Kaizen và các sự kiện Kaizen là một cách hiệu quả để thực hiện những thay đổi một cách nhanh chóng. Chúng cũng là một cách tuyệt vời để thu hút các thành viên trong nhóm tham gia vào việc cải tiến và thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận. Khi bàn về phương pháp cải tiến chất lượng liên tục có cấu trúc, mọi người thường có các câu hỏi về Kaizen.

CÁC CÂU HỎI VỀ KAIZEN 1: KAIZEN LÀ GÌ?

Đây có vẻ là một câu hỏi kỳ lạ đối với những người đang cân nhắc thực hiện một sự kiện Kaizen. Kaizen là một triết lý được phát triển trong ngành công nghiệp sản xuất ở Nhật Bản sau Thế chiến thứ hai. Thuật ngữ này được dịch là “thay đổi tích cực”. Ý tưởng rằng cải tiến liên tục là cần thiết và có thể thực hiện được. Nó tập trung vào sự tôn trọng đối với mọi người và niềm tin rằng ngay cả những cải tiến nhỏ cũng có thể có tác động lớn.

CÁC CÂU HỎI VỀ KAIZEN 2: SỰ KIỆN KAIZEN KÉO DÀI BAO LÂU?

Không có quy tắc nào được thiết lập sẵn, nhưng thời gian điển hình của một sự kiện Kaizen là từ ba đến năm ngày. Các hoạt động diễn ra trong một khung thời gian chặt chẽ vì chúng đòi hỏi sự chú ý đầy đủ của những người tham gia, kéo họ ra khỏi những trách nhiệm hàng ngày bình thường của họ. Ngoài ra, mục tiêu là giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và thu được lợi ích của việc cải thiện trong thời gian ngắn. Điều này có nghĩa là một số vấn đề không thể được giải quyết đủ nhanh để có được lợi ích từ phương pháp Kaizen

CÁC CÂU HỎI VỀ KAIZEN 3: KHI NÀO THÌ NÊN SỬ DỤNG KAIZEN?

Nên áp dụng Kaizen trong các trường hợp sau:

• Cần có một bước đột phá ngay lập tức
• Tồn tại vấn đề ảnh hưởng không nhỏ đến mục tiêu kinh doanh
• Vấn đề có thể được giải quyết trong giới hạn thời gian của sự kiện Kaizen
• Các thành viên trong nhóm cần được đào tạo hoặc thực hành để cải thiện nhanh chóng
• Có vấn đề đòi hỏi sự hợp tác giữa các chức năng

CÁC CÂU HỎI VỀ KAIZEN 4: AI NÊN THAM GIA VÀO SỰ KIỆN KAIZEN?

Cấu trúc nhóm Kaizen của bạn sẽ khác nhau tùy thuộc vào bản chất của tổ chức của bạn và vấn đề cần giải quyết, nhưng các nhóm thành công thường bao gồm:

• Nhà lãnh đạo điều hành: Một người nào đó ở cấp lãnh đạo cấp cao nên tham gia để đảm bảo các nguồn lực cần thiết cho sự kiện và giúp vượt qua mọi rào cản hoặc đưa ra quyết định cấp cao.
• Người hướng dẫn / Trưởng nhóm: Một người nào đó phải chịu trách nhiệm thực hiện thành công sự kiện. Họ sẽ không ra lệnh chính xác những gì sẽ xảy ra, nhưng họ sẽ tập hợp nhóm, lên lịch họp, đảm bảo giao tiếp hiệu quả và báo cáo kết quả.
• Các bên liên quan đến quy trình: Những người thực hiện quy trình hàng ngày cũng như những người dựa vào kết quả của quy trình nên tham gia vào nỗ lực cải tiến Kaizen
• Các chuyên gia tư vấn: Có thể có những người trong tổ chức, hoặc thậm chí có thể là các chuyên gia bên ngoài, những người có thông tin và kinh nghiệm liên quan để đóng góp cho sự kiện.

CÁC CÂU HỎI VỀ KAIZEN 5: SỰ KIỆN KAIZEN CÓ PHẢI LÀ SỰ THAY THẾ CHO SỰ CẢI TIẾN HÀNG NGÀY KHÔNG? 

Câu trả lời là “Không phải”. Các sự kiện Kaizen là một công cụ tuyệt vời trong số các công cụ cải tiến, nhưng chúng không phải là công cụ duy nhất. Văn hóa cải tiến phát triển mạnh khi nhận ra và hành động dựa trên các cơ hội cải tiến là một phần của quá trình kinh doanh bình thường hàng ngày. Nhiều lợi ích có thể đạt được từ những thay đổi không cần đầu tư những tài nguyên mà Kaizen yêu cầu.

CÁC CÂU HỎI VỀ KAIZEN 6: BẠN CẦN CHUẨN BỊ CHO SỰ KIỆN KAIZEN NHƯ THẾ NÀO?

Phần lớn sự thành công của một sự kiện Kaizen có thể được xác định trước khi nó bắt đầu. Giai đoạn lập kế hoạch liên quan đến việc chuẩn bị một điều lệ cho sự kiện. Điều này không nhất thiết phải chính thức về tổng thể, nhưng nó phải bao gồm thông tin về cách thức tham gia, quy trình nào sẽ được nhắm mục tiêu và những chỉ số nào sẽ được sử dụng để đo lường kết quả cơ bản cũng như trạng thái sau cải tiến.

CÁC CÂU HỎI VỀ KAIZEN 7: ĐIỀU GÌ XẢY RA TRONG SỰ KIỆN KAIZEN?

Khi quyết định triển khai một sự kiện Kaizen, bạn sẽ phải thực hiện các hoạt động cơ bản sau:

• Trạng thái hiện tại được xác định và ghi lại
• Những cải tiến tiềm năng được xem xét
• Các cải tiến đã chọn được triển khai và thử nghiệm
• Kết quả được đo lường và truyền đạt

CÁC CÂU HỎI VỀ KAIZEN 8: CÔNG NGHỆ CÓ VAI TRÒ TRONG MỘT SỰ KIỆN CẢI TIẾN KHÔNG?

Phần mềm được thiết kế để hỗ trợ các nỗ lực cải tiến liên tục có thể là một động lực lớn trong sự kiện Kaizen. Nó cung cấp một cách dễ dàng để nắm bắt chi tiết những gì diễn ra và cho phép thu thập tài liệu, hình ảnh cũng như các hiện vật kỹ thuật số có liên quan khác. Nó cũng cho các thành viên trong nhóm cơ hội để nâng cao kết quả bằng cách xem xét các nỗ lực cải tiến trong quá khứ. Điều quan trọng là nó cung cấp một cách để đo lường tác động của sự kiện trong thời gian dài hạn.

----------------------------------------------------------------------------------------------------

Chúng tôi hy vọng những câu trả lời cơ bản này hữu ích cho những bạn còn đang thắc mắc về phương pháp Kaizen. Nếu bạn có các câu hỏi về Kaizen nào khác, vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số hotline: 093.2211.786 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được giải đáp.