Xem xét của lãnh đạo trong ISO 9001:2015

Xem xét của lãnh đạo là hoạt động đánh giá tổng thể hệ thống quản lý chất lượng. Căn cứ vào kết quả của hoạt động này, lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định thay đổi nếu cần thiết. Để hiểu rõ hơn về việc thực hiện xem xét của lãnh đạo trong ISO 9001, mời bạn đọc cùng tìm hiểu với KNA CERT trong bài viết này.

Xem xét của lãnh đạo là gì?

Xem xét của lãnh đạo là một trong những yêu cầu thuộc tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thuộc Điều khoản 9.3, nằm trong Điều khoản 9: Đánh giá kết quả thực hiện.

Xem xét của lãnh đạo là hoạt động đánh giá, kiểm tra thường xuyên hiệu suất thực hiện của hệ thống quản lý chất lượng (QMS) nhằm tạo ra đầu ra có kết quả như mong muốn. Quá trình này được thực hiện bởi lãnh đạo cao nhất của tổ chức. Họ sẽ xem xét các yếu tố khác nhau của hệ thống quản lý chất lượng để đánh giá một cách toàn diện, nhằm đảm bảo tính phù hợp, thỏa đáng, hiệu lực và liên tục cải tiến.

Xem xét của lãnh đạo là một quá trình quan trọng giúp xác định các sáng kiến cải tiến liên tục. Lãnh đạo không chỉ xem xét hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng mà còn đánh giá nhu cầu về bất kỳ thay đổi nào trong chính sách, mục tiêu chất lượng và các yếu tố khác của hệ thống quản lý chất lượng.

Nội dung cần phải có khi thực hiện xem xét của lãnh đạo trong ISO 9001

Để hiểu hơn về các nội dung cần phải có khi thực hiện xem xét của lãnh đạo trong tiêu chuẩn ISO 9001, chúng ta hãy cùng đi phân tích các nội dung sau:

Đầu vào xem xét của lãnh đạo

ISO 9001:2015 yêu cầu các cuộc xem xét của lãnh đạo cần được thực hiện để kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng. Quá trình xem xét của lãnh đạo phải đảm bảo rằng thông tin cần thiết được thu thập trước thời hạn diễn ra quy trình xem xét (có thể là một cuộc họp). Cần sử dụng các thông tin đầu vào nhằm đưa ra quyết định và thực hiện các hành động cải tiến với hệ thống quản lý chất lượng.

ISO 9001 yêu cầu lãnh đạo cao nhất xem xét các yếu tố khác nhau của hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm:

Tình trạng của các hành động từ các cuộc họp xem xét của lãnh đạo trước đó: Đánh giá hành động của các cuộc họp xem xét lãnh đạo trước đó. Đây là cơ sở cho các quyết định của lần xem xét sau hiệu quả hơn.

Những thay đổi trong các vấn đề bên ngoài và nội bộ liên quan đến QMS: Là các vấn đề về chính sách, quy trình, thủ tục, phương pháp, hướng dẫn… ảnh hưởng tới QMS.

Thông tin về hiệu suất và hiệu quả chất lượng: Đánh giá hệ thống để thực hiện thay đổi và các cải tiến liên quan nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.

Sự đầy đủ của nguồn lực: Bao gồm con người, cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc…

Hiệu quả của các hành động được thực hiện để giải quyết rủi ro và cơ hội: Kiểm tra xem các hành động được thực hiện có đáp ứng mục tiêu đề ra không.

Cơ hội cải tiến: Đề xuất cải tiến để đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu của khách hàng và nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.

Ngoài ra, tổ chức có thể đưa các hạng mục bổ sung vào xem xét của lãnh đạo (như đề cương sản phẩm mới, các vấn đề hoặc cơ hội từ thị trường kinh doanh…). Mục đích cho việc này giúp tổ chức xác định hành động và kết quả dự kiến trong tương lai.

Kết quả đánh giá - đầu ra của xem xét lãnh đạo

Đầu ra của việc thực hiện xem xét lãnh đạo phải bao gồm các quyết định về việc liệu có cần thay đổi bất kỳ khía cạnh nào của hệ thống quản lý chất lượng hay không, các nguồn lực cần thiết để hỗ trợ hoạt động của QMS, cũng như mọi quyết định liên quan đến các cơ hội cải tiến liên tục. Cụ thể như sau:

Cải tiến hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình liên quan: Xác định các cơ hội và thực hiện các hành động để cải thiện hiệu suất và hiệu quả tổng thể của QMS. Điều này bao gồm việc nâng cao các quá trình để đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của khách hàng và mục tiêu chất lượng của tổ chức.

Cải tiến sản phẩm và dịch vụ: Tập trung vào việc nâng cao chất lượng của sản phẩm và dịch vụ để gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Điều này liên quan đến việc giải quyết những vấn đề được xác định thông qua việc xem xét phản hồi của khách hàng và dữ liệu về hiệu suất sản phẩm.

Nhu cầu nguồn lực: Đánh giá và giải quyết nhu cầu về nguồn lực, bao gồm nguồn nhân lực, nguồn lực công nghệ và cơ sở hạ tầng. Việc đảm bảo rằng tổ chức có các nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu của mình là rất quan trọng đối với hiệu lực của QMS.

Hành động để giải quyết rủi ro và cơ hội: Dựa trên cách tiếp cận tư duy dựa trên rủi ro của ISO 9001:2015, kết quả xem xét của lãnh đạo phải bao gồm các quyết định liên quan đến hành động nhằm giải quyết các rủi ro và cơ hội đã xác định. Điều này nhằm đảm bảo QMS có thể đạt được các kết quả dự kiến, ngăn ngừa hoặc giảm bớt các tác động không mong muốn và đạt được sự cải tiến liên tục.

Những quyết định cải tiến và hành động khắc phục cho sự không phù hợp thường dựa trên bằng chứng, kinh nghiệm và bối cảnh của tổ chức. Các quyết định này thường dựa trên tư duy rủi ro và cơ hội của người lãnh đạo, vậy nên lãnh đạo là người có trách nhiệm cao nhất. Việc phân bổ thời gian, nguồn lực, trách nhiệm… thường được xây dựng dưới dạng mục tiêu chất lượng, nhằm thực hiện các hành động cải tiến một cách hiệu quả. Lãnh đạo cao nhất phải theo dõi để đảm bảo rằng hành động đó được thực hiện một cách hiệu quả nếu phải thực hiện bất kỳ hành động khắc phục nào

ISO 9001:2015 nhấn mạnh rằng tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về kết quả xem xét của lãnh đạo. Tài liệu này đảm bảo rằng có hồ sơ về những gì đã được quyết định, những hành động cần thực hiện, ai chịu trách nhiệm về những hành động này và thời hạn hoàn thành chúng.

Nhìn chung, việc thực hiện xem xét của lãnh đạo nhằm đảm bảo rằng quy trình dẫn đến các quyết định có tính hành động nhằm cải thiện khả năng đáp ứng các yêu cầu của QMS và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Nó nhấn mạnh tầm quan trọng của sự tham gia của lãnh đạo cấp cao vào việc cải tiến liên tục của QMS, đảm bảo tổ chức vẫn đáp ứng được những thay đổi trong điều kiện bên trong và bên ngoài.

Giải pháp nâng cao hiệu quả khi thực hiện xem xét lãnh đạo ISO 9001:2015

Xem xét của lãnh đạo là hoạt động quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, giúp ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống và đưa ra quyết định cải tiến. Tuy nhiên, nhiều tổ chức gặp khó khăn trong việc thực hiện xem xét của lãnh đạo hiệu quả. Dưới đây là một số giải pháp KNA CERT đề xuất cho bạn đọc:

Lên kế hoạch và chuẩn bị kỹ lưỡng

Tổ chức cần lên một kế hoạch cụ thể, kỹ lưỡng để có thể thực hiện công việc trình tự, nên xem xét tới một số yếu tố như:

Xác định mục tiêu, phạm vi và thời gian cho quy trình xem xét của lãnh đạo: Mục tiêu cần cụ thể, rõ ràng và phù hợp với chiến lược chung của tổ chức. Phạm vi và thời gian xem xét của lãnh đạo cần được bố trí hợp lý để đảm bảo đủ thời gian cho việc thu thập thông tin, phân tích và thảo luận.

Chuẩn bị đầy đủ tài liệu cần thiết: Bao gồm báo cáo đánh giá QMS, báo cáo rủi ro/cơ hội, phản hồi của khách hàng, kết quả đánh giá nội bộ… Tài liệu cần được chuẩn bị đầy đủ, chính xác và cập nhật trước khi lãnh đạo tiến hành xem xét.

Phân công nhiệm vụ: Mỗi thành viên cần được giao nhiệm vụ cụ thể và rõ ràng để đảm bảo hiệu quả cho buổi xem xét của lãnh đạo.

Tăng cường sự tham gia của ban lãnh đạo

Ban lãnh đạo cần chủ động tham gia và thể hiện cam kết cao đối với hệ thống quản lý chất lượng. Lãnh đạo là người đứng đầu, tham gia chỉ đạo hành động quản lý chất lượng, vậy nên, việc xem xétcủa ban lãnh đạo là rất quan trọng/Bên cạnh đó, ban lãnh đạo cần lắng nghe ý kiến của các bên liên quan, thảo luận cởi mở và đưa ra quyết định sáng suốt để giải quyết các vấn đề nhằm cải thiện hiệu suất của hệ thống quản lý chất lượng.

Áp dụng các công cụ và phương pháp phù hợp

Tổ chức có thể sử dụng các công cụ và phương pháp hỗ trợ xem xét của lãnh đạo như phần mềm, bảng biểu, phân tích SWOT... Các công cụ và phương pháp này giúp ban lãnh đạo thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin một cách hiệu quả nhằm đánh giá tình trạng hiện tại của hệ thống QMS và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

Trao đổi cởi mở và minh bạch

Ban lãnh đạo cần tạo môi trường để các bên liên quan có thể trao đổi cởi mở về ý kiến, đánh giá và đề xuất của họ. Khi nhân viên được đóng góp ý kiến và chia sẻ thông tin một cách cởi mở thì họ sẽ có động lực làm việc và ban lãnh đạo cũng có được cái nhìn toàn diện hơn về hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.

Liên tục cải tiến

Ban lãnh đạo cần rút kinh nghiệm từ những điểm mạnh, điểm yếu của các kỳ xem xét của lãnh đạo trước đó để cải thiện hiệu quả cho các kỳ xem xét của lãnh đạo sau. Mặt khác, việc tận dụng các cơ hội và có hành động phòng ngừa rủi ro giúp tổ chức thích nghi với những thay đổi của môi trường.

Bằng cách áp dụng một số giải pháp trên, tổ chức có thể nâng cao hiệu quả thực hiện quy trình xem xét của lãnh đạo theo ISO 9001. Từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng, nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ, tăng cường sự hài lòng của khách hàng và thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức.

>>> Dịch vụ Chứng nhận ISO 9001:2015 cho doanh nghiệp

KẾT BÀI:

Trên đây là những thông tin bổ ích mà KNA CERT cung cấp cho bạn đọc khi thực hiện quy trình xem xét của lãnh đạo trong ISO 9001. Vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số Hotline: 0932.211.786 hoặc Email: salesmanager@knacert.com để được hướng dẫn xây dựng thủ tục xem xét của lãnh đạo theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001.