Nếu doanh nghiệp của bạn đang triển khai xây dựng hệ thống quản lý an toàn thực phẩm theo ISO 22000, chuẩn bị đánh giá chứng nhận ISO 22000 thì chắc hẳn bạn đã được nghe về sự không phù hợp trong ISO 22000. Vậy thì sự không phù hợp theo ISO 22000 là gì? Doanh nghiệp phải xử lý như thế nào khi gặp phải sự không phù hợp trong ISO? Hãy cùng KNA CERT tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây.
Sự không phù hợp theo ISO 22000 là gì?
Sự không phù hợp ISO 22000 là bất kỳ sự sai lệch nào so với các tiêu chí của ISO 22000 đối với Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (FSMS). Việc hiểu rõ về sự không phù hợp này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp mong muốn đảm bảo an toàn cho sản phẩm thực phẩm của mình và tuân thủ yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 22000.
Sự không phù hợp xảy ra khi tổ chức không đáp ứng một hoặc nhiều yêu cầu đã được xác định. Điều này có thể thể hiện qua nhiều hình thức khác nhau, bao gồm tài liệu không đầy đủ, triển khai đánh giá rủi ro không hiệu quả, hoặc không tuân thủ các quy trình đã được thiết lập. Những sự sai lệch này có thể gây ra các mối nguy lớn như: Không đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm gây ảnh hưởng đến sức khỏe người tiêu dùng, giảm sự uy tín của tổ chức,..
Việc giải quyết sự không phù hợp ISO 22000 là rất quan trọng. Chính vì vậy, tổ chức cần thực hiện đánh giá nội bộ kỹ lưỡng và nhanh chóng thực hiện các biện pháp khắc phục. Điều này không chỉ giúp họ tuân thủ các thực hành tốt nhất toàn cầu mà còn thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục trong hoạt động của mình.
Ví dụ cụ thể về sự không phù hợp theo ISO 22000
Một trong những sự không phù hợp phổ biến đối với những nhà máy chế biến thực phẩm là các thành phần dùng để sản xuất thực phẩm bị nhiễm bẩn. Nhiễm bẩn có thể xảy ra theo nhiều cách. Ví dụ, nếu các thành phần thô như trái cây hoặc rau không được rửa sạch trước khi sử dụng, chúng có thể mang theo vi khuẩn có thể khiến mọi người bị bệnh. Đây là một sự không tuân thủ nghiêm trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự an toàn của thực phẩm.
Bên cạnh đó, nếu một thiết bị không được vệ sinh đúng cách giữa các mẻ trong sản xuất, và các hạt thức ăn thừa sẽ xâm nhập vào mẻ tiếp theo. Điều này có thể gây ra tình trạng nhiễm chéo, đặc biệt là nếu thức ăn thừa có chứa các chất gây dị ứng như đậu phộng hoặc gluten. Đối với người bị dị ứng thực phẩm, điều này có thể rất nguy hiểm.
Khi phát hiện ra sự nhiễm bẩn, điều quan trọng là phải hành động khắc phục nhanh chóng. Sản phẩm bị nhiễm bẩn phải được tách ra khỏi phần còn lại và xử lý đúng cách. Thiết bị phải được vệ sinh và khử trùng kỹ lưỡng trước khi có thể sử dụng lại. Đôi khi, toàn bộ dây chuyền sản xuất có thể cần phải đóng cửa cho đến khi vấn đề được giải quyết. Điều này giúp ngăn chặn bất kỳ sản phẩm không an toàn nào đến tay khách hàng.
Sự không phù hợp có thể được phân loại không?
Sự không phù hợp có thể được phân loại tùy thuộc vào bối cảnh và rủi ro của tổ chức bạn. Nó có thể là định tính (ví dụ: sự không tuân thủ lớn và sự không tuân thủ nhỏ) hoặc thậm chí là định lượng với bất kỳ cấp độ nào (ví dụ: từ 1 đến 5).
Người ta thường phân loại sự không phù hợp theo hướng định tính, ví dụ:
- Sự không phù hợp nhỏ: Sự không phù hợp nhỏ trong ISO 22000:2018 là những sai lệch hoặc thiếu sót không ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả tổng thể của hệ thống FSMS, nhưng vẫn cần được giải quyết kịp thời để duy trì sự tuân thủ và cải thiện liên tục. Những sự không phù hợp này có thể bao gồm lỗi nhỏ trong tài liệu, quy trình không được thực hiện hoàn toàn đúng hoặc các vấn đề không gây ra rủi ro trực tiếp cho an toàn thực phẩm nhưng vẫn cần được cải thiện.
- Sự không phù hợp lớn: Sự không phù hợp lớn trong ISO 22000:2018 là những sai lệch nghiêm trọng khỏi các yêu cầu của Hệ thống ISO 22000, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn thực phẩm và sức khỏe người tiêu dùng, hoặc gây ra rủi ro đáng kể cho tổ chức. Những sự không phù hợp này thường bao gồm việc không tuân thủ các quy trình quan trọng, thiếu sót trong việc thực hiện các biện pháp kiểm soát an toàn thực phẩm, hoặc không thực hiện các hành động khắc phục cần thiết đối với các vấn đề đã phát hiện.
Một số lý do chính dẫn đến sự không phù hợp theo ISO 22000
Việc đạt được chứng nhận ISO 22000:2018 là một yêu cầu quan trọng đối với các doanh nghiệp trong ngành thực phẩm để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, nhiều tổ chức vẫn gặp phải các vấn đề dẫn đến sự không tuân thủ quy trình ISO 22000:2018. Dưới đây là những nguyên nhân chính gây ra sự không phù hợp trong hệ thống quản lý an toàn thực phẩm (FSMS):
- Phân tích mối nguy không đầy đủ: Phân tích mối nguy là xương sống của ISO 22000:2018. Nhiều tổ chức báo cáo đánh giá rủi ro không đầy đủ do đó thường xuyên phát hiện ra những điểm không tuân thủ lớn. Điều này bao gồm; sinh học, hóa học và vật lý có thể được tìm thấy ở một số giai đoạn sản xuất của chuỗi thực phẩm.
- Thiếu tài liệu phù hợp: Tài liệu đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Trong nhiều trường hợp, một số quy trình và hồ sơ như quy trình vận hành, quy trình và chính sách kiểm soát tài liệu, hồ sơ về các hành động phòng ngừa và khắc phục không được kiểm soát đúng cách dẫn đến sự không tuân thủ. Thiếu hoặc hồ sơ đào tạo, đánh giá nội bộ hoặc không tuân thủ và hành động khắc phục không rõ ràng có thể là một số vấn đề thường gặp.
- Đào tạo và nhận thức không đầy đủ: Để đảm bảo thực hiện hiệu quả các biện pháp an toàn thực phẩm, đội ngũ nhân viên cần được đào tạo bài bản. Khi nhân viên thiếu hiểu biết về các yêu cầu của FSMS hoặc không tuân thủ các quy trình an toàn thực phẩm, nguy cơ vi phạm sẽ gia tăng.
- Thực hiện kém chương trình tiên quyết (PRP): Các PRP như vệ sinh, kiểm soát dịch hại, và quản lý chất thải là những yếu tố quan trọng trong việc ngăn ngừa ô nhiễm. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không thực hiện hoặc giám sát kém các chương trình này, dẫn đến sự không tuân thủ và nguy cơ an toàn thực phẩm.
- Giám sát và đo lường không nhất quán: Giám sát các điểm kiểm soát tới hạn (CCP) là rất quan trọng để giảm rủi ro về an toàn thực phẩm. Nhiều doanh nghiệp không thường xuyên giám sát hoặc ghi chép các CCP của mình, điều này có thể dẫn đến việc không tuân thủ trong quá trình đánh giá. Hơn nữa, việc không hiệu chuẩn thiết bị đo lường có thể dẫn đến dữ liệu không chính xác và gây ra các vấn đề về an toàn thực phẩm.
- Không thực hiện đánh giá nội bộ: Đánh giá nội bộ giúp doanh nghiệp phát hiện các vấn đề trong FSMS trước khi tiến hành đánh giá chứng nhận. Việc không thực hiện đánh giá nội bộ hoặc không giải quyết các vấn đề được phát hiện là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến sự không tuân thủ.
- Hành động khắc phục không hiệu quả: Sau khi phát hiện sự không phù hợp, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp khắc phục để ngăn ngừa tái diễn. Tuy nhiên, nếu các biện pháp khắc phục không được thực hiện hiệu quả hoặc không được ghi chép đầy đủ, sự không phù hợp đó sẽ tiếp tục xảy ra.
- Không đủ cam kết của ban lãnh đạo: Ban quản lý cấp cao đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự tuân thủ an toàn thực phẩm. Tuy nhiên, ban lãnh đạo không tham gia vào quá trình xây dựng hệ thống FSMS có thể dẫn đến sự không tuân thủ. Điều này thể hiện qua việc giao tiếp không đầy đủ, phân bổ nguồn lực không hợp lý và thiếu đánh giá thường xuyên đối với FSMS.
- Không theo kịp các thay đổi về quy định: Quy định về an toàn thực phẩm liên tục thay đổi. Nếu doanh nghiệp không cập nhật và áp dụng các tiêu chuẩn pháp lý mới nhất, hệ thống quản lý an toàn thực phẩm có thể không còn phù hợp và dẫn đến sự không tuân thủ.
- Quản lý nhà cung cấp không nhất quán: Nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong chuỗi an toàn thực phẩm. Sự không phù hợp thường phát triển khi các doanh nghiệp không phân tích và giám sát đầy đủ các nhà cung cấp của mình. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề về chất lượng nguyên liệu thô, nguy cơ ô nhiễm hoặc không tuân thủ các quy định về an toàn thực phẩm.
Quy trình khắc phục sự không phù hợp ISO 22000
Bước 1: Xác định sự không phù hợp
Bước đầu tiên là nhận diện rõ ràng và ghi nhận các sự không phù hợp trong hệ thống FSMS. Sự không phù hợp có thể được phát hiện thông qua quá trình đánh giá nội bộ, giám sát quy trình, khiếu nại từ khách hàng, hoặc các sự cố được báo cáo. Doanh nghiệp cần mô tả chi tiết về sự không phù hợp, bao gồm bản chất, thời gian, địa điểm xảy ra, và các yếu tố liên quan. Sau đó tiến hành phân loại mức độ nghiêm trọng của sự không phù hợp (nhỏ, lớn, nghiêm trọng) để có thể ưu tiên giải quyết các vấn đề có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm và sự an toàn thực phẩm.
Bước 2: Phân tích nguyên nhân gốc rễ
Sau khi xác định sự không phù hợp, tổ chức cần tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ để hiểu rõ nguyên nhân sâu xa gây ra vấn đề. Các công cụ như 5 Whys, Fishbone Diagram hoặc các phương pháp phân tích hệ thống khác được sử dụng để làm sáng tỏ các yếu tố ảnh hưởng. Nguyên nhân gốc rễ có thể bao gồm lỗi trong quy trình, sai sót từ con người, hoặc điều kiện môi trường không đạt yêu cầu. Việc xác định chính xác nguyên nhân giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng các hành động khắc phục được triển khai một cách hiệu quả.
Bước 3: Thực hiện hành động khắc phục
Dựa trên kết quả phân tích nguyên nhân, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp khắc phục để giải quyết vấn đề và ngăn chặn sự tái diễn. Hành động khắc phục có thể bao gồm sửa chữa hoặc loại bỏ sản phẩm không đạt yêu cầu, cải tiến quy trình, hoặc áp dụng các biện pháp quản lý mới. Đào tạo lại nhân viên về các thay đổi trong quy trình cũng là một phần quan trọng để đảm bảo sự tuân thủ và tính hiệu quả của hành động khắc phục.
Bước 4: Xác minh hiệu quả hành động khắc phục
Sau khi các biện pháp khắc phục đã được triển khai, tổ chức cần xác minh tính hiệu quả của chúng. Việc này bao gồm kiểm tra lại quy trình, sản phẩm liên quan để đảm bảo rằng sự không phù hợp đã được loại bỏ và vấn đề không tái diễn. Kết quả của quá trình xác minh cần được ghi nhận và đánh giá để đảm bảo rằng nguyên nhân gốc rễ đã được giải quyết triệt để.
Bước 5: Lập hồ sơ và lưu trữ
Doanh nghiệp phải ghi lại một cách chi tiết toàn bộ quy trình khắc phục sự không phù hợp, từ bước xác định, phân tích nguyên nhân, đến thực hiện và xác minh hành động khắc phục. Việc thiết lập hồ sơ này không chỉ đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng truy xuất trong các lần đánh giá nội bộ mà còn là cơ sở dữ liệu hữu ích cho các hoạt động cải tiến sau này.
Bước 6: Theo dõi và cải tiến liên tục
Cuối cùng, tổ chức cần theo dõi các sự không phù hợp để phát hiện các xu hướng hoặc mô hình lặp lại. Từ đó, các biện pháp cải tiến hệ thống FSMS cần được triển khai để ngăn chặn các sự cố tương tự trong tương lai. Phân tích dữ liệu, cập nhật quy trình, và nâng cao nhận thức, đào tạo nhân viên là những bước quan trọng giúp hệ thống FSMS không ngừng phát triển và hoàn thiện.
Bài viết trên đây của KNA CERT đã cung cấp một số thông tin về Sự không phù hợp theo ISO 22000. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm những thông tin hữu ích về sự không phù hợp cũng như cách khắc phục nó. Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan đến sự không phù hợp theo ISO 22000 thì hãy liên hệ ngay với KNA CERT để được hỗ trợ.
- Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco, số 266 Đội Cấn, phường Ngọc Hà, thành phố Hà Nội
- Chi nhánh: Tầng 7, Tòa nhà Thủy Lợi 4, số 205A Nguyễn Xí, phường Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh
- Hotline: 0983.246.419
- Email: salesmanager@knacert.com
Hỏi đáp
0 Bình luận