Việc chuẩn hóa tài liệu ISO 9001 là điều cần thiết để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng cho tổ chức. Làm thế nào tổ chức có thể triển khai viết tài liệu ISO 9001 cho tổ chức mình? Hãy đọc bài viết dưới đây của KNA CERT để biết thêm thông tin.
Chuẩn hóa tài liệu là việc thống nhất các quy định, tiêu chuẩn về nội dung, hình thức, trình bày, lưu trữ... của các loại tài liệu trong một lĩnh vực cụ thể, nhằm mục đích tạo ra sự đồng nhất, thống nhất và hiệu quả trong công tác quản lý, sử dụng tài liệu.
Có thể nói chuẩn hoá tài liệu là việc đưa ra quy định chung cho tất cả các tài liệu trong một lĩnh vực nào đó, từ đấy tạo ra sự đồng nhất, tránh tình trạng lộn xộn, tùy tiện.
Mục tiêu của việc chuẩn hóa tài liệu nhằm đảm bảo rằng tất cả các tài liệu do một tổ chức tạo ra đều rõ ràng, nhất quán và dễ hiểu.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 quy định một số yêu cầu cơ bản về việc chuẩn hóa tài liệu, đảm bảo tính nhất quán, dễ hiểu, dễ sử dụng và được cập nhật thường xuyên cho hệ thống quản lý chất lượng.
Tổ chức cần thiết lập và duy trì hệ thống tài liệu phù hợp với phạm vi hoạt động và quy mô tổ chức.
Tổ chức cũng cần kiểm soát chặt chẽ việc tạo lập, phê duyệt, ban hành, lưu trữ và cập nhật tài liệu. Các quy trình kiểm soát tài liệu cần được quy định rõ ràng các trách nhiệm, thẩm quyền liên quan đến việc kiểm soát tài liệu. Các tài liệu được đánh dấu phiên bản, ngày ban hành, ngày hiệu lực và các thông tin liên quan khác. Hơn nữa, tài liệu cũng cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh những thay đổi trong hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.
Nhân viên trong tổ chức cần được đào tạo về cách sử dụng, kiểm soát tài liệu. Nội dung đào tạo có thể bao gồm:
Tổ chức cần duy trì hệ thống tài liệu và quy trình kiểm soát tài liệu hiệu quả. Tổ chức nên kiểm tra hệ thống tài liệu và quy trình kiểm soát tài liệu định kỳ để xác định cũng như xử lý kịp thời các vấn đề liên quan đến tài liệu. Có thể cập nhật hệ thống tài liệu và quy trình kiểm soát tài liệu khi cần thiết
Ngoài ra, ISO 9001 còn khuyến nghị các tổ chức sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để hỗ trợ việc kiểm soát tài liệu, áp dụng các biện pháp bảo mật để bảo vệ tài liệu khỏi các truy cập trái phép. Doanh nghiệp cũng cần lắng nghe ý kiến phản hồi từ nhân viên về hệ thống tài liệu và quy trình kiểm soát tài liệu.
Trước khi bắt đầu quá trình chuẩn hóa tài liệu ISO 9001, tổ chức nên xác định rõ phạm vi và mục đích thực hiện. Điều này cũng bao gồm xác định các loại tài liệu liên quan. Việc lập kế hoạch tốt đảm bảo rằng mọi người tham gia vào quá trình này đều có sự hiểu biết chung về các mục tiêu và mục đích chuẩn hóa tài liệu.
Tổ chức cần tạo mẫu, cung cấp hướng dẫn và các biện pháp thực hành tốt nhất để tạo, chỉnh sửa và lưu trữ tài liệu. Điều cần thiết là phải có sự tham gia của tất cả các bên liên quan trong việc phát triển các tiêu chuẩn tài liệu này để đảm bảo rằng các tiêu chuẩn đã thiết lập có tính thực tế đối với tất cả các bên liên quan.
Điều này bao gồm các thủ tục kiểm soát các phiên bản/sửa đổi, quy trình phê duyệt và các biện pháp bảo mật để đảm bảo rằng chỉ những cá nhân được ủy quyền mới có thể truy cập và sửa đổi tài liệu.
Tổ chức cần đảm bảo rằng tất cả nhân viên hiểu được mục đích và tầm quan trọng của việc chuẩn hóa tài liệu và sử dụng tài liệu theo đúng quy định. Doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi đào tạo, khóa học trực tuyến để phổ biến tài liệu cho nhân viên hoặc ban hành hướng dẫn sử dụng bằng văn bản.
Bắt đầu sử dụng các mẫu tài liệu, hướng dẫn và quy trình chuẩn hóa. Điều cần thiết là đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức sử dụng cùng một định dạng, thuật ngữ và quy trình.
Thường xuyên xem xét các tiêu chuẩn và quy trình để đảm bảo chúng có hiệu quả và thực hiện thay đổi khi cần thiết. Tổ chức có thể thực hiện điều này bằng cách tiến hành khảo sát, xem xét số liệu và thu thập phản hồi của nhân viên.
Sau quá trình triển khai và đánh giá, tổ chức nên theo dõi việc tuân thủ và cung cấp hỗ trợ để duy trì các tài liệu. Ngoài ra, tổ chức nên có đánh giá hàng năm và cập nhật tài liệu thường xuyên để phù hợp với tình hình thực tế. Điều này giúp duy trì sự chuẩn hoá tốt nhất.
Mong rằng những thông tin mà KNA CERT chia sẻ trên đây đã giúp doanh nghiệp hiểu và có thể áp dụng việc “Chuẩn hóa tài liệu ISO 9001”. Ngoài ra, KNA CERT cung cấp dịch vụ chứng nhận ISO 9001 cho mọi ngành nghề. Vui lòng liên hệ theo thông tin dưới đây các địa chỉ sau để được hỗ trợ chi tiết về dịch vụ:
Trong quá trình trao đổi cùng các doanh nghiệp suốt năm qua, DigiwinSoft cùng đối tác KNA Cert và Data Insight đã đúc kết được các vấn đề trọng tâm dẫn đến khó....
Tại Việt Nam hiện nay trẻ em đang gạp phải 3 thực trạng về dinh dưỡng đó là suy dinh dưỡng, thừa cân béo phì và thiếu vi chất dinh dưỡng.
Việc sản xuất các sản phẩm dược phẩm như bao bì dược cần phải được kiểm nghiệm kĩ càng về chất lượng. Do đó cần có phòng kiểm nghiệm được thiết kế xây dựng phù...
Việc kiểm tra chất lượng sản phẩm thực phẩm là một trong những khâu quan trọng trong ngành công nghiệp thực phẩm. Để thực hiện tốt việc này thì khi kiểm soát ch...
Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh phần mềm. Mới đây Công Ty TNHH Dimage Share Việt Nam đã nhận được chứng nhận ISO 9001 từ KNA Cer...
