Quy trình quản lý nhà thầu ISO 14001

ISO 14001 là một tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý môi trường. Khi áp dụng tiêu chuẩn này, ngoài những hoạt động nội bộ mà doanh nghiệp phải thực hiện nhằm đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn thì còn có hoạt động để quản lý chặt chẽ nhà thầu. Trong bài viết dưới đây, KNA CERT sẽ cung cấp những thông tin về quy trình quản lý nhà thầu ISO 14001:2015.

QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ THẦU LÀ GÌ?

Nhà thầu là tổ chức/đơn vị có đầy đủ năng lực để thực hiện gói thầu cho tổ chức, doanh nghiệp (vai trò là chủ đầu tư). Họ sẽ ký hợp đồng với tổ chức, doanh nghiệp và thực hiện toàn bộ hoặc một phần các công việc, dự án liên quan đến phần yêu cầu hay công việc được mời thầu.

Quy trình quản lý nhà thầu ghi lại bộ quy tắc và hướng dẫn mà công ty sẽ tuân theo để lựa chọn, thuê, giới thiệu, giám sát và quản lý các nhà thầu. Khi một tổ chức có quy trình quản lý nhà thầu để tuân theo, việc yêu cầu các nhà thầu chịu trách nhiệm về những yêu cầu của công ty sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Quy trình quản lý nhà thầu đảm bảo rằng công ty đang hợp tác với các nhà thầu có trình độ tốt nhất và sẽ đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp . Thủ tục này cũng giúp bảo vệ lợi ích của công ty và giảm thiểu rủi ro về trách nhiệm pháp lý.

TẠI SAO CẦN QUẢN LÝ NHÀ THẦU THEO ISO 14001?

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Việc thực hiện quản lý nhà thầu theo ISO 14001 nhằm chắc chắn rằng nhà thầu thực hiện các hoạt động theo đúng quy định pháp luật về môi trường, đảm bảo an toàn trong quá trình hợp tác làm việc.
• Giảm thiểu rủi ro và chi phí: Dựa vào quá trình quản lý nhà thầu, doanh nghiệp và nhà thầu duy trì được mối liên kết chặt chẽ, từ đó có thể giảm thiểu các rủi ro về môi trường phát sinh từ hoạt động của nhà thầu, giảm chi phí phát sinh từ việc vi phạm pháp lý hoặc phải xử lý các vấn đề môi trường không mong muốn. Nhờ vậy doanh  nghiệp kiểm soát được những rủi ro và đưa ra các phương án giải quyết phù hợp.    
• Nâng cao uy tín và danh tiếng: Bằng cách thể hiện cam kết với việc bảo vệ môi trường và thực hiện quy trình quản lý nhà thầu ISO 14001, doanh nghiệp và nhà thầu có thể tăng cường uy tín và danh tiếng của mình trong cộng đồng kinh doanh và xã hội. 
• Bảo vệ môi trường và tài nguyên thiên nhiên: Thông qua quy trình quản lý nhà thầu trong ISO 14001, doanh nghiệp và nhà thầu đã góp phần bảo vệ môi trường và tài nguyên tự nhiên. Bằng cách cải thiện quản lý môi trường và giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường từ hoạt động sản xuất và dịch vụ, cả hai bên đều đóng góp vào sự bền vững của hệ sinh thái và phát triển bền vững của xã hội.

CÁC BƯỚC TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÀ THẦU ISO 14001

Bước 1: Xác định nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp

Doanh nghiệp nêu ra những yêu cầu, nhu cầu như những tiêu chí và cần phải tìm ra nhà thầu có thể hoàn thiện tốt các tiêu chí đó. Nhu cầu, yêu cầu của doanh nghiệp càng cụ thể, rõ ràng thì việc tìm được những nhà thầu uy tín, phù hợp càng dễ dàng.

Việc đưa ra được các yêu cầu, nhu cầu cũng giúp doanh nghiệp có thêm căn cứ để cân nhắc nên tận dụng nguồn lực sẵn có của tổ chức để giải quyết hay thuê đơn vị bên ngoài xử lý.

Các yêu cầu chính mà doanh nghiệp cần xác định  để phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 bao gồm:

• Công việc cần nhà thầu thực hiện là gì? 
• Các hồ sơ, tài liệu về tiêu chuẩn kỹ thuật của nhà thầu  hay hồ sơ về an toàn môi trường mà nhà thầu sở hữu
• Thời gian tiến hành công việc và thời hạn hoàn thành cho nhà thầu là khoảng bao lâu? 
• …

Bước 2: Gọi/mời thầu và lập danh sách các nhà thầu tiềm năng 

Doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị hồ sơ mời thầu trong đó nêu rõ các yêu cầu, nhu cầu của doanh nghiệp và các mẫu hợp đồng, biểu mẫu cần thiết. Sau khi hoàn thành hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành công bố thông tin mời thầu và chuẩn bị tiếp nhận hồ sơ dự thầu. 

Từ yêu cầu, nhu cầu đã được xác định ở bước 1, doanh nghiệp có thể lên danh sách các nhà thầu có thể đáp ứng những yêu cầu, nhu cầu đó. Với các dự án hay yêu cầu quá lớn, phạm vi rộng, nhiều hạng mục, doanh nghiệp thậm chí có thể cần phải lên danh sách nhiều nhà cung cấp khác nhau.

Những nhà thầu có tên trong danh sách tiềm năng khi nhà thầu đó có đủ năng lực đáp ứng yêu cầu, nhu cầu của doanh nghiệp. Mặt khác, giá cả nhà thầu đưa ra cũng phải phù hợp với khoản ngân sách của doanh nghiệp.

Bước 3: Yêu cầu báo giá và hồ sơ năng lực 

Khi đã tìm được nhà thầu, doanh nghiệp cần liên hệ để yêu cầu báo giá. Báo giá phải tương xứng với công việc và các yêu cầu của doanh nghiệp.  

Hồ sơ năng lực thể hiện khả năng và đảm bảo sự uy tín của nhà thầu đối với công việc mà doanh nghiệp yêu cầu. Vì vậy ngoài bảng báo giá, doanh nghiệp còn phải xem xét hồ sơ năng lực của nhà thầu . Hồ sơ năng lực cung cấp những thông tin quan trọng giúp doanh nghiệp lựa chọn được nhà thầu uy tín. 

Hồ sơ năng lực bao gồm các chứng chỉ tiêu chuẩn của nhà thầu; cam kết về an toàn, môi trường trong quá trình thi công; giấy phép làm việc…Ngoài ra thì doanh nghiệp cũng có thể tìm hiểu và hỏi thêm về những yêu cầu đặc biệt khác. Những thông tin này sẽ được dùng trong phần lớn quá trình quản lý nhà thầu.

Bước 4: Xây dựng các tiêu chí nhà thầu 

Về bản chất thì việc quản lý nhà thầu là kiểm tra nhà thầu có đáp ứng các tiêu chí của doanh nghiệp hay không, đặc biệt là tiêu chí về quản lý môi trường nếu doanh nghiệp đang áp dụng tiêu chuẩn ISO 14001. Doanh nghiệp có thể so sánh các nhà thầu với nhau, từ đó chọn ra đơn vị phù hợp nhất với doanh nghiệp mình. Để làm được điều đó thì doanh nghiệp cần xây dựng các điều kiện, tiêu chí so sánh và đánh giá cụ thể.

Các tiêu chí sẽ phụ thuộc vào ngành nghề, điều kiện và các yêu cầu của từng doanh nghiệp. Một số tiêu chí phổ biến thường được lựa chọn như:

• Các cam kết  trong quá trình cung cấp dịch vụ
• Năng lực thực hiện công việc (thể hiện thông qua chứng nhận tiêu chuẩn, kinh nghiệm mà nhà thầu sở hữu, danh sách khách hàng ,…)
• Thời gian hoàn thiện
• Giá cả, điều kiện thanh toán
• Trách nhiệm xã hội, đạo đức nghề nghiệp của nhà cung cấp
• Năng lực nhà thầu cung cấp đối với những yêu cầu của doanh nghiệp Tính bền vững của nhà thầu
• Các yêu cầu đặc biệt khác
• …

Doanh nghiệp nên có một thang điểm định lượng gắn với từng tiêu chí cụ thể như các chỉ số hiệu suất chính (KPI), tổng số sự cố liên quan đến môi trường… Như vậy, quá trình quản lý nhà thầu theo ISO 14001 sẽ cho doanh nghiệp kết quả chính xác hơn. 

Bước 5: Đánh giá nhà thầu

Dựa vào những thông tin đã thu thập, doanh nghiệp tiến hành đánh giá nhà thầu. Về bản chất thì việc đánh giá nhà thầu là kiểm tra nhà thầu có đáp ứng các tiêu chí của doanh nghiệp hay không, sau đó là cho điểm các nhà thầu, từ đó chọn ra đơn vị phù hợp nhất với doanh nghiệp.

Yếu tố phù hợp cần được đảm bảo từ cả hai phía: nhà thầu và doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp và nhà thầu nên có sự trao đổi trực tiếp với nhau để hiểu hơn về nhu cầu, mong đợi, cũng như khả năng đáp ứng của hai bên . Việc trao đổi về các kỳ vọng môi trường giúp doanh nghiệp triển khai ISO 14001 hiệu quả hơn, đồng thời giúp cho nhà thầu giảm thiểu các rủi ro môi trường liên quan đến hoạt động của họ. 

Bước 6: Ký kết hợp đồng với nhà thầu 

Hợp đồng với nhà cung cấp cần làm rõ các thông tin sau:

• Mục tiêu thực hiện công việc/cung ứng dịch vụ là gì?
• Nhà thầu cần đảm bảo các yêu cầu, tiêu chí cụ thể nào?
• Thời gian thực hiện cung ứng?
•  Chi phí và thời gian thanh toán?
• …

Một hợp đồng cụ thể sẽ giúp cả doanh nghiệp và nhà thầu cùng nhận được những lợi ích, giải quyết được nhu cầu theo mong muốn của hai bên. Trong đó quan trọng nhất cần đưa các tiêu chí, kỳ vọng của doanh nghiệp về hiệu suất và khả năng đáp ứng của nhà thầu. Hợp đồng pháp lý dành cho nhà thầu theo ISO 14001 phải quy định nhà thầu cần tuân thủ tất cả các quy định hiện hành của quốc gia, địa phương và yêu cầu của doanh nghiệp về môi trường. 

Bước 7: Quản lý nhà thầu

Doanh nghiệp cần theo dõi và giám sát nhà thầu cũng như kịp thời đưa ra các hành động khắc phục khi có vấn đề xảy ra. Dựa vào các tiêu chí cũng như các chỉ số hiệu suất chính (KPI) doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ, giám sát quá trình thực hiện đồng thời kiểm soát được các sai lỗi, sự cố môi trường xảy ra.    

Bước 8: Đánh giá hiệu suất môi trường định kỳ

Doanh nghiệp có thể kiểm tra định kỳ tại chỗ, kiểm tra trực tiếp cơ sở và đánh giá hàng năm để theo dõi hoạt động của nhà thầu. Những việc này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng nhân sự nội bộ hoặc thuê nhà cung cấp bên thứ ba để tăng số lượng người giám sát. Thông qua hoạt động đánh giá hiệu suất môi trường doanh nghiệp có thể rút ra các kết luận, kinh nghiệm thực tế cho những lần gọi thầu tiếp theo cũng như đưa ra những quyết định đúng đắn cho Hệ thống quản lý môi trường.   

Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình quản lý nhà thầu ISO 14001.  Để biết thêm thông tin chi tiết, Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0983.246.419 hoặc Email: salesmanager@kancert.com để được hỗ trợ .