Phân tích Chính sách chất lượng ISO 9001:2015

Chính sách chất lượng là tài liệu không thể thiếu khi áp dụng tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý chất lượng. Bài viết dưới đây sẽ Phân tích Chính sách chất lượng ISO 9001:2015.

PHẢI THIẾT LẬP, THỰC HIỆN VÀ DUY TRÌ CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG

Yêu cầu trong Điều 5.2.1 tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách chất lượng:

Phân tích

“Thiết lập” là bắt buộc phải duy trì Chính sách chất lượng
“Thực hiện” tức là làm theo những gì đã tuyên bố, đã hoạch định hoặc đã cam kết;
“Duy trì” là đảm bảo nó luôn ở trạng thái hoạt động và đảm bảo nó luôn phù hợp với những gì đã hoạch định cho nó, tức là phải đảm bảo chính sách luôn có hiệu lực.

Giải pháp

Lãnh đạo cao nhất phải là người trực tiếp điều hành và chỉ đạo yêu cầu này

>>> Quy trình đánh giá nội bộ iso 9001:2015 cho Doanh Nghiệp

CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG PHẢI PHÙ HỢP VỚI MỤC ĐÍCH, BỐI CẢNH CỦA TỔ CHỨC

Yêu cầu trong Điều 5.2.1.a tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách chất lượng: phù hợp với mục đích và bối cảnh của tổ chức và hỗ trợ định hướng chiến lược của tổ chức.

Phân tích

Mục đích đơn giản đầu tiên mà mọi doanh nghiệp theo đuổi đó là đảm bảo cho tổ chức tồn tại. Chính sách chất lượng cần phải được thiết lập để thực hiện các công việc của tổ chức, hướng tới việc thỏa mãn yêu cầu của khách hàng. Lý giải một cách đơn giản cho điều này là nếu không có khách hàng thì tổ chức không thể tồn tại. Ngoài ra, mỗi tổ chức khác nhau sẽ theo đuổi những mục tiêu khác nhau. Chính sách chất lượng cần phù hợp với các mục tiêu đã đề ra để không gây rối lọan hệ thống quản lý.

Mặt khác, trong môi trường đầy biến động, mọi thứ đều có thể thay đổi từng ngày, trong đó nhu cầu và mong đợi của khách hàng, yếu tố vô cùng quan trọng ảnh hưởng tới Hệ thống quản lý chất lượng. Vì vậy cần Chính sách chất lượng cần phù hợp với bối cảnh mà tổ chức phải đối mặt để doanh nghiệp không bị lạc hậu hoặc thụt lùi.

Bên cạnh đó, Chính sách chất lượng tốt cũng cần hỗ trợ định hướng chiến lược cho các hoạt động khác của tổ chức để đảm bảo sự phát triển bền vững.

Giải pháp

Tổ chức cần phải xác định khách hàng của mình là ai? Họ ở đâu? Họ có mong muốn nhận được những gì và cần gì?
Lãnh đạo phải thường xuyên xem xét bối cảnh tổ chức và ảnh hưởng của bối cảnh lên Chính sách chất lượng, đồng thời có thể điều chỉnh chính sách chất lượng để nó luôn phù hợp với tình hình thực tế
Phải gắn kết Chính sách chất lượng với bối cảnh và mục đích của tổ chức

CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG ĐƯA RA KHUÔN KHỔ CHO VIỆC THIẾT LẬP CÁC MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG

Yêu cầu trong Điều 5.2.1.b tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách chất lượng để đưa ra khuôn khổ cho việc thiết lập các mục tiêu chất lượng.

Phân tích

Chính sách chất lượng là định hướng và triết lý của lãnh đạo cao nhất về chất lượng, có hai cách khác nhau để giải thích của yêu cầu này. Chính sách chất lượng nên lồng ghép Mục tiêu chất lượng liên quan để biết mức độ hiệu lực của chính sách. Mục tiêu chất lượng khi thiết lập cũng cần căn cứ vào Chính sách chất lượng để tạo ra sự thống nhất và đồng bộ trong quá trình triển khai trên thực tế.

Dưới đây là ví dụ về mối liên hệ giữa Chính sách chất lượng và Mục tiêu chất lượng:


Chính sách chất lượng	Mục tiêu chất lượng
Cam kết giao hàng đúng hạn	Đạt 99% đơn hàng đúng hạn
Nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng	Có ít hơn 2 khiếu nại của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ do lỗi của tổ chức trong 1 năm
Giảm chi phí sản xuất	Giảm 5% chi phí sản xuất / năm
Giảm chi phí sản xuất	Tỷ lệ phế phẩm, sản phẩm lỗi giảm 2%/năm
Nâng cao doanh thu	Đạt mức doanh thu tăng 20% so với năm trước

Giải pháp

Mỗi một mệnh đề trong Chính sách phải thiết lập một mục tiêu để kiểm soát nhằm biết được chính sách được thoả mãn hay không.

CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG PHẢI THỎA MÃN CÁC YÊU CẦU ĐƯỢC ÁP DỤNG

Yêu cầu trong Điều 5.2.1.c tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách chất lượng bao gồm việc cam kết thỏa mãn các yêu cầu được áp dụng.

Phân tích

Từ “bao gồm” trong ngữ cảnh này nghĩa là “phải có”. Thuật ngữ “yêu cầu có thể áp dụng” là khá mơ hồ nhưng ở đây chúng ta có thể hiểu chung nhất là những yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 về Hệ thống quản lý chất lượng, yêu cầu của pháp luật hiện hành hoặc yêu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ.

Giải pháp

Xác định các yêu cầu của pháp luật hiện hành về quản lý chất lượng
Xác định yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Xác định yêu cầu của khách hàng và đối tác liên quan về chất lượng sản phẩm, dịch vụ

CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG BAO GỒM CAM KẾT CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Yêu cầu trong Điều 5.2.1.d tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Lãnh đạo cao nhất phải thiết lập, thực hiện và duy trì Chính sách chất lượng bao gồm việc cam kết cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng.

Phân tích

Cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng là một trong những yêu cầu bắt buộc của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Vì vậy, Chính sách chất lượng phải bao gồm cam kết này.

Giải pháp

Cách dễ nhất và rõ ràng nhất để làm điều này là sử dụng những từ chính xác trong chính sách của tổ chức, mặc dù tổ chức có thể diễn giải các cam kết theo cách riêng của tổ chức. Ví dụ như “Công ty cam kết thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng”.
Đồng thời lãnh đạo phải chứng minh được sự cải thiện trên hệ thống mà công ty đang áp dụng

CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG PHẢI SẴN CÓ VÀ DUY TRÌ BẰNG THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN

Yêu cầu trong Điều 5.2.2.a tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Chính sách chất lượng phải sẵn có và được duy trì bằng thông tin dạng văn bản.

Phân tích

Chính sách chất lượng sẽ không có giá trị nếu không được duy trì bằng thông tin dạng văn bản. Từ “sẵn có” ở đây có nghĩa là phải có để ở nơi phù hợp để người lao động biết. Cụm từ “duy trì dạng văn bản” có nghĩa là một dạng tài liệu phải được xem xét, cập nhật và kiểm soát sự thay đổi. Vì thiết lập và quản lý chính sách chất lượng là do lãnh đạo cao nhất, nên việc kiểm soát, cập nhật và xem xét phải là do lãnh đạo cao nhất thực hiện.

Giải pháp

Lãnh đạo cao nhất thiết lập chính sách dạng văn bản, sau đó phát cho các phòng ban.
Các văn bản này phải được phê duyệt thỏa đáng trước khi ban hành, được xem xét lại định kỳ, được kiểm soát bản sao và đảm bảo tất cả các bản chính sách hiện hành ở tổ chức là bản mới nhất.

CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG PHẢI ĐƯỢC PHỔ BIẾN, HIỂU VÀ ÁP DỤNG

Yêu cầu trong Điều 5.2.2.b tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Chính sách chất lượng phải được truyền đạt, thấu hiểu và thực hiện trong tổ chức

Phân tích

Thứ nhất, chính sách phải được “truyền đạt”, nghĩa là làm cách nào cho toàn bộ tổ chức biết về Chính sách chất lượng.

Thứ hai, chính sách phải được “thấu hiểu”, nghĩa là nói với mọi người về Chính sách, giải thích ý nghĩa của nó và tại sau phải có nó. Đánh giá viên khi hỏi bất cứ người nào thuộc sự quản lý của tổ chức họ phải giải được nội dung chính sách. Tiêu chuẩn không yêu cầu tất cả nhân sự công ty phải thuộc lòng, chỉ cần biết nó ở đâu và ý nghĩa của chính sách là gì.

Cuối cùng là “áp dụng” trong tổ chức, nghĩa là nội dung của chính sách phải triển khai thành các hành động cụ thể.

Giải pháp

Cách để truyền đạt chính sách:

Dán bảng thông tin
Treo áp phích
In trong các card nhỏ cho người lao động để trong các bảng tên
In trong sổ tay nhân viên
Thông tin qua các buổi họp toàn thể
Dùng loa phát thanh
Dùng màn hình LCD
Để trên server yêu cầu mọi người đọc
In vào tờ giấy rồi truyền tay nhau đọc và ký xác nhận vào đó
Gửi email

Trình tự áp dụng:

Thông báo cho người lao động việc ban hành chính sách chất lượng
Ban hành chính sách file giấy cho tất cả người lao động
Hiển thị các chính sách ở những nơi quan trọng để thu hút sự chú ý của mọi người.
Lên kế hoạch và thực hiện đào tạo hoặc hướng dẫn cho người lao động.
Kiểm tra sự hiểu biết của họ bằng bất cứ cách nào (ví dụ như hỏi trực tiếp, phỏng vấn …)
Kiểm tra xem các quyết định quan trọng liên quan đến chất lượng có hướng vào chính sách chất lượng không? Người ra quyết định có xem xet yếu tố chính sách trước khi đưa ra quyết định không?
Hành động mỗi khi có sự hiểu lầm hoặc hiểu sai, ví dụ như đào tạo lại…
Mỗi khi có một sự thay đổi trong chính sách, làm lại từ trên xuống
Một công cụ để xác định sự hiểu biết của người lao động là đánh giá nội bộ. Kế hoạch đánh giá nội bộ nên bao gồm đánh giá sự thấu hiểu của người lao động về chính sách chất lượng, điều này là quan trong nhưng thường bị bỏ qua ở một số tổ chức

CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG PHẢI SẴN CÓ CHO CÁC BÊN LIÊN QUAN

Yêu cầu trong Điều 5.2.2.c tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Chính sách chất lượng phải sẵn có cho các bên quan tâm liên quan, khi thích hợp.

Phân tích

Cụm từ “các bên quan tâm liên quan” ở đây hàm ý là các bên liên quan mà tổ chức xác định là có ảnh hưởng tới Hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức như khách hàng, nhà cung cấp. Mục đích yêu cầu này là sẵn sàng chia sẻ chính sách cho khách hàng như một sự thể hiện cam kết của tổ chức.

Giải pháp

Thể hiện trên trang ebsite của tổ chức
Treo chính sách trong một khung hình đẹp tại một vị trí sảnh chính của tổ chức hoặc nơi có thể gây ấn tượng với khách viếng thăm
Chiếu file powerpoint hoặc một đoạn clip giới thiệu về Chính sách chất lượng của tổ chức khi khách viếng thăm

Nếu anh chị đang tìm hiểu về ISO 9001:2015 thì bộ tài liệu sau rất cần thiết cho anh chị tìm hiểu và áp dụng ISO 9001: danh mục tài liệu, quy trình thủ tục, hệ thống biểu mãu. KNA gửi tặng anh chị: Tại đây.

Để tìm hiểu thêm về Chính sách chất lượng ISO 9001:2015, Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ với KNA CERT theo số hotline: 093.2211.786 hoặc Email: salesmanager@knacert.com


✅⭐ Dấu IAF Công nhận Quốc tế	🔴 KNA CERT Cung cấp nhiều Dịch vụ trọn gói cho quý khách hàng !
✅⭐ Thủ tục đăng ký nhanh gọn	🔴 Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, KNA Cert cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp nhất cho quý khách hàng
✅⭐ Chính sách hậu mãi sau chứng nhận	🔴 salesmanager@knacert.com
✅⭐ Chi phí tốt	☎️ 093.2211.786