ISO 9001 là tiêu chuẩn quan trọng trong việc thiết lập, điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượng. Điều khoản 4.1 của ISO 9001 - Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức là một trong những yêu cầu quan trọng nhất, là nền tảng cho những quyết định chiến lược về quản lý chất lượng của tổ chức. Trong bài viết này, hãy cùng KNA CERT tìm hiểu kỹ hơn về Điều khoản 4.1 của ISO 9001. 

Giới thiệu về ISO 9001:2015 

Tiêu chuẩn ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng (QMS - Quality Management System) do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành, được chấp nhận và có giá trị trên Toàn cầu. Tiêu chuẩn này tập trung vào việc thiết lập hệ thống quản lý chất lượng mạnh mẽ, đảm bảo sự cải tiến liên tục và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. 

ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất của bộ tiêu chuẩn ISO 9001, được ban hành vào tháng 9 năm 2015. Trước đó, bộ tiêu chuẩn ISO đã trải qua 4 phiên bản, lần lượt là: ISO 9001:1987, ISO 9001:1994, ISO 9001:2000, ISO 9001:2008. Việc ban hành phiên bản mới này nhằm hướng dẫn các tổ chức xây dựng hệ thống quản lý chất lượng khoa học, nắm bắt xu hướng của thị trường; giải quyết các rủi ro, cơ hội bằng hành động cụ thể và cao nhất là nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng. 

Nội dung Điều khoản 4.1 của ISO 9001:2015 

1. Nội dung Điều khoản 4.1

Điều khoản 4.1 của ISO 9001 nằm ở Điều 4 (Bối cảnh tổ chức) thuộc tiêu chuẩn ISO 9001 về hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Điều khoản 4.1 có tên đầy đủ là “Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức”. Điều khoản này yêu cầu tổ chức tìm hiểu các yếu tố nội bộ và cả những yếu tố thuộc môi trường bên ngoài, xem chúng ảnh hưởng như thế nào đến hệ thống quản lý chất lượng. 

Dưới đây là nội dung cụ thể Điều khoản 4.1 được quy định trong phiên bản ISO 9001:2015: 

“Tổ chức phải xác định các vấn đề bên trong và bên ngoài có liên quan đến mục đích, định hướng chiến lược và những vấn đề ảnh hưởng đến khả năng của tổ chức trong việc đạt được (các) kết quả mong đợi của hệ thống quản lý chất lượng. 

Tổ chức phải theo dõi và xem xét thông tin về các vấn đề bên ngoài và nội bộ. 

• CHÚ THÍCH 1: Các vấn đề có thể bao gồm các yếu tố tích cực và tiêu cực hoặc các điều kiện cho việc xem xét. 
• CHÚ THÍCH 2: Có thể tạo điều kiện cho việc hiểu rõ bối cảnh bên ngoài bằng cách xem xét các vấn đề phát sinh từ các môi trường pháp lý, công nghệ, cạnh tranh, thị trường, văn hóa, xã hội và kinh tế, hoặc là quốc tế, quốc gia, khu vực hoặc địa phương. 
• CHÚ THÍCH 3: Có thể tạo điều kiện cho việc hiểu rõ bối cảnh nội bộ bằng cách xem xét các vấn đề liên quan đến giá trị, văn hóa, kiến thức và hoạt động của tổ chức.” 

2. Phân tích chi tiết nội dung Điều khoản 4.1

a) Xác định bối cảnh nội bộ

Bối cảnh nội bộ là các yếu tố  xuất phát từ chính bên trong tổ chức và có thể kiểm soát được. Các yếu tố nội bộ có thể bao gồm: mục tiêu, cấu trúc tổ chức, văn hóa tổ chức, nguồn lực, năng lực… 

Tổ chức có thể sử dụng mô hình SWOT để xác định và phân tích hiệu quả các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của chính tổ chức. Phân tích này không thể thiếu để nhận ra điểm mạnh tận dụng và phát huy; đồng thời, hiểu được điểm yếu để chủ động cải tiến. Bằng cách cân bằng được các yếu tố này, tổ chức đảm bảo sự hiểu biết toàn diện về bối cảnh nội bộ, điều rất cần cho một hệ thống quản lý chất lượng (QMS) mạnh mẽ và linh hoạt.  

b) Xác định các yếu tố bên ngoài

Các yếu tố bên ngoài là toàn bộ các nhân tố bên ngoài tổ chức, có tác động lớn tới định hướng chiến lược và hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng. Các yếu tố bên ngoài có thể bao gồm: chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, môi trường… 

Để xác định và đánh giá một cách có hệ thống các yếu tố bên ngoài này, tổ chức có thể sử dụng phân tích Chính trị, Kinh tế, Xã hội, Công nghệ, Pháp lý và Môi trường (PESTLE). Việc phân tích này rất quan trọng nhằm dự đoán xu hướng và thay đổi bên ngoài có thể ảnh hưởng tới hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.  

Việc hiểu các yếu tố bên ngoài không chỉ là nhận ra những thách thức, nó còn là việc nắm bắt những cơ hội mà những yếu tố này có thể mang lại. Bằng cách tích hợp sự hiểu biết này vào hệ thống quản lý chất lượng, tổ chức có thể nâng cao khả năng đáp ứng yêu cầu khách hàng và thích ứng của tổ chức, đảm bảo rằng các mục tiêu chiến lược không chỉ được đáp ứng mà còn có khả năng phục hồi trước những thay đổi bên ngoài. 

Các yếu tố nội bộ và yếu tố bên ngoài tạo nên bức tranh tổng thể về môi trường kinh doanh của tổ chức. Khi áp dụng Điều khoản 4.1 của ISO 9001:2015 là tổ chức đang tiến rất gần tới việc hiểu biết toàn diện về chiến lược, định hướng của ngành, nghề kinh doanh; từ đó nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.  

Lợi ích khi áp dụng Điều khoản 4.1 của ISO 9001:2015 

1. Nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng (QMS)

Việc áp dụng Điều khoản 4.1 giúp tổ chức có được cái nhìn toàn diện sâu sắc về các yếu tố bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng tới mục tiêu và hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Bằng việc xác định và phân tích các yếu tố bên trong và bên ngoài, tổ chức có thể đưa ra các quyết định chiến lược đúng đắn, kịp thời, từ đó nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng nói riêng và hoạt động của tổ chức nói chung. 

2. Kiểm soát và quản lý rủi ro

Mục đích của Điều khoản 4.1 là đảm bảo rằng tổ chức có được sự hiểu biết toàn diện về bức tranh tổng thể môi trường mà họ đang hoạt động. Phân tích nội bộ tổ chức giúp thấy được những sai sót, khuyết điểm còn tồn tại trong hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Những yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng tới QMS là những dự báo về xu hướng của thị trường, nó là tích cực hay tiêu cực với tổ chức. 

Việc hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức sẽ giúp kiểm soát các hoạt động hiệu quả hơn. Từ đó, rủi ro sẽ được quản lý và được xử lý an toàn trước khi gây ra ảnh hưởng tới tổ chức.   

3. Xây dựng môi trường làm việc hiệu quả

Khi áp dụng Điều khoản 4.1 của ISO 9001:2015 vào hệ thống quản lý chất lượng (QMS), nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về bối cảnh và hoạt động của tổ chức một cách có hệ thống. Từ đó, xây dựng được nhận thức và ý thức trách nhiệm về công việc mình đang làm. Khi ấy họ sẽ biết được chính xác mình cần làm gì, phạm vi công việc và xây dựng văn hóa tổ chức như thế nào cho hiệu quả. 

Chính điều này đã tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, thoải mái; từ đó nâng cao chất lượng làm việc, tối thiểu hóa những sai sót có thể xảy ra ở sản phẩm, dịch vụ. 

4. Tăng cường khả năng thích ứng

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, khả năng thích ứng chính là chìa khóa dẫn đến thành công. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng (QMS) thích ứng trước sự thay đổi của thị trường là điều mà các nhà lãnh đạo vẫn luôn hướng tới. Điều khoản 4.1 của ISO 9001:2015, dựa trên nền tảng hiểu biết sâu sắc về bối cảnh trong và ngoài, giúp tổ chức xây dựng hệ thống về chất lượng có khả năng điều chỉnh nhanh chóng, nắm bắt cơ hội mới, đáp ứng yêu cầu của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ.  

5. Tạo lợi thế cạnh tranh với các đối thủ

Điều khoản 4.1 của ISO 9001:2015 là một trong những yêu cầu quan trọng mà tổ chức phải tuân thủ nếu muốn nhận được giấy chứng nhận ISO 9001:2015. Chứng chỉ ISO 9001 chứng minh sản phẩm của tổ chức nổi trội hơn so với đối thủ, đồng thời góp phần tạo lợi thế cạnh tranh, từ đó hàng hóa dịch vụ được khách hàng chấp nhận và đánh giá cao. 

>>> 8 điều cơ bản về ISO 9001:2015 mà bạn không thể bỏ qua

KẾT: 

Trên đây là những thông tin cơ bản nhất mà KNA CERT cung cấp cho bạn đọc về nội dung và lợi ích của Điều khoản 4.1 ISO 9001:2015. Ngoài ra, KNA CERT cung cấp dịch vụ chứng nhận ISO 9001 cho mọi ngành nghề, lĩnh vực. Vui lòng liên hệ theo số Hotline: 0932.211.786 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ.