Trong việc áp dụng triển khai Hệ thống Quản lý Chất lượng theo ISO 9001:2015 thì việc văn bản hóa các quy trình là điều cần thiết. Chính vì thế các hồ sơ tài liệu trong ISO 9001 là yếu tố then chốt giúp việc vận hành hệ thống được minh bạch và rõ ràng.

Danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001:2015 bao gồm những gì ? Tài liệu nào quan trọng nhất ? Cùng KNA tìm hiểu trong bài viết này nhé.

Danh mục tài liệu trong ISO 9001 và tầm quan trọng của chúng

Nói đến danh mục tài liệu là nói đến các hồ sơ, bảng biểu được viết dưới dạng văn bản giấy hoặc tài liệu điện tử được lưu trữ trên mạng máy tính vv.

Việc xây dựng và lưu trữ các danh mục tài liệu theo tiêu chuẩn ISO này có tầm quan trọng rất lớn trong doanh nghiệp và ảnh hưởng đến thành công của hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Cụ thể là:

• Đây được xem như là một bằng chứng để xử lý dữ liệu thống kê, làm báo cáo giữa các phòng ban với ban ISO.
• Danh mục tài liệu được xem như là cơ sở chứng minh về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, công ty.
• Tài liệu bằng văn bản hoặc trực tuyến còn giúp đánh giá chính xác hiệu quả kinh doanh của Doanh Nghiệp.
• Cung cấp bằng chứng cho các cơ quan có thẩm quyền, các bên liên quan được yêu cầu
• Đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ nhân viên
• Lưu trữ các tài liệu quan trọng khác về quá trình hoạt động của doanh nghiệp
• Bộ tài liệu được ban hành còn là cơ sở cho quá trình đào tạo nhân viên mới

Những danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO

• Sổ tay chất lượng
• Chính sách chất lượng
• Mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp
• Mục tiêu chất lượng của từng cấp phòng ban chức năng
• Sáu quy trình cơ bản sau:
• Quy trình đánh giá nội bộ
• Quy trình kiểm soát hồ sơ
• Quy trình kiểm soát tài liệu
• Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp
• Quy trình hành động khắc phục
• Quy trình hành động phòng ngừa

Những danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001:2015 bao gồm những gì ?

Theo hệ thống ISO 9001:2015 thì doanh nghiệp cần ban hành và áp dụng các loại tài liệu sau khi đã thống nhất xây dựng hệ thống Quản lý Chất lượng. Những danh mục này thường bao gồm:

• Hồ sơ đánh giá yêu cầu sản phẩm, dịch vụ
• Hồ sơ đào tạo, kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm
• Hồ sơ về đầu vào thiết kế và phát triển
• Theo dõi và kiểm tra các hồ sơ hiệu chuẩn thiết bị
• Ghi lại đánh giá đầu ra thiết kế và phát triển
• Biên bản thay đổi thiết kế và phát triển
• Hồ sơ thiết kế và kiểm soát phát triển
• Hồ sơ thiết kế và đầu ra phát triển
• Hồ sơ kiểm soát thay đổi cung cấp dịch vụ sản xuất / dịch vụ
• Kết quả giám sát và đo lường
• Đặc điểm của sản phẩm được sản xuất và dịch vụ cung cấp
• Bản ghi sự phù hợp của sản phẩm / dịch vụ với các tiêu chí chấp nhận
• Bản ghi kết quả đầu ra không phù hợp
• Chương trình kiểm toán nội bộ 
• Kết quả hành động khắc phục
• Kết quả rà soát quản lý 

Bên cạnh những danh mục tài liệu như trên đã đề cập thì Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001 không bắt buộc những tài liệu khi xây dựng nhằm giảm tải tối đa những loại tài liệu. Thường bao gồm như:

• Quy trình bảo trì thiết bị và thiết bị đo
  
• Thủ tục xác định ngữ cảnh của tổ chức và các bên liên quan
  
• Thủ tục thẩm quyền, đào tạo và nhận thức
  
• Thủ tục kiểm soát tài liệu và bản ghi
  
• Quy trình bán hàng
  
• Thủ tục kho bãi
  
• Thủ tục thiết kế và phát triển
  
• Thủ tục giải quyết các rủi ro và cơ hội (khoản 6.1)
  
• Thủ tục giám sát sự hài lòng của khách hàng
  
• Thủ tục sản xuất và cung cấp dịch vụ
  
• Thủ tục quản lý các điểm không phù hợp và các biện pháp khắc phục
  
• Thủ tục rà soát quản lý
  
• Thủ tục kiểm toán nội bộ
  

Một số chú ý về các danh mục tài liệu theo yêu cầu ISO

• Phương tiện thông tin dạng văn bản

Thông thường mọi người sẽ nghĩ rằng “thông tin dạng văn bản”, ISO 9001 được gọi là tài liệu dưới dạng thủ tục giấy tờ, nhưng điều đó không nhất thiết phải như vậy. Trên thực tế, theo ISO 9001: 2015, Điều 7.5.3 Kiểm soát các yêu cầu thông tin dạng văn bản và Điều 3.8.5, tài liệu có thể ở dạng bất kỳ phương tiện nào, bao gồm:

• Giấy
• Điện tử
• Đĩa máy tính
• Ảnh chụp
• Mẫu tổng thể

Mặc dù hình thức phổ biến nhất của thông tin dạng văn bản là ở dạng giấy truyền thống. Tuy nhiên tùy vào điều kiện của mỗi Doanh Nghiệp mà có thể linh hoạt theo các dạng thông tin văn bản như trên.

• Hiểu thông tin được lập thành văn bản

Thông tin dạng văn bản thường được sử dụng nhiều nhất trong các tổ chức như một hình thức liên lạc hoặc như một cách để cung cấp bằng chứng theo yêu cầu của các cuộc đánh giá. Tuy nhiên, theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015, thông tin dạng văn bản phải đáp ứng bốn mục tiêu chính

Truyền thông tin - Tài liệu phải có khả năng truyền đạt thông tin liên quan đến các hệ thống và quy trình khác nhau của tổ chức và các bước cần thiết để thực hiện chúng

Bằng chứng về sự phù hợp - ISO 9001 yêu cầu các tổ chức phải có tài liệu dưới dạng hồ sơ hỗ trợ rằng trên thực tế, họ đã đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001

Chia sẻ kiến ​​thức - Các tài liệu của tổ chức phải được viết theo cách mà nhân viên trong toàn công ty có thể hiểu được

Bảo tồn các kinh nghiệm của tổ chức - Tài liệu nên đóng vai trò là một số dạng lịch sử về các kinh nghiệm của tổ chức. Ví dụ, một dạng tài liệu có thể là thông số kỹ thuật của phiên bản đầu tiên của sản phẩm. Thông tin này sau đó có thể được sử dụng để làm cơ sở cho việc cải thiện hoặc cập nhật sản phẩm

Trên đây KNA Cert đã chia sẻ đến bạn những danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001:2015 và những chú ý để các doanh nghiệp cần chuẩn bị. Ngoài những tài liệu, hồ sơ bắt buộc trên, các tổ chức có thể xây dựng thêm các quy trình, hướng dẫn công việc và lập các hồ sơ cần thiết để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng đạt hiệu quả.

Những doanh nghiệp nào đang mong muốn và có nhu cầu đăng ký chứng nhận ISO 9001 hoặc chứng nhận sản phẩm hãy liên hệ tới hotline: 093.2211.786  để được đội ngũ các chuyên gia của KNA hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.