7 nguyên tắc ISO 9001 đóng vai trò thiết yếu cho việc triển khai Hệ thống quản lý chất lượng. Các nguyên tắc cốt lõi này là cơ sở để quản lý chất lượng trong toàn bộ doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp cải thiện tối đa hiệu suất và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Mỗi nguyên tắc trong số bảy nguyên tắc quản lý chất lượng này đều đưa ra mục tiêu rõ ràng, mang lại lợi ích cụ thể. Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu chi tiết từng nguyên tắc trong bài viết này. 

Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng 

1. Nội dung 

Hướng vào khách hàng của ISO 9001 đề cập đến việc tập trung vào khách hàng và nhu cầu của họ. Lấy khách hàng làm trung tâm không chỉ đơn giản là đảm bảo đáp ứng được nhu cầu của họ - mà còn có nghĩa là vượt lên trên sự mong đợi của họ. Bởi khách hàng là trọng tâm cốt lõi của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đáp ứng mong đợi của khách hàng là điều cần thiết đảm bảo sự phát triển của doanh nghiệp.Vì vậy nguyên tắc đầu tiên này nhấn mạnh tới việc khách hàng là trọng tâm trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.  

Nguyên tắc này cũng có nghĩa là hiểu được nhu cầu và yêu cầu luôn thay đổi của khách hàng, đồng thời đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức sẽ tính đến những thay đổi này.  

2. Hành động  

• Hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của khách hàng. 

• Thiết kế, phát triển, phân phối, lập kế hoạch và sản xuất hàng hóa và dịch vụ đáp ứng mong đợi và nhu cầu của khách hàng. 

• Đo lường và theo dõi mức độ sự hài lòng của khách hàng. 

• Hành động dựa trên các quyết định liên quan đến mong đợi và nhu cầu để cải thiện sự hài lòng của khách hàng. 

• Quản lý mối quan hệ với khách hàng để đạt được thành công. 

3. Lợi ích 

• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng. 

• Nâng cao danh tiếng của doanh nghiệp. 

• Nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận cho tổ chức. 
• Tạo dựng nền tảng cho sự phát triển bền vững. 

Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo 

1. Nội dung 

Các tổ chức thành công khi các nhà lãnh đạo thiết lập và duy trì môi trường nội bộ trong đó nhân viên có thể tham gia đầy đủ vào việc đạt được các mục tiêu thống nhất của tổ chức. Các nhà lãnh đạo trong tổ chức là cấp quản lý cao nhất. Họ thiết lập sự thống nhất về mục đích và phương hướng của tổ chức. Họ cần tạo ra và duy trì môi trường nội bộ trong đó mọi người có thể tham gia đầy đủ vào việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. 

2. Hành động

• Truyền đạt tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược chất lượng của tổ chức cho tất cả nhân viên. 

• Trao quyền cho nhân viên tham gia vào việc ra quyết định và giải quyết vấn đề liên quan đến chất lượng. 

• Tôn vinh những thành tích và đóng góp của nhân viên trong việc cải thiện chất lượng. 

• Tạo dựng môi trường làm việc tích cực. 

3. Lợi ích 

• Cải thiện sự phối hợp của các quy trình trong toàn tổ chức. 

• Đáp ứng mục tiêu chất lượng một cách hiệu quả. 

• Nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. 

• Tăng cường sự gắn kết của nhân viên. 

Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người  

1. Nội dung 

Để quản lý chất lượng hiệu quả ở mọi cấp độ trong tổ chức của đòi hỏi sự tin tưởng và tôn trọng sâu sắc đối với tất cả nhân viên và các bên liên quan. Công nhận, trao quyền và cải thiện năng lực của nhân viên giúp nâng cao hiểu biết của họ về mục tiêu chất lượng, tối đa hóa sự chú ý của họ đến văn hóa chất lượng và cải thiện sự phát triển chuyên môn. 

Các hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001 không chỉ dành cho quản lý cấp cao mà tất cả nhân viên đều đóng góp vào các quy trình của tổ chức. Do đó, thảo luận cởi mở các vấn đề cũng như chia sẻ kiến ​​thức và kinh nghiệm là điều quan trọng nếu tổ chức muốn hưởng lợi đầy đủ từ các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản của ISO 9001. Điều cần thiết là mọi người trong công ty phải hiểu vai trò của họ và cảm thấy được đánh giá cao vì sự đóng góp của họ cho sự thành công của công ty .  

2. Hành động: 

• Lắng nghe phản hồi của nhân viên một cách cẩn thận và hành động dựa trên những phản hồi đó. 

• Khuyến khích nhân viên chủ động cải tiến quy trình và phương pháp làm việc. 

• Tạo dựng môi trường làm việc tin cậy, công bằng và bình đẳng. 

• Tạo cơ hội cho nhân viên tham gia vào việc ra quyết định. 

3. Lợi ích 

• Phát triển sự tin cậy và quy trình làm việc hợp tác trong toàn doanh nghiệp  

• Cải thiện động lực trong toàn tổ chức để đáp ứng các mục tiêu chất lượng 

• Nâng cao trách nhiệm của nhân viên để cải tiến các quy trình và hoạt động 
• Nâng cao mức độ hài lòng của nhân viên trong doanh nghiệp 

Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình 

1. Nội dung 

Để đạt được sự nhất quán về chất lượng trong sản phẩm/dịch vụ cuối cùng đòi hỏi sự nhất quán trong các quy trình tạo ra chúng. Nguyên tắc này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý hiệu quả các quá trình trong tổ chức để đạt được kết quả nhất quán hoặc dự đoán được kết quả. Theo nguyên tắc của ISO 9001, hệ thống quản lý chất lượng (QMS) cần được xây dựng và vận hành dựa trên việc xác định, quản lý và cải tiến liên tục các quá trình có liên quan. 

2. Hành động 

• Xác định những quy trình nào là cần thiết để đạt được mục tiêu kinh doanh bằng cách thiết lập các quy trình quản lý nhằm thúc đẩy trách nhiệm giải trình, quyền hạn và trách nhiệm. 

• Hiểu năng lực của tổ chức bằng cách xác định các hạn chế về nguồn lực trước khi hành động. 

• Áp dụng phương pháp PDCA (Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động) để cải tiến liên tục các quá trình. 

• Khuyến khích nhân viên tham gia vào việc xác định, lập kế hoạch, thực hiện và cải tiến các quy trình. 

3. Lợi ích  

• Tiếp cận theo quy trình đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện một cách nhất quán, tuân thủ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 chất lượng đề ra. 

• Giúp tổ chức xác định và giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả. 

• Tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng. 
• Tiếp cận theo quy trình thúc đẩy sự phối hợp và giao tiếp hiệu quả giữa các phòng ban trong tổ chức. 

Nguyên tắc 5: Cải tiến 

1. Nội dung 

Nguyên tắc thứ 5 trong số 7 nguyên tắc ISO 9001 nhấn mạnh việc cải tiến liên tục là điều cần thiết đối với hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 và phải là mục tiêu cốt lõi của tổ chức. Chất lượng không bao giờ là sản phẩm “hoàn thiện”, luôn có chỗ để cải tiến, cho dù hệ thống quản lý chất lượng có tốt đến đâu. Để liên tục cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, tổ chức cần thiết lập một quy trình để xác định và thực hiện các cải tiến: Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động (PDCA). Trong quá trình cải tiến này, có sự tham gia của tất cả nhân viên và bất kỳ bên liên quan nào (bên ngoài) khác.  

2. Hành động: 

• Thiết lập các mục tiêu cải tiến ở tất cả các cấp trong tổ chức, sau đó đào tạo họ cách áp dụng các phương pháp và công cụ để cải thiện hiệu suất. 

• Theo dõi, xem xét và kiểm toán các dự án qua từng giai đoạn để ghi nhận những cải tiến đã thực hiện. 

• Triển khai các giải pháp cải tiến đã được lên kế hoạch một cách hiệu quả. 

3. Lợi ích 

• Cải tiến liên tục giúp doanh nghiệp xác định các điểm yếu trong quy trình, từ đó loại bỏ các hoạt động không cần thiết, tiết kiệm thời gian, nguồn lực và chi phí. 

• Giúp doanh nghiệp không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ, mang đến cho khách hàng trải nghiệm tốt hơn. 

• Nhanh chóng đáp ứng những thay đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng. 

Nguyên tắc 6: Quyết định dựa trên bằng chứng 

1. Nội dung 

Theo nguyên tắc của ISO 9001, các quyết định phải dựa trên dữ liệu và sự kiện chứ không phải dựa trên giả định. Do đó, việc thu thập dữ liệu là một phần quan trọng của quản lý chất lượng hiệu quả. Dữ liệu này được sử dụng để cải thiện quy trình, đưa ra quyết định tốt hơn và theo dõi tiến độ. Việc ra quyết định dựa trên bằng chứng sẽ giúp tổ chức tối đa hóa hiệu quả hoạt động, đánh giá hiệu suất quy trình một cách hiệu quả và hiểu sâu hơn về những hậu quả tiềm ẩn ngoài ý muốn. 

2. Hành động 

• Xác định các loại dữ liệu cần thiết để hỗ trợ cho việc ra quyết định, bao gồm dữ liệu liên quan đến khách hàng, sản phẩm, dịch vụ, quy trình, nhà cung cấp,.. 
• Sử dụng các công cụ và phương pháp thống kê phù hợp để phân tích dữ liệu thu thập được.  

• Dựa trên kết quả phân tích dữ liệu, đưa ra các quyết định sáng suốt và có căn cứ. 

• Theo dõi hiệu quả của các quyết định đã được đưa ra dựa trên bằng chứng. 

3. Lợi ích 

•  Quyết định dựa trên dữ liệu thực tế sẽ có sức thuyết phục hơn, giúp tạo sự đồng thuận và dễ dàng được các bên liên quan chấp nhận. 

• Giúp tổ chức phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, tập trung vào những hoạt động mang lại lợi ích cao nhất. 
• Khi có sự cố xảy ra, tổ chức có thể dễ dàng truy xuất nguồn gốc vấn đề dựa trên dữ liệu được ghi chép, từ đó đưa ra giải pháp khắc phục nhanh chóng và hiệu quả. 

Nguyên tắc 7: Quản lý mối quan hệ  

1. Nội dung 

Trong số 7 nguyên tắc ISO 9001, nguyên tắc số 7 là nguyên tắc duy nhất đề cập đến việc quản lý mối quan hệ với tất cả các bên liên quan. Những người này bao gồm khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, cổ đông và xã hội. Mối quan hệ tốt với tất cả các nhóm này là điều cần thiết cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Bằng cách trao đổi thông tin với các bên quan tâm và tính đến các yêu cầu của họ, tổ chức sẽ có thể cải thiện kết quả thực hiện của mình. 

2. Hành động 

• Xác định các bên liên quan, phân loại các bên liên quan theo mức độ ảnh hưởng và mức độ quan tâm đến tổ chức. 

• Phân tích thông tin để hiểu rõ nhu cầu và mong đợi cụ thể của từng bên liên quan. 

• Chia sẻ thông tin về chiến lược, mục tiêu, hoạt động của tổ chức với các bên liên quan một cách thường xuyên và minh bạch. 

• Xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác với các bên liên quan. 

• Theo dõi và đánh giá hiệu quả của các mối quan hệ với các bên liên quan. 

3. Lợi ích 

• Xây dựng mối quan hệ tin cậy, thấu hiểu nhu cầu khách hàng một cách sâu sắc, từ đó đáp ứng tối ưu mong đợi của họ. 

• Xây dựng mối quan hệ hợp tác cùng có lợi với nhà cung cấp, nhà thầu, đối tác kinh doanh, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. 
• Mở rộng thị trường, tiếp cận nguồn khách hàng tiềm năng mới. 

Bài viết trên đây đã cung cấp những thông tin cơ bản nhất về 7 nguyên tắc ISO 9001. Hy vọng doanh nghiệp đã có thêm thông tin để triển khai 7 nguyên tắc ISO 9001:2015 này một cách hiệu quả nhất. Hãy liên hệ ngay với KNA CERT để tìm hiểu chi tiết về dịch vụ chứng nhận ISO 9001. 

• Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội 

• Chi nhánh: Tầng 7, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM 

• Facebook: https://www.facebook.com/KNACertification 

• Hotline: 093.2211.786

• Email: salesmanager@knacert.com