Hiện nay việc triển khai xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 được nhiều Doanh Nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam thực hiện. Tuy nhiên với những Doanh Nghiệp lần đầu thực hiện xây dựng hệ thống ISO gặp nhiều khó khăn do mới tiếp cận hệ thống này. Để hỗ trợ cho các Doanh Nghiệp, KNA CERT xin chia sẻ hướng dẫn phương pháp tự xây dựng hệ thống quản lý chất lượng iso 9001:2015 một cách hiệu quả nhất.

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015

Bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 – Hệ thống quản lý chất lượng là  tiêu chuẩn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng cho các tổ chức, doanh nghiệp. ISO 9001:2015 áp dụng cụ thể vào quá trình tạo ra các sản phẩm và dịch vụ và việc kiểm soát hệ thống an toàn chất lượng của một Doanh Nghiệp cung cấp, và quy định kiểm soát có hệ thống các hoạt động để đảm bảo rằng các nhu cầu và mong đợi của khách hàng được đáp ứng.

Hệ thống quản lý chất lượng (Quality management system) viết tắt là QMS là một hệ thống quản lý bao gồm những quy trình, những thủ tục và những yêu cầu khoa học nhằm mục đích  đạt được chính sách và mục tiêu về chất lượng. Hệ thống quản lý chất lượng giúp điều phối và định hướng hoạt động của doanh nghiệp giúp thoả mãn các yêu cầu của khách hàng và tạo ra sản phẩm chất lượng ổn định đến người tiêu dùng.  

Việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau. Có thể kể đến như giai đoạn chuẩn bị xây dựng hệ thống, hướng dẫn ban chỉ đạo ISO và nhóm dự án, khảo sát, đào tạo nhận thức và xây dựng hệ thống văn bản quản lý chất lượng.

Các bước chuyển đổi từ ISO 9001:2008 sang ISO 9001:2015

CÁC BƯỚC XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001

Các bước xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015

Bước 1: Làm quen với bộ tiêu chuẩn ISO 9001 và xác định phạm vi áp dụng

Để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 điều cần làm là ban lãnh đạo cùng cán bộ nhân viên (nhất là ban ISO) cần hiểu được bộ tiêu chuẩn này và ý nghĩa của việc áp dụng duy trì và phát triển tổ chức.

Tiếp theo chính là việc xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng nhằm hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của chính mình giúp đem lại những lợi ích thiết thực cho tổ chức.

Bước 2: Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO

Ban lãnh đạo khi đã hiểu rõ ý nghĩa của việc áp dụng ISO 9001 sẽ có cái nhìn khác và coi việc áp dụng ISO là một dự án lớn giúp thay đổi hệ thống quản lý sản xuất của công ty trong tương lai. Cần lập ra một ban chỉ đạo ISO tại doanh nghiệp để thực hiện sát sao trực tiếp. Ban lãnh đạo cần bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng để lãnh đạo trong việc chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý ISO và chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo về các hoạt dộng của ban ISO.

Bước 3: Xem xét hiện trạng của doanh nghiệp và khả năng đáp ứng với tiêu chuẩn

Đây là bước đầu nhưng cũng không kém phần quan trọng/. Cần xem xét kĩ lưỡng thực trạng của doanh nghiệp để đối chiếu với khả năng đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Các yêu cầu nào không áp dụng và những hoạt động nào tổ chức đã có và mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động nào chưa có để từ đó xây dựng nên kế hoạch chi tiết để thực hiện. Sau khi đánh giá thực trạng, công ty có thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp.

Bước 4: Thiết kế và tạo văn bản hệ thống quản lý chất lượng ISO

Sau khi đánh giá thực trạng của Doanh Nghiệp nhằm xác định khả năng phù hợp của tổ chức với hệ thống ISO 9001:2015. Cần xây dựng và hoàn chỉnh tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn, ví dụ:

• Xây dựng sổ tay chất lượng.
• Lập thành văn bản tất cả các quá trình và thủ tục liên quan.
• Xây dựng các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết.

Một số lưu ý khi doanh nghiệp xây dựng và áp dụng hay bổ qua chính là:

• Định dạng và chuẩn hóa cấu trúc hệ thống tài liệu sẽ giúp cho việc lưu trữ, tiếp cận và sử dụng thuận tiện hơn.
• Đánh giá rủi ro và lợi ích các hoạt động để lên danh mục các công việc cần biên soạn tài liệu để kiểm soát, điều này giúp cho tối giản hóa hệ thống tài liệu vừa đủ để sử dụng, không dư và cũng không thiếu nhưng vẫn kiểm soát hết tất cả những rủi ro của doanh nghiệp.

Quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015

Bước 5: Tiến hành Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO

Doanh Nghiệp của bạn tiến hành áp dụng hệ thống ISO 9001 đã được thiết lập để chứng minh hiệu lực và hiệu quả của hệ thống vào doanh nghiệp. Một số công việc cần thực hiện trong bước này như sau:

• Ban lãnh đạo và nhất là ban ISO cần tuyển truyền phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức về ISO bằng các hình thức.
• Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo các quy trình, thủ tục đã được viết ra.
• Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức năng nhiệm vụ mà thủ tục đã mô tả.
• Định kì ban lãnh đạo cần tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống ISO và đề ra các hành động khắc phục đối với sự không phù hợp.
• Định kì ban lãnh đạo cần tổ chức họp xem xét của lãnh đạo về kết quả xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO.

Bước 6: Ban ISO tiến hành đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận

Bước tiếp theo của việc ban hành áp dụng hệ thống ISO 9001 chính là cần chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận. Thông thường sẽ bao gồm các bước sau:

• Đánh giá trước chứng nhận: Đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định xem hệ thống của công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa và có được thực hiện một cách hiệu quả không, xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc phục. Việc thực hiện một cuộc đánh giá trước chứng nhận có thể do chính công ty thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện.( thường được gọi là hoạt động đánh giá thử).
• Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận (hay còn gọi là bên đánh giá độc lập thứ ba) là tổ chức được công nhận cho việc thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO.

Quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015

Bước 7: Doanh Nghiệp thực hiện đánh giá chứng nhận

Doanh Nghiệp sẽ lựa chọn một tổ chức chứng nhận phù hợp và uy tín để đánh giá hệ thống ISO của doanh nghiệp có thực sự hiệu quả. Sau khi đã xem xét hệ thống của doanh nghiệp và tìm ra những điểu không phù hợp. Doanh Nghiệp sẽ có thời gian khắc phục và cuối cùng tổ chức chứng nhận đã được lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống của công ty.

Bước 8: Duy trì hệ thống sau khi chứng nhận

Việc đạt được chứng nhận là thành công ban đầu của Doanh Nghiệp. Tuy nhiên cần duy trì áp dụng cải tiến thường xuyên hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Giá trị chứng nhận là 3 năm và mỗi năm sẽ đánh giá giám sát 1 lần.

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QLCL THEO ISO 9001:2015

• Giúp tổ chức, doanh nghiệp xây dựng các quy trình chuẩn để thực hiện và kiểm soát công việc;
• Phòng ngừa sai lỗi, giảm thiểu công việc làm lại từ đó nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc;
• Phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn trong tổ chức; 
• Hệ thống văn bản quản lý chất lượng là phương tiện đào tạo, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm;
• Giúp cải tiến thường xuyên chất lượng các quá trình và sản phẩm;
• Tạo nền tảng để xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả;
• Nâng cao uy tín, hình ảnh của tổ chức, doanh nghiệp…

Việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO mang ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc hướng tới mục tiêu, chính sách chất lượng, là công cụ của lãnh đạo trong việc điều hành, kiểm soát mọi hoạt động của đơn vị, đồng thời giúp cho cấp dưới và nhân viên biết rõ trách nhiệm, quyền hạn, trình tự công việc, cải tiến chất lượng công việc, thực hiện công việc theo quy định thống nhất, giảm thiểu các sai sót, chồng chéo, rủi ro về chất lượng công việc.

Hy vọng với những thông tin trên có thể phần nào giúp bạn có thêm kiến thức về xây dựng hệ thống quản lý chất lượng. Nếu bạn còn chưa hiểu rõ về xây dựng hệ thống quản lý chất lượng cũng như các thông tin về chứng nhận iso quý khách vui lòng liên hệ KNA CERT qua số điện thoại 093.2211.786 để được giải đáp miễn phí.