Tiêu chuẩn 5S là một trong những công cụ được sử dụng phổ biến nhất hiện nay nhằm giúp tối ưu hóa không gian làm việc. Vậy nội dung của 5S được hiểu như thế nào?

SÀNG LỌC TRONG 5S LÀ GÌ?

1. Định nghĩa

“Sàng lọc” trong 5S tiếng Nhật là “Seiri”, tiếng Anh là “Sort”. Đây là bước sàng lọc phân tách các vật dụng cần thiết và không cần thiết trong không gian làm việc của bạn.

2. Tại sao cần Sàng lọc?

Sàng lọc cho phép bạn có không gian làm việc hiệu quả hơn bằng cách loại bỏ những thứ lộn xộn không cần thiết (và loại bỏ những thứ gây xao nhãng). Đây cũng là bước đầu tiên hướng tới việc mở ra không gian trống có thể được sử dụng cho những việc khác.

3. Cách thực hiện Sàng lọc

Tách biệt các vật dụng cần thiết (ví dụ, dụng cụ, bộ phận và tài liệu) khỏi các vật dụng không cần thiết. Chúng tôi khuyên bạn nên sắp xếp các mục thành bốn loại:

• Các vật dụng cần thiết trong khu vực làm việc này: Đây là những vật dụng mà bạn biết rằng bạn thường xuyên sử dụng trong bối cảnh của khu vực làm việc này và do đó sẽ được giữ lại ở khu vực này.
• Các vật dụng cần thiết trong khu vực làm việc khác: Về cơ bản, đây là những món đồ không đúng vị trí. Nếu một vật dụng được sử dụng trong một khu vực làm việc khác, hãy “sắp xếp” nó vào khu vực đó bằng cách giao nó cho bất kỳ ai chịu trách nhiệm về khu vực làm việc đó.
• Các vật dụng bạn có thể cần: Đối với các mục bạn không chắc chắn, hãy sử dụng hệ thống “thẻ đỏ” 5S. Đánh dấu các mục như vậy bằng thẻ màu đỏ, tối thiểu phải bao gồm tên của người đã gắn thẻ mục đó, lý do tại sao nó được cho là không còn cần thiết nữa, ngày xem xét được đề xuất và tên của người quản lý chấp thuận việc thải bỏ. Di chuyển mặt hàng đến khu vực giữ thẻ màu đỏ, khu vực này nên được sắp xếp theo tháng đánh giá để dễ dàng quản lý khu vực.
• Các mặt hàng bạn không cần: Đây là những món mà bạn tin chắc 100% là không cần dùng đến. Chúng nên được loại bỏ ngay lập tức.

SẮP XẾP TRONG 5S LÀ GÌ?

1. Định nghĩa

“Sắp xếp” trong 5S tiếng Nhật là “Seiton”, tiếng Anh là “Set in Order”. Nội dung này đề cập tới việc sắp xếp kỹ lưỡng các mục còn lại sau khi sàng lọc, sao cho các đồ dùng thường xuyên sử dụng được đặt ở nơi dễ lấy và mọi vật dụng đều có vị trí rõ ràng và dễ tìm.

2. Tại sao cần Sắp xếp?

Sắp xếp cho phép mọi vật dụng có một chỗ chứa cụ thể, nơi có thể dễ dàng tìm thấy và có thể dễ dàng trả lại. Bước này làm giảm sự lãng phí do chuyển động thừa khi các vật dụng được đặt ở những vị trí thuận tiện hơn. Đây cũng là bước thứ hai hướng tới việc mở ra không gian có thể được sử dụng cho những việc khác.

3. Cách thực hiện Sắp xếp

• Đặt các vật dụng thường xuyên sử dụng trong tầm với.
• Nhóm các vật dụng còn lại thành các danh mục hợp lý để tổ chức và lưu trữ từng danh mục này.
• Sử dụng giấy ghi chú, các thùng chứa phù hợp với từng nhóm đồ vật
• Nếu một món đồ quá lớn không thể cho vào hộp đựng, hãy cân nhắc việc đóng khung và dán nhãn cho món đồ đó

SẠCH SẼ TRONG 5S LÀ GÌ?

1. Định nghĩa

“Sạch sẽ” trong 5S tiếng Nhật là “Seiso”, tiếng Anh là “Shine”. Nội dung này hướng tới mục tiêu nâng tầm khu vực làm việc bằng cách làm sạch và kiểm tra kỹ lưỡng những dụng cụ, thiết bị và các vật dụng khác. Nó cũng có thể bao gồm việc bảo trì định kỳ thiết bị, máy móc, cơ sở hạ tầng.

2. Tại sao cần Sạch sẽ?

Sạch sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc gắn kết và trao quyền cho người lao động bằng cách cho họ nhiều trách nhiệm và quyền tự quyết hơn trong khu vực làm việc của mình. Nó cũng giúp xác định và quản lý các vấn đề chưa phù hợp trước khi chúng làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất. Ví dụ, trong một môi trường làm việc sạch sẽ, việc phát hiện các vấn đề mới như rò rỉ chất lỏng, tràn vật liệu, phoi kim loại do mài mòn bất ngờ, vết nứt chân tóc, v.v. sẽ dễ dàng hơn nhiều.

3. Cách thực hiện Sạch Sẽ

• Sử dụng chất tẩy rửa và dụng cụ làm sạch thích hợp
• Nếu có bất kỳ dấu hiệu rò rỉ, đổ tràn hoặc các mảnh vỡ bất ngờ, hãy cố gắng tìm hiểu nguyên nhân. Nó có thể là một cảnh báo sớm về một vấn đề trong tương lai.
• Sau khi làm sạch từng món đồ, hãy dành một chút thời gian để xem qua và kiểm tra tình trạng tại khu làm việc của mình, xem nó có cần cập nhật, bảo trì hoặc sửa chữa không?

SĂN SÓC TRONG 5S LÀ GÌ?

1. Định nghĩa

“Săn sóc” trong 5S tiếng Nhật là “Shitsuke”, tiếng Anh là “Sustain”. Đây là cầu nối giữa ba bước đầu tiên (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ) và bước cuối cùng (Sẵn sàng). Trong bước này, mục tiêu của bạn là nắm bắt các phương pháp hay nhất để biến 5S thành một công việc được tiêu chuẩn hóa cho tổ chức của mình.

2. Tại sao cần Săn sóc?

Săn sóc giúp cho quá trình 5S có thể lặp lại. Nó biến 5S từ một dự án đơn lẻ thành một tập hợp các hoạt động có thể tái tạo nhiều lần để cải tiến không ngừng.

3. Cách thực hiện Săn sóc

• Thiết lập các quy trình thành văn bản đã được phê duyệt
• Phổ biến rộng rãi quy trình thực hiện cho tất cả thành viên
• Thực hiện kiểm tra, giám sát việc thực hiện

SẴN SÀNG TRONG 5S LÀ GÌ?

1. Định nghĩa

“Sẵn sàng” trong 5S tiếng Nhật là “Seiketsu”, tiếng Anh là “Standardize”. Nội dung này nhằm bảo rằng 5S được áp dụng liên tục. Nó biến các quy trình 5S đã được tiêu chuẩn hóa của bạn thành các nhiệm vụ được hoàn thành thường xuyên.

2. Tại sao cần Sẵn sàng?

Các quy trình 5S lặp đi lặp lại giúp bạn đạt được lợi ích và đảm bảo tiến độ, năng suất lao động và cải tiến liên tục.

3. Cách thực hiện Sẵn sàng

• Tạo một lịch trình thực hiện 5S (theo vai trò, ca làm việc và tần suất).
• Hướng dẫn nhân viên cách thực hiện các nhiệm vụ 5S thông qua tập huấn và đào tạo.
• Giám sát việc thực hiện 5S trong quá trình hình thành thói quen.
• Khi đưa ra hoặc nhận phản hồi về nhiệm vụ, thực hiện các thay đổi cần thiết để việc thực hiện trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

----------------------------------------------------------------------------------------------------

Để tìm hiểu thêm về Nội dung 5S, Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số hotline: 093.2211.786 hoặc Email: salesmanager@knacert.com