Để tổ chức của bạn hoạt động giống như một cỗ máy được điều chỉnh tinh vi (và để tránh bị vỡ vụn ở các đường nối), các thành viên trong nhóm của bạn cần phải luôn ở trên cùng một con đường hay phải có cách thực hiện được nhất quán với nhau. Đây là lúc quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) phát huy tác dụng. Vậy Quy trình thao tác chuẩn SOP là gì?

QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN SOP LÀ GÌ?

“SOP” là viết tắt của cụm từ “Standard Operating Procedure” dịch sang tiếng Việt là “Quy trình thao tác chuẩn”. SOP là một quy trình dành riêng cho hoạt động của một tổ chức. SOP mô tả các hoạt động cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ theo quy định của ngành, luật pháp của địa phương hoặc thậm chí chỉ là tiêu chuẩn của riêng bạn để điều hành doanh nghiệp của mình. Bất kỳ tài liệu nào là “cách thực hiện” đều thuộc danh mục thủ tục SOP.

Phát triển một SOP là hệ thống hóa tất cả các quy trình của bạn và ghi lại chúng. Trên thực tế, một SOP xác định các thông lệ được mong đợi trong tất cả các doanh nghiệp có tồn tại các tiêu chuẩn chất lượng. SOP đóng một vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. SOP là các chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn bạn cần trong các nguyên tắc hoạt động, tiếp thị và quản trị doanh nghiệp của mình để đảm bảo thành công.

CHỨC NĂNG CỦA QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN SOP TRONG MỘT SỐ LĨNH VỰC

1. SOP trong sản xuất thuốc

• An toàn hoạt động phòng thí nghiệm
• Thẩm định phương pháp phân tích nghiên cứu sản phẩm thuốc
• Lịch trình bảo trì và hiệu chuẩn các dụng cụ kiểm tra và cân định lượng khác nhau
• Kiểm soát môi trường phòng thí nghiệm, tức là nhiệt độ và độ ẩm
• Đánh giá tiêu chuẩn làm việc
• Hiệu chuẩn dụng cụ thủy tinh
• Xử lý khiếu nại của khách hàng
• Tiếp nhận và phân phát mẫu xét nghiệm
• Đảm bảo chất lượng và an toàn của sản phẩm thuốc

2. SOP trong khách sạn

• Thực hiện bảo trì phòng ngừa (PM) đối với hệ thống HVAC, hệ thống đường ống dẫn nước, hệ thống chiếu sáng, bãi cỏ và các cơ sở dùng chung
• Quy trình đặt phòng, nhận phòng và trả phòng

3. SOP trong Logistics

• Kiểm soát hàng tồn kho
• Quản lý chuỗi cung ứng thích hợp
• Đảm bảo thời gian giao hàng nhanh chóng

4. SOP trong ngành may mặc

• Các bước trong dây chuyền sản xuất
• Quy trình kiểm tra, bảo trì thiết bị
• Đào tạo nhân viên mới
• Đảm bảo chất lượng sản phẩm
• Phân loại sản phẩm lỗi

5. SOP trong sản xuất

• Trình độ của các nhà cung cấp để mua sắm nguyên vật liệu
• Xử lý, bảo quản và cấp phát nguyên vật liệu cho các bộ phận sản xuất
• Bảo trì thiết bị sản xuất và dụng cụ thí nghiệm
• An toàn hoạt động sản xuất
• Xử lý nước thải công nghiệp và chất thải trước khi thải bỏ
• Chính sách thu hồi vật tư, sản phẩm bị lỗi

CÁC LOẠI QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN SOP LÀ GÌ?

Mặc dù các công ty được tự do phát triển các tài liệu SOP nội bộ của họ theo định dạng phù hợp nhất, nhưng hầu hết các tổ chức đều chọn một trong ba định dạng sau.

1. Định dạng từng bước

Trong một số trường hợp, có thể chỉ cần tạo một danh sách đơn giản được đánh số hoặc gạch đầu dòng các bước cần thực hiện khi hoàn thành một quy trình. Định dạng này chỉ nên được sử dụng khi quy trình được đề cập là đơn giản và trong phần lớn các trường hợp, có thể được hoàn thành mà không gặp sự cố.

Các quy trình trong đó định dạng từng bước có thể là đủ bao gồm :

• Hướng dẫn thiết lập và dọn dẹp
• Trình tự đăng nhập kỹ thuật số
• Hướng dẫn sử dụng thiết bị đúng cách và an toàn
• …

2. Định dạng phân cấp

Định dạng phân cấp cũng liên quan đến việc liệt kê các bước của quy trình cần hoàn thành như Định dạng từng bước. Tuy nhiên, các SOP phân cấp cung cấp các chi tiết bổ sung trong mỗi bước nếu thấy cần thiết. Mặc dù SOP theo từng bước thuần túy sẽ liệt kê các bước 1, 2, 3, v.v., nhưng một SOP phân cấp có thể bao gồm các Bước 1a và 1b; 2a, 2b, 2c; 3a, 3b.

Định dạng phân cấp được sử dụng khi có thể cần thêm hướng dẫn để hoàn thành đầy đủ một nhiệm vụ nhất định. Ví dụ đơn giản, nếu Bước 1 yêu cầu các thành viên trong nhóm đăng nhập vào tài khoản của họ, thì Bước 1a có thể hướng dẫn các cá nhân nhập tên người dùng của họ, với Bước 1b hướng dẫn họ nhập mật khẩu.

3. Định dạng lưu đồ

Lưu đồ được sử dụng tốt nhất để minh họa các SOP khi có thể có nhiều kết quả tại một số điểm nhất định trong suốt quá trình. Trong những trường hợp như vậy, kết quả của một bước sẽ tác động đến cách mà nhóm sẽ cần tiếp cận từng bước tiếp theo.

Lưu ý rằng, trong ví dụ này, có nhiều lần phải đưa ra quyết định về cách tiến hành. Về cơ bản, mỗi bước tiếp theo phụ thuộc vào kết quả của bước trước đó.

CÁC THÀNH PHẦN CỦA MỘT SOP LÀ GÌ?

1. Trang tiêu đề

Liệt kê tiêu đề của quy trình, đối tượng mà nó dự định hướng tới. Trong đó đề cập vai trò cụ thể, bộ phận, nhóm hoặc cơ quan, số nhận dạng SOP của bộ phận và tên cũng như chữ ký của những người đã chuẩn bị và phê duyệt sổ tay.

2. Mục lục

Cung cấp khả năng truy cập dễ dàng vào các phần khác nhau trong các SOP lớn.

3. Một danh sách từng bước của các thủ tục

Bao gồm các giải thích về mục tiêu, vai trò và trách nhiệm của nhiệm vụ, các yêu cầu quy định, thuật ngữ, mô tả về những việc cần làm để hoàn thành từng bước và thảo luận về các quyết định phải được đưa ra. Phần này sẽ chiếm phần lớn SOP.

Lưu ý: Sau khi bản thảo đã được viết, nó phải được xem xét, chỉnh sửa và kiểm tra nhiều lần. Quá trình này sẽ lặp lại cho đến khi một SOP được viết ra và được tất cả các bên liên quan chấp thuận. Tại thời điểm này, nó có thể được phân phối cho mọi người cần nó để thực hiện công việc của họ. Điều quan trọng là cho phép bất kỳ ai sẽ sử dụng SOP xem lại hướng dẫn trong suốt quá trình viết để đảm bảo bao gồm tất cả các bước cần thiết.

LỜI KHUYÊN KHI XÂY DỰNG QUY TRÌNH THAO TÁC CHUẨN SOP

• Thiết lập SOP trước khi hoạt động
• Đánh giá các SOP ít nhất hàng năm
• Xây dựng các quy trình bằng ngôn ngữ, phong cách và định dạng tốt nhất cho cơ sở
• Viết các SOP bằng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích để người đọc dễ dàng hiểu các quy trình và hoạt động
• Mức độ chi tiết trong các SOP phải cung cấp đầy đủ thông tin để lưu giữ hiệu suất nhất quán trong khi giữ cho các thủ tục không trở nên không thực tế
• Lưu giữ các SOP bằng văn bản tại chỗ để người giám sát và người bị giám sát có thể sử dụng chúng.
• Các bản thảo phải được lập và kiểm tra trước khi phát hành SOP để thực hiện
• Càng có nhiều người ra quyết định, nhân viên và sự phức tạp trong doanh nghiệp thì càng có nhiều SOP được yêu cầu

→ Xem thêm Cách viết mẫu SOP chuẩn - Mẫu quy trình chuẩn (SOP)

NHÂN VIÊN SOP LÀ GÌ?

Nhân viên SOP là các nhân sự thực hiện những nhiệm vụ sau:

• Xây dựng mẫu SOP chuẩn cho từng bộ phận
• Kiểm tra, theo dõi và duy trì các tài liệu SOP chuẩn tại công ty
• Nghiên cứu phương pháp cải tiến trong sản xuất: quy trình sản xuất, phân công lao động, thiết kế dây chuyền, phân tích thao tác, ….đánh giá kết quả những SOP đã triển khai
• Phổ biến và huấn luyện các quy trình thao tác chuẩn cho các bộ phận
• Triển khai phương pháp cải tiến, nhân rộng các SOP hiệu quả xuống các bộ phận

----------------------------------------------------------------------------------------------------

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu được cơ bản Quy trình thao tác chuẩn SOP là gì. Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số hotline: 093.2211.786 hoặc Email: salesmanager@knacert.com