Chỉ số KPI hiện nay đã tương đối quen thuộc trong các công việc liên quan tới kinh doanh, dự án, nhân sự, marketing, quản lý, .. Trong những năm gần đây, chỉ số KPI được các tổ chức, doanh nghiệp áp dụng rộng rãi và phổ biến tại Việt Nam. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn tìm hiểu sâu hơn về chỉ số KPI – Chỉ số đo lường hiệu suất doanh nghiệp.

1: KPI là gì?

• KPI(Key Performance indicators): là chỉ số đo lường hiệu suất, hiệu quả, chất lượng thực hiện công việc của mỗi cá nhân hoặc của toàn doanh nghiệp. Chỉ số KPI sẽ giúp chúng ta hiểu rõ một công ty, một đơn vị kinh doanh hay một cá nhân đang thực hiện công việc tốt đến đâu so với các mục tiêu chiến lược đã đề ra.

• Trường hợp Doanh Nghiệp của bạn đặt mục tiêu kiếm nhiều tiền, họ có thể đo lường KPI theo tăng trưởng bán hàng, lợi nhuận biên và chi phí vận hành. Nếu một công ty muốn thu hút thêm khách hàng mới bằng cách tạo ra thương hiệu lớn, họ có thể đo lường về giá trị thương hiệu và nhận diện thương hiệu.

• Và nếu một công ty mong muốn nhân viên của họ có tính gắn kết cao, họ có thể đo lường sự ủng hộ của nhân viên theo KPI. Còn nữa, rất nhiều công ty hiện nay muốn đo lường tất cả các vấn đề trên, thì họ cần một bộ các KPI khác nhau.

2: Các loại hình KPI:

Tại Việt Nam tùy thuộc vào mỗi tổ chức sẽ có hệ thống KPI khác nhau.  Và ngay cả mỗi bộ phận, phòng ban (Sales, Marketing, Product) KPI cũng khác nhau. Tuy nhiên tổng quan lại thì nó thường được chia làm 2 loại KPI bao gồm: KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược, KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật.

KPI mục tiêu chiến lược & KPI mục tiêu chiến thuật

• KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược:Với các mục tiêu mang tính chiến lược thường là profit, tiền, market share… Nó sẽ tác động trực tiếp đến hoạt động của công ty. Ví dụ: KPI chiến lược là phải đạt doanh số 20 tỷ/ tháng và 240 tỷ/ năm. Nếu không đạt được mục tiêu đó thì công ty, doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nặng nề.
• KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật:Chiến thuật là các cách áp dụng phương pháp thực hiện như thế nào? để nhằm mục đích thực hiện được chiến lược đề ra trước đó. Ví dụ: KPI mỗi tháng phải kéo được 50,000 traffic cho website. Tuy nhiên dù lượng traffic có đạt được chỉ tiêu thì điều này cũng không thể đảm được rằng công ty vẫn đạt được doanh số. Nhưng các KPI là một chỉ số mang tính đo lường & phát triển tính hiệu quả của chiến thuật đó. Ví dụ: Traffic tăng lên —> Nhiều người biết đến sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp (tiếp cận nhiều khách hàng hơn)—> Tăng khả năng chốt sales —> Tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

3: Mục tiêu khi xây dựng KPI

Là 1 công cụ dùng trong ĐGTHCV, nên khi xây dựng hệ KPI những nhà quản lý cũng cố gắng và hướng đến đảm bảo được tiêu chí SMART:

• S – Specific: Cụ thể
• M – Measurable: Đo lường được
• A – Achiveable: Có thể đạt được
• R – Realistics:Thực tế
• T – Timbound: Có thời hạn cụ thể

Không phải là yêu cầu bắt buộc khi xây dựng KPIs, tuy nhiên nếu hệ thống KPIs cuả tổ chức đảm đạt được tiêu chí SMART thì hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc sẽ rất cao.

4: Quy trình chung xây dựng hệ thống KPI

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những hệ thống KPI riêng biệt, vì sẽ phụ thuộc vào kế hoạch cũng như mục tiêu riêng của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên vẫn sẽ có những điểm khung quy trình chung để các nhà quản lý có thể dựa theo đó mà phát triển thành hệ thống. Sau đây sẽ là các bước quy trình xây dựng KPI chung để các bạn có thể tham khảo :

Bước 1: Cần xác định chủ thể xây dựng KPI
Những người xây dựng KPI cần phải là những người quản lý, các trưởng bộ phận... họ sẽ là những người có kiến thức cao về chuyên môn, nắm bắt rõ về các mục tiêu, kế hoạch của công việc, đồng thời cũng cần phải hiểu được về KPI là gì?
Bước 2: Xác định chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Khi bạn xây dựng 1 hệ thống KPI cần phải gắn liền với nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận, cá nhân.
Bước 3: Xác định vị trí chức danh và trách nhiệm của từng bộ phận
Bạn cần phải mô tả rõ ràng, chi tiết về công việc của từng cá nhân, tổ chức đồng thời đưa ra những trách nhiệm của từng chức danh đó.
Bước 4: Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs

• Chỉ số cá nhân: Theo yêu cầu của chỉ số SMART được nêu ở trên.
• Chỉ số nhóm, bộ phận: Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.
• Xây dựng kỳ đánh giá cụ thể từng chỉ số cụ thể.

Bước 5: Xác định các khung điểm số cho từng kết quả

Từng chỉ số sẽ có 1 khung điểm khác nhau, nó sẽ phụ thuộc vào mức độ hoàn thành cũng như tính hiệu quả của công việc.

Bước 6: Đo lường - tổng kết - điều chỉnh

Các nhà quản lý sẽ dựa trên những khung điểm để đưa ra những đánh giá và kết luận, cũng như những điều chỉnh trong tương lai.

5: Ưu điểm của KPI là gì?

– Chỉ số KPI giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc đo lường sức tăng trường so với mục tiêu một cách rõ ràng hơn, đồng thời giúp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, các phòng ban.

– Việc áp dụng đúng, chính xác các chỉ số đo lường có thể giúp bạn quản lý cũng như nắm rõ được hiệu suất, hiệu quả làm việc của từng cá nhân, bộ phận, nhóm.

– KPI là chỉ số có thể lượng hóa chính bởi vậy kết quả đo lường có độ chính xác cao.

– Giúp gia tăng liên kết làm việc giữa các cá nhân, bộ phận trong cùng 1 tổ chức.

6: Nhược điểm của KPI là gì?

Ngoài những ưu điểm của chỉ số KPI được nêu trên, vẫn còn một số nhược điểm, hạn chế gặp phải khi áp dụng chỉ số KPI như là :

• Để có thể xây dựng được hệ thống KPI đạt được hiệu quả tốt, yêu cầu người lập KPI phải có chuyện môn cao, hiểu biết rõ về KPI là gì?từ đó mới có thể xây dựng và áp dụng 1 cách khoa học nhất.
• Hiệu quả của KPI sẽ không cao khi được áp dụng trong thời gian dài. Chính vì vậy luôn phải cập nhật những chỉ số, các mục sao cho phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp.
• Khi áp dụng chỉ số KPI nếu không đáp ứng được những yêu cầu hợp lý có thể gây phản tác dụng.

LỜI KẾT

Để tiến hành xây dựng thành công hệ thống các chỉ tiêu và đánh giá nhân sự hiệu quả, các doanh nghiệp cần nghiên cứu mục đích của việc sử dụng KPI, ưu nhược điểm của nó, cũng như quy trình xây dựng KPI theo hệ thống để rồi có thể sử dụng tốt các lợi ích mà KPI đem lại