Có thể nói bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được đánh giá là hệ thống quản lý doanh nghiệp tiên tiến và bài bản nhất hiện nay. Để áp dụng thành công bộ tiêu chuẩn này cần Doanh Nghiệp phải nắm rõ các nội dung cơ bản và đặc biệt là việc xây dựng các Danh mục các tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015  Do đó, Doanh nghiệp cần phải nắm được tài liệu ISO 9001:2015 bắt buộc văn ban hóa ? Có bao nhiêu tài liệu được yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001?

Hướng dẫn phương pháp tự xây dựng hệ thống quản lý chất lượng iso 9001:2015

Công ty TNHH Chứng Nhận KNA cung cấp dịch vụ đào tạo và chứng nhận ISO 9001:2015 và các thủ tục pháp lý khác. Hãy liên hệ ngay chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất. Hotline: 093.2211.786

TẠI SAO CẦN XÂY DỰNG HỆ THỐNG TÀI LIỆU HỒ SƠ ISO 9001:2015

Theo hệ thống ISO 9001:2015 có đưa ra yêu cầu về việc tổ chức cần phải duy trì thông tin dạng văn bản. Điều này cho biết để áp dụng một cách có hiệu quả thì việc văn bản hóa các quy trình hệ thống là điều cần thiết. Một số các yêu cầu (như phần dưới đây) là hồ sơ bắt buộc văn bản hóa ISO 9001 để có văn bản chứng minh. Còn ngoài ra Doanh nghiệp ban hành tài liệu là văn bản hay dạng thông tin khác là tùy doanh nghiệp

DANH SÁCH CÁC TÀI LIỆU VÀ HỒ SƠ BẮT BUỘC ISO 9001:2015 

Theo yêu cầu của tiêu chuẩn khi xây dựng ISO 9001:2015 phiên bản mới nhất có yêu cầu các Doanh nghiệp cần phải áp dụng và ban hành tối thiểu các tài liệu sau:

Chính sách chất lượng: Chính sách chất lượng là một tuyên bố ngắn gọn phù hợp với mục đích và định hướng chiến lược của tổ chức bạn, cung cấp một khuôn khổ cho các mục tiêu chất lượng và bao gồm cam kết đáp ứng các yêu cầu hiện hành (ISO 9001, khách hàng, luật định hoặc quy định) cũng như cải tiến liên tục. Chính sách chất lượng được đề cập trong Điều khoản 5.2 của ISO 9001: 2015. Thông thường, chính sách chất lượng kết hợp tầm nhìn hoặc tuyên bố sứ mệnh của tổ chức và các giá trị cốt lõi. Standard Stores đã tạo ra một biểu mẫu để giúp bạn trả lời “Cách viết Chính sách Chất lượng ISO 9001”.

Mục tiêu chất lượng: Đây là loại tài liệu thứ 2 cần Doanh Nghiệp phải có trong Danh sách tài liệu ISO 9001:2015 bắt buộc. Thường tài liệu này sẽ yêu cầu mục tiêu của công ty và mục tiêu chất lượng của từng cấp phòng ban chức năng.

Sổ tay chất lượng: đây là một cuốn cẩm nang, định hướng mọi hoạt động của tổ chức trong công tác quản lý, kinh doanh nhằm thực hiện, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.

6 quy trình bắt buộc của ISO 9001: Đây là những quy trình buộc phải có khi áp dụng ISO 9001:2015

• Thủ tục quy trình kiểm soát tài liệu
• Thủ tục (quy trình) kiểm soát hồ sơ
  
• Thủ tục - quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001:2015
  
• Thủ tục (quy trình) kiểm soát sản phẩm không phù hợp
  
• Thủ tục (quy trình) hành động khắc phục
  
• Thủ tục (quy trình) hành động phòng ngừa.

Với nhiều Doanh Nghiệp hiện nay để đơn giản họ thường kết hợp thủ tục hành động khắc và hành động phòng ngừa vào một thủ tục là thủ tục hành động khắc phục và phòng ngừa.

Hồ sơ yêu cầu trong ISO 9001:2015

Theo quy định của yêu cầu trong bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thì Doanh Nghiệp cần phải lập và lưu trữ tối thiểu những bộ hồ sơ như sau:

• Hồ sơ thống kê kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng của từng phòng ban và của công ty ISO 9001:2015 
  
• Hồ sơ xem xét của lãnh đạo.
  
• Hồ sơ về các hoạt động đào tạo và huấn luyện định kì cho cán bộ nhân viên hàng năm.
  
• Hồ sơ về kinh nghiệm làm việc của nhân viên toàn công ty
  
• Hồ sơ lưu lại các kết quả xem xét khả năng thực hiện các yêu cầu của các đơn đặt hàng của khách hàng
  
• Các hồ sơ liên quan đến việc cung cấp thông tin đầu vào phục vụ cho thiết kế sản phẩm (nếu
• Doanh nghiệp có hoạt động thiết kế sản phẩm)
  
• Hồ sơ kết quả xác nhận giá trị sử dụng của thiết kế sản phẩm (nếu Doanh nghiệp có hoạt động thiết kế sản phẩm)
  
• Hồ sơ ghi nhận kết quả xem xét các thay đổi thiết kế sản phẩm và hành động liên quan đến việc thay đổi thiết kế sản phẩm (nếu Doanh nghiệp có hoạt động thiết kế sản phẩm)
• Hồ sơ ghi nhận hoạt động xem xét thiết kế sản phẩm phẩm (nếu Doanh nghiệp có hoạt động thiết kế sản phẩm)
  
• Hồ sơ các kế quả đánh giá nhà cung cấp và tái đánh giá nhà cung cấp
  
• Hồ sơ về liên quan đến xác nhận giá trị sử dụng của quá trình sản xuất hoặc dịch vụ (nếu trong quá trình sản xuất, Doanh nghiệp không  thể kiểm tra xác nhận bằng cách theo dõi, đo lường sản phẩm được sản xuất ra. Ví dụ: quá trình hàn, quá trình đổ bê tông,…)
• Hồ sơ xác định nguồn gốc sản phẩm (đây là việc cần làm để xác định nguồn gốc sản phẩm).
  
• Các hồ sơ về hiệu chuẩn thiết bị đo lường, hoặc hồ sơ về kiểm tra xác nhận định kỳ về tình trạng của thiết bị đo lường.
  
• Các hồ sơ về việc hiệu chỉnh các thiết bị đo lường (nếu có sử dụng các thiết bị đo lường).
• Hồ sơ về đánh giá nội bộ của Doanh Nghiệp.
• Hồ sơ ghi nhận bản chất sự không phù hợp khi xuất hiện sản phẩm không phù hợp
  
• Hồ sơ lưu trữ về đánh giá mức độ thỏa mãn của khách hàng
  
• Dữ liệu phân tích và đánh giá về nhà cung cấp
  
• Hồ sơ về các hành động khắc phục và phòng ngừa

CÁC TÀI LIỆU HỒ SƠ KHÔNG BẮT BUỘC

Bên cạnh các loại danh mục tài liệu hồ sơ cần biết bắt buộc doanh nghiệp phải có trong quá trình xây dựng ISO 9001 thì còn có những tài liệu không bắt buộc nhưng vẫn khuyến khích thực hiện và sử dụng. Một số tài liệu đó có thể kể đến như:

• Quy trình xác định bối cảnh của tổ chức và các bên quan tâm (khoản 4.1 và 4.2)
• Quy trình giải quyết rủi ro và cơ hội (điều 6.1)
• Quy trình về năng lực, đào tạo và nhận thức (các điều 7.1.2, 7.2 và 7.3)
• Quy trình bảo trì thiết bị và thiết bị đo lường (điều 7.1.5)
• Quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ (điều 7.5)
• Quy trình bán hàng của Doanh Nghiệp (trong khoản 8.2)
• Quy trình thiết kế và phát triển sản phẩm (điều 8.3)
• Quy trình cung cấp sản xuất và dịch vụ (điều 8,5)
• Quy trình nhập kho hàng hóa (điều 8.5.4)
• Quy trình quản lý sự không phù hợp và hành động khắc phục (khoản 8.7 và 10.2)
• Quy trình giám sát sự hài lòng của khách hàng (khoản 9.1.2)
• Quy trình đánh giá nội bộ trong doanh nghiệp (khoản 9.2)
• Quy trình xem xét quản lý (điều 9.3)

Trên đây KNA CERT đã chia sẻ cho bạn những danh mục tài liệu, hồ sơ bắt buộc doanh nghiệp bạn cần có trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015. Bạn có thể áp dụng những tài liệu này để xây dựng hệ thống quản lý chứng nhận ISO 9001 toàn diện giúp mang lại hiệu quả to lớn cho doanh nghiệp mình.

Mọi thắc mắc về Danh sách kiểm tra Tài liệu bắt buộc theo yêu cầu của ISO 9001:2015 , xin liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 093.2211.786 hoặc email salesmanager@Knacert.com