Đánh giá nội bộ là nhiệm vụ được quy định tại Điều khoản 9.2 của tiêu chuẩn ISO 14001:2015. Điều khoản này yêu cầu doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá nội bộ để kiểm tra hiệu quả của Hệ thống quản lý môi trường (EMS). Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu nội dung của Điều khoản 9.2 về Đánh giá nội bộ của ISO 14001 trong bài viết dưới đây.
HIỂU VỀ TIÊU CHUẨN ISO 14001:2015
Tiêu chuẩn ISO 14001:2015 được ban hành bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (International Organization for Standardization). Đây là tiêu chuẩn dùng để xây dựng và chứng nhận Hệ thống quản lý môi trường, được áp dụng với mọi doanh nghiệp/tổ chức, không phân biệt quy mô.
Tiêu chuẩn ISO 14001 nằm trong bộ tiêu chuẩn ISO 14000 chính thực được ban hành vào năm 1996 và tới thời điểm hiện tại đã có 3 phiên bản chính thức được ra đời sau khi
rà soát và hoàn thiện. Lần lượt là ISO 14001:1996; ISO 14001:2004 và ISO 14001:2015.
Với ISO 14001, doanh nghiệp có thể nắm rõ được bối cảnh của mình để tối ưu hiệu quả quản lý rủi ro. Cùng với đó là việc đề cao vai trò của người lãnh đạo trong hoạt động quản lý môi trường. Điều này giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất hoạt động mà vẫn đảm bảo được hiệu suất môi trường. Áp dụng ISO 14001 giúp doanh nghiệp tạo được sự tin tưởng từ khách hàng, đối tác cùng các bên liên quan.
ĐIỀU KHOẢN 9.2: ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ CỦA ISO 14001
“9.2 Đánh giá nội bộ
9.2.1 Khái quát
Tổ chức phải tiến hành các cuộc đánh giá nội bộ theo tần suất được hoạch định để cung cấp thông tin về hệ thống quản lý môi trường của tổ chức:
- Có phù hợp với
- Các yêu cầu của chính tổ chức đối với hệ thống quản lý môi trường của mình;
- Các yêu cầu của tiêu chuẩn này;
- Được thực hiện và duy trì một cách có hiệu lực.
9.2.2 Chương trình đánh giá nội bộ
Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì (các) chương trình đánh giá, bao gồm cả các yêu cầu về tần suất, phương pháp, trách nhiệm, hoạch định và báo cáo về cuộc đánh giá nội bộ của mình.
Khi thiết lập chương trình đánh giá nội bộ, tổ chức phải tính đến tầm quan trọng về môi trường của các quá trình liên quan, các thay đổi ảnh hướng đến tổ chức và các kết quả của các lần đánh giá trước.
Tổ chức phải:
- Xác định các chuẩn mực đánh giá và phạm vi cho mỗi cuộc đánh giá;
- Lựa chọn các chuyên gia đánh giá và tiến hành các cuộc đánh giá để đảm bảo tính khách quan và độc lập của quá trình đánh giá;
- Đảm bảo rằng các kết quả đánh giá được báo cáo đến lãnh đạo thích hợp;
Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng thực hiện chương trình đánh giá và các kết quả đánh giá.”
HƯỚNG DẪN TUÂN THỦ ĐIỀU KHOẢN 9.2 VỀ ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ ISO 14001
Tổ chức phải tiến hành đánh giá nội bộ theo các khoảng thời gian đã được hoạch định. Đây là yêu cầu đầu tiên trong Điều khoản 9.2 của ISO 14001:2015.
Quá trình đánh giá nội bộ ISO 14001 có thể được thực hiện theo những bước sau:
Bước 1: Thiết lập chương trình đánh giá nội bộ
Nêu rõ phạm vi, mục tiêu, tần suất và trách nhiệm tiến hành đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý môi trường. Chương trình này phải được lập thành văn bản và xem xét định kỳ.
- Xác định mục tiêu của đánh giá: Doanh nghiệp đảm bảo sự phù hợp của hệ thống quản lý môi trường với tiêu chuẩn ISO 14001 và các quy định pháp luật. Cùng với đó là đánh giá hiệu quả của các hoạt động quản lý môi trường và xác định những cơ hội cải tiến.
- Thành lập nhóm đánh giá: Doanh nghiệp tiến hành chọn các thành viên có kiến thức về Hệ thống quản lý môi trường, các quy định pháp luật và kinh nghiệm làm việc liên quan. Ngoài ra, doanh nghiệp cần xác định vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm đánh giá nội bộ.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch đánh giá nội bộ
Sau khi thiết lập chương trình đánh giá nội bộ, doanh nghiệp cần tiến hành xây dựng kế hoạch đánh giá chi tiết bao gồm:
- Phạm vi đánh giá: Xác định các lĩnh vực, quy trình và chức năng của Hệ thống quản lý môi trường sẽ được đánh giá. Đảm bảo rằng phạm vi bao gồm tất cả các khía cạnh có liên quan.
- Tiêu chí đánh giá: Doanh nghiệp thiết lập tiêu chí đánh giá dựa trên các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 và quy định pháp luật.
- Phương pháp đánh giá: Doanh nghiệp liệt kê những cách thức sử dụng để đánh giá nội bộ như phỏng vấn, kiểm tra, tài liệu, quan sát trực tiếp,…
- Thời gian thực hiện: Doanh nghiệp xây dựng kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn của quá trình đánh giá nội bộ.
- Nguồn lực: Doanh nghiệp cần xác định các nguồn lực cần thiết như tài chính, nhân lực, trang thiết bị…
- Chuẩn bị danh sách các câu hỏi kiểm tra lĩnh vực cần đánh giá.
Bước 3: Tiến hành đánh giá đánh giá nội bộ
Tiến hành đánh giá tại chỗ hoặc từ xa các quy trình và tài liệu của Hệ thống quản lý môi trường (EMS). Nhóm đánh giá phải:
- Thu thập dữ liệu: Doanh nghiệp sử dụng các phương pháp đã xác định để thu thập thông tin, xem lại tài liệu, quy trình, chính sách và hồ sơ (EMS).
- Phân tích dữ liệu: So sánh kết quả đánh giá với các tiêu chí đặt ra. Thông qua dữ liệu được thu thập, doanh nghiệp xác minh việc tuân thủ các yêu cầu của ISO 14001 và các quy trình EMS nội bộ.
- Không phù hợp và khắc phục: Nhận diện các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội cải tiến và các vấn đề cần giải quyết.
Bước 4: Tổng hợp và báo cáo kết quả
Sau khi đánh giá nội bộ, nhóm đánh giá tiến hành ghi lại tất cả các kết quả đánh giá nội bộ kèm đầy đủ bằng chứng, trong đó bao gồm cả các trường hợp không tuân thủ và kết quả tích cực.
Những yếu tố không phù hợp cần được tổng hợp thông tin rõ ràng, có thể gồm thông tin chi tiết về quá trình xảy ra sự không tuân thủ hoặc các yêu cầu, mức độ ảnh hưởng của sự không tuân thủ đối với từng quá trình…
Sau khi tổng kết tất cả các thông tin, nhóm đánh giá nội bộ có trách nhiệm chuẩn bị lập báo cáo tổng hợp các kết quả đánh giá nội bộ, bao gồm kết quả đạt được, sự không tuân thủ còn tồn đọng kèm với khuyến nghị cải tiến. Báo cáo tổng hợp kết quả đánh giá nội ISO 14001 phải được trình bày trước ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan.
Bước 5: Lập kế hoạch hành động khắc phục
Sau khi báo cáo đánh giá nội bộ được hoàn thiện, doanh nghiệp phải xác định các hành động khắc phục để giải quyết những điểm không phù hợp đã xác định. Doanh nghiệp cần phân công cụ thể trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân, phòng ban, đồng thời doanh nghiệp phải đặt ra mục tiêu và thời hạn hoàn thành. Các hành động khắc phục phải được ghi chép đầy đủ và phải thiết lập mốc thời gian thực hiện.
Bước 6: Xem xét của ban lãnh đạo
Nhóm đánh giá cần trình bày kết quả đánh giá nội bộ, bao gồm các hành động khắc phục được lập kế hoạch, cho ban lãnh đạo cấp cao trong cuộc họp xem xét của ban lãnh đạo. Đây là cơ hội để thảo luận về hiệu quả của EMS và đưa ra quyết định cải tiến.
Bước 7: Đánh giá theo dõi
Ban lãnh đạo cao nhất thực hiện đánh giá theo dõi để xác minh việc thực hiện và hiệu quả của các hành động khắc phục đối với các điểm không phù hợp đã xác định. Đảm bảo rằng các nguyên nhân gốc rễ đã được giải quyết và EMS tuân thủ các yêu cầu.Bước 8: Cải tiến liên tục
Doanh nghiệp sử dụng các phát hiện đánh giá, hành động khắc phục và cơ hội để thúc đẩy cải tiến liên tục Hệ thống quản lý môi trường. Đồng thời cần cập nhật tài liệu và quy trình EMS khi cần thiết.
Bước 9: Lưu giữ tài liệu
Doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ báo cáo đánh giá nội bộ, hành động khắc phục, đánh giá theo dõi và biên bản cuộc họp xem xét của ban quản lý như một phần của tài liệu EMS.
Trên đây là nội dung về đánh giá nội bộ ISO 14001 và hướng dẫn tuân thủ Điều khoản 9.2. Hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp có thể nắm được các yêu cầu cần đáp ứng khi tiến hành đánh giá nội bộ theo Hệ thống quản lý môi trường. Nếu doanh nghiệp còn gặp khó khăn trong quá trình triển khai đánh giá nội bộ, liên hệ ngay với KNA CERT qua Hotline: 0983.246.419 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để nhận được hỗ trợ nhanh nhất,
Hỏi đáp
0 Bình luận