi nhận; các rủi ro nhận thấy được và các vấn đề đã được phát hiện. Một báo cáo đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng nên bao gồm các nội dung sau:

• Ngày đánh giá
• Liệt kê các khu vực được đánh giá:điều này đặc biệt quan trọng trong trường hợp tổ chức có nhiều địa điểm hoạt động.
• Tiêu chuẩn sử dụng:với đánh giá bên thứ ba, tiêu chuẩn sử dụng thường là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, ISO/TS 16949, ISO 13485 … Trong đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng; tiêu chuẩn đánh giá thường là một danh mục các tài liệu nội bộ liên quan để hoạt động được đánh giá như thủ tục, hướng dẫn và các biểu mẫu….
• Trưởng đoàn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và thành viên:nếu chỉ có một đánh giá viên thực hiện thì người này đồng thời là trưởng đoàn.
• Danh sách các cá nhân được phỏng vấn: giúp đánh giá viên cung cấp bằng chứng khách quan rằng mình đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của quá trình đánh giá.
• Các điểm không phù hợp: khi báo cáo những gì không phù hợp; điều quan trọng là phải đảm bảo nội dung đầy đủ và rõ ràng như: sự không phù hợp thực tế là gì?, các bằng chứng nào được sử dụng để kết luận đó là một điểm không phù hợp?… Một báo cáo sự không phù hợp được liên kết tốt cần cung cấp đủ sự rõ ràng và định hướng để người phụ trách quá trình có thể sử dụng để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ và lập được một phương án hành động khắc phục thích hợp.
• Nhận xét và đưa ra cơ hội cải tiến: cũng như với các điểm không phù hợp; các điểm nhận xét cũng nên được gắn với những yêu cầu cụ thể; để giảm thiểu sự hiểu lầm rằng đó chỉ đơn gian là ý tưởng mà đánh giá viên nghĩ ra.

Việc thực hiện đánh giá nội bộ được thực hiện theo các kinh nghiệm của đánh giá viên. Cần đảm bảo các thông tin mà lãnh đạo nhận được là chính xác và phản ánh đúng tình trạng đang có của tổ chức.

Bước 5: Hoàn tất đánh giá

Bước 6: Hoạt động theo dõi sau đánh giá

6 NGUYÊN TẮC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ CẦN CÓ

• Nguyên tắc 1: Tính toàn vẹn: nền tảng của tính chuyên nghiệp
• Nguyên tắc 2: Trình bày trung thực: Nghĩa vụ báo cáo trung thực và chính xác
• Nguyên tắc 3: Đánh giá chuyên nghiệp: Có trách nhiệm và có suy xét trong đánh giá
• Nguyên tắc 4: Bảo mật: Bảo mật thông tin có được trong quá trình đánh giá
• Nguyên tắc 5: Độc lập: Cơ sở cho tính công bằng của cuộc đánh giá và tính khách quan của kết luận đánh giá
• Nguyên tắc 6: Tiếp cận dựa trên bằng chứng: Phương pháp hợp lý để đạt được kết luận đánh giá đáng tin cậy.

Chính sách đánh giá nội bộ

Thông thường, cấp lãnh đạo sẽ xây dựng chính sách đánh giá nội bộ, hướng dẫn lập kế hoạch, tổ chức, phối hợp và thực hiện các hoạt động đánh giá nội bộ một cách hiệu quả để đạt được các mục tiêu đã đặt ra cho đánh giá nội bộ

• Trưởng nhóm tiến hành họp khai mạc và họp kết thúc trước và sau khi đánh giá nội bộ. 
• Trưởng phòng ban bên được đánh giá có trách nhiệm tham dự cuộc họp khai mạc và kết thúc.
• Đánh giá viên lập kế hoạch đánh giá căn cứ vào tình trạng và tầm quan trọng của quá trình và khu vực được đánh giá cũng như kết quả đánh giá lần trước.
• Các đánh giá viên phải được đào tạo và độc lập với hoạt động được đánh giá.
• Đại diễn lãnh đạo theo dõi, giám sát việc lập kế hoạch, thực hiện đánh giá nội bộ.

Đào tạo đánh giá viên nội bộ

Việc đào tạo đánh giá viên nội bộ là một quá trình cần và nên làm trong công việc đánh giá nội bộ định kì của tổ chức. Có nhiều giai đoạn khác nhau trong đào tạo, cụ thể: 

• Giai đoạn 1: Hiểu các nguyên tắc về quản lý 

Hiểu và diễn giải các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001

• Giai đoạn 2: Hiểu được các hoạt động của hệ thống quản lý trong tổ chức
• Giai đoạn 3: Đào tạo đánh giá nội bộ

Hướng dẫn, quan sát hoặc giám sát

Trên đây là những thông tin tổng quan về quy trình đánh giá nội bộ iso 9001:2015 mà KNA CERT  đã tổng hợp và cung cấp tới cho quý doanh nghiệp.

• Thông tin liên hệ chứng nhận ISO 9001:2015: Công ty TNHH Chứng Nhận KNA
• Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội.
• Chi Nhánh: Tầng 2, tòa nhà Thủy Lợi 4, 102 Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM.
  
• Tell: 093.2211.786 – 02438.268.222
• Email: salesmanager@knacert.com Website: www.knacert.com.vn