Cũng giống như các phương pháp quản lý quy trình khác, Kanban cũng có những nguyên tắc để đảm bảo hiệu quả. Hãy cùng KNA tìm hiểu Nguyên tắc Kanban trong bài viết này.

NGUYÊN TẮC KANBAN VỀ QUẢN LÝ THAY ĐỔI

Nguyên tắc 1 - Bắt đầu với những gì bạn làm ngay bây giờ

Nguyên tắc này có nghĩa là để bắt đầu với Kanban, chúng ta không chạm vào bất kỳ thứ gì hiện có, chúng ta chỉ lập bản đồ dòng chảy giá trị trong hệ thống Kanban và từ đó bắt đầu tiến hành cải tiến liên tục. Điều này hơi trái ngược với Sản xuất tinh gọn (Lean) vì Lean luôn bắt đầu bằng việc tổ chức lại.

Tính linh hoạt và đơn giản của Kanban nằm ở chỗ một hệ thống Kanban có thể được phản ánh trên các quy trình công việc hiện có mà không làm gián đoạn những gì đang hoạt động. Từ đó, hệ thống Kanban sẽ đưa ra các vấn đề cần giải quyết.

Kanban có thể được triển khai dần dần và toàn diện trong mọi loại hình tổ chức mà không sợ hệ thống bị sụp đổ. Điều này làm cho Kanban dễ dàng thực hiện trong bất kỳ loại hình tổ chức nào, vì không cần thiết phải thực hiện những thay đổi căn bản ngay từ đầu.

Tuy nhiên, nguyên tắc Kanban này có một mặt khác. Ai trong chúng ta đã từng làm việc trong các tổ chức đều biết rằng chúng ta không thể cải thiện một thứ gì đó được thiết kế kém hoặc không hoạt động. Vì vậy nên bắt đầu bằng cách lập bản đồ dòng giá trị hiện tại, trực quan hóa dòng giá trị mục tiêu, tái cấu trúc để kích hoạt dòng chảy và từ đó chúng tôi áp dụng các thực hành Kanban.

Nguyên tắc 2 - Đồng ý tìm kiếm sự cải tiến thông qua thay đổi tiến hóa

Phương pháp Kanban được thiết kế để tạo ra sự cải tiến tối thiểu và do đó, khuyến khích những thay đổi nhỏ liên tục và mang tính tiến hóa trong quá trình hiện tại.

Kanban khuyên không nên thay đổi triệt để vì họ thường tìm thấy sự phản kháng do sợ hãi hoặc không chắc chắn, nhưng đó có thể là một lợi thế trong một số môi trường, trong những môi trường khác, đó có thể là một con đường chết.

Một trong những tình huống khác mà chúng ta phải đối mặt với việc cải tiến liên tục là do số lượng lớn các cơ hội cải tiến xuất hiện, rất khó để biết cơ hội nào là tốt nhất để làm việc. Để giải quyết vấn đề này, bạn nên làm việc với phương pháp Lean, bằng cách này, nhóm biết được mục tiêu dài hạn của mình là gì, hiện tại họ đang ở đâu và các bước tiếp theo cần làm là gì. Do đó, loại bỏ các tùy chọn không đưa chúng ta đến gần mục tiêu của mình hơn.

Nguyên tắc 3 - Khuyến khích các hành vi của lãnh đạo ở tất cả các cấp

Kanban cung cấp cho các nhóm và nhà quản lý khả năng tập trung vào việc cải thiện dòng chảy giá trị và ngừng tập trung vào việc ai đang làm gì. Những gì Kanban dự định là ngừng quản lý con người và bắt đầu quản lý công việc, bằng cách cho phép nhân viên hiểu được tình hình hiện tại và nhìn thấy cơ hội cải tiến.

Khi Kanban mở rộng đến các giai đoạn bổ sung của dòng giá trị, hoặc nhiều tầng của tổ chức, khả năng đưa ra quyết định và cải tiến tổ chức sẽ mở rộng đến tất cả các cấp. Nguyên tắc Kanban này nhắc nhở chúng ta rằng khả năng lãnh đạo đến từ hành động hàng ngày của những người ở tuyến đầu. Điều quan trọng là mọi người phải nuôi dưỡng tâm lý cải tiến liên tục (Kaizen) để đạt được hiệu suất tối ưu ở cấp đội / bộ phận / công ty. Cải tiến liên tục là trách nhiệm của mọi người.

NGUYÊN TẮC KANBAN VỀ CUNG CẤP DỊCH VỤ

Nguyên tắc 1 - Hiểu và tập trung vào nhu cầu và mong đợi của khách hàng

Nguyên tắc này là một sự thừa kế từ Lean. Điều đầu tiên cần làm là tìm hiểu nhu cầu của khách hàng. Kỳ vọng của họ về chất lượng, tốc độ, giá cả, trải nghiệm và khả năng dự đoán là gì? Cải tiến mang tính tiến hóa do Kanban đề xuất nhằm mục đích nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Nguyên tắc 2 - Quản lý công việc để mọi người tự tổ chức xung quanh

Nguyên tắc này rõ ràng cũng là một di sản tinh gọn. Đây là một thông điệp dành cho các nhà quản lý. Hãy để mọi người tự tổ chức xung quanh công việc cần làm. Cung cấp các công cụ và đào tạo phù hợp để mọi người có thể làm hết sức mình và có thể phát hiện ra các cơ hội để cải tiến và thực hiện chúng. Hãy ngừng quản lý con người và bắt đầu quản lý công việc và cải tiến hệ thống làm việc.

Nguyên tắc 3 - Tổ chức của bạn là một hệ sinh thái gồm các dịch vụ phụ thuộc lẫn nhau

Cách tiếp cận của Kanban tương tự như Lean. Những gì chúng tôi đang tìm kiếm với Kanban ở cấp độ tổ chức là cải thiện sự tương tác giữa các dịch vụ và thúc đẩy sự cải tiến mang tính tiến hóa thông qua các bảng Kanban.

----------------------------------------------------------------------------------------------------

Trên đây KNA đã trình bày các nguyên tắc Kanban, để được hướng dẫn cụ thể, vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số hotline: 093.2211.786 hoặc Email: salesmanager@knacert.com