ISO 9001:2015 – Điều khoản 6.2: Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu

Quá trình đạt được mục tiêu chất lượng và hoạch định mục tiêu theo Điều khoản 6.2 trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là một trong những yêu cầu cơ bản của hệ thống quản lý chất lượng. Vậy điều khoản này có những nội dung gì? Hãy cùng KNA CERT giải đáp câu hỏi này trong bài viết “ISO 9001:2015 – Điều khoản 6.2: Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu”. 

Tổng quan về Điều khoản 6.2 ISO 9001:2015

1. Mục tiêu chất lượng là gì?

Mục tiêu chất lượng là cốt lõi của bất kỳ hệ thống quản lý chất lượng thành công nào. Nhưng chính xác mục tiêu chất lượng là gì? Mục tiêu chất lượng là những mục tiêu liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình của bạn. Chúng là những mục tiêu cụ thể mà tổ chức đặt ra để đạt được các tiêu chuẩn nhất định, cải tiến quy trình và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Những mục tiêu chất lượng này đóng vai trò là tiêu chuẩn để đo lường hiệu suất và hiệu quả trong các lĩnh vực khác nhau, chẳng hạn như độ tin cậy của sản phẩm, hiệu quả hoạt động, sự hài lòng của khách hàng… Mục tiêu chất lượng là những mục tiêu cụ thể, có thể thực hiện được mà các tổ chức cố gắng đạt được trong một khung thời gian nhất định.

2. Các yêu cầu của Điều khoản 6.2 trong ISO 9001

Trọng tâm của Điều khoản 6.2 ISO 9001:2015 là yêu cầu tổ chức thiết lập, thực hiện và duy trì các mục tiêu chất lượng, đảm bảo phù hợp với chính sách chất lượng. Những mục tiêu này đóng vai trò then chốt trong việc định hướng chiến lược cho tổ chức của bạn và đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng được vận hành một cách hiệu quả.

Trích dẫn Điều khoản 6.2 trong tiêu chuẩn ISO 9001:

“6.2.1 Tổ chức phải thiết lập các mục tiêu chất lượng ở các cấp và bộ phận chức năng thích hợp và các quá trình cần thiết đối với hệ thống quản lý chất lượng.

Mục tiêu chất lượng phải:

•  nhất quán với chính sách chất lượng;

•  đo được;

•  tính đến các yêu cầu được áp dụng;

•  liên quan đến sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ và nâng cao sự thoả mãn của khách hàng;

•  được theo dõi;

•  được truyền đạt;

•  được cập nhật khi thích hợp.

Tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản về mục tiêu chất lượng.

6.2.2 Khi hoạch định cách thức đạt được các mục tiêu chất lượng của mình, tổ chức phải xác định:

•  việc gì sẽ thực hiện;

•  nguồn lực nào là cần thiết;

•  ai là người chịu trách nhiệm;

•  khi nào sẽ hoàn thành;

1.  kết quả sẽ được đánh giá như thế nào.”

Mục tiêu Điều khoản 6.2 của tiêu chuẩn ISO 9001 hướng tới

Mục tiêu của Điều khoản 6.2 trong ISO 9001 là đảm bảo rằng các mục tiêu chất lượng của tổ chức được thiết lập, thực hiện, giám sát và cập nhật liên tục. Trọng tâm là tạo ra cách tiếp cận hệ thống để quản lý chất lượng phù hợp với chiến lược và mục tiêu chung của tổ chức.

Bằng cách thiết lập các mục tiêu chất lượng có thể đo lường được, tổ chức có thể đảm bảo rằng họ đang đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng và những bên quan tâm khác. Ngoài ra, thông qua việc lập kế hoạch, thực hiện và giám sát các mục tiêu này, tổ chức có thể xác định lĩnh vực cần cải tiến và thực hiện hành động khắc phục cũng như phòng ngừa để liên tục cải tiến các quy trình và sản phẩm của mình.

Bên cạnh đó, Điều khoản 6.2 ISO 9001:2015 còn giúp các tổ chức xây dựng văn hóa cải tiến liên tục, trong đó chất lượng được đưa vào mọi khía cạnh hoạt động của họ. Và đích đến cuối cùng là gia tăng sự hài lòng của khách hàng, mang lại hiệu quả kinh doanh tốt hơn và khả năng cạnh tranh trên thị trường cao hơn.

Nội dung chính của Điều khoản 6.2 ISO 9001:2015

1. Điều khoản 6.2.1: Thiết lập mục tiêu chất lượng

Thiết lập các mục tiêu chất lượng là yêu cầu cơ bản của Điều khoản 6.2.1 ISO 9001:2015. Một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả phải gắn các mục tiêu chất lượng với các chính sách chất lượng cụ thể. 

Bằng cách thiết lập mục tiêu chất lượng phù hợp, tổ chức của bạn đã và đang tập trung nỗ lực vào việc cải tiến liên tục, thoả mãn khách hàng và đạt được các mục tiêu chiến lược của mình. Những mục tiêu này tạo ra khuôn khổ để thúc đẩy kết quả mong muốn trong toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng của bạn.

Ngoài ra, mục tiêu chất lượng phải đảm bảo tuân thủ những nguyên tắc sau:

• Nhất quán với chính sách chất lượng: Mục tiêu chất lượng góp phần thực hiện cam kết của chính sách chất lượng, vì vậy cần đảm bảo mục tiêu phải phù hợp với giá trị cốt lõi của chính sách và mục tiêu chiến lược của tổ chức.
• Đo lường được: Đây là nguyên tắc cơ bản nhằm đảm bảo mục tiêu đưa ra là cụ thể, có thể định lượng, theo dõi, đánh giá. 
• Tính đến các yêu cầu được áp dụng: Phải xem xét các yêu cầu liên quan từ khách hàng, cơ quan quản lý và các bên liên quan khác. Việc thiết lập mục tiêu chất lượng phù hợp với các yêu cầu trên nhằm đáp ứng nhu cầu mong đợi của các bên quan tâm.
• Liên quan đến sự phù hợp của sản phẩm/dịch vụ và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng: Đảm bảo rằng mục tiêu chất lượng phù hợp với cam kết của tổ chức trong việc cung cấp sản phẩm/dịch vụ. Đây là nền tảng cơ bản để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tạo dựng sự uy tín cho tổ chức.
• Được theo dõi: Theo dõi việc thiết lập mục tiêu chất lượng nhằm xác định rằng tổ chức của bạn đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu. Việc theo dõi này giúp xác định các lĩnh vực cần chú ý và cập nhật tiến độ thiết lập thường xuyên, hiệu quả.
• Được truyền đạt: Chia sẻ các mục tiêu chất lượng cho nhân viên trong tổ chức, đảm bảo rằng những mục tiêu ấy được truyền đạt rõ ràng và dễ hiểu.
• Được cập nhật khi thích hợp: Nguyên tắc này nhằm đảm bảo mục tiêu chất lượng của tổ chức luôn phù hợp với những thay đổi của môi trường kinh doanh. Điều này có nghĩa là tổ chức phải thường xuyên xem xét, đánh giá và cập nhật các mục tiêu. 

Yêu cầu cuối cùng của Điều khoản 6.2.1 trong tiêu chuẩn ISO 9001 là tổ chức phải duy trì các hồ sơ, tài liệu về mục tiêu chất lượng, bao gồm: Các tài liệu phác thảo, thực hiện mục tiêu chất lượng, bằng chứng tuân thủ các nguyên tắc, hồ sơ theo dõi, đánh giá…

2. Điều khoản 6.2.2: Hoạch định để đạt được mục tiêu chất lượng

Theo Điều khoản 6.2.2 của ISO 9001, khi thực hiện hoạch định cách thức đạt được mục tiêu chất lượng, tổ chức cần lưu ý một số yếu tố sau:

• Việc gì sẽ được thực hiện: Hành động và từng bước thực hiện cụ thể để hoàn thành mục tiêu chất lượng là gì, thực hiện ra sao… 
• Nguồn lực nào là cần thiết: Trình độ chuyên môn, năng lực của người hoạch định và người tham gia, cơ sở hạ tầng (máy móc, nhà xưởng…), tài chính bỏ ra, công nghệ cần có…
• Ai là người chịu trách nhiệm: Người chịu trách nhiệm hoạch định là ai, năng lực như thế nào, phân công nhiệm vụ cho các thành viên ra sao…
• Khi nào sẽ hoàn thành: Thời gian hoàn thành là bao lâu.
• Kết quả sẽ đánh giá như thế nào: Phương pháp, cách thức đánh giá kết quả là gì, thực hiện như thế nào…

Các bước thiết lập mục tiêu chất lượng theo Điều khoản 6.2 ISO 9001

Dưới đây là các bước chi tiết để thiết lập mục tiêu chất lượng theo Điều khoản 6.2 ISO 9001:2015:

Bước 1. Hiểu rõ bối cảnh tổ chức

• Phân tích SWOT: Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của tổ chức để xác định các lĩnh vực cần tập trung cải thiện.
• Xác định các bên liên quan: Nhận biết và hiểu rõ kỳ vọng của các bên liên quan (khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên…) đối với chất lượng sản phẩm/dịch vụ.
• Phân tích rủi ro: Xác định các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ và lập kế hoạch ứng phó.

Bước 2. Xây dựng chính sách chất lượng

• Xác định chính sách chất lượng: Lập một chính sách rõ ràng về cam kết của tổ chức đối với chất lượng, phù hợp với bối cảnh và chiến lược tổng thể của tổ chức.
• Truyền đạt đến toàn bộ nhân viên: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên hiểu rõ chính sách chất lượng.

Bước 3. Thiết lập mục tiêu chất lượng

• Tính liên kết với chính sách chất lượng: Các mục tiêu phải phù hợp với chính sách chất lượng đã đề ra.
• Tuân thủ nguyên tắc SMART: Đảm bảo các mục tiêu là Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Achievable), Liên quan (Relevant) và Có thời hạn (Time-bound).
• Cấp độ thiết lập: Thiết lập mục tiêu chất lượng ở cấp độ tổ chức, cấp độ quá trình…
• Phân loại mục tiêu: Bao gồm mục tiêu hoạt động quá trình (hiệu quả, hiệu lực), mục tiêu cải tiến quá trình…

Bước 4. Lập kế hoạch để đạt được mục tiêu

• Xác định các hoạt động: Xác định các hoạt động cụ thể cần thực hiện để đạt được mỗi mục tiêu chất lượng.
• Phân công trách nhiệm: Gán trách nhiệm cho các cá nhân hoặc nhóm cụ thể đối với từng hoạt động.
• Xác định nguồn lực: Xác định các nguồn lực cần thiết (nhân lực, tài chính, thiết bị…) để thực hiện kế hoạch.
• Thiết lập các chỉ số đo lường: Xác định các chỉ số để theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu chất lượng.

Bước 5. Thực hiện và theo dõi

• Thực hiện kế hoạch: Triển khai các hoạt động đã lên kế hoạch.
• Theo dõi tiến độ: Thu thập dữ liệu và so sánh với các chỉ số đã đặt ra.
• Phân tích kết quả: Đánh giá hiệu quả của các hoạt động và điều chỉnh kế hoạch nếu cần.

Bước 6. Đánh giá và cải tiến

• Đánh giá định kỳ: Đánh giá tiến độ đạt được của các mục tiêu chất lượng trong những cuộc họp đánh giá nội bộ hoặc xem xét của lãnh đạo.
• Cải tiến liên tục: Sử dụng các cơ hội cải tiến để nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.

KẾT BÀI:

Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho Quý doanh nghiệp cái nhìn bao quát nhất về Điều khoản 6.2 ISO 9001: “Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu”. Nếu đang gặp khó khăn hay vướng mắc về Điều khoản 6.2 ISO 9001:2015 cũng như các điều khoản khác trong tiêu chuẩn ISO 9001, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ với KNA CERT để nhận được hỗ trợ tốt nhất.

Thông tin liên hệ với KNA CERT:

• Công ty TNHH Chứng nhận KNA 
• Địa chỉ: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco, số 266 Đội Cấn, phường Ngọc Hà, thành phố Hà Nội
• Hotline: 0983.246.419 
• Email: salesmanager@knacert.com