NHỮNG ĐIỂM CỐT LÕI KHI ÁP DỤNG ISO 9001

1. Hãy viết ra những gì bạn định làm

Tại bước này, doanh nghiệp cần chuyển các hoạt động, các công đoạn thành những quy trình vận hành, hướng dẫn công việc. Điều này giúp chuẩn hóa các thao tác và tác phong làm việc trong doanh nghiệp.

Cốt lõi cần ghi nhớ ở đây là "Viết ra những gì sẽ làm" chứ không phải "Viết ra những gì đang làm" vì trong việc "viết ra những gì sẽ làm” đã bao gồm cả việc hệ thống lại những gì đang diễn ra, đồng thời rà soát các vấn đề quản lý đang tồn tại. Doanh nghiệp có thể giữ lại và phát huy những gì đã làm tốt và bổ sung thêm những nhiệm vụ mới.

Với những vấn đề chưa thực hiện tốt thì doanh nghiệp sẽ xem xét và đưa ra cách thức tiến hành tốt hơn chứ không phải hoàn toàn chỉ viết ra những đang làm, bởi không thể tiêu chuẩn hoá cả những công việc không có hiệu quả.

2. Thực hiện theo những gì đã viết

Tiếp đến, doanh nghiệp cần thực hiện đúng theo những gì đã viết (làm đúng theo quy trình/hướng dẫn đã ban hành). Quá trình này là bước chuyển đổi giữa hệ thống quản lý cũ và hệ thống quản lý mới theo ISO 9001. Giai đoạn này rất cần sự quyết tâm của Ban lãnh đạo doanh nghiệp, cũng như sự nỗ lực của mọi người và sự đôn đốc việc áp dụng.

3. Ghi lại những gì đã làm

Sau khi làm đúng những gì đã viết, doanh nghiệp cần "Ghi lại những gì đã làm". Hiểu một cách đơn giản là cần thiết lập hồ sơ, tài liệu làm cơ sở để xác minh công việc đã được thực hiện như thế nào. Đây cũng là bằng chứng để theo dõi, đo lường hiệu quả công việc. Những tài liệu này giúp truy xuất thông tin, điều tra nguyên nhân khi có vấn đề hoặc sự cố xảy ra.

4. Cải tiến những gì đã viết

Những gì đã viết ra sẽ không tồn tại vĩnh viễn, tuỳ theo sự phát triển của doanh nghiệp, sự thay đổi quy mô, nhân sự, phạm vi hoạt động... các quy trình, hướng dẫn công việc sẽ được xem xét và cải tiến lại cho phù hợp. Cứ thế, chu trình này tiếp tục được lập lại và hoạt động cải tiến sẽ được thực hiện không ngừng.

PHẠM VI ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001

ISO 9001 là tiêu chuẩn Quốc tế được công nhận rộng rãi và áp dụng cho tất cả các tổ chức và doanh nghiệp trên khắp Thế giới. Đây không chỉ là một bộ quy tắc, mà còn là phương pháp tiếp cận toàn diện đối với việc quản lý chất lượng trong một tổ chức.  Phạm vi áp dụng của ISO 9001 rộng lớn và có thể được tùy chỉnh cho hầu hết các loại hình tổ chức, bao gồm:

1. Các công ty sản xuất

ISO 9001 giúp các công ty sản xuất đảm bảo rằng sản phẩm của họ đáp ứng những tiêu chuẩn chất lượng và an toàn cần thiết. Nó giúp cải thiện hiệu suất sản xuất, giảm lãng phí và nâng cao khả năng cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường.

2. Các đơn vị cug cấp dịch vụ

Các dịch vụ cũng cần được quản lý chất lượng. ISO 9001 giúp tổ chức cung cấp dịch vụ xác định và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả.

3. Tổ chức phi lợi nhuận

Các tổ chức phi lợi nhuận như tổ chức từ thiện và tổ chức xã hội cũng có thể áp dụng ISO 9001 để cải thiện hiệu suất và minh bạch trong các hoạt động của họ.

4. Cơ quan nhà nước

Các cơ quan nhà nước cũng có thể áp dụng ISO 9001 để nâng cao hiệu suất và chất lượng trong các dự án và dịch vụ công.

CÁC CÔNG TY ÁP DỤNG ISO 9001:2015 ĐƯỢC LỢI GÌ?

Một trong những lợi ích chính của việc áp dụng ISO 9001:2015 là cải thiện quản lý chất lượng tổ chức. Các công ty phải xác định và áp dụng các quy trình quản lý chất lượng hợp lý, đảm bảo rằng mọi hoạt động đều tuân thủ các quy định và quy trình đã được thiết lập. Việc này giúp tăng cường khả năng kiểm soát chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Tiếp theo, việc áp dụng ISO 9001:2015 cũng đảm bảo sự tăng cường hiệu quả hoạt động của công ty. Tiêu chuẩn này khuyến khích việc thiết lập các chỉ tiêu và mục tiêu cụ thể, từ đó giúp công ty tập trung vào việc cải thiện quá trình làm việc và tối ưu hóa các hoạt động. Bằng cách áp dụng các phương pháp quản lý tiên tiến và tiêu chuẩn chất lượng cao, công ty có thể tăng cường năng suất và hiệu quả của nhân viên, giảm thiểu lãng phí và sự cố, từ đó tiết kiệm được thời gian và nguồn lực.

Một ưu điểm quan trọng khác của việc áp dụng ISO 9001:2015 là nâng cao uy tín và lòng tin của công ty. ISO 9001 là một tiêu chuẩn quốc tế được công nhận và tín nhiệm cao, do đó, khi một công ty tuân thủ và đạt chứng chỉ ISO 9001:2015, nó chứng tỏ rằng công ty đó đã đáp ứng được các tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng. Điều này không chỉ tạo niềm tin và sự tin tưởng từ phía khách hàng, đối tác kinh doanh mà còn có thể mở rộng mạng lưới hợp tác và cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

Ngoài ra, áp dụng ISO 9001:2015 còn giúp công ty tăng cường khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Tiêu chuẩn này yêu cầu công ty xây dựng và duy trì quy trình liên quan đến việc theo dõi phản hồi khách hàng, xử lý khiếu nại và cải thiện liên tục. Điều này đảm bảo rằng công ty luôn lắng nghe và phản hồi nhanh chóng đối với ý kiến và yêu cầu của khách hàng, từ đó tạo được sự hài lòng và trung thành từ phía họ.

HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015

Bước 1: Tìm hiểu Tiêu chuẩn ISO 9001

Tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 9001 là bước đầu tiên để áp dụng ISO 9001. Trong đó tập trung vào các yêu cầu và nguyên tắc của tiêu chuẩn. Doanh nghiệp có thể tham gia các khóa đào tạo nhận thức về tiêu chuẩn.

Bước 2: So sánh thực trạng doanh nghiệp với yêu cầu của tiêu chuẩn

Với những doanh nghiệp đã thiết lập sẵn các quá trình và thủ tục thì bước này chỉ cần rà soát lại. Việc đánh giá quá trình và thủ tục sẽ do người có kiến thức về ISO thực hiện.

Nếu thấy khó khăn, doanh nghiệp có thể nhờ tới sự trợ giúp của các đơn vị tư vấn. Bước này giúp doanh nghiệp xác định điểm mạnh, điểm yếu để có kế hoạch phù hợp. Đồng thời xác định những gì cần thay đổi và bổ sung để Hệ thống quản lý chất lượng của bạn phù hợp với Tiêu chuẩn.

Bước 3: Thiết lập ban chỉ đạo việc áp dụng ISO 9001

Áp dụng ISO 9001 có thể xem như một dự án lớn với doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần tổ chức sao cho hiệu quả. Nhìn chung, nên có một ban chỉ đạo ISO 9001 hoặc nhân sự phụ trách có kiến thức chuyên sâu về ISO tại doanh nghiệp. Việc thành lập ban chuyên trách giúp quá trình xây dựng hệ thống, áp dụng ISO hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Bước 4: Xây dựng quy trình và hệ thống thông tin bằng văn bản

Đây là một trong những bước quan trọng và tốn nhiều thời gian nhất khi áp dụng ISO 9001. Tiêu chuẩn này đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống các tài liệu bắt buộc. Doanh nghiệp có thể tham khảo các mẫu có sẵn và dựa vào đó để viết theo sao cho phù hợp và đúng với điều kiện thực tế của tổ chức.

Việc lựa chọn các mẫu tài liệu sao cho phù hợp cũng rất quan trọng. Nó phải đáp ứng được việc xây dựng và áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần hệ thống hóa lại quy trình, những yếu tố cần có trong quản lý doanh nghiệp. Đồng thời, tiến hành xây dựng những văn bản để cụ thể. Ví dụ: Quy trình sản xuất; Quy trình hiệu chuẩn máy móc thiết bị; Quy trình thu mua nguyên vật liệu…

Bước 5: Triển khai áp dụng ISO 9001 trên thực tế

Trong bước này cần thực hiện các hoạt động sau:

• Phổ biến cho mọi cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức về ISO 9001.
• Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo các quy trình, thủ tục đã xây dựng
• Phân công trách nhiệm quyền hạn cho các cá nhân

Bước 6: Đánh giá nội bộ

Tổ chức đánh giá nội bộ để đánh giá sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng và đề xuất hành động khắc phục đối với sự không phù hợp.

Trong quá trình đó, các quy trình làm việc mới có thể làm phát sinh một số vấn đề. Những vấn đề đó phải được ghi chép lại thành hướng dẫn thực hiện chi tiết công việc.

Đánh giá nội bộ là hoạt động cần thiết và quan trọng cần thiết và quan trọng trước khi đánh giá chứng nhận ISO 9001. Việc đánh giá nội bộ có thể do chính công ty thực hiện hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện.

Bước 7: Chuẩn bị đánh giá chứng nhận

Giai đoạn này bao gồm các bước sau:

• Đánh giá trước chứng nhận.
• Lựa chọn tổ chức chứng nhận (Tổ chức chứng nhận ở đây là tổ chức thực hiện đánh giá và cấp chứng chỉ ISO 9001 cho doanh nghiệp)
• Chuẩn bị về nguồn lực và nhân sự để tiến hành đánh giá.

Bước 8: Tiến hành đánh giá chứng nhận

Tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức Hệ thống chất lượng của doanh nghiệp. Trong đó tiến hành xem xét tài liệu, đánh giá hiện trường và phỏng vấn nhân sự.

Bước 9: Duy trì Hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận

Doanh nghệp cần duy trì và không ngừng cải tiến hệ thống chất lượng của công ty ngay cả khi đã có chứng nhận.

THỜI GIAN ÁP DỤNG THÀNH CÔNG ISO 9001

Thời gian và khối lượng công việc khi triển khai thực hiện ISO 9001 phụ thuộc rất nhiều vào thực trạng doanh nghiệp. Bên cạnh kế hoạch tổng thể, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết cho các bước cụ thể. Trong đó có việc phân công bộ phận hay con người chịu trách nhiệm chính và thời gian biểu chi tiết.

Trên đây là các thông tin về việc Áp dụng ISO 9001:2015. Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc triển khai Hệ thống quản lý chất lượng, vui lòng liên hệ trực tiếp với KNA CERT theo số Hotline: 093.2211.786 hoặc Email:salesmanager@knacert.com