Trong sản xuất các sản phẩm hiện nay thì việc các nhà sản xuất rút ngắn được thời gian là một trong những thành công của việc cải tiến. Chính nhờ việc áp dụng công cụ chuyển đổi nhanh - Quick Change Over đã giúp rút ngắn thời gian thay đổi một dây chuyền hay máy móc sản xuất từ sản phẩm này sang san phẩm khác, chuyển hay đóng gói nhiều sản phẩm khác nhau trên cùng một máy, dây chuyền hoặc đơn vị làm việc. Đây là một trong những công cụ đắc lực của Lean được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng.

Bước 1 là Khởi động:

Tại bước khởi đầu này thì công cụ chuyển đổi nhanh được sử dụng trong việc khảo sát hiện trạng về năng suất chất lượng. Qua đó có thể thấy được một bức tranh tổng quan về tình hình năng suất chất lượng cũng như có thể hiệu quả về công việc cho người lao động thuộc phạm vi áp dụng. Với những giai đoạn khác nhau này cần thiết phải đạt một số yêu cầu như: Đạt được sự cam kết và tham gia của ban lãnh đạo cao nhất. Từ đó có sự tham gia của ban lãnh đạo và nhân viên. Các thành lập viên nhóm cải tiến cũng như ra được kế hoạch triên khai.

Bước 2 là Quan sát và ghi nhận thông tin:

Trong bước này thì cần thiết phải tiến hành cuộc khảo sát một cách tổng thể lại toàn bộ nhà máy thuộc phạm vi áp dụng cũng như với những kỹ thuật một cách hiệu quả nhất nhằm nắm bắt được các thông tin ban đầu về việc sản xuất và các quy trình. Trong bước này có tiến hành thu thập thông tin theo những tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ ra những vấn đề cùng với nội dung có liên quan đến một lĩnh vực nhất định.

Những thông tin bên trong quá khứ được dự báo về những vấn đề về việc thu thập cũng như phân tích các thông tin theo những tiêu chí một cách cụ thể hiện tại cũng như thông tin về dự báo cần được thu thập và phân tích.

Bước 3 là Xác định và phân loại hoạt động bên trong và bên ngoài:

Trong bước tiến hành này thì bạn cần phải xác định rõ được điểm đầu cuỗi của hoạt động bên trong và bên ngoài toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh cua doanh nghiệp. Trong giai đoạn quan trọng nhất này khi bạn tiến hành triển khai áp dụng việc chuyển đổi nhanh. Giai đoạn này nếu thực hiện hiệu quả sẽ giúp bạn giảm thiểu 30-50% thời gian cải đặt.

Hoạt động bên trong là các hoạt động chỉ thực hiện được khi máy/quá trình ngừng hoạt động. Hoạt động bên ngoài là hoạt động có thể thực hiện được khi máy móc/quá trình đang hoạt động.

Bước 4 là Xử lý, chuyển đổi:

Theo bên trong của hoạt động này bên ngoài cũng sẽ được loại bỏ tốt các thao tác dư thừa. Những thao tác không cần thiết chính là nguyên nhân khiến cho hoạt động sản xuất bị chậm đi. Một số giải pháp được gợi ý ra đó chính là việc cải tiến khu vực kho, phương pháp vận chuyển các công cụ dụng cụ có hướng đến sự tự động hóa sản xuất.

Bước 5 là Sắp xếp hoạt động bên trong và bên ngoài;

Bước 6 là Chuẩn hóa quy trình mới:

Mục tiêu của việc chuẩn hoá là để các hoạt động sản xuất luôn được thực hiện theo một cách thống nhất, ngoại trừ trường hợp quy trình sản xuất được điều chỉnh một cách có chủ ý. Các hướng dẫn công việc chuẩn không nên chỉ ở dạng văn bản mà bao gồm cả hình ảnh, các bảng hiển thị trực quan và thậm chí cả các ví dụ. Thường các nhân viên rất ít khi đọc các tài liệu hướng dẫn sản xuất bằng văn bản vì vậy các bảng hiển thị trực quan và ví dụ thực tế có hình ảnh nên được sử dụng càng nhiều càng tốt.

Bước 7 là Tài liệu hóa và đào tạo quy trình mới:

Trong bước này thì doanh nghiệp sẽ được hướng dẫn xây dựng chuẩn hóa tài liệu và các quy trình đào tạo. Nhằm đưa ra được những hướng dẫn một cách rõ ràng và chi tiết. Tuy nhiên đồng thời được trình bày theo cách giúp nhân viên có thể dễ hiểu và có liên quan mật thiết đến điều họ cần thiết.

Bước 8 là Đánh giá hiệu quả:

Giai đoạn đánh giá hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai công cụ chuyển đổi nhanh. Đây là cơ sở để doanh nghiệp quyết định nhân rộng mô hình cho các khu vực khác. Kết quả đánh giá cần được thể hiện bằng hình ảnh, bảng biểu, biểu đồ. Ở bước này cần xác định các chỉ tiêu đánh giá như thời gian hoàn thành công việc trước và sau áp dụng, quy sang thời gian cụ thể, có tính toán về kinh phí. Căn cứ vào các chỉ tiêu này, nhóm cải tiến tại doanh nghiệp sẽ lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp.

Theo VietQ.vn