DUY TRÌ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2015 NHƯ THẾ NÀO?

Nhận được chứng nhận ISO 9001 là một thành tựu đáng tự hào của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc duy trì hệ thống quản lý chất lượng mới là thách thức thực sự. Vậy doanh nghiệp phải duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 như thế nào? Hãy cùng KNA CERT giải đáp câu hỏi này trong bài viết dưới đây.

Hiểu về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015

ISO 9001 là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng, được công nhận trên phạm vi toàn cầu. Các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 nhằm xác định cách thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng (QMS).

ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001, được công bố chính thức vào ngày 15 tháng 9 năm 2015. Đây cũng là phiên bản được các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và lĩnh vực áp dụng rộng rãi nhất. Nhận được chứng nhận ISO 9001:2015 đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã và đang áp dụng các quy trình hiệu quả để cung cấp sản phẩm/dịch vụ với chất lượng tốt nhất tới tay khách hàng. 

Phương pháp duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015

1. Đánh giá nội bộ định kỳ

Đánh giá nội bộ là một hoạt động quan trọng, giúp doanh nghiệp xác định hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng. Qua việc kiểm tra, so sánh thực tế với các quy định đã đề ra, đánh giá nội bộ giúp phát hiện những điểm chưa phù hợp và đề xuất các biện pháp cải tiến.

Để duy trì chứng nhận ISO 9001:2015, việc thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ là vô cùng cần thiết. Đánh giá này giúp đảm bảo rằng tất cả các hoạt động của doanh nghiệp đều tuân thủ theo yêu cầu của tiêu chuẩn. Bằng cách phát hiện và khắc phục kịp thời những sai sót, đánh giá nội bộ góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.

Để đảm bảo tính khách quan và hiệu quả của cuộc đánh giá, người thực hiện phải là những đánh giá viên được đào tạo bài bản và độc lập với bộ phận được kiểm tra. Đánh giá viên cần có kiến thức chuyên sâu về tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và các quy trình hoạt động của doanh nghiệp. 

2. Xem xét của lãnh đạo

Việc xem xét của lãnh đạo ít nhất phải được thực hiện mỗi năm một lần (tuỳ thuộc vào quy mô, lĩnh vực hoạt động của tổ chức) để đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng hoạt động như đã xác định. Ban lãnh đạo cần phải xem xét các thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng như chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, sự hài lòng và mong đợi của khách hàng, sự không phù hợp và hành động khắc phục…

Xem xét của lãnh đạo là một hoạt động không thể thiếu để tạo nên sự thành công của hệ thống quản lý chất lượng và là nền tảng của cải tiến liên tục. Điều này giúp gắn kết tất cả các nhân tố trong hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp lại với nhau và giải quyết triệt để các khó khăn đang gặp phải.

3. Giám sát và đo lường 

Giám sát và đo lường hệ thống quản lý chất lượng thường xuyên là nhiệm vụ không thể thiếu để duy trì hiệu quả hoạt động của hệ thống và đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001. Việc này không chỉ đảm bảo các hoạt động sản xuất, kinh doanh luôn tuân thủ đúng tiêu chuẩn mà còn chứng minh được rằng sản phẩm/dịch vụ cung cấp có khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng. 

Để đạt được điều này, việc theo dõi và ghi nhận dữ liệu cần được thực hiện một cách đầy đủ và chi tiết ở mọi khâu của quy trình. Vì vậy, việc giám sát và đo lường đầy đủ cần được thực hiện và lưu trữ thành hồ sơ, tài liệu làm bằng chứng cho các cuộc đánh giá nội bộ.

4. Đo lường sự thoả mãn của khách hàng

Tập trung vào khách hàng là nguyên tắc cốt lõi của tiêu chuẩn ISO 9001 và thường được thể hiện thông qua việc đo lường sự hài lòng của khách hàng. Doanh nghiệp phải xác định phương pháp và tần suất thực hiện để xác định mức độ thoả mãn của khách hàng. Sau khi hoàn thành, cần phải phân tích dữ liệu thu thập được để đảm bảo rằng dữ liệu ấy có ý nghĩa cho sự phát triển của doanh nghiệp cũng như nâng cao sự hài lòng của khách hàng đối với chất lượng sản phẩm/dịch vụ được cung cấp.

5. Cải tiến liên tục

Tiền đề cơ bản của tiêu chuẩn ISO 9001 là để cải tiến liên tục. Hệ thống quản lý chất lượng phát triển và thay đổi từng ngày theo bối cảnh của tổ chức, cả môi trường bên trong lẫn môi trường bên ngoài. Vì vậy, việc cải tiến liên tục phải nhất quán với những thay đổi của hệ thống quản lý chất lượng. Đây là nền tảng để duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 một cách hiệu quả.

Doanh nghiệp phải nhớ rằng cải tiến liên tục nhấn mạnh tầm quan trọng của hành động khắc phục sự không phù hợp, phân tích dữ liệu và thúc đẩy văn hoá cải tiến. Bằng cách thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục, doanh nghiệp của bạn sẽ có ưu thế để duy trì chứng nhận ISO 9001 và đáp ứng mục tiêu chất lượng đã được thiết lập từ trước.

Lời khuyên để duy trì ISO 9001:2015 thành công

Việc duy trì chứng nhận ISO 9001 đòi hỏi sự tập trung và thể hiện cam kết về chất lượng của doanh nghiệp . Dưới đây là một số lời khuyên của KNA CERT, hy vọng chúng có thể giúp doanh nghiệp của bạn duy trì thành công hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc tế:

• Phân bổ nguồn lực: Đảm bảo doanh nghiệp có đầy đủ các nguồn lực cần thiết, bao gồm nhân sự đã được đào tạo, cơ sở hạ tầng, máy móc… để duy trì tốt hệ thống quản lý chất lượng và đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001:2015.
• Thiết lập các chỉ số hiệu suất chính: Xác định các chỉ số hiệu suất chính để đo lường sự thành công của hệ thống quản lý chất lượng và thường xuyên theo dõi các chỉ số này để xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
• Khuyến khích sự tham gia của nhân viên: Thu hút tất cả nhân viên tham gia vào quá trình duy trì chứng nhận ISO 9001. Ngoài ra, cần khuyến khích sự tham gia tích cực, trao đổi ý tưởng và phản hồi để thúc đẩy văn hóa chất lượng trong toàn tổ chức.
• Luôn cập nhật các thay đổi của ISO 9001:2015: Theo dõi các cập nhật và thay đổi của ISO 9001:2015 và đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng của bạn được cập nhật để đáp ứng các yêu cầu mới.
• Tiến hành đánh giá nội bộ thường xuyên: Lên lịch đánh giá nội bộ định kỳ để đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng của bạn và khắc phục những điểm không phù hợp.
• Học hỏi từ các phương pháp thực hành tốt của các tổ chức khác: Sẵn sàng học hỏi từ các tổ chức khác đã duy trì thành công chứng nhận ISO 9001 của họ. Bên cạnh đó, cũng cần tìm hiểu các kinh nghiệm của họ để xác định các cơ hội cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của riêng tổ chức bạn.

KẾT BÀI:

Trên đây là toàn bộ thông tin cơ bản mà KNA CERT cung cấp tới cho Quý doanh nghiệp về phương pháp duy trì ISO 9001:2015 hiệu quả. Hy vọng rằng những thông tin này có thể giúp doanh nghiệp của bạn đạt được thành công, nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển.

Nếu Quý doanh nghiệp đang gặp khó khăn hay vướng mắc khi áp dụng, triển khai và duy trì ISO 9001:2015, xin vui lòng liên hệ với KNA CERT theo thông tin địa chỉ sau để được giải đáp chi tiết nhất:

• Công ty TNHH Chứng nhận KNA 

• Địa chỉ: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco, số 266 Đội Cấn, phường Ngọc Hà, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0983.246.419 
• Email: salesmanager@knacert.com