Tổng quan về điều khoản 8.5.1 ISO 9001
Điều khoản 8.5.1 ISO 9001 đưa ra các yêu cầu về việc kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng và gia tăng sự hài...
Trong môi trường kết nối kinh doanh toàn cầu như hiện nay, các tổ chức thường có nhu cầu tìm kiếm nhà cung cấp bên ngoài cho các quy trình, sản phẩm và dịch vụ khác nhau. Điều khoản 8.4 của ISO 9001:2015 tập trung vào việc kiểm soát đối với các quy trình và dịch vụ bên ngoài để duy trì chất lượng, tính nhất quán của sản phẩm/dịch vụ mà tổ chức đang cung cấp. Hãy cùng KNA CERT tìm hiểu về nội dung và thách thức khi áp dụng Điều khoản 8.4 trong bài viết ngày hôm nay.
>>> Xem xét của lãnh đạo trong ISO 9001:2015
Điều khoản 8.4 của ISO 9001:2015 nằm ở Điều khoản 8 (Thực hiện) thuộc bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Điều khoản 8.4 có tên đầy đủ là “Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp”.
Deming tin rằng các nhà cung cấp không phải là đối thủ hay một vấn đề cần giải quyết. Ông nói rằng: “Tổ chức nên yêu cầu các nhà cung cấp đến và giúp họ giải quyết vấn đề của mình”. Điều khoản 8.4 chính là công cụ giúp tổ chức bạn thực hiện điều đó. Bởi, điều khoản này yêu cầu tổ chức thiết lập các biện pháp kiểm soát đối với quy trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp.
Nội dung của Điều khoản 8.4 bao gồm 3 điều khoản nhỏ, đó là:
Điều khoản 8.4.1 ISO 9001:2015 yêu cầu các tổ chức phải đảm bảo rằng các quy trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp tuân thủ các yêu cầu. Các biện pháp kiểm soát phải được áp dụng đối với các quy trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp khi:
Các tổ chức cũng được yêu cầu xác định và áp dụng các tiêu chí để đánh giá, lựa chọn, giám sát hiệu quả hoạt động và đánh giá lại các nhà cung cấp bên ngoài, dựa trên khả năng cung cấp các quy trình hoặc sản phẩm và dịch vụ phù hợp với yêu cầu của họ. Thông tin dạng văn bản về các hoạt động này và mọi hành động cần thiết phát sinh từ việc đánh giá cũng phải được lưu giữ.
Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng là một công việc cần đảm bảo tính trung thực, minh bạch và công bằng. Việc đánh giá phải xem xét khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ của nhà cung cấp trước khi phê duyệt và tiến hành mua hàng.
Tổ chức phải đánh giá các nhà cung cấp quan trọng dựa trên một bộ tiêu chí cố định. Bạn đọc có thể tham khảo một số tiêu chí dưới đây:
Quản lý và giám sát kết quả hoạt động của nhà cung cấp là một trong những yêu cầu của Điều khoản 8.4.1 ISO 9001:2015, giúp tổ chức có thể thường xuyên theo dõi các xu hướng và sự thay đổi trong các hoạt động của nhà cung cấp.
Thiết lập và thực hiện các tiêu chí để giám sát kết quả của nhà cung ứng có thể đảm bảo rằng các tiêu chí là phù hợp với nhà cung cấp, mức độ ảnh hưởng của sản phẩm và dịch vụ được cung cấp, cũng như mục tiêu chất lượng của tổ chức.
Dưới đây là một số tiêu chí giám sát kết quả hoạt động nhà cung ứng điển hình:
Đây là một yêu cầu về hồ sơ, không chỉ bao gồm danh sách những nhà cung cấp mà còn là bằng chứng khách quan để minh chứng quyết định sử dụng những nhà cung cấp này. ISO 9001:2015 yêu cầu các hồ sơ sau:
Điều khoản 8.4.2 yêu cầu tổ chức phải xác định các biện pháp kiểm soát thích hợp cho từng quá trình, sản phẩm và dịch vụ. Mục đích là đảm bảo rằng sản phẩm/dịch vụ được cung cấp phù hợp với những yêu cầu và tiêu chuẩn đã quy định trước.
Sau đây là những điểm kiểm soát được yêu cầu cụ thể trong Điều khoản 8.4.2:
ISO 9001:2015 yêu cầu quá trình do nhà cung cấp thực hiện phải nằm trong phạm vi kiểm soát của hệ thống quản lý chất lượng. Tức là tổ chức phải xây dựng một quy trình có hiệu lực để kiểm soát nhà cung cấp bên ngoài, đảm bảo phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng của chính tổ chức.
Tổ chức nên có các quy trình và chương trình đào tạo nhằm cung cấp kiến thức này cho các đối tác về cách thực hiện và quản lý quy trình quan trọng này.
Tổ chức cần xác định các biện pháp kiểm soát nhà cung cấp. Những biện pháp kiểm soát này có thể được xác định trong nhiều tài liệu khác nhau như: đơn đặt hàng; các thỏa thuận; hoặc hợp đồng.
Ngoài ra, tổ chức cần có quyền kiểm soát sản phẩm hoặc dịch vụ thực tế mà nhà cung cấp bên ngoài cung cấp. Tổ chức có thể yêu cầu giấy chứng nhận tuân thủ hoặc báo cáo thử nghiệm sản phẩm.
Không có danh sách biện pháp kiểm soát nào là phù hợp cho tất cả các nhà cung cấp. Đối với những nhà cung cấp quan trọng có rủi ro đáng kể đối với tổ chức của bạn, nên áp dụng các biện pháp kiểm soát chặt chẽ hơn.
Tổ chức cần đảm bảo rằng nhà cung cấp của bạn đáp ứng yêu cầu khách hàng, luật pháp và quy định của địa phương. Xem xét những ảnh hưởng tiềm năng và xác định kiểm soát thích hợp sẽ giúp tổ chức quản lý nhà cung cấp tốt hơn.
Một số tiêu chí có thể xem xét như:
Xem xét hiệu lực của các biện pháp kiểm soát có nghĩa là tổ chức tự đánh giá cách mình kiểm soát hoạt động của nhà cung cấp bên ngoài như thế nào, các tiêu chí kiểm soát có còn phù hợp hay không, mức độ kiểm soát như thế nào.
Cuối cùng đối với Điều khoản 8.4.2, tổ chức cần kiểm tra sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp. Đây có thể là quá trình kiểm tra hàng hóa bên trong của tổ chức. Khi nhận được sản phẩm, cần kiểm tra sản phẩm theo đơn đặt hàng, tổ chức có thể đặt ra các câu hỏi như:
Giao tiếp với nhà cung cấp là một phần quan trọng trong hệ thống ISO 9001. Các nhà cung cấp có thể là nguồn lực lớn cho công ty của bạn, vì vậy điều quan trọng là duy trì mối quan hệ tốt với họ. Mặt khác, bản thân tổ chức cũng muốn nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng tốt nhất từ họ, bởi vậy việc trao đổi thông tin để hai bên hiểu yêu cầu của nhau là rất cần thiết.
Để thống nhất quan điểm, Điều khoản 8.4.3 của ISO 9001:2015 yêu cầu tổ chức cần có một quy trình giao tiếp phù hợp và lý tưởng. Quy trình đó phải được ghi lại và phổ biến cho nhà cung cấp, nếu không, khi nhà cung cấp làm sai và các biện pháp kiểm soát không được thực hiện, thì đó sẽ là lỗi của bạn.
Hầu hết các công ty đều đưa những điều này vào hợp đồng, thỏa thuận, lệnh sản xuất hoặc đơn đặt hàng. Để biết liệu các biện pháp kiểm soát có được đáp ứng hay không, tổ chức cũng có thể yêu cầu nhà cung cấp bên ngoài chia sẻ báo cáo về công việc và kế hoạch kiểm tra hoặc cũng có thể đến cơ sở của họ để kiểm tra.
Điều khoản 8.4 của ISO 9001:2015 liên quan đến kiểm soát của tổ chức đối với các sản phẩm và dịch vụ nhằm đảm bảo rằng chúng đáp ứng các yêu cầu đã quy định trước khi được giao cho khách hàng. Điều này có thể gặp một số thách thức khi triển khai và duy trì hệ thống quản lý chất lượng như:
Nếu các phương pháp kiểm tra không được thực hiện một cách hiệu quả, sản phẩm có thể không đạt yêu cầu chất lượng trước khi được giao cho khách hàng. Thiếu sự thống nhất trong phương pháp và cách thực hiện quy trình đánh giá có thể dẫn đến việc không đảm bảo rằng tất cả các sản phẩm và dịch vụ đều được kiểm tra và đánh giá theo cùng một tiêu chuẩn.
Việc không đủ nguồn lực để thực hiện kiểm tra và đánh giá một cách toàn diện sẽ làm giảm hiệu quả của quy trình kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ của các nhà cung cấp.
Doanh nghiệp thiếu hụt nguồn lực như nhân lực, tài chính, kỹ thuật,... là rào cản lớn khiến việc kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp không hiệu quả. Thiếu nhân viên chuyên môn, hạn chế tài chính, công nghệ lạc hậu khiến doanh nghiệp khó theo dõi, đánh giá nhà cung cấp, đảm bảo chất lượng đầu vào. Việc đầu tư vào nguồn lực, đặc biệt là nhân lực chất lượng cao, hệ thống quản lý hiện đại, công nghệ tiên tiến là giải pháp thiết yếu để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kiểm soát bên ngoài, đảm bảo chất lượng đầu vào và giảm thiểu rủi ro cho hoạt động kinh doanh.
Các nhân viên có thể không có đủ sự hiểu biết và chuyên môn để thực hiện các quy trình kiểm tra và đánh giá chất lượng sản phẩm/dịch vụ của nhà cung cấp bên ngoài một cách chính xác.
Nhân viên thiếu chuyên môn sẽ gặp khó khăn trong việc thu thập, phân tích thông tin, đánh giá rủi ro, đưa ra biện pháp kiểm soát phù hợp. Việc thiếu hụt chuyên môn về sản phẩm, dịch vụ bên ngoài cũng khiến họ khó khăn trong việc đánh giá chất lượng, phát hiện lỗi sai và đưa ra yêu cầu cải tiến hợp lý. Hơn nữa, thiếu hiểu biết về văn hóa doanh nghiệp, quy định pháp luật liên quan có thể dẫn đến sai sót trong kiểm soát, ảnh hưởng uy tín và hình ảnh doanh nghiệp.
Giao tiếp không hiệu quả giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp bên ngoài là rào cản lớn ảnh hưởng việc kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ. Thiếu trao đổi thông tin rõ ràng, minh bạch về yêu cầu, kỳ vọng, quy trình, tiêu chuẩn chất lượng,... có thể dẫn đến hiểu lầm, sai sót và mâu thuẫn. Việc thiếu đồng bộ ngôn ngữ, văn hóa gây khó khăn trong việc truyền tải thông tin và giải quyết vấn đề. Hơn nữa, thiếu phản hồi kịp thời, thiếu lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau cũng khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi theo dõi tiến độ, điều chỉnh yêu cầu và giải quyết vấn đề phát sinh.
Để vượt qua các thách thức này, tổ chức cần thiết lập và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, bao gồm việc đào tạo nhân viên, áp dụng các phương pháp kiểm tra và quy trình đánh giá phù hợp, xử lý thay đổi,... Nếu tổ chức vượt qua thử thách khi áp dụng Điều khoản 8.4 ISO 9001:2015 thì đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ của chính tổ chức sẽ đáp ứng các yêu cầu chất lượng và đem lại sự hài lòng cho khách hàng.
>>> Dịch vụ chứng nhận ISO 9001:2015 cho Doanh Nghiệp của bạn
Trên đây là toàn bộ thông tin cơ bản nhất về nội dung và thách thức khi áp dụng ISO 9001:2015 - Điều khoản 8.4: Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ của nhà cung cấp. Nếu tổ chức đang gặp khó khăn trong việc áp dụng Điều khoản thuộc tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001, vui lòng liên hệ với KNA CERT qua số Hotline: 0932.211.786 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hỗ trợ.
Điều khoản 8.5.1 ISO 9001 đưa ra các yêu cầu về việc kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng và gia tăng sự hài...
Xem xét của lãnh đạo là hoạt động đánh giá tổng thể hệ thống quản lý chất lượng. Căn cứ vào kết quả của hoạt động này, lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định t...
Khi tổ chức, doanh nghiệp tiến hành xây dựng hệ thống ISO 9001:2015 thì cuốn sổ tay chất lượng như một cuốn cẩm nang giúp định hướng các hoạt động của tổ chức,....
![[ISO 9001:2015] - Điều khoản 8.4: Kiểm soát quá trình, sản phẩm và Dịch vụ của nhà cung cấp](/storage/iso-90012015-dieu-khoan-84-2-1719481445.jpg)
Điều khoản 8.4 của ISO 9001:2015 tập trung vào việc kiểm soát đối với các quy trình và dịch vụ bên ngoài để duy trì chất lượng, tính nhất quán của sản phẩm/dịch...
ISO 9001 quy định các yêu cầu nhằm mang lại lòng tin với các sản phẩm và dịch vụ do tổ chức cung cấp và từ đó nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng. Trước ISO 900...
