Điều khoản 8.5.1 ISO 9001 đưa ra các yêu cầu về việc kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng và gia tăng sự hài lòng của khách hàng. 

Nội dung của điều khoản 8.5.1 ISO 9001 

Điều khoản 8.5.1 của tiêu chuẩn ISO 9001 là điều khoản về kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ. Điều khoản 8.5.1 ISO 9001:2015 bao gồm 8 nội dung chính. Tổ chức phải thực hiện sản xuất và cung cấp dịch vụ dưới các điều kiện kiểm soát như sau: 

• Doanh nghiệp cần có đầy đủ thông tin dạng văn bản về đặc tính của sản phẩm được sản xuất, dịch vụ được cung cấp, hoặc các hoạt động được thực hiện sắp tới. Ngoài ra, kết quả cần đạt được của sản phẩm, hoạt động đầu ra cũng cần được lưu trữ chi tiết. 

• Các nguồn lực luôn trong tình trạng sẵn sàng để củng cố hoạt động kinh doanh. Việc sử dụng các nguồn lực giám sát và đo lường phù hợp cũng vô cùng quan trọng. 

• Doanh nghiệp cần thực hiện các hoạt động giám sát và đo lường ở các giai đoạn thích hợp để xác minh rằng các tiêu chí kiểm soát quá trình hoặc kết quả đầu ra và các tiêu chí chấp nhận đối với sản phẩm và dịch vụ đã được đáp ứng. 

• Cơ sở hạ tầng và môi trường cho hoạt động của các quá trình cần được sử dụng hợp lý. 

• Doanh nghiệp cần bổ nhiệm những người có năng lực. 

• Xác nhận và tái xác nhận định kỳ khả năng đạt được kết quả đã định của các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ cũng cần được thực hiện. Nếu kết quả đầu ra không thể được xác minh bằng giám sát hoặc đo lường sau đó. 

• Ban lãnh đạo cần liên tục kiểm tra, đánh giá để ngăn chặn lỗi của người thực hiện và những sai sót có thể xảy ra với quyết định của chính họ đưa ra. 

• Doanh nghiệp cần chú tâm thực hiện các hoạt động phát hàng, giao hàng và sau khi giao hàng. Tất cả các hoạt động đều cần kiểm soát một cách chặt chẽ, nếu một hoạt động không hiệu quả thì chất lượng của cả quá trình sẽ suy giảm. 

Lợi ích mà điều khoản 8.5.1 của ISO 9001 đem lại cho doanh nghiệp 

1. Tính nhất quán trong chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Khi quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ được thực hiện dưới các điều kiện kiểm soát, các tổ chức có thể duy trì chất lượng nhất quán trong sản phẩm và dịch vụ của mình. Số lượng sản phẩm tốt tăng lên, những sản phẩm sai sót giảm đi. Những sản phẩm cuối cùng sẽ có chất lượng tốt tương xứng nhau. Điều này dẫn đến sự hài lòng và trung thành cao hơn từ khách hàng. 

2. Nâng cao hiệu quả công việc

Các quy trình kiểm soát giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, giảm lãng phí và giảm thiểu lỗi. Doanh nghiệp không cần phải kiểm tra lại từ đầu quá trình sản xuất khi sản phẩm có vấn đề. Vì khi kiểm soát theo quá trình, chất lượng sản phẩm sẽ được đánh giá và cải thiện ở mỗi giai đoạn. Điều này cũng giúp xác định và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến sản xuất và cung cấp dịch vụ. Từ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí và cải thiện hiệu quả hoạt động. 

3. Quản lý tài nguyên tốt hơn

Điều khoản 8.5.1 của ISO 9001 yêu cầu sự sẵn có và sử dụng các nguồn lực phù hợp, bao gồm cơ sở hạ tầng và nhân sự có năng lực. Điều này giúp khả năng phân bổ và sử dụng tài nguyên tốt hơn, góp phần vào hoạt động hiệu quả hơn. 

4. Tăng cường sự tin tưởng của khách hàng

Khi doanh nghiệp đảm bảo được sản phẩm đầu ra luôn chất lượng, yêu cầu của khách hàng cũng sẽ đáp ứng được tốt hơn. Từ đó, khách hàng tin tưởng hơn về khả năng cung cấp sản phẩm của doanh nghiệp. 

5. Cải tiến liên tục

Điều khoản 8.5.1 ISO 9001:2015 yêu cầu hoạt động đánh giá, cải tiến liên tục bằng cách xác nhận và tái xác nhận các quy trình, giám sát và đo lường, hành động để ngăn ngừa lỗi của con người. Điều này giúp cho chất lượng sản phẩm không bị giảm sút, hạn chế sản phẩm kém chất lượng so với những sản phẩm từ đối thủ cạnh tranh. 

6. Phòng ngừa và giải quyết vấn đề hiệu quả

Bằng cách thực hiện các hành động để ngăn ngừa lỗi sai của con người và đảm bảo giám sát, đo lường đúng cách, tổ chức có thể chủ động giải quyết các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở nên nghiêm trọng, giúp việc phòng ngừa và giải quyết vấn đề hiệu quả hơn. 

Nhìn chung, Điều khoản 8.5.1 giúp các tổ chức tạo ra một khuôn khổ vững chắc để kiểm soát các quy trình sản xuất và cung cấp dịch vụ, mang tới chất lượng cao hơn và khách hàng thấy hài lòng hơn. 

Những lưu ý khi áp dụng điều khoản 8.5.1 

• Kế hoạch chất lượng của doanh nghiệp nên bao gồm tất cả các bước của hoạt động từ giao vật liệu, sản xuất, đóng gói, lưu trữ và giao hàng đến các hoạt động sau giao hàng như lắp đặt hoặc bảo trì. Kế hoạch chất lượng nên đi kèm hướng dẫn cụ thể cho từng quy trình. 

• Cần có đủ năng lực sản xuất, khả năng lưu trữ, và sự sẵn có của vật liệu cũng như nguồn nhân lực. 

• Xác định và ghi chép chính xác sự tương tác hoặc chồng chéo (nếu có) giữa các quy trình.  

• Hướng dẫn công việc có thể được cung cấp dưới dạng tài liệu viết, biểu đồ, đoạn âm thanh, video….Bất kỳ hướng dẫn công việc nào tại các quy trình đều phải dễ dàng truy cập và liên tục cập nhật nếu có thay đổi. 

• Nếu doanh nghiệp thay đổi bất kỳ phần nào của quy trình, doanh nghiệp cần phải kiểm soát lại ngay, việc chấp nhận quy trình phải được tái xác minh. 

• Sau khi được cấp chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp không được ngừng thực hiện các yêu cầu của điều khoản 8.5.1. Doanh nghiệp cần liên tục kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ để tránh việc đã có chứng nhận nhưng chất lượng lại không còn đạt tiêu chuẩn. Bên cạnh đó, ISO 9001 luôn cải tiến và chỉ phiên bản mới nhất mới có hiệu lực. Để doanh nghiệp luôn có khả năng đáp ứng được các yêu cầu của tiêu chuẩn, đánh giá và cải tiến là điều không thể thiếu. 

Những câu hỏi hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình triển khai điều khoản 8.5.1 

• Doanh nghiệp đã có thông tin mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được cung cấp và kết quả cần đạt được chưa? 

• Phương pháp nào sẽ được dùng để kiểm tra và thử nghiệm sản phẩm/dịch vụ? 

• Có quy trình để giám sát và đo lường sản phẩm hoặc dịch vụ ở các giai đoạn thích hợp không?  

• Công ty có thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện cho mỗi quy trình không?  

• Các máy móc, thiết bị và cơ sở hạ tầng có sẵn và đủ để đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ không? 

• Các nhà điều hành và công nhân đã được đào tạo để đảm bảo quy trình được vận hành theo đúng hướng dẫn chưa? 

• Có các tiêu chuẩn và yêu cầu đặc biệt cho những người điều hành không? Có bằng chứng về chuyên môn và kỹ năng của những người điều hành không?  

• Những phương pháp nào được xác định để phát hiện lỗi của con người? Có những biện pháp nào để ngăn ngừa lỗi của con người không? 

Trên đây là một số câu hỏi giúp doanh nghiệp xác định được những vấn đề cần xử lý khi áp dụng điều khoản 8.5.1 ISO 9001. Ngoài những câu hỏi trên, vẫn còn có rất nhiều vấn đề mà doanh nghiệp cần xác định tùy theo tính chất đặc thù của công ty. 

Hy vọng qua những thông tin mà KNA Cert cung cấp, quý doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về nội dung của điều khoản 8.5.1, lợi ích mà điều khoản này mang lại cũng như một số lưu ý khi áp dụng. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu nhận chứng nhận ISO 9001, vui lòng liên hệ với KNA CERT để được hỗ trợ. 

• Trụ sở chính: Tầng 11, Tòa nhà Ladeco Building, 266 Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội 
• Chi nhánh: Tầng 7, Tòa nhà Thủy Lợi 4, 205A Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TPHCM 
• Facebook: https://www.facebook.com/KNACertification 
• Hotline: 0932.211.786 
• Email: salesmanager@knacert.com