Quy trình đánh giá rủi ro theo ISO 9001:2015 đóng vai trò then chốt trong việc quản lý chất lượng. Quy trình này giúp doanh nghiệp ngăn ngừa những vấn đề tiềm ẩn có thể gây ảnh hưởng tới việc đạt được các mục tiêu chất lượng. Vậy “Làm thế nào để doanh nghiệp có thể triển khai quy trình đánh giá rủi ro theo ISO 9001:2015 một cách hiệu quả?”, hãy đọc bài viết này của KNA CERT để đi tìm lời giải đáp cho mình.
Đối với một số nhà quản lý chất lượng, việc quản lý rủi ro dường như là một quy trình tốn thời gian và không đem lại lợi ích tức thì cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần nhận thức được rằng, đánh giá rủi ro là việc ngăn chặn những vấn đề trong dài hạn để hướng tới một tương lai phát triển bền vững hơn
Cụ thể, thay vì liên tục phải đối phó với các vấn đề gây gián đoạn công việc, làm chậm tiến độ và ảnh hướng tới kết quả cuối cùng, doanh nghiệp sẽ chủ động ngăn chặn không cho vấn đề xảy ra. Đây là lý do tại sao tiêu chuẩn ISO 9001 lại yêu cầu đánh giá rủi ro và cơ hội đối với hệ thống quản lý chất lượng.
Trước hết, việc đánh giá rủi ro cho phép doanh nghiệp nhận diện chính xác các nguy cơ tiềm ẩn và mức độ nghiêm trọng của chúng. Điều này giúp đội ngũ quản lý và nhân viên hiểu rõ những rủi ro cần được chú ý và ưu tiên xử lý. Nhận thức rõ về rủi ro không chỉ giúp tăng cường ý thức làm việc mà còn giảm thiểu khả năng xảy ra sự cố, tai nạn.
Thực hiện đánh giá rủi ro đúng cách đảm bảo tất cả nhân viên liên quan được thông báo về quy trình và hướng dẫn cần thiết để xử lý rủi ro tại nơi làm việc. Nhiều tổ chức cung cấp các khóa đào tạo cho nhân viên nhằm giúp họ hiểu rõ hơn về những lưu ý trong công việc để hạn chế các rủi ro có thể gây ảnh hưởng tới chất lượng của sản phẩm/dịch vụ.
Đánh giá rủi ro thành công không chỉ liệt kê những nguy cơ và rủi ro. Quan trọng hơn cả, doanh nghiệp còn có thể xác định rủi ro cấp bách và nêu rõ mức độ nghiêm trọng cũng như khả năng ảnh hưởng của từng rủi ro.
Thực hiện quy trình đánh giá rủi ro theo ISO 9001 phần nào cung cấp thông tin, dữ liệu mới hữu ích về tình hình hiện tại của doanh nghiệp. Dữ liệu này sẽ giúp doanh nghiệp xác định những vấn đề cần được chú ý. Từ đó, người thực hiện có thể đưa ra các biện pháp kiểm soát hiệu quả để giảm thiểu và ngăn ngừa rủi ro ở mức tối đa.
Dựa vào kết quả của việc đánh giá rủi ro, tổ chức sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về nguồn lực cần thiết cho việc xử lý những rủi ro trong hiện tại và tương lai. Biết được mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của nguy cơ cũng hỗ trợ tổ chức xác định nguồn lực hợp lý để kiểm soát, loại bỏ những nguy cơ đã phát hiện.
Mục đích cuối cùng của quy trình đánh giá rủi ro là giảm thiểu và loại bỏ rủi ro. Bằng cách kiểm tra kỹ lưỡng quá trình làm việc và thực hiện những biện pháp phù hợp, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể số lượng sai sót xảy ra trong quá trình làm việc của mình. Nhờ vậy hạn chế được những chi phí phát sinh, thời gian gián đoạn cũng như là khối lượng công việc tăng đột biến để giải quyết sự cố. Đây cũng là cơ sở để nâng cao hiệu quả công việc của doanh nghiệp.
Quy trình đánh giá rủi ro có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào giai đoạn lập kế hoạch. Một kế hoạch chi tiết giúp đảm bảo rằng mọi hành động liên quan đều được thực hiện đúng cách và đúng tiến độ đã đề ra . Quá trình lập kế hoạch cần đảm bảo cung cấp đủ thông tin trả lời cho những câu hỏi sau:
Sau khi hoàn tất lập kế hoạch, việc xác định nguy cơ sẽ trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Vì lúc này doanh nghiệp đã hiểu rõ hơn về những nguy cơ có thể xảy ra tại nơi làm việc. Tuy nhiên, trong quá trình xác định rủi ro, điều quan trọng là phải chú ý đến những rủi ro hiếm gặp mà doanh nghiệp có thể không nghĩ đến. Cũng cần lưu ý rằng, nguy cơ của các bộ phận, các lĩnh vực có thể không giống nhau.
Khi xác định rủi ro, bộ phận đánh giá nên:
Sau khi xác định xong rủi ro, doanh nghiệp cần sắp xếp lại tất cả thông tin đã thu thập được. Hoạt động này là để đảm bảo rằng những bộ phận cần được kiểm tra đã được đánh giá đầy đủ. Nhóm đánh giá cần tiến hành phân tích những dữ liệu đó một cách cụ thể hơn ở bước tiếp theo . Nếu bước thu thập thông tin này được thực hiện tốt, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc ra quyết định hành động.
Để đánh giá rủi ro, doanh nghiệp cần phân tích kỹ những yếu tố sau:
Doanh nghiệp nên tập trung vào việc tạo ra kế hoạch để ngăn ngừa những nguy cơ đã được xác định xảy ra. Những kế hoạch phòng ngừa nên được triển khai dựa trên mức độ ảnh hưởng của những rủi ro được xác định. Trong trường hợp không thể ngăn ngừa rủi ro thì phải tìm mọi cách để hạn chế tối đa tác động tiêu cực của rủi ro đó.
Việc lưu giữ hồ sơ chính thức về kết quả đánh giá rủi ro rất quan trọng. Bước này không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động của tổ chức mà còn là cơ sở cho những lần đánh giá rủi ro tiếp theo. Mặt khác, những tài liệu ghi chép về quá trình đánh giá rủi ro cũng là bằng chứng chứng minh doanh nghiệp đã tuân thủ yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001. Việc ghi lại những hành động đã thực hiện sẽ hỗ trợ các nhà quản lý khi đánh giá mức độ hiệu quả của những hành động đó .
Bước cuối cùng doanh nghiệp cần làm là xem xét lại toàn bộ quá trình đánh giá rủi ro. Doanh nghiệp cần theo dõi kết quả của việc loại bỏ rủi ro để đảm bảo rằng những hành động cần thiết đã được thực hiện và đem lại hiệu quả. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định xem có những biện pháp nào hiệu quả hơn trong tương lai hay không. Bất kỳ hoạt động cải tiến nào có thể được thực hiện cho những đánh giá trong tương lai cũng nên được ghi chú lại.
Trên đây là một số thông tin về cách triển khai quy trình đánh giá rủi ro theo chứng nhận ISO 9001:2015 cũng như lợi ích mà việc đánh giá rủi ro đem lại. Mong rằng dựa vào những thông tin này, doanh nghiệp có thể thực hiện đánh giá rủi ro một cách hiệu quả. Nếu doanh nghiệp còn gặp khó khăn khi tiến hành triển khai quy trình đánh giá rủi ro theo tiêu chuẩn ISO 9001, vui lòng liên hệ với KNA CERT để được hỗ trợ.
Là Doanh nghiệp đầu tư vốn từ Hàn Quốc, Công ty TNHH Sekonix Vina là đơn vị có tiếng trong lĩnh vực Điện tử tại Việt Nam. Mới đây Sekonix Vina đã chọn lựa KNA C...
Hồ sơ HACCP đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, giúp đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và q...
HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) là một trong những hệ thống quản lý an toàn thực phẩm hiệu quả nhất hiện nay. Được xây dựng nhằm kiểm soát c...
Rửa tay đúng cách là một phần quan trọng để đảm bảo vệ sinh và ngăn ngừa sự lây lan của vi khuẩn, mầm bệnh. Việc thực hiện các bước rửa tay trong HACCP không ch...
Kiểm soát nhiệt độ trong quy trình HACCP đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an toàn thực phẩm và ngăn chặn nguy cơ ngộ độc thực phẩm. Đây là yếu tố cần....
