Diễn giải điều khoản 6.1 ISO 9001: Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội

Tư duy dựa trên rủi ro và cơ hội là một trong những điểm cải tiến của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Các yêu cầu thuộc Điều khoản 6.1 ISO 9001 “Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội” cũng hoàn toàn dựa trên tư duy xuất sắc này. Vậy Điều khoản 6.1 ISO 9001:2015 đặt ra yêu cầu gì? Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu câu trả lời chi tiết trong bài viết dưới đây. 

Hiểu về Điều khoản 6.1 ISO 9001:2015 

Điều khoản 6.1 của ISO 9001:2015 có tên đầy đủ là “Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội”, nằm trong Điều khoản 6 (Hoạch định). Điều khoản này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hiểu bối cảnh của tổ chức, xác định các rủi ro và cơ hội có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng (QMS) và thực hiện hành động cần thiết để giải quyết chúng một cách hiệu quả. 

Tại sao Điều khoản 6.1 của ISO 9001 lại quan trọng?

• Tính chủ động: Thay vì chỉ phản ứng khi sự cố xảy ra, Điều khoản 6.1 ISO 9001:2015 khuyến khích các tổ chức chủ động tìm kiếm và xử lý các rủi ro tiềm ẩn, giúp giảm thiểu thiệt hại đồng thời đảm bảo sự ổn định của hệ thống.
• Tối ưu hóa hiệu quả: Bằng cách xác định và tận dụng các cơ hội, tổ chức có thể cải thiện hiệu suất hoạt động, giảm chi phí và tăng lợi nhuận.
• Cải thiện chất lượng: Việc giải quyết các rủi ro và tận dụng cơ hội giúp nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ, sự hài lòng của khách hàng.
• Tích hợp hệ thống quản lý chất lượng: Việc xác định rủi ro và cơ hội giúp liên kết các hoạt động trong hệ thống quản lý chất lượng, tạo ra một hệ thống thống nhất, hiệu quả.
• Nâng cao khả năng thích ứng: Khi các rủi ro được xác định và có kế hoạch ứng phó, tổ chức sẽ có khả năng thích ứng tốt hơn với những thay đổi của môi trường kinh doanh.
• Cải thiện quy trình: Việc xác định các cơ hội giúp tổ chức tìm ra những điểm cần cải tiến trong quy trình làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả quy trình.
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Bằng cách giảm thiểu lỗi và cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ, tổ chức sẽ làm tăng sự hài lòng của khách hàng.

Phân tích các yêu cầu của Điều khoản 6.1 ISO 9001:2015

1. Điều khoản 6.1.1 trong ISO 9001

Điều khoản 6.1.1 trong ISO 9001 yêu cầu tổ chức phải xem xét những vấn đề được nêu trong Điều khoản 4.1 và các yêu cầu chi tiết trong Điều khoản 4.2 của tiêu chuẩn ISO 9001. Điều này có nghĩa là tổ chức phải xem xét thông tin đã thu thập về bối cảnh bên trong, bên ngoài (Điều khoản 4.1) cũng như nhu cầu, mong đợi của các bên quan tâm (Điều khoản 4.2). Từ đó, sử dụng những thông tin ấy để xác định rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng tới QMS cũng như các cơ hội để cải tiến. Xác định rủi ro và cơ hội tức là ứng với mỗi quá trình tổ chức phải xác định có những ảnh hưởng nào đến việc đạt được kết quả như dự định, bao gồm cả ảnh hưởng tích cực và tiêu cực.

Bằng việc phân tích các vấn đề và yêu cầu trên trong bối cảnh của QMS, tổ chức có thể đưa ra quyết định sáng suốt về cách giải quyết hiệu quả những rủi ro và cơ hội này. Đây là quyết định quan trọng để đảm bảo rằng QMS được thiết kế để mang lại kết quả mong muốn, ngăn ngừa sự không phù hợp và cải tiến liên tục.

Bên cạnh đó, việc áp dụng tư duy dựa trên rủi ro cũng giúp tổ chức xây dựng văn hoá chủ động và phòng ngừa hướng tới thực hiện tốt hơn và cải tiến cách thức thực hiện công việc nói chung.

Khi xem xét các rủi ro và cơ hội, tổ chức cần tập trung vào một số việc để đạt được hiệu quả cao nhất, bao gồm:

• Mang lại sự bảo đảm rằng QMS có thể đạt được các kết quả như dự kiến
• Nâng cao những tác động mong muốn
• Ngăn ngừa hoặc giảm bớt những tác động mong muốn
• Đạt được cải tiến 

2. Điều khoản 6.1.2 của ISO 9001:2015

Điều khoản 6.1.2 của tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu tổ chức lập kế hoạch hành động để giải quyết các rủi ro và cơ hội đã được xác định trong quá trình đánh giá ở trên. Trong kế hoạch hành động, tổ chức sẽ cần cẩn thận xác định những gì sẽ làm, khi nào thực hiện, ai là người tham gia hành động và nguồn lực nào cần thiết. 

Những hành động trong kế hoạch giải quyết rủi ro và cơ hội này thực sự rất quan trọng để duy trì và nâng cao hiệu suất của hệ thống quản lý chất lượng. Ngoài ra, chúng còn thúc đẩy cải tiến và nỗ lực đạt được mục tiêu của tổ chức trong khi vẫn duy trì sự hài lòng của khách hàng.

Ngoài ra, điều khoản này còn yêu cầu tổ chức phải tích hợp và triển khai các hành động để giải quyết rủi ro và cơ hội vào các quá trình của QMS. Tức là khi triển khai các hành động trên cần phải xem xét tính phù hợp với các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng. Bởi lẽ, việc tích hợp này không chỉ đem lại sự thống nhất. tính hiệu quả cho hệ thống quản lý chất lượng mà còn thúc đẩy cải tiến liên tục trong tổ chức.

Yêu cầu cuối cùng của Điều khoản 6.1.2 ISO 9001:2015 là cách thức xem xét hiệu lực đánh giá của những hành động giải quyết rủi ro và cơ hội trên. Điều này có nghĩa là tổ chức phải lập ra một kế hoạch, trong đó nêu bật những hành động giải quyết rõ ràng. Đồng thời phải có phương pháp giám sát, đo lường, phân tích và đánh giá kết quả để xem xét hiệu quả của hành động ấy khi áp dụng vào QMS. Nếu không thực hiện đánh giá, bạn sẽ không thể chắc chắn rằng những hành động trên đã đạt được kết quả mong muốn và đã góp phần giải cải thiện hiệu suất của hệ thống quản lý chất lượng.

Hướng dẫn các bước hành động giải quyết rủi ro và cơ hội theo Điều khoản 6.1 ISO 9001:2015

Bước 1. Xác định rủi ro và cơ hội

Bước đầu tiên trong quá trình lập kế hoạch là xác định rủi ro và cơ hội. Các tổ chức cần xác định tất cả các rủi ro và cơ hội tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của mình. Để làm được điều này, tổ chức nên xem xét tất cả các khía cạnh trong hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm các sản phẩm và dịch vụ, hoạt động thực hiện, tài chính, quản trị…

Tổ chức có thể sử dụng một số phương pháp để xác định rủi ro và cơ hội, một trong số đó là thực hiện phân tích SWOT. SWOT là thực hiện phân tích, xem xét điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa đối với tổ chức. 

Bước 2. Đánh giá rủi ro và cơ hội

Khi tất cả các rủi ro và cơ hội tiềm ẩn đã được xác định, tổ chức cần đánh giá chúng để xác định những rủi ro và cơ hội nào có nhiều khả năng xảy ra nhất hoặc có tác động lớn nhất đến doanh nghiệp. Để làm được điều này, tổ chức nên xem xét khả năng xảy ra của từng sự kiện và hậu quả tiềm ẩn của nó.

Bước 3. Xây dựng kế hoạch hành động

Sau khi đánh giá rủi ro và cơ hội, tổ chức cần xây dựng kế hoạch hành động để giải quyết chúng. Các kế hoạch hành động cần được thiết kế để giảm thiểu tác động tiêu cực của rủi ro và tối đa hóa tác động tích cực của các cơ hội.

Bước 4. Triển khai kế hoạch hành động

Khi các kế hoạch hành động đã được phát triển, tổ chức cần phải thực hiện chúng. Điều này có thể liên quan đến việc thay đổi cách thức hoạt động của doanh nghiệp, sửa đổi sản phẩm/dịch vụ hoặc thực hiện các quy trình mới.

Bước 5. Theo dõi và đánh giá

Tổ chức cần theo dõi và xem xét định kỳ các rủi ro và cơ hội để đảm bảo rằng chúng vẫn phù hợp và các kế hoạch hành động có hiệu lực.

KẾT BÀI:

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho Quý doanh nghiệp cái nhìn toàn diện về Điều khoản 6.1 ISO 9001: “Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội”. Nếu đang gặp khó khăn hay vướng mắc về Điều khoản 6.1 ISO 9001:2015 cũng như các điều khoản khác trong tiêu chuẩn ISO 9001, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ với KNA CERT để nhận được hỗ trợ tốt nhất.

Thông tin liên hệ với KNA CERT:

• Công ty TNHH Chứng nhận KNA 
• Địa chỉ: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco, số 266 Đội Cấn, phường Ngọc Hà, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0983.246.419 
• Email: salesmanager@knacert.com