QMR là gì? Tại sao phải có QMR?

Kể từ khi ra đời phiên bản ISO 9001:2015 mới nhất, đã có hàng ngàn doanh nghiệp đã sử dụng ISO 9001 bản cũ chuyển đổi sang phiên bản mới, bên cạnh đó là số lượng tương đương các doanh nghiệp xây dựng mới  tiêu chuẩn ISO 9001. Điều này làm cho nhu cầu cấp thiết phải có một người chuyên trách cho các quyết định quá trình thiết lập, vận hành, cải tiến và sự thành công của hệ thống quản lý chất lượng, đem hiệu quả cho danh nghiệp  - được gọi là người đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR – là viết tắt của từ Quality Management Representative ).

Ở những quốc gia có phong trào ISO 9001 mạnh thì vị trí QMR còn được gọi là Giám Đốc Chất Lượng.

Đây là một vị trí có vai trò rất quan trọng trong việc thực thi suôn sẻ các hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp hiện nay. Vậy hôm nay hãy cùng KNACert cùng tìm hiểu chi tiết về vai trò, chức năng và tầm quan trọng của vị trí này nhé!

Vai trò của người đại diện quản lý chất lượng – QMR

Sau khi doanh nghiệp được chứng nhận ISO 9001 thì việc duy trì quá trình vận hành của cả hệ thống là một việc tương đối nhiều công sức & quan trọng. Trong đó, vai trò của người đại diện lãnh đạo sẽ được thể hiện hết về mức độ quan trọng để có thể áp dụng, vận hành và đo lường thành công của ISO 9001, cùng các QMS khác.

Trong ISO 9001 quy định rõ rằng các lãnh đạo cấp cao sẽ phải chỉ định một thành viên quản lý đảm nhận ba trách nhiệm và quyền hạn như được liệt kê trong tiêu chuẩn, và được nêu rõ dưới đây (ngay cả khi họ có trách nhiệm công việc khác trong công ty ).

Dưới đây là ba vài trò & trách nhiệm (và một lưu ý) mà tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 đặt ra cho đại diện quản lý chất lượng – QMR

Quy trình duy trì, vận hành QMS

Đại diện quản lý chất lượng phải đảm bảo rằng các quy trình QMS được thiết lập, thực hiện và duy trì. Điều này có thể liên quan đến việc xem xét và lập kế hoạch kiểm toán nội bộ, thảo luận với chủ sở hữu quy trình hoặc thậm chí xem xét các quy trình trực tiếp để đảm bảo chúng được duy trì đúng cách. Nếu đây không phải là trách nhiệm của đại diện quản lý, thì đó sẽ là trách nhiệm được phân phối giữa các chủ sở hữu quy trình và khi điều này xảy ra, không ai thực sự có trách nhiệm cả. Bằng cách có một tiêu điểm cho các quy trình tổng thể, đại diện quản lý không chỉ có thể đảm bảo rằng mỗi quy trình đang hoạt động mà còn sự tương tác của các quy trình được duy trì.

Bằng cách này, các tương tác sau đó có thể bắt đầu được tối ưu hóa, bởi vì không phải lúc nào tối ưu hóa trong một quy trình là điều tốt nhất cho toàn bộ hệ thống.

• Xem thêm: QMS là gì? ISO 9001 và các hệ thống quản lý chất lượng khác

Báo cáo lại hiệu suất hoạt động của QMS

Đại diện quản lý chất lượng có trách nhiệm thứ hai là báo cáo cho quản lý cấp cao về mức độ vận hành của QMS là tốt hay kém. Xác định bất kỳ nhu cầu cải thiện để quản lý hàng đầu cũng là một phần của trách nhiệm này. Như đã nói, quản lý cấp cao cần phải hỗ trợ đầy đủ cho việc triển khai Hệ thống quản lý chất lượng nếu nó mang lại lợi ích thực sự cho công ty.

Để điều này hoạt động, cần có một điểm tập trung để quản lý cấp cao sử dụng khi xem xét nhu cầu tài nguyên của QMS và cách tốt nhất để hỗ trợ cải thiện cần thiết. Là tiếng nói của QMS cho quản lý cấp cao có thể là yếu tố quan trọng trong QMS mang lại lợi tức đầu tư cho công ty hay không?

Đại diện quản lý chất lượng sẽ thu thập loại thông tin này từ các hoạt động giám sát và đo lường trong tổ chức ,cũng như kết quả của kiểm toán nội bộ và khi công ty sử dụng quản lý xem xét một cuộc họp của Lãnh đạo về hệ thống quản lý chất lượng.

Thúc đẩy yêu cầu của khách hàng

Vai trò cuối cùng của một QMR là đảm bảo rằng mọi người nhận thức được các yêu cầu của khách hàng là sống còn với toàn bộ tổ chức. Vì một trong những điểm chính của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 là sự hài lòng của khách hàng, điều quan trọng là tất cả nhân viên phải hiểu khách hàng cần gì và họ có thể ảnh hưởng đến việc công ty đáp ứng tốt những nhu cầu này như thế nào.

Tập trung vào khách hàng là một trong bảy Nguyên tắc quản lý chất lượng chính đằng sau các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001 và do đó cần phải có sự ủng hộ của mọi nhân viên trong công ty.

Bằng cách là tiếng nói của khách hàng trong tổ chức, đại diện quản lý chất lượng có thể có những bước tiến lớn trong việc làm hài lòng khách hàng như thế nào. Nếu công ty thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng để cải thiện sự hài lòng của khách hàng, điều đó chỉ có nghĩa là ai đó có trách nhiệm thúc đẩy nhu cầu của khách hàng trong công ty và đại diện quản lý chất lượng chính là người phải khởi xướng điều này

Kết nối với bên ngoài

Đại diện quản lý chất lượng trở thành một cầu nối tên mà tổ chức chứng nhận có thể gọi hoặc khách hàng có thể liên hệ với các khiếu nại. Các trách nhiệm tùy chọn này thường được coi là vai trò chính của đại diện quản lý, nhưng thực tế chúng có thể được thực hiện bởi một trong số nhiều người khác mà không ảnh hưởng đến hiệu quả và thành công của QMS.

Lời Kết,

Để một tổ chức, doanh nghiệp thành công và hoạt động hiệu quả trong lĩnh vực của mình là cả một chặng đường dài, đòi hỏi các doanh nghiệp phải thật bền bỉ, kiên trì trong nỗ lực xây dựng hệ thống, đào tạo và áp dụng các công cụ quản lý chất lượng thích hợp ( như ISO 9001 chẳng hạn ).

Thấu hiểu được nhu cầu đó của doanh nghiệp, công ty chứng nhận KNACert luôn có các dịch vụ tư vấn  và chứng nhận ISO 9001 cho các tổ chức, doanh nghiệp có nhu cầu. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm đã từng tư vấn cho hàng trăm công ty tại Việt Nam – KNA Cert đủ kinh nghiệm và năng lực giúp các doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp và hiệu quả.

KNACERT CHỨNG NHẬN ISO 9001:2015 MỚI NHẤT