Form mẫu đánh giá rủi ro theo ISO 9001 gồm bốn biểu mẫu: sổ đăng ký rủi ro, phiếu đánh giá theo quá trình, kế hoạch hành động và báo cáo cho lãnh đạo. Tiêu chuẩn không quy định mẫu bắt buộc, nên bạn có thể dùng bộ biểu mẫu đánh giá rủi ro ISO 9001 dưới đây và điều chỉnh theo quy mô doanh nghiệp. Bài viết của KNA CERT cung cấp cấu trúc từng mẫu, ví dụ điền sẵn và hướng dẫn cách điền.
Biểu mẫu đánh giá rủi ro ISO 9001 là gì và có bắt buộc không?
Biểu mẫu đánh giá rủi ro ISO 9001 là biểu mẫu tổ chức dùng để ghi lại rủi ro, điểm số, hành động xử lý và kết quả theo dõi. ISO 9001 không bắt buộc mẫu hay định dạng nào. Tổ chức tự thiết kế, miễn là có bằng chứng tương xứng với yêu cầu tại điều 6.1.2.
Điều 6.1.2 của ISO 9001:2026 yêu cầu tổ chức xác định, phân tích và đánh giá rủi ro, rồi hoạch định hành động tương xứng. Phụ lục A.6.1.2 làm rõ việc này không hàm ý quá trình quản lý rủi ro dạng văn bản. Biểu mẫu vì vậy là công cụ giúp tổ chức có bằng chứng, không phải yêu cầu về hình thức.
Biểu mẫu đánh giá rủi ro dùng để làm gì?
- Ghi lại rủi ro, điểm số và quyết định xử lý để mọi người cùng hiểu một cách.
- Chứng minh với chuyên gia đánh giá rằng rủi ro được phân tích và đánh giá, không chỉ liệt kê.
- Theo dõi hành động đến khi hoàn thành và đánh giá hiệu lực.
- Cung cấp dữ liệu cho họp xem xét của lãnh đạo theo ISO 9001.
Nếu cần hiểu cách chấm điểm trước khi dùng biểu mẫu, hãy đọc bài “Quy trình đánh giá rủi ro theo ISO 9001”.
Bộ form mẫu đánh giá rủi ro ISO 9001 gồm những mẫu nào?
Bộ form mẫu đánh giá rủi ro cơ bản gồm bốn biểu mẫu: sổ đăng ký rủi ro, phiếu đánh giá rủi ro theo quá trình, kế hoạch hành động giải quyết rủi ro và báo cáo rủi ro cho xem xét của lãnh đạo. Doanh nghiệp nhỏ có thể gộp thành một mẫu duy nhất.
| Biểu mẫu | Mục đích | Điều khoản liên quan |
| Mẫu 1. Sổ đăng ký rủi ro | Tổng hợp mọi rủi ro, điểm số và hành động | 6.1.1, 6.1.2 |
| Mẫu 2. Phiếu đánh giá rủi ro theo quá trình | Chấm điểm chi tiết cho một quá trình | 6.1.2 |
| Mẫu 3. Kế hoạch hành động giải quyết rủi ro | Giao việc, thời hạn và đánh giá hiệu lực | 6.1.2, 9.1.3 |
| Mẫu 4. Báo cáo rủi ro cho xem xét của lãnh đạo | Tổng hợp kết quả để lãnh đạo ra quyết định | 9.3.2, 10.2.1 |
Mẫu 1: Sổ đăng ký rủi ro
Đây là biểu mẫu trung tâm, nên dùng khi chỉ có thể chọn một mẫu. Điểm bằng khả năng nhân hệ quả, thang điểm theo tiêu chí tổ chức đã đặt.
| Mã | Quá trình | Mô tả rủi ro | Khả năng × Hệ quả | Mức | Hành động | Phụ trách, hạn |
| R-01 (ví dụ) | Mua hàng | Nhà cung cấp duy nhất giao vật tư trễ, làm chậm đơn hàng | 4 × 4 = 16 | Cao | Tìm nhà cung cấp dự phòng, ký thỏa thuận thời gian giao | Trưởng phòng mua hàng, ngày 30 tháng 11 năm 2026 |
| R-02 (ví dụ) | Kho | Hàng bảo quản sai điều kiện, giảm chất lượng | 2 × 4 = 8 | Trung bình | Bổ sung kiểm tra nhiệt độ hằng ngày | Thủ kho, ngày 15 tháng 12 năm 2026 |
Mẫu 2: Phiếu đánh giá rủi ro theo quá trình
Dùng khi cần chấm chi tiết cho một quá trình quan trọng. Phiếu có thêm điểm khả năng phát hiện theo cách của FMEA, nên phù hợp với sản xuất và dịch vụ nhiều công đoạn.
| Công đoạn | Rủi ro và hệ quả | S | O | D | RPN | Biện pháp kiểm soát hiện có | Hành động bổ sung |
| Tiếp nhận đơn (ví dụ) | Hiểu sai yêu cầu khách hàng, giao sản phẩm không đúng | 7 | 4 | 4 | 112 | Xác nhận đơn bằng văn bản | Dùng bảng kiểm yêu cầu trước khi chấp nhận đơn |
S là mức độ nghiêm trọng, O là khả năng xảy ra, D là khả năng phát hiện, cùng thang 1 đến 10. RPN bằng S × O × D. Ngưỡng xử lý do tổ chức quy định.
Mẫu 3: Kế hoạch hành động giải quyết rủi ro
Mẫu này biến kết quả đánh giá thành việc cụ thể. Cột hiệu lực giúp đáp ứng yêu cầu đánh giá hiệu lực hành động.
| Mã rủi ro | Hướng xử lý | Việc cần làm | Nguồn lực | Phụ trách | Hạn | Hiệu lực sau xử lý |
| R-01 (ví dụ) | Giảm khả năng xảy ra | Ký thỏa thuận với nhà cung cấp thứ hai | Thời gian đàm phán, chi phí đánh giá nhà cung cấp | Trưởng phòng mua hàng | Ngày 30 tháng 11 năm 2026 | Tỷ lệ giao đúng hạn của vật tư đạt mục tiêu trong 3 tháng |
Chú thích của điều 6.1.2 nêu các hướng xử lý có thể chọn: tránh rủi ro, đảm nhận rủi ro để theo đuổi cơ hội, loại bỏ nguồn rủi ro, thay đổi khả năng hoặc hệ quả, chia sẻ rủi ro, hoặc duy trì rủi ro bằng quyết định có thông tin.
Mẫu 4: Báo cáo rủi ro cho xem xét của lãnh đạo
Điều 9.3.2 yêu cầu đầu vào xem xét của lãnh đạo có thông tin về hiệu lực của hành động giải quyết rủi ro và cơ hội. Mẫu dưới đây giúp tổng hợp ngắn gọn cho cuộc họp.
| Nội dung báo cáo | Thông tin cần điền |
| Kỳ báo cáo | Từ ngày … đến ngày … |
| Rủi ro mức cao hiện có | Số lượng, mã rủi ro, tình trạng xử lý |
| Hành động đã hoàn thành | Danh sách và kết quả đánh giá hiệu lực |
| Hành động quá hạn | Mã rủi ro, nguyên nhân, đề xuất |
| Rủi ro mới hoặc thay đổi | Nguồn gốc: thay đổi quá trình, sự không phù hợp, khiếu nại |
| Cơ hội (nếu có) | Cơ hội đã xác định và hành động tương ứng |
| Đề xuất quyết định | Nguồn lực, thay đổi chính sách hoặc mục tiêu |
Cách điền form mẫu đánh giá rủi ro sao cho đúng?
Để điền đúng, hãy dùng thang điểm đã thống nhất, mô tả rủi ro theo dạng nguyên nhân và hệ quả, ghi người chịu trách nhiệm cùng thời hạn cụ thể, và cập nhật trạng thái hành động. Mỗi cột trong biểu mẫu cần trả lời một câu hỏi rõ ràng, không bỏ trống.
| Cột | Cách điền | Lỗi thường gặp |
| Mô tả rủi ro | Viết theo dạng nguyên nhân, sự kiện, hệ quả | Viết chung chung như “chất lượng kém” |
| Khả năng và hệ quả | Chấm theo thang đã thống nhất, dựa trên dữ liệu có sẵn | Mỗi người một thang, chấm cảm tính |
| Mức rủi ro | So điểm với ngưỡng chấp nhận của tổ chức | Không có ngưỡng nên không ra quyết định |
| Hành động | Chọn hướng xử lý tương xứng với mức rủi ro | Mọi rủi ro đều “tăng cường kiểm tra” |
| Phụ trách và hạn | Ghi tên vị trí và ngày cụ thể | Ghi “bộ phận liên quan”, không có hạn |
| Hiệu lực | Nêu chỉ số hoặc bằng chứng cho thấy hành động có tác dụng | Bỏ trống sau khi hoàn thành |
Ví dụ điền sổ đăng ký rủi ro hoàn chỉnh
Ví dụ minh họa cho quá trình chăm sóc khách hàng. Điểm số và mức rủi ro do nhóm đánh giá tự đặt theo tiêu chí của mình.
| Mã | Rủi ro | Điểm | Mức | Quyết định |
| R-03 | Khiếu nại của khách hàng không được ghi nhận kịp thời nên không xử lý đúng hạn | 3 × 5 = 15 | Cao | Xử lý: thiết lập đầu mối tiếp nhận và nhắc việc tự động |
| R-04 | Nhân viên mới chưa nắm quy trình, trả lời sai thông tin | 3 × 3 = 9 | Trung bình | Xử lý: đào tạo định hướng trong tuần đầu |
| R-05 | Thay đổi biểu mẫu báo giá nhỏ gây nhầm lẫn | 2 × 2 = 4 | Thấp | Chấp nhận, theo dõi, ghi lý do và người quyết định |
→ Xem thêm cách tìm rủi ro theo từng điều khoản trong bài “Xác định rủi ro và cơ hội trong ISO 9001”.
Làm sao tùy chỉnh biểu mẫu đánh giá rủi ro cho phù hợp doanh nghiệp?
Bạn nên điều chỉnh biểu mẫu theo quy mô, độ phức tạp của quá trình và năng lực nhân sự. Tối giản số cột, thêm kiểm soát thông tin như mã số, phiên bản, ngày ban hành và người phê duyệt, rồi thử với một quá trình trước khi áp dụng toàn hệ thống.
1. Doanh nghiệp nhỏ nên dùng biểu mẫu thế nào?
Với tổ chức ít quá trình, một sổ đăng ký rủi ro dạng Excel là đủ. Gộp cột hiệu lực và hạn xử lý vào cùng sổ, tránh tạo nhiều biểu mẫu khó duy trì. Chú thích của điều 7.5.1 ISO 9001 xác nhận mức độ thông tin dạng văn bản phụ thuộc quy mô, độ phức tạp của quá trình và năng lực nhân sự.
2. Những thông tin kiểm soát cần có trên biểu mẫu
- Mã số và tên biểu mẫu, để nhận dạng và truy xuất.
- Phiên bản và ngày ban hành, ghi đủ ngày, tháng, năm.
- Người soạn thảo, người xem xét và người phê duyệt.
- Hướng dẫn điền ngắn ở đầu hoặc cuối biểu mẫu.
- Quy định lưu trữ và thời gian lưu.
3. Dùng Excel hay phần mềm để quản lý biểu mẫu?
Excel đủ dùng cho phần lớn doanh nghiệp vì có thể tính điểm tự động, lọc theo quá trình và theo mức rủi ro. Khi số lượng rủi ro lớn hoặc nhiều bộ phận cùng cập nhật, có thể chuyển sang phần mềm quản lý. Dù dùng công cụ nào, thông tin vẫn cần được kiểm soát phiên bản và quyền chỉnh sửa.
Biểu mẫu đánh giá rủi ro cần cập nhật gì theo ISO 9001:2026?
ISO 9001:2026 tách riêng rủi ro và cơ hội thành điều 6.1.2 và 6.1.3, đồng thời yêu cầu đánh giá hiệu lực hành động của hai nội dung ở 9.1.3 (e, f). Vì vậy, biểu mẫu nên có cột phân loại rủi ro hoặc cơ hội và cột hiệu lực hành động.
| Điểm cần rà soát | Lý do | Cách điều chỉnh biểu mẫu |
| Rủi ro và cơ hội đang gộp một bảng | Điều 6.1.2 và 6.1.3 tách riêng | Thêm cột phân loại hoặc lập sổ cơ hội riêng |
| Chỉ liệt kê rủi ro | Điều 6.1.2 yêu cầu phân tích và đánh giá | Thêm cột điểm và mức rủi ro |
| Chưa có cột hiệu lực | Điều 9.1.3 (e, f) đánh giá hiệu lực hành động | Thêm cột hiệu lực sau xử lý |
| Báo cáo lãnh đạo chưa tách riêng | Điều 9.3.2 (g, h) tách rủi ro và cơ hội | Dùng Mẫu 4 có mục cơ hội riêng |
| Không cập nhật sau sự không phù hợp | Điều 10.2.1 yêu cầu cập nhật rủi ro và cơ hội khi cần | Thêm cột nguồn phát sinh và ngày cập nhật |
→ Tìm hiểu thêm: Tư duy dựa trên rủi ro ISO 9001.
Câu hỏi thường gặp về biểu mẫu đánh giá rủi ro ISO 9001
1. ISO 9001 có quy định biểu mẫu đánh giá rủi ro bắt buộc không?
Không. Phụ lục A.6.1.2 của ISO 9001:2026 nêu việc áp dụng tư duy dựa trên rủi ro không hàm ý dùng quá trình quản lý rủi ro dạng văn bản. Tổ chức tự chọn hình thức ghi nhận phù hợp, miễn có bằng chứng cho thấy rủi ro được xác định, phân tích, đánh giá và xử lý.
2. Có thể dùng Excel làm biểu mẫu đánh giá rủi ro không?
Có. Excel phù hợp vì có thể tính điểm tự động, lọc theo quá trình và theo mức rủi ro. Tiêu chuẩn không quy định định dạng, nên bạn cũng có thể dùng Word, Google Sheets hoặc phần mềm quản lý. Điều quan trọng là thông tin được kiểm soát và dễ truy xuất.
3. Một doanh nghiệp cần bao nhiêu biểu mẫu đánh giá rủi ro?
Không có con số bắt buộc. Doanh nghiệp nhỏ có thể dùng một sổ đăng ký rủi ro duy nhất. Tổ chức lớn hơn nên thêm phiếu đánh giá theo quá trình, kế hoạch hành động và báo cáo cho lãnh đạo. Số lượng biểu mẫu nên tương xứng với quy mô và độ phức tạp.
4. Biểu mẫu cần có những thông tin kiểm soát nào?
Nên có mã số, tên biểu mẫu, phiên bản, ngày ban hành, người soạn thảo và người phê duyệt. Điều 7.5 yêu cầu thông tin dạng văn bản được nhận dạng, mô tả, xem xét và phê duyệt, đồng thời được kiểm soát để dùng đúng nơi, đúng lúc.
5. Cần cập nhật biểu mẫu khi chuyển sang ISO 9001:2026 không?
Nên rà soát. Phụ lục A không thêm yêu cầu mới, nhưng điều 6.1.2 và 6.1.3 đã tách riêng rủi ro và cơ hội. Nếu biểu mẫu hiện tại gộp hai nội dung, hãy tách cột hoặc tách sổ để dễ chứng minh và báo cáo cho lãnh đạo.
6. Ai là người điền và phê duyệt biểu mẫu đánh giá rủi ro?
Chủ quá trình cùng nhóm vận hành điền biểu mẫu vì họ hiểu rõ thực tế. Người có thẩm quyền, thường là trưởng bộ phận hoặc đại diện lãnh đạo, phê duyệt mức xử lý. Lãnh đạo cao nhất xem xét kết quả tổng hợp trong họp xem xét.
ĐĂNG KÝ NHẬN TÀI LIỆU ISO 9001
Một bộ biểu mẫu tốt giúp ghi lại rủi ro rõ ràng, chấm điểm nhất quán và theo dõi hành động đến khi có kết quả. Hãy bắt đầu với sổ đăng ký rủi ro cho vài quá trình trọng yếu, rồi bổ sung các mẫu còn lại khi cần. Liên hệ với KNA CERT qua số Hotline: 0983.246.419 hoặc Email: salesmanager@knacert.com nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu chứng nhận ISO 9001.
Hỏi đáp
0 Bình luận